Личный помощник руководителя — удвоение эффективности - ISO

ВАШ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ КОД: un110320172321 Центр поддержки предпринимателей [/] +38(044) 360-9001 E-mail: info@iso.kiev.ua Заказать обратный звонок НАПИШИТЕ НАМ, МЫ ОНЛАЙН ОСТАВЬТЕ СООБЩЕНИЕ! Главная СПЕЦ.ПРЕДЛОЖЕНИЕ! Сертификация ISO 9001 Срочная сертификация ISO 9001 Сертификат ISO 9001 для участия в тендере Сертификат ISO 9001 для выхода на Европу Сертификация ISO 9001 - живое внедрение АКЦИИ И СКИДКИ ISO 9001 Краткое описание систем ISO Что такое ISO 9001 Стоимость ISO 9001 Необходимые документы Предварительный заказ на сертификацию ISO 9001 Преимущества СМК ISO 9001 Краткий курс по подготовке к сертификации ISO 9001 ISO 22000 (HACCP) Все о HACCP 22000 Диагностика ISO 22000 (HACCP) Необходимые документы HACCP Предварительный заказ на сертификацию ISO 22000 НАССР Другое Сертификация ISO 18001 Необходимые документы Предварительный заказ на сертификацию ISO 18001 Стоимость OHSAS 18001 Сертификация ISO 14001 Необходимые документы Предварительный заказ на сертификацию ISO 14001 Стоимость ISO 14001 О нас Вопрос-ответ Вакансии Сертификаты и отзывы наших клиентов Контакты Оставить отзыв о работе Блог Наши клиенты Главная » Блог » Личный помощник руководителя — удвоение эффективности Без рубрики Личный помощник руководителя — удвоение эффективности В этой статье я хочу поговорить о личной эффективности, а именно о личных помощниках. Я не буду обосновывать необходимость появления личного помощника, за меня это могут сделать множество статей в интернете. Многие В этой статье я хочу поговорить о личной эффективности, а именно о личных помощниках. Я не буду обосновывать необходимость появления личного помощника, за меня это могут сделать множество статей в интернете. Многие руководители занимаются задачами такого плана сами, хотя их время стоит намного дороже, чем время наемного персонала, поэтому я рекомендую всем руководителям нанять помощника. Если вы зарабатываете больше 60 тыс. руб. в месяц, значит, срок найма личного помощника уже прошел. Это нужно было сделать вчера. Я сконцентрируюсь на практике управления личным помощникам. Что можно делегировать? · Постановка текущих задач и согласование рабочего порядка. По возможности необходимо проводить с помощником коротковременные планерки, с обсуждением рабочих вопросов и поручением новых задач/рекомендаций (утром – на текущий день, вечером – результат прошедшего дня или постановка задач на следующий). Также, возможно присылать список задач/рекомендаций наskypeпомощника. · Входящие звонки. Старайтесь использовать своей телефон только для ИСХОДЯЩИХ звонков. Поручите ВСЕ входящие персональному помощнику (для личных звонков – заведите отдельный номер). Помощник обязан принять звонок, зафиксировать в реестре входящих звонков (дата, время, ФИО/организация, суть), выяснить в чем суть вопроса и срочность. В случае не срочности,в оговоренное Вами время (например: утром или после обеда) доложить Вам о поступивших звонках. · Электронная почта Надиктовывайте тексты электронных писем по телефону (направлять письменно вskype), когда Вы находитесь в пробках или когда Вам это будет удобно. Если необходимо, чтобы письмо ушло с Вашего персонального адреса – пусть помощник подготовит Вам черновик письма под Вашу диктовку – а Вы потом его поправляете перед отправкой. Например: Я говорю помощнику: «Напиши этому Алексею, что он «козел» и денег я ему платить не буду, пока он не исправит «косяки», которые я ему показал». А мой помощник в письме Алексею пишет: «Уважаемый, Алексей! При выполнении работ возникло ряд недоразумений, на которые Вам указал Андрей Сергеевич. Оплату Выполненных Вами работ мы планируем после исправления этих недоработок» · Контроль — выполнение поручений/ведение расписания руководителя — отчетность ваших менеджеров и отдела — запись телефонных разговоров по чек-листу, · Личные задачи Заказ билетов, визовая поддержка, бронирование столиков в ресторанах, курьерские задачи, поиск информации в интернете, общение с помощниками по домашнему хозяйству/рем. службами, покупка подарков и прочее. Постановка задачи Основной принцип постановки задач: Задача (по работе), поставленная Вами ЛЮБЫМ способом (по телефону, СМС, Е-mail, устно), должна быть зафиксирована Вашим помощником в ЕДИНОЙ учетной системе. ЕДИНОЙ учетной системой может быть что угодно: — файл word, excel в Dropbox — Общий документ в GoogleDoc’s — Система контроля поручений (типа “Мегаплан”,Wrikeи т.д.) Личный помощник ОБЯЗАТЕЛЬНО заносит задачу и время ее постановки в единую учетную систему (даже если он чего-то не понял или недостаточно каких-то данных). Взаимодействие Один раз в день (по началу можно два – утром и после обеда) Вы контактируете с помощником по определенному сценарию: Звонки => Контроль => Установка на день => Приоритеты Звонки => Вам сегодня звонили: «….». По окончанию – зафиксировать действия, необходимые по результатам звонка. Например: «Звонил Николай – напоминает об оплате за …» Решение: «Поставь в план оплат финансовому директору на четверг» — занести в учетную систему. Контроль => Например: «За вчерашний день полностью заполнили отчетность отделы …. Не вовремя отчитались …. Не заполнена отчетность у …» Решения занести в учетную систему. Установка на день => Например: «Меня сегодня нет ни для кого, кроме ….» или «Сегодня плотно работаем с розницей, поэтому назначь встречи с 10 до 14 всем администраторам салонов» Установка приоритетов => В блоке «Приоритеты» Вы проходите по всем поставленным задачам и помогаете помощнику расставить приоритеты выполнения в зависимости от ВАШИХ интересов (делается регулярно, например раз в 2-3 дня). Как пример, у меня приоритеты следующие: · СРОЧНО! — это означает: “Отложить все и делать то что я сказал” · В ПРИОРИТЕТЕ – это означает: “Доделать задачу, которую ты делаешь и следующей заняться той что я сказал” · Без указания этих приоритетов – это означает: “Задача должна быть просто сделана. Срок – не срочно. Поставить задачу в общий перечень, выполнять в порядке “живой” очереди”. Контроль и отчетность После выполнения задачи Ваш персональный помощник обязан отметить статус задачи и время, которое он потратил на выполнение этого задания в единой учетной системы, а затем отсылает смс (или, если вам удобно, E-mail) о том, что задача решена. Идеально это делать в Мегаплане или подобной системе. В конце месяца у вас получается таблица, в которую занесен список задач и время, которое на них было потрачено. Если вам кажется, что время завышено, то вы его зачеркиваете и ставите то, которое считаете нужным. И исходя из того, сколько часов в месяц потратил личный помощник, вы платите ему соответствующую сумму. Премии, бонусы — в зависимости от того, как человек работал. Вывод Если раньше вы не прибегали к услугам личного помощника, то вам следует в ближайшую неделю его нанять, протестировать и начать с ним работать. Громадное количество дел, которыми вам приходится заниматься постоянно, вы можете делегировать. Для этого нужно всего лишь прописать четкую пошаговую инструкцию решения задач и контролировать только процесс и результаты. Распределяйте свое время эффективно, живите так, как вы хотите, а для текучки и нелюбимых дел покупайте чужое время. Со временем личный помощник, при желании, ОЧЕНЬ поднимается в уровне своих навыков и либо уходит в свой бизнес, либо Вырастает на должность руководителя какого-нибудь из направлений в Вашей компании. И Вам придется искать нового помощника… А как это делать «на автопилоте» — в следующих статьях. Навигация по записям Следующая запись Новый стандарт ИСО поможет оценить риски пожарной опасности © 2014г. “ISO” Все права защищены Телефон: +38(044)360-9001; Почта: info@iso.kiev.ua Вверх Для заказа звонка введите пожалуйста ваши контактные данные: ЗАКРЫТЬ