В межах електронних довірчих послуг (далі - ЕДП), які надаються Кваліфікованим надавачем ЕДП Державної податкової служби України, не передбачено надання захищених носіїв особистих ключів. З питань придбання захищених носіїв особистих ключів (далі - ЗНКІ) необхідно звертатись до виробників або офіційних дистриб’юторів.

Перелік суб’єктів господарювання, які здійснюють роздрібний продаж ЗНКІ розміщений за наступним посиланням Перелік суб'єктів

Згенерувати нові ключі кваліфікованого електронного підпису чи печатки до закінчення строку чинності кваліфікованих сертифікатів можливо:
в представництвах Кваліфікованого надавача ЕДП Державної податкової служби України, після подання заяви про зміну статусу кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів та скасування діючих кваліфікованих сертифікатів;
дистанційно сформувавши нові кваліфіковані сертифікати за умов: незмінності реєстраційних даних (ПІБ, адреса реєстрації місця проживання, код ЄДРПОУ організації тощо) та доступності особистого ключа виключно користувачу, за допомогою безкоштовного програмного забезпечення "ІІТ Користувач ЦСК-1" або скориставшись он-лайн сервісом Повторного (дистанційного) формування сертифікатів за електронним запитом на офіційному інформаційному ресурсі Кваліфікованого надавача ЕДП Державної податкової служби України – ca.tax.gov.ua

Процедура повторної реєстрації заявника після закінчення строку обслуговування кваліфікованих сертифікатів здійснюється відповідно до первинної процедури реєстрації заявника. Таким чином для повторного отримання електронних довірчих послуг заявнику необхідно подати новий комплект документів.

Перевірити статус кваліфікованого сертифіката можна за допомогою засобу кваліфікованого електронного підпису чи печатки «ІІТ Користувач ЦСК-1», який можна завантажити на офіційному інформаційному ресурсі Кваліфікованого надавача ЕДП Державної податкової служби України (https://ca.tax.gov.ua) у розділі «Отримання електронних довірчих послуг», вкладка «Програмне забезпечення» «Засіб кваліфікованого електронного підпису чи печатки - "ІІТ Користувач ЦСК-1"», «Докладніше».

В меню програми «Переглянути сертифікати» із всього переліку сертифікатів необхідно вибрати сертифікат або додати його за допомогою кнопки «Імпортувати». Для отримання інформації щодо статусу сертифіката слід натиснути «Перевірити». Більш детальну інформацію про порядок перевірки статусу кваліфікованого сертифіката можна переглянути у п.4.7 Настанови користувача засобу кваліфікованого електронного підпису чи печатки «ІІТ Користувач ЦСК-1».

Кваліфіковані сертифікати відкритих ключів можна завантажити на персональний комп’ютер користувача з розділу «Пошук сертифікатів» офіційного інформаційного ресурсу Кваліфікованого надавача ЕДП Державної податкової служби України (www.ca.tax.gov.ua) використовуючи поля «реєстраційний номер облікової картки платника податків»/ або використовуючи програмне забезпечення "ІІТ Користувач ЦСК-1".

Кваліфіковані сертифікати ключів користувачів (платників податків), які отримали електронні довірчі послуги від Кваліфікованого надавача ЕДП Державної податкової служби України, передаються до органів ДПС автоматично при підписанні договору «Про визнання електронних документів» використовуючи для цього спеціалізоване програмне забезпечення, он-лайн сервіси тощо. Підписати зазначений договір можна в Електронному кабінеті за посиланням(https://cabinet.tax.gov.ua/)

Кваліфіковані сертифікати ключів використовуються органами ДПС під час перевірки електронної звітності та ідентифікації осіб, які її підписали.

Первинна процедура отримання електронних довірчих послуг від Кваліфікованого надавача ЕДП Державної податкової служби України не передбачає можливість реєстрації заявників через мережу Інтернет.

Відповідно до вимог Регламенту Кваліфікованого надавача ЕДП Державної податкової служби України заявник має бути особисто присутнім під час первинної процедури реєстрації.

На окремі носії інформації під час генерації особистих ключів програмно-технічний комплекс Кваліфікованого надавача ЕДП Державної податкової служби України автоматично записує файл «Key-11.dat», що містить службову інформацію та не є особистим ключем.

Отримання електронних довірчих послуг за посвідченням водія не передбачено.

Документи, необхідні для отримання електронних довірчих послуг філіями підприємств та установ державної форми власності (далі – установа):

• заповнена та підписана Реєстраційна картка для юридичної особи встановленого зразка, у двох примірниках;

• додаток до Реєстраційної картки (в разі одночасного отримання ЕДП для більш ніж одного працівника), у двох примірниках;

• оригінал положення про філію або його нотаріально засвідчена копія (надається виключно для ознайомлення);

• документи, що підтверджують повноваження керівника філії (копія довіреності на право здійснення повноважень щодо укладення від імені юридичної особи правочинів);

• копія рішення керівника установи про визначення відповідальної особи/підрозділу в установі*;

• копія дозволу на застосування праці іноземців та осіб без громадянства або службової картки (за наявності таких осіб);

• копія паспорта заявника (копії 1-2 сторінок (3-6 за наявності відміток) або копія паспорта заявника виготовленого у формі картки, що містить безконтактний електронний носій (копії лицьової та зворотної сторін) або паспорта громадянина України для виїзду за кордон з відміткою про постійне місце проживання в іноземній державі, засвідчена підписом власника;

• копія посвідки на постійне (тимчасове) місце проживання, засвідчена підписом власника, або паспорт громадянина іншої країни із нотаріально засвідченим перекладом на українську мову (для іноземних громадян);

• копія документа про зміну прізвища заявника, виданого відповідним державним органом (якщо в поданих документах є невідповідність прізвища);

• копія реєстраційного номеру облікової картки платника податків**, засвідчена підписом власника. За наявності у паспорті громадянина України реєстраційного номера облікової картки платника податків, замість копії картки платника податків, може бути подана копія сторінки паспорта громадянина України з відповідною відміткою, засвідчена підписом власника. Якщо через релігійні переконання фізична особа відмовилась від реєстраційного номеру облікової картки платника податків, додатково подається копія сторінки паспорту з відміткою про таку відмову.

* - вимагається відповідно до п. 6 Постанови Кабінету Міністрів України від 19.09.2018 № 749 «Про затвердження Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності».

** - у разі, якщо через релігійні переконання фізична особа відмовилась від реєстраційного номеру облікової картки платника податків, копія картки платника податків не подається.

Кваліфікований сертифікат відкритого ключа – сертифікат відкритого ключа, який видається кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг, засвідчувальним центром або центральним засвідчувальним органом і відповідає вимогам Закону України «Про електронні довірчі послуги».

Такий сертифікат використовується для ідентифікації підписувача електронного документа. Варто зазначити, що кваліфікований сертифікат не є особистим ключем та може передаватись між суб’єктами електронного документообігу. Накласти кваліфікований електронний підпис використовуючи лише кваліфікований сертифікат відкритого ключа неможливо.

Для кожного ключа кваліфікованого електронного підпису чи печатки потрібен окремий носій. Станція генерації ключів записує особисті ключі у кореневий каталог, тому кожен наступний файл «key-6.dat» буде перезаписувати вже існуючий.

Для усунення даної помилки необхідно перевірити:

- який ключ кваліфікованого електронного підпису чи печатки використовується першим (вірна послідовність підписів для податкової звітності: бухгалтер-директор-електронна печатка);

- правильність введення паролю, а саме: регістр вводу паролю, мову клавіатури тощо (створений пароль може містити особливі символи);

- чи набраний пароль відповідає ключу, якій використовується (наприклад, пароль до ключа бухгалтера використовується тільки з ключем бухгалтера);

- чи змінювалось ім’я файлу особистого ключа? (у разі зміни ім’я файлу особистий ключ буде пошкоджено, тому необхідно звернутися до представництва Кваліфікованого надавача ЕДП ДПС, в якому отримували ЕДП, подати заяву на зміну статусу кваліфікованого сертифіката та новий комплект реєстраційних документів).

Особистий ключ кваліфікованого електронного підпису чи печатки має жорстко визначену назву – «Key-6.dat», яка не підлягає зміні. Зміна назви особистого ключа призведе до неможливості його подальшого використання. Назва сертифіката може бути змінена за бажанням клієнта, за винятком розширення файлу – «*.cer».

Для зміни паролю особистого ключа необхідно:

1. Завантажити "засіб кваліфікованого електронного підпису чи печатки - "ІІТ Користувач ЦСК-1".".

2. У вкладці програми «Особистий ключ» обрати «Змінити пароль захисту особистого ключа».

3. У новому вікні, необхідно вказати поточний пароль, нижче вказати (зазначити) новий пароль та ще раз його повторити. Далі натиснути кнопку «Змінити».

Варто зазначити, що пароль до особистого ключа змінюється лише для того кваліфікованого електронного підпису чи печатки шлях до якого Ви вказували. За наявності копій електронного ключа враховуйте, що пароль до них залишиться попередній.

Пароль до кваліфікованого електронного підпису чи печатки відновленню не підлягає, оскільки він відомий тільки користувачу. В разі втрати, пошкодження особистого ключа чи втрати паролю до нього, необхідно звернутись до представництва Кваліфікованого надавача ЕДП Державної податкової служби України, в якому Ви отримували ЕДП, подавши при цьому заяву на зміну статусу кваліфікованого сертифіката та новий комплект реєстраційних документів (для отримання нових кваліфікованих сертифікатів відкритого ключа).

Якщо у платника податків змінюються дані щодо посадових осіб (змінюється директор, головний бухгалтер або особа, уповноважена на ведення бухгалтерського обліку), такому платнику необхідно до подання наступної електронної звітності отримати кваліфіковані сертифікати відкритих ключів на новопризначених посадових осіб, які мають право підпису документів, та переукласти договір «Про визнання електронних документів».

Варто зазначити, що перш за все необхідно подати відомості про зміну керівника до Державного реєстратора за місцем реєстрації, а відомості про зміну головного бухгалтера – до своєї податкової інспекції.

Адміністратор реєстрації приймає рішення про відмову у наданні ЕДП у разі:

- відсутності всіх необхідних для реєстрації документів;

- подання документів/копій документів, які мають підчистки, дописки, закреслені слова, інші незастережні виправлення, написи олівцем або мають пошкодження, внаслідок чого їх текст (фото) неможливо прочитати (розпізнати);

- невідповідності даних, що визначені в поданих документах, фактичним даним заявника;

- ненадання контактного номеру телефону та/або діючої електронної адреси;

- відсутності носіїв для запису ключової інформації у заявника на момент реєстрації;

- з інших обґрунтованих підстав.

Окрім документів передбачених підпунктом 5.2 пункту 5 Регламенту Державної податкової служби України, додатково надаються копії документів, що підтверджують належність керівника до юридичної особи та його повноваження (наказ про призначення на посаду), завірені згідно чинного законодавства, та офіційний документ (лист, довідка, тощо) від юридичної особи, в якому зазначається інформація про причини відсутності даних в ЄДР та/або неможливості надання установчих документів (які містять секретну інформацію).