В межах послуг електронного цифрового підпису, які надаються АЦСК ІДД ДФС, не передбачено надання носіїв ключової інформації, у т.ч. захищених. З питань придбання захищених носіїв ключової інформації необхідно звертатись до виробників або офіційних дистриб’юторів.

За необхідності отримання послуг електронного цифрового підпису до закінчення строку чинності посилених сертифікатів, діючі посилені сертифікати необхідно скасувати.

Державні установи отримують послуги ЕЦП відповідно до вимог Постанови Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 №1452. Відповідно до п. 11 Постанови генерація особистого та відкритого ключів здійснюється підписувачем безпосередньо в установі, або в акредитованому центрі сертифікації ключів, що обслуговує установу. Таким чином, довіряння повноважень з генерації ключів забороняється.

Процедура повторної реєстрації заявника після закінчення строку обслуговування посилених сертифікатів здійснюється відповідно до первинної процедури реєстрації заявника. Таким чином для повторного отримання послуг ЕЦП заявнику необхідно подати новий комплект документів.

Юридична особа може отримувати послуги ЕЦП в будь-яких пунктах реєстрації користувачів АЦСК ІДД ДФС, розміщених в межах області, у якій зареєстрований такий платник податків.

Зазначені обмеження стосуються виключно юридичних осіб.

Представництво здійснюється на підставі довіреності, посвідченої нотаріально. Варто зазначити, що представник повинен бути наділений відповідними повноваженнями – «ОТРИМАННЯ ПОСЛУГ ЕЛЕКТРОННОГО ЦИФРОВОГО ПІДПИСУ».

Якщо реєстраційні документи заявника (реєстраційна картка тощо) підписані безпосередньо представником, в нотаріально посвідченій довіреності повинно бути додатково обумовлено наділення представника повноваженнями укладати від імені заявника договір про надання послуг електронного цифрового підпису.

З метою запобігання доступу сторонніх осіб до ключових даних підписувачів довірена особа (представник) разом з комплектом реєстраційних документів надає до ВПР конверти з розрахунку один конверт для одного носія особистого ключа підписувача.

Перевірити статус посиленого сертифіката можна за допомогою надійного засобу електронного цифрового підпису «ІІТ Користувач ЦСК-1», який можна завантажити на офіційному інформаційному ресурсі Акредитованого центру сертифікації ключів Інформаційно-довідкового департаменту ДФС (www.acskidd.gov.ua) у розділі «Програмне забезпечення», вкладка «Надійні засоби електронного цифрового підпису».

В меню програми «Переглянути сертифікати» із всього переліку сертифікатів необхідно вибрати сертифікат або додати його за допомогою кнопки «Імпортувати». Для отримання інформації щодо статусу сертифіката слід натиснути «Перевірити». Більш детальну інформацію про порядок перевірки статусу посиленого сертифіката можна переглянути у п.4.7 Настанови користувача надійного засобу електронного цифрового підпису «ІІТ Користувач ЦСК-1»

Посилені сертифікати відкритих ключів можна завантажити на персональний комп’ютер користувача з розділу «Пошук сертифікатів» офіційного інформаційного ресурсу АЦСК ІДД (www.acskidd.gov.ua) використовуючи поля «Код ЄДРПОУ»/«Код платника податків».

Посилені сертифікати ключів підписувачів (платників податків), які отримали послуги електронного цифрового підпису від АЦСК ІДД ДФС, передаються до органів ДФС автоматично при підписанні договору «Про визнання електронних документів» використовуючи для цього спеціалізоване програмне забезпечення, онлайн сервіси тощо. Зазначений договір може бути укладено з використанням Електронного кабінету (https://cabinet.sfs.gov.ua/)

Зазначаємо, що посилені сертифікати ключів використовуються органами ДФС під час перевірки електронної звітності та ідентифікації осіб, які її підписали.

Процедура отримання послуг електронного цифрового підпису від АЦСК ІДД не передбачає можливість реєстрації заявників через мережу Інтернет.

Відповідно до вимог Регламенту Акредитованого центру сертифікації ключів Інформаційно-довідкового департаменту заявник, або його довірена особа, мають бути особисто присутніми під час процедури реєстрації.

Для перевірки наявності особистого ключа електронного цифрового підпису на носії необхідно включити функцію перегляду прихованих файлів. Результатом перевірки є відображення файлу «Key-6.dat».

Варто зазначити, що для належної роботи особистого ключа електронного цифрового підпису змінювати ім’я зазначеного файлу забороняється.

На окремі носії інформації під час генерації особистих ключів програмно-технічний комплекс АЦСК ІДД ДФС автоматично записує файл «Key-11.dat», що містить службову інформацію та не є особистим ключем.

Кожен клієнт Акредитованого центру сертифікації ключів Інформаційно-довідкового департаменту ДФС може скасувати або заблокувати власні посилені сертифікати в телефонному режимі. Для цього заявнику необхідно зателефонувати за номером (044) 284-00-10 та повідомити адміністратору реєстрації наступну інформацію:

ідентифікаційні дані власника посиленого сертифіката;

ключову фразу голосової автентифікації.

Заява в усній формі приймається тільки у випадку позитивної автентифікації (збігу голосової фрази та ідентифікаційних даних підписувача з інформацією в реєстрі підписувачів).

Отримання послуг ЕЦП за посвідченням водія не передбачено.

Документи, необхідні для отримання послуг електронного цифрового підпису філіями підприємств та установ державної форми власності (далі – установа):

• заповнена та підписана Реєстраційна картка (для юридичної особи) встановленого зразка, у двох примірниках;

• додаток до Реєстраційної картки (в разі одночасного отримання послуг ЕЦП для більш ніж одного працівника), у двох примірниках;

• оригінал положення про філію або його нотаріально засвідчена копія (надається виключно для ознайомлення);

• документи, що підтверджують повноваження керівника філії (копія довіреності на право здійснення повноважень щодо укладення від імені юридичної особи правочинів);

• копія рішення керівника установи про визначення відповідальної особи/підрозділу в установі*;

• копія дозволу на застосування праці іноземців та осіб без громадянства або службової картки (за наявності таких осіб);

• копія паспорта підписувача (копії 1-2 сторінок (3-6 за наявності відміток) або копія паспорта підписувача виготовленого у формі картки, що містить безконтактний електронний носій (копії лицьової та зворотної сторін) або паспорта громадянина України для виїзду за кордон з відміткою про постійне місце проживання в іноземній державі, засвідчена підписом власника;

• копія посвідки на постійне (тимчасове) місце проживання, засвідчена підписом власника, або паспорт громадянина іншої країни із нотаріально засвідченим перекладом на українську мову (для іноземних громадян);

• копія документа про зміну прізвища підписувача, виданого відповідним державним органом (якщо в поданих документах є невідповідність прізвища);

• копія картки платника податків**, засвідчена підписом власника. За наявності у паспорті громадянина України реєстраційного номера облікової картки платника податків, замість копії картки платника податків, може бути подана копія сторінки паспорта громадянина України з відповідною відміткою, засвідчена підписом власника. Якщо через релігійні переконання фізична особа відмовилась від реєстраційного номеру облікової картки платника податків, додатково подається копія сторінки паспорту з відміткою про таку відмову.

* - вимагається відповідно до п.9 Постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року №1452 «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності.

** - у разі, якщо через релігійні переконання фізична особа відмовилась від реєстраційного номеру облікової картки платника податків, копія картки платника податків не подається.

До реєстраційних документів також потрібно додавати:

1. У разі здійснення генерації ключів ЕЦП підписувачем в АЦСК ІДД ДФС – носій інформації для генерації особистого ключа підписувача з розрахунку один носій для одного ключа.

2. У разі здійснення генерації ключів ЕЦП на робочому місці підписувача за допомогою програмного забезпечення «ІІТ Користувач ЦСК-1» – запити на формування посилених сертифікатів для кожного підписувача в електронному вигляді.

При здійсненні генерації ключів ЕЦП підписувачем на своєму робочому місці, підписувач повинен зберігати запити (2 шт.) на формування посилених сертифікатів у форматах: «ПІБ EU-XXXXXXXX.p10» та «ПІБ EU-KEP-XXXXXXXX.p10». Розширення файлу запиту (.p10) повинно залишатися без змін.

Наприклад:

Петренко Петро Васильович EU-6E50VH92.p10;

Петренко Петро Васильович EU-KEP-3R15GT23.p10, де:

«Петренко Петро Васильович» – прізвище, ім’я по батькові підписувача;

«EU-6E50VH92.p10» – унікальне ім’я файлу запиту для формування сертифіката електронного цифрового підпису, що формується програмним забезпеченням за замовчуванням;

«EU-KEP-3R15GT23.p10» – унікальне ім’я файлу запиту для формування сертифіката за протоколом розподілу, що формується програмним забезпеченням за замовчуванням.

Перед генерацією особистого ключа рекомендуємо переглянути «Відеоінструкцію з самостійної генерації ключів підписувачем».

У графі «Підпис підписувача» в Реєстраційній картці для юридичної особи підпис ставить особисто власник електронного цифрового підпису, незалежно від наявності довіреності.

Посилений сертифікат відкритого ключа – це документ, який видано акредитованим центром сертифікації ключів, який засвідчує чинність і належність відкритого ключа підписувачу.

Такий сертифікат використовується для ідентифікації підписувача електронного документа. Варто зазначити, що посилений сертифікат не є особистим ключем та може передаватись між суб’єктами електронного документообігу. Накласти електронний цифровий підпис використовуючи лише посилений сертифікат відкритого ключа неможливо.

Для кожного ключа електронного цифрового підпису потрібен окремий носій (флеш-носій, CD/DVD - диск). Станція генерації ключів записує ключі електронного цифрового підпису у кореневий каталог, тому кожен наступний файл «key-6.dat» буде перезаписувати вже існуючий.

Для усунення даної помилки необхідно перевірити:

- який ключ ЕЦП використовується першим (вірна послідовність підписів для податкової звітності: бухгалтер-директор-електронна печатка);

- правильність введення паролю, а саме: регістр вводу паролю, мову клавіатури тощо (створений пароль може містити особливі символи);

- чи набраний пароль відповідає ключу, якій використовується (наприклад, пароль до ключа бухгалтера використовується тільки з ключем бухгалтера);

- чи змінювалось ім’я файлу особистого ключа? (у разі зміни ім’я файлу особистий ключ буде пошкоджено, тому необхідно звернутися до представництва АЦСК ІДД ДФС, в якому отримували послуги ЕЦП, подати заяву на зміну статусу посиленого сертифіката та новий комплект реєстраційних документів).

Особистий ключ електронного цифрового підпису має жорстко визначену назву – «Key-6.dat», яка не підлягає зміні. Зміна назви особистого ключа призведе до неможливості його подальшого використання. Назва сертифіката може бути змінена за бажанням клієнта, за виключенням розширення файлу – «*.cer».

Для зміни паролю особистого ключа необхідно:

1. Завантажити надійний засіб електронного цифрового підпису - "ІІТ Користувач ЦСК-1".

2. У вкладці програми «Особистий ключ» обрати «Змінити пароль захисту особистого ключа».

3. У новому вікні, необхідно вказати поточний пароль, нижче вказати (зазначити) новий пароль та ще раз його повторити. Далі натиснути кнопку «Змінити».

Варто зазначити, що пароль до особистого ключа змінюються лише для того ЕЦП шлях до якого Ви вказували (флеш-носій, диск CD-RW або DVD-RW, локальний диск). За наявності копій електронного ключа враховуйте, що пароль до них залишиться попередній.

Пароль до електронного цифрового підпису відновленню не підлягає, оскільки він відомий тільки підписувачу. В разі втрати, пошкодження особистого ключа чи втрати паролю до нього необхідно звернутись до представництва АЦСК ІДД, в якому Ви отримували послуги електронного цифрового підпису, подавши при цьому заяву на зміну статусу посиленого сертифікату та новий комплект реєстраційних документів (для отримання нових посилених сертифікатів відкритого ключа).

Якщо у платника податків змінюються дані щодо посадових осіб (змінюється директор, головний бухгалтер або особа, уповноважена на ведення бухгалтерського обліку), такому платнику необхідно до подання наступної електронної звітності отримати посилені сертифікати відкритих ключів на новопризначених посадових осіб, які мають право підпису документів, та переукласти договір «Про визнання електронних документів».

Варто зазначити, що перш за все необхідно подати відомості про зміну керівника до Державного реєстратора за місцем реєстрації, а відомості про зміну головного бухгалтера – до своєї податкової інспекції.

Адміністратор реєстрації приймає рішення про відмову у наданні послуг ЕЦП у разі:

- відсутності всіх необхідних для реєстрації документів;

- відсутності у довіреної особи документів, які засвідчують її повноваження та особу;

- подання документів/копій документів, які мають підчистки, дописки, закреслені слова, інші незастережні виправлення, написи олівцем або мають пошкодження, внаслідок чого їх текст (фото) неможливо прочитати (розпізнати);

- невідповідності даних, що визначені в поданих документах, фактичним даним заявника.

- невідповідності даних, що визначені в поданих документах, фактичним даним заявника (підписувача);

- ненадання контактного номеру телефону та/або діючої електронної адреси;

- ненадання достатньої кількості конвертів для носіїв ключової інформації підписувачів (у разі -звернення довіреної особи (представника);

- ненадання запитів на формування посилених сертифікатів відповідальною особою;

- відсутності носіїв для запису ключової інформації у підписувача на момент реєстрації;

- з інших обґрунтованих підстав.

Також адміністратор реєстрації може відмовити суб’єкту господарювання у наданні послуг ЕЦП, якщо документи мають підчистки, дописки, закреслені слова, інші незастережні виправлення або написи олівцем, а також мають пошкодження, внаслідок чого їх текст неможливо прочитати.

Окрім документів передбачених підпунктом 5.5 пункту 5 Регламенту ІДД ДФС, додатково надаються копії документів, що підтверджують належність керівника до юридичної особи та його повноваження (наказ про призначення на посаду), завірені згідно чинного законодавства, та офіційний документ ( лист, довідка, тощо) від юридичної особи, в якому зазначається інформація про причини відсутності даних в ЄДР та/або неможливості надання установчих документів (які містять секретну інформацію).

Законом України від 22 травня 2003 року №852-IV «Про електронний цифровий підпис» передбачено, що державні реєстратори прав на нерухоме майно, державні реєстратори юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, нотаріуси використовують лише захищені носії особистих ключів.

Також слід зазначити, що пунктом 2 Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року № 1452 визначено, що для вчинення правочинів, надання адміністративних та інших послуг в електронній формі, здійснення інформаційного обміну з іншими юридичними особами органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації державної форми власності мають використовувати виключно захищені носії ключової інформації.