В межах електронних довірчих послуг, які надаються АЦСК ІДД ДФС, не передбачено надання захищених носіїв особистих ключів. З питань придбання захищених носіїв особистих ключів необхідно звертатись до виробників або офіційних дистриб’юторів.

За необхідності отримання нових ключів кваліфікованого електронного підпису чи печатки до закінчення строку чинності кваліфікованих сертифікатів, діючі кваліфіковані сертифікати необхідно скасувати.

Процедура повторної реєстрації заявника після закінчення строку обслуговування кваліфікованих сертифікатів здійснюється відповідно до первинної процедури реєстрації заявника. Таким чином для повторного отримання електронних довірчих послуг заявнику необхідно подати новий комплект документів.

Перевірити статус кваліфікованого сертифіката можна за допомогою засобу кваліфікованого електронного підпису чи печатки «ІІТ Користувач ЦСК-1», який можна завантажити на офіційному інформаційному ресурсі Акредитованого центру сертифікації ключів Інформаційно-довідкового департаменту ДФС (www.acskidd.gov.ua) у розділі «Програмне забезпечення», вкладка «Засоби кваліфікованого електронного підпису чи печатки».

В меню програми «Переглянути сертифікати» із всього переліку сертифікатів необхідно вибрати сертифікат або додати його за допомогою кнопки «Імпортувати». Для отримання інформації щодо статусу сертифіката слід натиснути «Перевірити». Більш детальну інформацію про порядок перевірки статусу кваліфікованого сертифіката можна переглянути у п.4.7 Настанови користувача засобу кваліфікованого електронного підпису чи печатки «ІІТ Користувач ЦСК-1».

Кваліфіковані сертифікати відкритих ключів можна завантажити на персональний комп’ютер користувача з розділу «Пошук сертифікатів» офіційного інформаційного ресурсу АЦСК ІДД ДФС (www.acskidd.gov.ua) (www.acskidd.gov.ua) використовуючи поля «Код ЄДРПОУ»/«Код платника податків».

Кваліфіковані сертифікати ключів користувачів (платників податків), які отримали електронні довірчі послуги від АЦСК ІДД ДФС, передаються до органів ДФС автоматично при підписанні договору «Про визнання електронних документів» використовуючи для цього спеціалізоване програмне забезпечення, онлайн сервіси тощо. Зазначений договір може бути укладено з використанням Електронного кабінету. (https://cabinet.sfs.gov.ua/)

Зазначаємо, що кваліфіковані сертифікати ключів використовуються органами ДФС під час перевірки електронної звітності та ідентифікації осіб, які її підписали.

Первинна процедура отримання електронних довірчих послуг від АЦСК ІДД ДФС не передбачає можливість реєстрації заявників через мережу Інтернет.

Відповідно до вимог Регламенту Акредитованого центру сертифікації ключів Інформаційно-довідкового департаменту ДФС заявник має бути особисто присутнім під час первинної процедури реєстрації.

ННа окремі носії інформації під час генерації особистих ключів програмно-технічний комплекс АЦСК ІДД ДФС автоматично записує файл «Key-11.dat», що містить службову інформацію та не є особистим ключем.

Кожен клієнт Акредитованого центру сертифікації ключів Інформаційно-довідкового департаменту ДФС може скасувати або заблокувати власні кваліфіковані сертифікати в телефонному режимі. Для цього заявнику необхідно зателефонувати за номером (044) 284-00-10 та повідомити адміністратору реєстрації наступну інформацію:

ідентифікаційні дані власника посиленого сертифіката;

ключову фразу голосової автентифікації.

Заява в усній формі приймається тільки у випадку позитивної автентифікації (збігу голосової фрази та ідентифікаційних даних заявника з інформацією в реєстрі сертифікатів).

Отримання електронних довірчих послуг за посвідченням водія не передбачено.

Документи, необхідні для отримання електронних довірчих послуг філіями підприємств та установ державної форми власності (далі – установа):

• заповнена та підписана Реєстраційна картка для юридичної особи встановленого зразка, у двох примірниках;

• додаток до Реєстраційної картки (в разі одночасного отримання ЕДП для більш ніж одного працівника), у двох примірниках;

• оригінал положення про філію або його нотаріально засвідчена копія (надається виключно для ознайомлення);

• документи, що підтверджують повноваження керівника філії (копія довіреності на право здійснення повноважень щодо укладення від імені юридичної особи правочинів);

• копія рішення керівника установи про визначення відповідальної особи/підрозділу в установі*;

• копія дозволу на застосування праці іноземців та осіб без громадянства або службової картки (за наявності таких осіб);

• копія паспорта заявника (копії 1-2 сторінок (3-6 за наявності відміток) або копія паспорта заявника виготовленого у формі картки, що містить безконтактний електронний носій (копії лицьової та зворотної сторін) або паспорта громадянина України для виїзду за кордон з відміткою про постійне місце проживання в іноземній державі, засвідчена підписом власника;

• копія посвідки на постійне (тимчасове) місце проживання, засвідчена підписом власника, або паспорт громадянина іншої країни із нотаріально засвідченим перекладом на українську мову (для іноземних громадян);

• копія документа про зміну прізвища заявника, виданого відповідним державним органом (якщо в поданих документах є невідповідність прізвища);

• копія картки платника податків**, засвідчена підписом власника. За наявності у паспорті громадянина України реєстраційного номера облікової картки платника податків, замість копії картки платника податків, може бути подана копія сторінки паспорта громадянина України з відповідною відміткою, засвідчена підписом власника. Якщо через релігійні переконання фізична особа відмовилась від реєстраційного номеру облікової картки платника податків, додатково подається копія сторінки паспорту з відміткою про таку відмову.

* - вимагається відповідно до п. 6 Постанови Кабінету Міністрів України від 19.09.2018 № 749 «Про затвердження Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності».

** - у разі, якщо через релігійні переконання фізична особа відмовилась від реєстраційного номеру облікової картки платника податків, копія картки платника податків не подається.

До реєстраційних документів також потрібно додавати:

1. У разі здійснення генерації особистих ключів заявником в АЦСК ІДД ДФС – носій інформації для генерації особистого ключа заявника з розрахунку один носій для одного ключа.

2. У разі здійснення генерації особистих ключів на робочому місці заявника за допомогою програмного забезпечення «ІІТ Користувач ЦСК-1» – запити на формування кваліфікованих сертифікатів для кожного заявника в електронному вигляді.

При здійсненні генерації особистих ключів заявником на своєму робочому місці, заявник повинен зберігати запити (2 шт.) на формування кваліфікованих сертифікатів у форматах: «ПІБ EU-XXXXXXXX.p10» та «ПІБ EU-KEP-XXXXXXXX.p10». Розширення файлу запиту (.p10) повинно залишатися без змін.

Наприклад:

Петренко Петро Васильович EU-6E50VH92.p10;

Петренко Петро Васильович EU-KEP-3R15GT23.p10, де:

«Петренко Петро Васильович» – прізвище, ім’я по батькові підписувача;

«EU-6E50VH92.p10» – унікальне ім’я файлу запиту для формування сертифіката кваліфікованого електронного підпису чи печатки, що формується програмним забезпеченням за замовчуванням;

«EU-KEP-3R15GT23.p10» – унікальне ім’я файлу запиту для формування сертифіката за протоколом розподілу, що формується програмним забезпеченням за замовчуванням.

Перед генерацією особистого ключа рекомендуємо переглянути «Відеоінструкцію з самостійної генерації ключів підписувачем».

Кваліфікований сертифікат відкритого ключа – сертифікат відкритого ключа, який видається кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг, засвідчувальним центром або центральним засвідчувальним органом і відповідає вимогам Закону України «Про електронні довірчі послуги».

Такий сертифікат використовується для ідентифікації підписувача електронного документа. Варто зазначити, що кваліфікований сертифікат не є особистим ключем та може передаватись між суб’єктами електронного документообігу. Накласти кваліфікований електронний підпис використовуючи лише кваліфікований сертифікат відкритого ключа неможливо.

Для кожного ключа кваліфікованого електронного підпису чи печатки потрібен окремий носій (флеш-носій, CD/DVD - диск). Станція генерації ключів записує особисті ключі у кореневий каталог, тому кожен наступний файл «key-6.dat» буде перезаписувати вже існуючий.

Для усунення даної помилки необхідно перевірити:

- який ключ кваліфікованого електронного підпису чи печатки використовується першим (вірна послідовність підписів для податкової звітності: бухгалтер-директор-електронна печатка);

- правильність введення паролю, а саме: регістр вводу паролю, мову клавіатури тощо (створений пароль може містити особливі символи);

- чи набраний пароль відповідає ключу, якій використовується (наприклад, пароль до ключа бухгалтера використовується тільки з ключем бухгалтера);

- чи змінювалось ім’я файлу особистого ключа? (у разі зміни ім’я файлу особистий ключ буде пошкоджено, тому необхідно звернутися до представництва АЦСК ІДД ДФС, в якому отримували ЕДП, подати заяву на зміну статусу кваліфікованого сертифіката та новий комплект реєстраційних документів).

Особистий ключ кваліфікованого електронного підпису чи печатки має жорстко визначену назву – «Key-6.dat», яка не підлягає зміні. Зміна назви особистого ключа призведе до неможливості його подальшого використання. Назва сертифіката може бути змінена за бажанням клієнта, за виключенням розширення файлу – «*.cer».

Для зміни паролю особистого ключа необхідно:

1. Завантажити "засіб кваліфікованого електронного підпису чи печатки - "ІІТ Користувач ЦСК-1".".

2. У вкладці програми «Особистий ключ» обрати «Змінити пароль захисту особистого ключа».

3. У новому вікні, необхідно вказати поточний пароль, нижче вказати (зазначити) новий пароль та ще раз його повторити. Далі натиснути кнопку «Змінити».

Варто зазначити, що пароль до особистого ключа змінюються лише для того кваліфікованого електронного підпису чи печатки шлях до якого Ви вказували (флеш-носій, диск CD-RW або DVD-RW, локальний диск). За наявності копій електронного ключа враховуйте, що пароль до них залишиться попередній.

Пароль до кваліфікованого електронного підпису чи печатки відновленню не підлягає, оскільки він відомий тільки користувачу. В разі втрати, пошкодження особистого ключа чи втрати паролю до нього необхідно звернутись до представництва АЦСК ІДД ДФС, в якому Ви отримували ЕДП, подавши при цьому заяву на зміну статусу кваліфікованого сертифіката та новий комплект реєстраційних документів (для отримання нових кваліфікованих сертифікатів відкритого ключа).

Якщо у платника податків змінюються дані щодо посадових осіб (змінюється директор, головний бухгалтер або особа, уповноважена на ведення бухгалтерського обліку), такому платнику необхідно до подання наступної електронної звітності отримати кваліфіковані сертифікати відкритих ключів на новопризначених посадових осіб, які мають право підпису документів, та переукласти договір «Про визнання електронних документів».

Варто зазначити, що перш за все необхідно подати відомості про зміну керівника до Державного реєстратора за місцем реєстрації, а відомості про зміну головного бухгалтера – до своєї податкової інспекції.

Адміністратор реєстрації приймає рішення про відмову у наданні ЕДП у разі:

- відсутності всіх необхідних для реєстрації документів;

- подання документів/копій документів, які мають підчистки, дописки, закреслені слова, інші незастережні виправлення, написи олівцем або мають пошкодження, внаслідок чого їх текст (фото) неможливо прочитати (розпізнати);

- невідповідності даних, що визначені в поданих документах, фактичним даним заявника;

- ненадання контактного номеру телефону та/або діючої електронної адреси;

- ненадання запитів на формування кваліфікованих сертифікатів відповідальною особою; - відсутності носіїв для запису ключової інформації у заявника на момент реєстрації;

- з інших обґрунтованих підстав.

Окрім документів передбачених підпунктом 5.5 пункту 5 Регламенту ІДД ДФС, додатково надаються копії документів, що підтверджують належність керівника до юридичної особи та його повноваження (наказ про призначення на посаду), завірені згідно чинного законодавства, та офіційний документ (лист, довідка, тощо) від юридичної особи, в якому зазначається інформація про причини відсутності даних в ЄДР та/або неможливості надання установчих документів (які містять секретну інформацію).

Законом України від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» передбачено, що органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації державної форми власності, державні реєстратори, нотаріуси та інші суб’єкти, уповноважені державою на здійснення функцій державного реєстратора, для засвідчення чинності відкритого ключа використовують лише кваліфікований сертифікат відкритого ключа, а для реалізації повноважень, спрямованих на набуття, зміну чи припинення прав та/або обов’язків фізичної або юридичної особи відповідно до закону, застосовують виключно засоби кваліфікованого електронного підпису чи печатки, які мають вбудовані апаратно-програмні засоби, що забезпечують захист записаних на них даних від несанкціонованого доступу, від безпосереднього ознайомлення із значенням параметрів особистих ключів та їх копіювання.