Для ефективної участі у виставці необхідно знати певні прийоми і секрети. Пропонуємо вашій увазі основні правила ефективної участі у виставці, дотримання яких допоможе вам уникнути багатьох розчарувань і помилок, а головне — поповнити арсенал сучасним, потужним, багатофункціональним маркетинговим інструментом:

1. Виставка повинна бути частиною загального маркетингового плану компанії, відповідати вашим цілям і завданням. Виставка — це не просто спонтанний "вихід у світ", а завчасно сплановане, узгоджена в часі, цілях і людях подія — конкретний інструмент для одержання нових клієнтів і утримання старих.

2. Підготовка до виставки — процес, що вимагає планування: складіть і затвердьте план підготовки, кошторис витрат, план експозиції. Завчасно подайте усі необхідні матеріали.

3. Приймайте рішення про участь у виставці заздалегідь, тоді ви будете мати достатньо часу для підготовки стенду, експонатів і персоналу.

4. Важливо правильно обрати виставку. Обирайте ту, на яку прийдуть саме ваші клієнти. Звертайте увагу на результати виставки минулого року, особливо якщо вони підтверджені незалежним аудитом.

5. Не пропускайте провідну виставку галузі — як правило, така виставка одна на рік. Великим компаніям участь у ній необхідна для підтримки власного статусу на ринку, а для маленьких це найкращий спосіб увійти і закріпитися.

6. Плануючи свою участь у виставці, враховуйте її характер: виставка це чи ярмарок, професійна чи споживча, універсальна або спеціалізована.

7. Заздалегідь визначте цілі і критерії вашої участі. Діапазон цілей може бути досить широкий, наприклад, залучення нових клієнтів, запуск нових товарів і послуг, формування дистриб'юторської мережі та ін. При цьому цілі повинні бути узгоджені, досяжні, вимірні. Важливо заздалегідь визначити і самі цілі, і критерії їх досягнення — за ними ви будете потім оцінювати ефективність виставки.

8. Сплануйте стенд так, щоб він передавав відвідувачам виставки коротке і містке маркетингове повідомлення, а також був зручним майданчиком для роботи:

• розмір стенду визначайте, виходячи з цілей участі (консалтинг і демонстрація обладнання в дії вимагають різного простору);
• на стенді повинна бути виділена робоча зона, зона переговорів (офіс), зона відпочинку (господарська);
• грамотно оформлюйте стенд: чіткі написи, правильно розміщені експонати, засоби затримки уваги (eye-stoppers). Якщо протягом 10 секунд, проходячи повз ваш стенд, споживач не зрозуміє, хто ви і що ви йому пропонуєте, він просто пройде повз;
• роздаткові матеріали готуйте за кількістю запланованих контактів з урахуванням різних типів публіки (для всіх, для фахівців, для VIP-клієнтів).

Виходьте з принципу: "Краще витратити $5000 і отримати 5 контактів, ніж витратити $1000 і не одержати нічого".

9. Використовуйте різноманітні прийоми привертання уваги — так звані "ай-стопери". Діапазон їх безмежний: від незвичайної яскравої геометричної фігури до рухомого експоната, від води, що ллється, до боді-арту, від надувних конструкцій до дзеркал — фантазії немає меж.

10. Кількість працівників, які працюють на стенді, необхідно розраховувати, виходячи з кількості запланованих контактів.

11. Підбирайте персонал для роботи на виставці за такими якостями: комунікабельність, знання продукції компанії, витривалість і терпіння. Важливо, щоб усі співробітники розуміли: робота на виставці не є ні заохоченням, ні покаранням — це напружена праця, що вимагає самовіддачі і відповідної мотивації.

12. Своєчасно проінструктуйте співробітників, що працюють на стенді: розкажіть їм про цілі участі, перевірте знання продукції, відпрацюйте підходи до роботи з різними типами відвідувачів.

13. Обов'язково реєструйте усі контакти на виставці і створіть додатковий зворотний зв'язок по її завершенні: сформуйте базу даних за підсумками виставки; надішліть листа або зателефонуйте всім, хто відвідав ваш стенд. Вимірювання впливу виставки = її ефективності. Інформація, зібрана на виставці, — безцінний матеріал для прийняття управлінських рішень, розробки та коригування маркетингової стратегії компанії.

Бажаємо вам вдалої та ефективної участі у виставках!