Нові правила: як допомогти адаптуватись новому співробітнику в команді
У стані постійного стресу, в якому ми живемо з 24 лютого, працевлаштування, знайомство з новими людьми та адаптація стали набагато складнішими. Тому процесу онбордингу (знайомство нового працівника з командою, робочими процесами й адаптація до них) необхідно приділяти ще більше уваги. Які інструменти варто використовувати, аби допомогти новачкам швидко і комфортно влитися в колектив, та на що потрібно звертати увагу розповіла Mind директорка департаменту кадрового супроводу та HR компанії Nota Group Яна Декусар.
Як підготуватись до появи нових співробітників у команді?
Створіть заздалегідь документ, в якому будуть зазначені зони відповідальності за адаптацію серед наявного персоналу. У ньому ви попередньо прописуєте ролі: хто зустрічає співробітника, хто займається оформленням доступів, хто купує йому комп'ютер, хто повинен обладнати його робоче місце тощо. Ролі можуть розподілятися серед кадровиків, офіс-менеджерів, ейчарів або рекрутерів.
Ви повинні продумати до дрібниць перший день вашого новачка. Таким чином, ви не тільки подбаєте про нього, але й почнете формувати бренд компанії як відповідального роботодавця.
Навіщо я рекомендую вам прописати ці пункти? Якщо є офіційний документ – краще контролюється відповідальність.
Навіщо потрібні корпоративні чати?
Зазвичай у компаніях, де працюють 20+, 50+ працівників, уже є інформаційні платформи, де люди між собою спілкуються. Якщо ж ні, то для початку створіть групу в месенджері, де буде висвітлений кожен співробітник. Дуже важливо, щоб у компанії була присутня платформа для комунікацій. Платформа, де будуть відображатись усі співробітники, їхні фотографії та посади, а також схемою зображена структура компанії.
Якщо так склалося, що у вас відсутній майданчик для комунікацій, то ейчару варто створити «Welcome-презентацію», де буде зрозуміло і тезово висвітлено: «хто ми», структура компанії та коротка інформація про кожного.
Також, щоб у голові вашого співробітника сформувалася повна картина про місце його нової роботи, обов’язково пропишіть традиції та цінності, які притаманні корпоративній культурі вашої компанії. Це не має бути 150 пунктів на 20 слайдах, вам потрібно згадати ключові з них (наприклад, «ми в компанії сортуємо сміття»).
Це все потрібно продемонструвати співробітникові на першій-другій зустрічі, аби він зрозумів, до кого і з яким питанням можна звернутися. Єдиний мінус у тому, що коли у вашій компанії відбуватимуться кадрові зміни, презентацію потрібно буде редагувати.
Чому потрібно озвучувати роль нового співробітника в команді?
Створення важливості співробітника в очах його колег також є однією з ключових завдань адаптації. Для цього ейчару або керівнику необхідно написати лист-вітання для всіх працівників компанії. Наприклад: «Шановні колеги! У нас в команді новий співробітник Олег, Junior Logistics Specialist, який має досвід роботи 2,5 року. Він займатиметься організацією пасажирських перевезень, чим полегшить нашу роботу. Прохання всім відгукнутися Олегу та допомагати йому у процесі адаптації».
Аналогічно запросіть на зустріч людей, до яких ваш новий співробітник матиме пряме відношення, і проговоріть, наприклад: «Знайомтесь, це – Олег, і він нам дуже потрібен. Ми його шукали понад три місяці, і наше завдання – його адаптувати».
Таким чином на підсвідомому рівні співробітники розумітимуть цінність цієї людини і те, як важко вона дісталася компанії.
Навіщо новому співробітнику куратор?
Увесь успіх адаптації залежить від людини, яка буде поряд протягом усього випробувального терміну. Це має бути той, хто зможе відповісти на запитання співробітника, який прийшов у компанію: керівник, рекрутер, ейчар чи колега за посадою.
За даними дослідження диджитал-ресурсу Fit Small Business, 70% співробітників дуже зацікавлені в роботі, коли у них є ініціативний керівник/куратор.
У протилежному випадку співробітник буде в «самостійному плаванні», не матиме підтримки, і, як наслідок, через 1,5–2 місяці зрозуміє, що знаходиться не на своєму місці. Зазвичай саме за цей час співробітник уже чітко усвідомлює, наскільки це «його компанія» .
Якщо куратор повністю не зацікавлений у новому співробітникові або ж після проходження випробувального терміну працівник не зовсім адаптувався, необхідно негайно залучити нового куратора та подовжити випробувальний термін співробітника. Також своєрідним сигналом для змін є неоднозначний зворотний зв'язок куратора впродовж випробувального терміну співробітника.
У моїй практиці траплялися кейси, коли ми робили заміну. Розкажу на прикладі бухгалтерії: приходить нова співробітниця, вона має одного куратора впродовж періоду адаптації. На етапі оцінки результатів ми сумніваємося у проходженні її випробувального терміну, тому подовжуємо його і назначаємо нового куратора. Як наслідок, співробітниця починає по-іншому працювати.
Варто пам’ятати, що впродовж випробувального терміну все формується на взаємовідносинах та людському факторі.
Чому потрібно забезпечити зворотний зв'язок із командою?
Керівник напрямку, ейчар чи рекрутер повинен систематично «знімати» зворотний зв'язок від куратора. І так само від самого співробітника: в неформальній обстановці за чашкою чаю/кави цікавитися: чи все йому зрозуміло, чи комфортно йому.
Коли ви матимете зворотний зв'язок від обох, вам буде простіше з’ясувати, з якими проблемами стикається співробітник та які є недоліки з боку тих, хто за нього відповідає, адже серед головних завдань підприємства – адаптувати та включити у роботу співробітника.
По закінченні випробувального терміну я радила б HR–спеціалістам мати документальне підтвердження (анкету-відгук), яке б засвідчувало зворотний зв’язок у призмі «керівник – співробітник» та «співробітник – компанія».
Навіщо організовувати курси та семінари?
Як правило, бюджети на новачків не закладаються, але для всіх компаній, що працюють за скриптами, необхідно мати внутрішнього тренера, який навчатиме співробітників.
Цей «тренінг» необхідний як вступний курс, новий співробітник без нього просто не зможе працювати. Наприклад, через те, що у сфері продажів, кол-центрах і т. д. велика плинність кадрів, щоб не витрачати багато ресурсів, внутрішньому тренеру/ментору простіше відразу навчити команду з 10–20 людей, яким він розповість коротко про компанію, чим вона займається, якими товарами/послугами торгує і ознайомить всіх зі скриптами.
Так само я радила б один раз попрацювати і записати якісний навчальний ролик як вступний курс, який замість «ментора» допомагатиме співробітникам ознайомитися зі специфікою їхньої роботи.
Серед транснаціональних компаній більшість перерахованих вище інструментів вже автоматизуються за допомогою чат-ботів. Завдяки ним компанії заощаджують безліч ресурсів, а вся інформація, яка є необхідною для співробітників, зібрана в одній системі. Реалізовувати адаптацію буде простіше, можливо, це стане в пригоді малому та середньому бізнесам.
Пам’ятайте, що, не звертаючи увагу на «комфорт» свого співробітника, ви не лише можете втратити його назавжди, але й зазнати значних фінансових втрат, оскільки заміна кожного працівника коштує близько 30% його річного доходу. Авжеж, неможливо заздалегідь передбачити або ж уникнути деяких випадків плинності кадрів, але із власного досвіду скажу: гарно структурована програма – запорука ефективного та успішного процесу адаптації співробітника.
Автори: Яна Декусар, директор департаменту кадрового супроводу та HR Nota Group.
Джерело: mind.ua
Детальніше

Отримайте грант від Дії та започаткуйте власний бізнес
Держава запустила нову програму для підтримки малого та середнього бізнесу в непростих умовах воєнного часу. Відтепер кожен бажаючий, хто виношував бізнес-ідею, але не мав достатніх ресурсів для її реалізації, – може отримати грант на власну справу на суму від 50 тис. до 250 тис. грн через портал Дія. Щоб отримати грант, потрібно розробити бізнес-план та заповнити онлайн-заявку на сайті Дія.
Заявку на отримання гранту можуть подати майбутні підприємці, діючі ФОП або юридичні особи. Водночас держава окреслила коло осіб, які не можуть претендувати на отримання гранту: ведення бізнесу на тимчасово окупованій території України чи на території росії, перебування під санкціями, наявність порушеної справи про банкрутство.
Отримані від держави кошти можна витратити на придбання обладнання, закупівлю сировини, орендну плату чи на лізинг обладнання. При цьому особа бере на себе певні зобов’язання – створити щонайменше одне робоче місце, сплачувати податки в бюджет (зокрема й за працевлаштування співробітників) та здійснювати діяльність не менше 3 років. Сума гранту повертається державі лише у тому разі, коли особа не виконає взятих на себе зобов’язань.
Процес отримання гранту від держави, на перший погляд, є не складним. Але якщо ви запускаєте бізнес вперше, особливо ретельно подбайте про належне впорядкування правових питань. Якщо вам потрібна допомога у реєстрації, а також у бухгалтерському та кадровому супроводженні проєкту – звертайтеся до Nota Group. Ми пропонуємо послуги бек-офісу на умовах аутсорсингу.
Nota Group — на захисті українського бізнесу!
Детальніше

Цеглинка за цеглинкою: як Кабмін спростив дозвільні процедури у будівництві
Спрощення окремих дозвільних і реєстраційних процедур у будівництві під час воєнного стану набуде чинності вже з 12 липня 2022 року. Відповідну постанову №722 Кабінет Міністрів ухвалив 24 червня 2022 року. Як діятиме документ на практиці і яка мета його ухвалення, пояснила Mind провідний юрисконсульт Nota Group Ганна Кравчук.
Як повідомив міністр розвитку громад та територій Олексій Чернишов: «Ухвалене урядом рішення спрощує подання та отримання дозвільних і реєстраційних процедур у будівництві під час дії воєнного стану та протягом одного року з дня його припинення чи скасування. Це спрощення дозволить пришвидшити відновлення пошкоджених житлових будинків, які підлягають капітальному ремонту чи реконструкції, а також будівництво нових».
Яких будівель стосується документ?
Будівництво індивідуальних (садибних) житлових будинків, садових, дачних будинків не вище двох поверхів (без урахування мансардного поверху) площею до 500 кв. метрів, господарських будівель і споруд, гаражів, елементів благоустрою та озеленення земельної ділянки за рішенням замовника відповідно до містобудівної документації на місцевому рівні, а за її відсутності відповідно до цільового призначення земельної ділянки – може здійснюватися замовником без отримання будівельного паспорта забудови земельної ділянки.
Спрощення процедури стосується лише приватних будинків. Щодо багатоповерхових житлових будинків постанова нічого не змінює.
Зауважимо, що для отримання будівельного паспорту треба було подати заяву та значний перелік документів до неї, як-от:
документа, що засвідчує право власності або користування земельною ділянкою;
документа, що посвідчує право власності на об’єкт нерухомого майна, розташований на земельній ділянці, у разі якщо право власності на об’єкт нерухомого майна не зареєстровано в Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно (у разі здійснення реконструкції, капітального ремонту);
згода співвласника (співвласників) об’єкта нерухомого майна, земельної ділянки на забудову; схема намірів забудови земельної ділянки тощо.
У разі відсутності підстав для відмови, уповноважений орган із питань містобудування та архітектури протягом 10 робочих днів із дня надходження заяви, має видати будівельний паспорт.
Для цього замовник звертається до сертифікованого архітектора або інженера-проєктувальника та відповідно на підставі укладеного між ними договору, архітектор або інженер-проєктувальник забезпечує створення та/або завантаження до Єдиної державної електронної системи у сфері будівництва схеми намірів забудови земельної ділянки, створеної з дотриманням вимог законодавства, будівельних норм і правил.
Строк виконання робіт, розмір і порядок оплати робіт визначаються в договорі за домовленістю сторін.
Замовник може подати заяву про видачу містобудівних умов та обмежень забудови земельної ділянки, будівельних паспортів забудови земельної ділянки за своїм вибором:
особисто до центру надання адміністративних послуг (ЦНАП);
через електронний кабінет;
рекомендованим листом з описом вкладення до ЦНАП.
Якщо уповноважений орган містобудування та архітектури протягом 10 робочих днів із дня реєстрації заяви про видачу містобудівних умов та обмежень:
не надав містобудівні умови та обмеження забудови земельної ділянки,
не надав рішення про відмову в наданні містобудівних умов та обмежень забудови земельної ділянки, проєктування об’єкта будівництва здійснюється без отримання містобудівних умов та обмежень.
Що змінюється для оформлення проєктної документації?
Проєктна документація подається замовником на погодження органу охорони культурної спадщини через електронну систему, який має розглянути її та надати відповідь щодо погодження або обґрунтованої відмови протягом 30 днів.
Контрольне геодезичного знімання перед прийняттям в експлуатацію закінченого об'єкта будівництва не здійснюється під час реставрації, капітального ремонту будинку, будівлі, споруди, які після прийняття об’єкта в експлуатацію є самостійними об’єктами нерухомого майна.
Крім того, під час воєнного стану та протягом 3 місяців з дня його припинення чи скасування можуть бути перенесені строки виконання окремих видів робіт з оздоблення фасадів та благоустрою території, крім транспортних проїздів і пішохідних комунікацій. Для цього замовник будівництва робить відповідний запис у декларації або акті готовності об’єкта до експлуатації.
Також постановою спрощено порядок розроблення проєктної документації на будівництво об’єктів умовною висотою не вище 20 метрів у зоні приаеродромних територій, що здійснюється без погодження з експлуатантом аеродрому, Державною авіаційною службою або Міністерством оборони.
Які недоліки дозвільної системи потрібно усунути?
Для практичного втілення в життя цієї постанови до моменту набуття нею чинності необхідно забезпечити її технічну реалізацію.
Потрібно доопрацювати електронний кабінет в електронній системі, подати відомості про працівників, які будуть до неї підключені, органам місцевого самоврядування внести до електронної системи відомості (у тому числі текстові та графічні матеріали) про чинну містобудівну документацію на відповідній території.
Отже, маємо надію, що технічне впровадження буде вчасним і не стане перепоною для отримання спрощених процедур на практиці.
Автори: Ганна Кравчук, провідний юрисконсульт Nota Group
Джерело: https://mind.ua
Детальніше