КАЗНАЧЕЙСТВО — КОНТРОЛЬ ФИНАНСОВ В ЕДИНОЙ СИСТЕМЕ И ПЛАТЕЖНЫЙ КАЛЕНДАРЬ

Платежный календарь

Инструмент платежного календаря позволяет не только управлять и расставлять приоритеты платежей, но и устанавливать сроки оплаты, контролировать соответствуют ли заявки бюджету, нормам договоров и другим ограничениям.

Согласование заявок

Для больших компаний актуальной является задача автоматизации бизнес-процесса подачи, согласования и утверждения заявок на выплату денежных средств. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» имеет необходимый функционал для автоматизации этих бизнес-процессов и формирования платежного календаря с возможностью проверок на соблюдение лимитов по разным признакам: договоры, бюджеты, контрагенты, проекты, центры финансовой ответственности и т.п.

После того, как подана заявка, система ставит задачи ответственным за согласование платежа в порядке, утвержденном в бизнес-процессе. При этом некоторые из ответственных получат только уведомление о подаче заявки, а некоторые имеют право остановить, вернуть заявку инициатору, отказать, изменить размер или сроки осуществления платежа и т.д. Доступны процедуры корректной отмены заявок.

Лимиты контролируются автоматически

Пользователь по неосторожности может повторно подать заявку на оплату на основании одного и того же документа. Такие случаи полностью исключаются благодаря настроенным механизмам лимитирования по документам-основаниям. Компания может самостоятельно установить, с какой периодичностью и в разрезе каких аналитик необходимо контролировать или пропускать лимиты.

Скан-копия документа, как основание для осуществления платежа

При подаче заявки необходимо загрузить в электронный архив отсканированный документ, на основании которого была создана заявка. В таком случае каждый ответственный за согласование может в любой момент обратиться к этому документу. Пользователь получает ссылку на месторасположение документа в электронном архиве в заявке – это экономит время и упрощает процедуру согласования платежа.

Реестр платежей

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» является конструктором, в котором можно настроить удобный вид электронных форм заявок, общих реестров платежей и отчетов o ликвидности индивидуально для исполнителей, казначеев и финансовых контролеров.

Для выполнения платежа необходимо выбрать банк и расчетный счет, учитывая наличие на нем денежных средств, определить параметры платежа и банковские условия кредитования. На основе формы, отражающей прогнозный и фактический остаток денежных средств, казначей выбирает расчетный счет и расставляет приоритеты заявок. Возможно настраивание подсказок в выборе оптимальных для выплат расчетных счетов и банков, учитывая параметры кредитов/овердрафта в банках, требований по оборотам и остаткам на счетах.

Также возможна настройка правил проведения платежей вне бюджета. В реестре платежного календаря отображается плановые и текущие данные об остатках денежных средств по счетам, юридическим лицам или другим аналитикам. Пользователь может управлять, как сроками оплат, так и их приоритетами.

Создание внутреннего рассчетно-кассового центра и централизация денежных средств филиалов

Группы компаний создают централизованный внутренний расчетно-кассовый центр для комплексного управления всеми денежными средствами по всем компаниям холдинга. Управляющая компания получает все заявки централизовано и имеет все данные об остатках денежных средств. После утверждения заявки автоматически попадают в единый реестр и передаются для оплаты в банки юридических лиц и филиалов компании.

В системе на административном уровне для центрального казначея возможно присвоения права второй первой подписи.

Пользование внутренними и внешними финансовыми ресурсами для компаний, входящих в состав холдинга, осуществляется на платной основе. Если привлеченные ресурсы принадлежат другому бизнесу холдинга, оценить чистую прибыль каждого из бизнесов можно только через корректную оценку внутренней стоимости денежных средств. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» предлагает необходимый функционал для формирования такой отчетности.

Среди задач внутреннего расчетно-кассового центра также – корректные разнесение и учет расходов по кредитам на проекты и бизнесы холдинга и оптимизация стоимости привлеченного капитала.

Отношения с банками

Некоторые платежи могут списываться со счетов без дополнительного распоряжения: налоги, заработная плата, проценты по кредитам, РКО и т.п. Такие платежи могут быть проведены на основании «искусственных» заявок или на основании условий договорных отношений с банками и согласно норм законодательства сразу отражены в выплатах.

Исключение человеческого фактора при осуществлении платежей

Платежные документы могут быть автоматически сформированы и выгружены в клиент-банк на основе утвержденного реестра. Этот этап требует минимального участия пользователя, процедуры максимально автоматизированы.

Весь процесс управления денежными средствами может быть полностью автоматизирован на базе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», сводя влияние человеческого фактора к нулю: генерирование заявки → процессы согласования и утверждения заявки → составление платежных документов → получение банковских выписок → выверка и конкретизация управленческих аналитик.

Таким образом, менеджмент и собственники бизнеса могут быть уверены, что перерасхода сверх допустимых лимитов не будет.

Утвержденные заявки – источник фактических данных для управленческого учета

Данные о движении денежных средств могут поступать в оперативную управленческую отчетность не только из точно совершенных выписок, но и от утвержденных заявок и/или платежных поручений.

Осуществленный платеж – не конец процесса

После осуществления выплаты процесс заявки на денежные средства продолжается: инициатор заявки получает задачу подать в бухгалтерию документы-основание (счет-фактура, акт, накладная). Бухгалтер в свою очередь получает задачу проверить и корректно учесть данные в бухгалтерском контуре. Сумма подотчетных средств у сотрудника на руках рассчитывается автоматически, также автоматически формируется авансовый отчет. Дополнительные правила помогут повысить финансовую дисциплину: например, пока инициатор не предоставил отчета по заявке, то денежные средства по следующей заявке ему не будут выданы. В результате компания получает сквозной процесс, регулирующий и контролирующий эффективность и целесообразность расходования денежных ресурсов. Кроме того, эти данные автоматически делают возможным контроль исполнения договорных обязательств.

Интегрирование с договорной деятельностью

Договора фиксируют параметры заключаемых сделок, в результате которых происходит движение денежных средств. Весь архив договорной деятельности компании (не только версии файлов, но и отсканированные документы) можно хранить с помощью модуля электронного документооборота «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».

Заключение договора сегодня = выплата денег завтра

Каждый договор может содержать определенную финансовую аналитику: например, лимит расхода на период, принадлежность к тому или иному ЦФО, график погашения и т.п. Таким образом, можно настроить автоматическое формирование проводок в бюджетах организации от заключения договора. Например, автоматически спланировать расходы по аренде можно сразу от заключенного договора аренды. Это можно назвать «финансовым документооборотом»: все управление финансами, согласование и хранение договоров происходит в единой системе.

Лимитирование и проверка выплат по договорам

Заключенный договор в архиве может сам по себе являться важной аналитикой в управленческом учете. По договорам можно контролировать выплаты и задолженности контрагентам, управлять начислениями.

Данные, содержащиеся в договорах, могут формировать лимиты. Например, можно контролировать платежи по заключенным договорам, сроки оплаты и оплачиваемые спецификации, но, в целом, любая аналитика управленческого учета может формировать лимиты.

Можно также настроить отдельный бизнес-процесс исполнения договора и контролировать осуществление выплат по нему (как со стороны компании, так и в пользу компании).

Контроль задолженности

Сокращение срока сбора дебиторской задолженности сокращает потребность компании в кредитных ресурсах, а значит и сокращает расходы на обслуживание кредитов и высвобождение залогов. Для этого необходимо постоянно следить за состоянием дебиторской задолженности и определять группы контрагентов и отдельных дебиторов, которые потенциально могут ухудшить средние показатели.

Контроль кредиторской и дебиторской задолженностей

Компании нужно постоянно мониторить состояние кредиторской задолженности и не допускать просрочек при погашении кредита и процентов по нему.

Отчетность по кредиторской задолженности формируется автоматически в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент»: продукт позволяет ежедневно получать баланс оборотных средств для того, чтобы оперативно контролировать и предотвращать возможные негативные ситуации (замещение собственных средств заемными или вымывание оборотного капитала, и т.п.).

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет автоматизировать также погашение задолженности не только денежными средствами, но и ценными бумагами, взаимозачетами и цессиями с возможностью учесть номинальный и фактический дисконт.

Сбор задолженности

Система позволяет настроить автоматизированные процессы регулярного напоминания о просроченной задолженности, реклассификации задолженности (обычная → просроченная → безнадежная → списанная в убытки или за счет резервов).

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет автоматизировать клиентскую работу и настроить отображение данных по договорам и счетам сразу в фактических и плановых бюджетах.

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» также может рассчитать эффективность факторинговых и других схем управления задолженностью для принятия обоснованных решений.