Апостиль

Общие положения

Апостиль — специальный штамп, который проставляется на официальных документах стран — участниц Гаагской конвенции, не требующий дальнейшего консульского заверения.

Именно для того, чтобы облегчить жизнь участникам международной деятельности, и была подписана Гаагская конвенция, отменяющая требования легализации иностранных официальных документов. Это не означает, что документы теперь совсем не надо заверять. Отменяется именно легализация (понимаемая, как консульское или дипломатическое заверение), а взамен вводится новая процедура заверения, более простая и унифицированная.

Апостиль может быть проставлен на самом документе в виде штампа либо прилагаться к нему на отдельном листе. Печать имеет стандартную форму, предписанную конвенцией, и содержит в пронумерованных полях информацию о стране происхождения документа, лице, его подписавшем, а также о том, кто, где и когда произвел заверение, его подпись и печать, регистрационный номер. В верхней части печати обязательно имеется надпись на французском языке «APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)». Суть конвенции заключается в том, что при наличии апостиля на документе, происходящем из одной страны-участницы конвенции, дополнительная легализация документов для использования их в другой стране-участнице не требуется. Это первое важное преимущество апостиля по сравнению с консульским заверением. Второе состоит в том, что все заверение производится в рамках одной юрисдикции, а цепочка заверений несколько сокращается, что экономит деньги, силы, и, главное, время участников международной деятельности.

По условиям конвенции, заверению апостилем подлежат только официальные документы, то есть документы, подписанные государственными чиновниками, нотариальные акты и т.п. При этом апостилем заверяется подлинность подписи этого государственного чиновника или нотариуса. Само же содержание документа органом, проставляющим апостиль, не подтверждается и не проверяется. Оно остается на совести составителя документа.

Кто проставляет апостиль?

Каждая страна уполномочивает те или иные государственные органы на совершение такого заверения. Например, в России апостиль проставляет, как правило, Минюст РФ, а также министерства юстиции (юридические органы) субъектов федерации (в определенных случаях и другие органы). В США корпоративные документы обычно заверяются государственным секретарем штата, хотя на проставление апостиля уполномочены и клерки Верховного суда, окружных судов и др. В разных странах апостиль может проставлять и заместитель премьер-министра, и генерал-губернатор, и чиновник МИДа.

В Украине полномочия по проставлению апостиля предоставлены:

• Министерству юстиции Украины — на документах, которые выдаются органами юстиции и судами, а также на документах, которые оформляются нотариусами Украины;
• Министерству науки и образования — на официальных документах, выданных учебными учреждениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями, которые относятся к сфере образования и науки;
• Министерству иностранных дел Украины — на всех других видах документов.

На каких документах проставляется апостиль?

• на документах, которые исходят из органов судебной власти Украины;
• на документах, которые исходят из органов прокуратуры Украины, органов юстиции;
• на административных документах;
• на документах об образовании и ученых званиях;
• на документах, оформленных государственными и частными нотариусами;

Эти правила не распространяются:

• на документы, выданные иностранными дипломатическими учреждениями Украины;
• на административные документы, которые имеют прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.
• апостиль не проставляется на оригиналах, копиях и фотокопиях паспортных документов, военных билетах, трудовых книжках, разрешениях на ношение оружия, свидетельствах о регистрации транспортных средств (технических паспортов), удостоверениях личности, нормативно-правовых актах, разъяснениях и правовых заключениях по их применению, документах, которые имеют характер переписки.

Документы для заключения брака с иностранцем

Каждая страна имеет свои требования к

документам для заключения брака между иностранцами. Но, как правило, это следующие документы:

• свидетельство о рождении;
• справка о семейном положении;
• справка с места жительства.

Если Вы ранее были в браке, то дополнительно необходимы:

• справка о браке;
• свидетельство о расторжении брака или решение суда (если расторжение брака проводилось в судебном порядке);
• свидетельство о смерти (если была смерть супруга).

Если Вы планируете забрать с собой детей, то дополнительно подлежит легализации:

• свидетельство о рождении ребенка;
• нотариальное заявление (разрешение)одного из родителей на выезд ребенка за границу.

В некоторых странах обязательным документом для заключения брака является справка о несудимости.

Документы, необходимые для получения образования за рубежом

Каждое учебное заведение выдвигает собственные требования по предоставлению документов, но, как правило, это:

• если у Вас высшее образования:
  • свидетельство о рождении;
  • аттестат о среднем образовании;
  • диплом о высшем образовании;
  • выписка из зачетной ведомости с оценками и прослушанными часами (если в вашей выписке не проставлены прослушанные часы, то Вы должны обратиться в архив ВУЗа с просьбой о выдаче Вам архивно-академической справки);
  • справки об окончании аспирантуры.
• если у Вас неоконченное высшее образование:
  • свидетельство о рождении;
  • студенческий билет;
  • архивно-академическая справка с указанием количества прослушанных часов.

Следует иметь в виду, что у каждой страны требования к документам, их перечню и порядку оформления разные, поэтому в каждом конкретном случае необходимо уточнять данную информацию.

Документы для трудоустройства за рубежом

Каждый работодатель выдвигает собственные требования по предоставлению документов, но, как правило, это:

• свидетельство о рождении;
• документы об образовании / среднее, высшее /;
• дипломы, свидетельства, сертификаты ит.п. о дополнительном образовании по специальности;
• характеристики, рекомендательные письма, грамоты;
• трудовые книжки;
• справка о несудимости;
• справки о состоянии здоровья.

Документы коммерческого характера

К документам коммерческого характера относятся:

• уставные документы;
• банковская документация;
• коммерческие предложения;
• доверенности;
• контракты;
• деловая переписка;
• финансовая документация;
• бухгалтерская отчетность.

Документы нестандартного образца должны:

• составляться на бланках учреждений /или иметь угловой штамп/;
• прошиваться, если они составлены на нескольких листах, и скрепляться печатью;
• иметь расшифрованные должности иподписи;
• иметь исходящий номер.

В зависимости от требований переводы документов заверяются:

• штампом бюро переводов;
• подписью переводчика;
• печатью нотариуса;
• штампом Апостиль;
• легализация МЮ и МИДа, консульства.

Правила оформления документов для проставления апостиля

Подлинники документов должны быть:

• составлены на бланках учреждений /или иметь угловой штамп/;
• прошиты, если они составлены на нескольких листах, и скреплены печатью;
• содержать расшифрованные должности и подписи;
• иметь исходящий номер, дату выдачи, печать учреждения.

Все документы РАГС (свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство о смерти, справка о семейном положении, справка о браке и др.) после их получения должны быть заверены в отделе РАГС областного управления юстиции. Примите во внимание, что все документы, выданные до 1991г. необходимо заменить на документы нового образца.

Повторные документы можно получить в отделе РАГС:

свидетельство о рождении — по месту регистрации рождения, свидетельство о браке — по месту регистрации брака, справку о семейном положении — по месту проживания.

На справке из ЖЭКа должно стоять две подписи:

начальника ЖЭКа и паспортистки, а также штамп и печать ЖЭКа (номерная, а не «Для справок»), дата выдачи и номер справки.

В решениях суда обязательно указывается номер дела, дата выдачи и в конце документа справка о том, в архиве какого суда находится оригинал дела.

Нотариально заверенные заявления — разрешения на вывоз ребенка, должны быть адресованы в Посольство иностранного государства (а не начальнику ОВИРа или Посольству Украины за рубежом).

Внимательно просмотрите документы: на них не должно быть каких-либо исправлений и подтирок.

Страны — участницы Гаагской Конвенции

Список стран-участниц Гаагской конвенции, отменившей требование легализации иностранных официальных документов от 1961 года (Апостиль):

1. Австралия
2. Австрия
3. Азербайджан
4. Албания
5. Андорра
6. Антигуа и Барбуда
7. Аргентина
8. Багамы
9. Барбадос
10. Белиз
11. Бельгия (в отношениях с Украиной конвенция действительна с 05.07.2004 г.)
12. Беларусь
13. Болгария
14. Босния и Герцеговина
15. Ботсвана
16. Бруней
17. Венесуэла
18. Армения
19. Гондурас
20. Гренада
21. Греция
22. Грузия
23. Доминиканская Республика
24. Эквадор
25. Эль-Сальвадор
26. Эстония
27. Израиль
28. Индия
29. Ирландия
30. Исландия
31. Испания
32. Италия
33. Казахстан
34. Китай, Гонконг
35. Китай, Макао
36. Кипр
37. Колумбия
38. Корея
39. Латвия
40. Лесото
41. Литва
42. Либерия
43. Лихтенштейн
44. Люксембург
45. Маврикий
46. Македония
47. Малави
48. Мальта
49. Маршалловы острова
50. Мексика
51. Молдова
52. Монако
53. Черногория
54. Намибия
55. Нидерланды
56. Ниуэ
57. Новая Зеландия
58. Норвегия
59. Острова Кука
60. Панама
61. Южно-Африканская Республика
62. Польша
63. Португалия
64. Российская Федерация
65. Румыния
66. Самоа
67. Сан-Марино
68. Свазиленд
69. Сейшельские острова
70. Сент-Винсент и Гренадины
71. Сент-Киттс и Невис
72. Сент-Люсия
73. Сербия и Черногория
74. Словацкая Республика
75. Словения
76. Соединенное Королевство Великобритании и Северной Ирландии
77. Соединенные Штаты Америки
78. Суринам
79. Тонга
80. Тринидад и Тобаго
81. Турция
82. Венгрия
83. Украина
84. Федеративная Республика Германия
85. Фиджи
86. Финляндия
87. Франция
88. Хорватия
89. Чешская Республика
90. Швейцария
91. Швеция
92. Япония