This version of the page http://integra.ua/366/ (77.87.199.172) stored by archive.org.ua. It represents a snapshot of the page as of 2018-09-15. The original page over time could change.
Програма BAS Документообіг КОРП | Інтегра
Skip to content

Програма BAS Документообіг КОРП

Дата публикации: 24-11-2011

Contents

  • 1 Сфера застосування
  • 2 Переваги застосування програми
  • 3 Фyнкціонал програми
    • 3.1 Інтерфейс Таксі
      • 3.1.1 Меню функцій
    • 3.2 Робота з документами
    • 3.3 Управління договорами
    • 3.4 Облік звернень фізичних осіб
    • 3.5 Управління процесами і задачами
    • 3.6 Бізнес-події
    • 3.7 Проекти
    • 3.8 Заходи
    • 3.9 Бронювання приміщень
    • 3.10 Форум
    • 3.11 Візи погодження
    • 3.12 Електронний підпис
    • 3.13 Електронна пошта
  • 4 Планування і облік робочого часу
    • 4.1 Контроль об`єктів документообігу
    • 4.2 Пошук даних
    • 4.3 Штрихкодування
  • 5 Вартість пограми та ліцензування
  • 6 Навчання роботі з програмою

Сфера застосування

Продукт «BAS Документообіг КОРП» орієнтований на бюджетні установи, а також на середні і великі комерційні підприємства. Ця програма підходить для підприємств, що використовують у своїй роботі великий обсяг документообігу.

Переваги застосування програми

Рішення дозволяє скоротити час при реєстрації документів, обробці та зберіганні документів.

Система дозволяє уникнути втрат оригіналів, а також забезпечує пошук документів в режимі on-line. 

Інструменти системи «Документообіг КОРП» дозволяють реалізувати технологію електронного документообігу в різних структурах.

Впровадження бізнес-рішення дозволяє досягти наступного ефекту:

Для вищого керівництва:

  • автоматизація доручень;

  • контроль виконавської дисципліни;

  • облік і контроль робочого часу співробітників;

  • складання звітності та швидкий пошук інформації.

Для юридичного відділу:

  • повномасштабний облік договірної документації;

  • робота з супровідними документами;

  • контроль повернення «другого примірника» документа;

  • єдине інформаційне середовище всіх документів.

Для фінансової служби:

  • графіки платежів за договорами;

  • інтеграція з фінансовими обліковими системами;

  • автоматичний перенос в облікову систему тільки узгоджених документів;

  • контроль сум, термінів дії та відповідальних осіб за договорами.

Для служби управління персоналом:

  • база зберігання регламентованої документації: посадові інструкції, накази, розпорядження, трудові договори;

  • контроль термінів трудових договорів та їх продовження;

  • зберігання історії спілкування з рядовими співробітниками (анкетування, інтерв’ювання, тощо).

Для ІТ служби:

  • гнучкі налаштування параметрів системи;

  • зручний і зрозумілий інтерфейс;

  • протоколювання роботи користувачів;

  • простота адміністрування баз;

  • розмежування прав доступу.

Для служби діловодства:

  • облік всієї кореспонденції на підприємстві;

  • контроль за виконанням документів;

  • автоматична розсилка повідомлень про терміни;

  • широкий вибір готових звітних форм;

  • повнотекстовий пошук документів;

  • автоматичне оформлення друкованих форм;

  • контроль за надходженням і наявністю паперових примірників і копій документів.

Для всіх співробітників:

  • зручність роботи з єдиною базою документів;можливість групової роботи над одним і тим же файлом;

  • версійність об’єктів;самоконтроль виконання внутрішніх документів

Фyнкціонал програми

Розглянемо ключові функціональні елементи програми.

Інтерфейс Таксі

В програмі «BAS Документообіг КОРП» застосовується новітній інтерфейс “Таксі”.
Робота користувача в програмі починається із “Робочого столу працівника”.
Робочий стіл — це основний розділ програми в якому користувачі ведуть свою повсякденну роботу, звідки отримують швидкий і комфортний доступ до звітів, редагування документів, актуальних задач, настроювань, і робочих файлів.

Функції які потрібні для зручної навігації при роботі з програмою, розміщені в декількох допоміжних панелях:

  • Інструменти

  • Панелі відкритих вікон

Це дозволяє користувачам програми «Документообіг для України 2.0» з будь-якого робочого вікна програми отримувати доступ до таких опцій як:

  • Вибране

  • Історія

  • Повнотекстовий пошук

Кожному користувачу надається право вилучати, додавати та міняти місцями елементи робочого столу і допоміжних панелей при необхідності.

Меню функцій

Меню функцій відкриває доступ до всіх функцій розділів. Розділ — це один з основних елементів інтерфейсу програми.

В програмі передбачено наступні розділи:

  • Робочий стіл
  • Документи та файли
  • Спільна робота
  • Облік робочого часу
  • Нормативно-довідкова інформація
  • Управління процесами
  • Настроювання та адміністрування

Робота з документами

Робота з документами і файлами, що зберігається в інформаційній базі, ведеться в розділі “Документи і файли”
В програмі передбачені три типи документів:

  • Вхідні
  • Вихідні
  • Внутрішні

Всі документи, що належать користувачу відображаються у списку «Мої документи».

При додаванні в програму нового документу, автоматично створюється “Картка документа”

Облік внутрішніх документів по кореспондентах
В програмі можна вести облік внутрішніх документів по кореспондентах. Це дозволяє вирішувати такі задачі, наприклад, як облік договорів.

Термін дії документу
В програмі є можливість встановлювати і контролювати термін дії документу.

Пов`язані документи
В програмі передбачена можливість встановлювати зв`язки між документами, наприклад між договором і додатковою угодою до нього, первинним і повторним зверненням громадян.
Зв`язки між документами можуть встановлюватися автоматично або вручну.

Комплекти документів
Кілька документів і файлів можна зв`язати особливим способом, об`єднавши їх в комплект.
Для таких цілей в програмі передбачено особливий вид документів — комплекти, які мають наступні властивості:

  • в комплект можна включати декілька документів і файлів;
  • карти і файли документів, які входять в комплект, доступні для перегляду і редагування безпосередньо з картки комплекту;
  • комплект також може містити свої власні файли, які не входять ні в один з документів, що входять в комплект.

Управління договорами

В програмі передбачена автоматизація всіх етапів життєвого циклу договорів:

  • Створення
  • Погодження
  • Облік пов`язаних документів
  • Продовження
  • Виконання зобов`язань
  • Контроль супровідних документів
  • Розірвання
  • Контроль повернення переданих примірників

Облік звернень фізичних осіб

Облік звернень фізичних осіб в програмі виконується за допомогою вхідних і вихідних документів і має певні особливості:

  • оперативний розгляд і виконання;
  • контроль дублів і повторних звернень;
  • оперативний перегляд історії листування.

В методології програми чітко і правильно поставлена робота зі зверненням фізичних осіб. Застосування програми:

  • сприяє формуванню статусу організації як відкритої до діалогу і співпраці;
  • дозволяє покращувати наявні процеси організації за пропозиціями фізичних осіб;
  • дозволяє аналізувати результати розгляду та виконання звернень і згодом приймати управлінські, кадрові чи інші рішення за результатами роботи із зверненнями;
  • дозволяє знижувати ризики судових витрат шляхом організації своєчасного врегулювання спірних ситуацій в досудовому порядку.

Управління процесами і задачами

Для автоматизації спільної роботи користувачів у програмі використовуються «процеси».
Кожен процес по мірі проходження маршруту створює задачі, адресовані відповідним користувачам.
Наприклад, процес “Виконання” спочатку сформує задачу “Виконати” для виконавця, а потім — задачу “Перевірити виконання” для перевіряючого.
Права доступу до процесів і пов`язаних з ними задач надаються всім учасникам процесу, керівникам і делегатам.

Крім того, доступ до виконаних задач зберігається і для колишніх учасників процесу. Це означає, що виконавець (а також перевіряючий і контролер) може переглянути всі призначені йому задачі, навіть, якщо він вже не є учасником цього процесу.

Процеси являють собою ланцюжки заздалегідь підготовлених дій, які повинні виконати різні користувачі. Як тільки черговий користувач виконує призначену йому задачу, програма автоматично формує задачу наступному користувачеві.
Методологія програми “BAS Документообіг 8 КОРП” передбачає наступні процеси:

  • Виконання
  • Ознайомлення
  • Доручення
  • Розгляд
  • Реєстрація
  • Погодження
  • Затвердження
  • Обробка вхідного документа
  • Обробка вихідного документа

Шаблони процесів
У програмі передбачено можливість створювати шаблони процесів. Шаблони зручно використовувати для збереження повторюваних маршрутів процесів організації. Наприклад в програмі може бути створений шаблон службової записки по якому користувачі запускають усі службові записки.

Комплексні процеси
Комплексний процес складається з набору заздалегідь запланованих дій (типових процесів), які стартують по заздалегідь налаштованому порядку і за певних умов.
В поточній версії програми передбачені наступні типові процеси:

  • виконання;
  • ознайомлення;
  • доручення;
  • розгляд;
  • реєстрація;
  • погодження;
  • затвердження;
  • обробка внутрішнього/вхідного/вихідного документу.

Кожен з цих процесів має наперед визначений набір кроків. Іноді трапляється так, що потрібно виконати роботу, яка складається з ланцюжка різних дій. Саме в таких випадках зручно використовувати комплексні процеси.

Бізнес-події

Механізм “Бізнес-подій” автоматизує взаємодію різних частин “BAS Документообіг 8 КОРП” між собою та із зовнішнім світом. Використовуючи цей механізм можна, наприклад, налаштувати автоматичний старт процесу розгляду при реєстрації нового вхідного документу.

Проекти

“BAS Документообіг 8 КОРП ” підтримує весь життєвий цикл проекту, а саме:

  • Ініціація проекту
  • Планування проекту
  • Затвердження плану проекту
  • Старт проектних робіт
  • Виконання проекту
  • Завершення проекту

“BAS Документообіг 8 КОРП” надає користувачам наступні можливості:

  • ведення аналітичного обліку даних в розрізі проектів (вхідних, вихідних та внутрішніх документів, файлів, процесів, заходів, задач та інше );
  • автоматизація операційної діяльності по виконанню плану проекту;
  • облік трудовитрат у розрізі проектів;
  • формування звітності по проектам;
  • завантаження проектів з Microsoft Project (в якості джерела даних використовується файл проекту, вивантажений в XML );
  • робота з планом проекту та діаграмою Ганта.

Заходи

Для підготовки, обліку, організації та подальшого аналізу нарад, обговорень, засідань та інших колективних зібрань в програмі передбачений довідник “Заходи”.

Використання довідника дозволить скоротити час на підготовку заходів, спростить процедуру підбору та оповіщення учасників, забезпечить облік і контроль виконання прийняття рішень а інше.

Життєвий цикл заходу в методології програми складається  з етапів:

  • Підготовка
  • Проведення
  • Оформлення протоколу
  • Виконання рішень
  • Аналіз заходів

Аналіз заходів

Для аналізу заходів використовується звіт “Заходи”, різні варіанти звіту надають користувачам наступну інформацію:

  • які заходи були проведені за період;
  • як зростає або зменшується кількість заходів в організації;
  • скільки часу витрачається на заходи;
  • заходи якого виду найчастіше проводяться в організації;
  • хто з працівників не з`являється на заходи;
  • хто з голів/організаторів порушує строки;
  • за якими заходами були не прийняті рішення.

Бронювання приміщень

В програмі користувачі можуть бронювати приміщення під певну дату або захід.

Форум

Форум — це зручний майданчик для обміну думками та обговорення робочих питань.

Вбудований в програму форум дозволяє:

  • створювати нові теми;

  • вести обговорення документів, проектів, заходів;

  • обмінюватися коментарями, файлами схемами;

  • створювати голосування.

Візи погодження

Віза-це реквізит, який виражає згоду чи незгоду посадової особи зі змістом документу.
Візи можуть накладатися вручну чи автоматично.
В програмі є можливість підтвердити справжність візи електронним підписом.

В програмі зберігається історія всіх погоджень. В історії погоджень можна подивитися вилучені, перенесені і актуальні візи. При вилучені документа історія погодження видаляється безповоротно.

Електронний підпис

Електронний підпис (ЕП) — це реквізит електронного документу, який вважається аналогом власноручного підпису і печатки.
За допомогою ЕП можна:

  • підписати документ, файл, резолюції, візи погодження, результат затвердження;
  • зашифрувати і розшифрувати вміст збережених файлів.

Електронна пошта

В програмі є “легка” і “вбудована” електронна пошта.

Легка пошта — це спосіб відправлення і отримання повідомлень через поштовий клієнт який встановлений на комп`ютері користувача, або за допомогою прямого підключення до e-mail-серверу (POP3, SMTP). При використанні “легкої” пошти листи і прикріплені файли не зберігаються в інформаційній базі програми “Документообіг 8 КОРП”. Протоколювання дій не ведеться. При необхідності вхідні листи можна завантажити в інформаційну базу “Документообіг 8 КОРП” і створити на їх підставі процес, захід, та інше. Використання «легкої пошти» не веде до значного збільшення розміру інформаційної бази.

Вбудована пошта — це повнофункціональний поштовий клієнт вбудований в програму “Документообіг 8 КОРП”. Всі листи, прикріплені для них файли та історія листування зберігаються в інформаційній базі.

Завдяки вбудованій пошті облік вхідної і вихідної пошти можна вести безпосередньо в програмі. Листи вбудованої пошти є такими ж обліковими одиницями як вхідні і вихідні документи. Вони так само беруть участь у документообігу, посилаються один на одного, виводяться у звіти і стають підставою для створення процесів . Електронний підпис або сертифікат можна додати до листа окремим файлом.
В залежності від адресата надсилання листів може виконуватися як внутрішнім так і зовнішнім поштовим сервісом. Всі дії з електронною поштою протоколюються.

Планування і облік робочого часу

В програмі є  зручний механізм планування та обліку робочого .  Зокрема, користувач має можливість:

  • створювати записи про події та заходи у календарі;
  • вести облік відсутності працівників;
  • налаштувати повідомлення про заплановані події;
  • попереджати про відсутність працівника на робочому місці, повідомляючи про дату його появи;
  • працювати з календарями інших користувачів;
  • вказувати трудовитрати;
  • вводити щоденні звіти з докладними даними про вид, зміст і тривалість виконаних робіт;
  • формувати аналітичні звіти.

Календар користувача

Робочий календар користувача призначений для планування робочого часу.

За допомогою календаря можна:

  • створювати записи про події;
  • відображати зайнятість;
  • налаштовувати нагадування;
  • переглядати календарі інших користувачів та інше.

Облік відсутності працівника

В програмі ведеться облік відсутності на робочому місці із будь-яких причин (хвороба, відрядження, відпустка то що).
Користувачі програми можуть побачити інформацію про відсутність працівників в картці користувача, адресній книзі і в календарі. При спробі взаємодії з відсутнім працівником користувачі отримають повідомлення про дати, причини його відсутності та ім`я заступника (якщо вказано відсутнім).

При будь-якій взаємодії в межах програми з відсутнім працівником поточний користувач отримає попередження із зазначенням причини відсутності та ім`ям заступника.

Контроль об`єктів документообігу

В програмі “BAS Документообіг 8 КОРП” на контроль можна поставити:
вхідні, вихідні, внутрішні документи;

  • файли;
  • листи;
  • процеси;
  • задачі;
  • заходи;
  • кореспондентів;
  • проекти та проектні задачі.

Це дозволяє стежити за термінами та ходом виконання робіт по всіх контрольованих об`єктах одному вікні “На контролі”.

В будь-який момент можна перенести контрольний термін, проконтролювати окремих користувачів, зняти об`єкт з контролю, вивести аналітичні звіти і подивитися, які документи знаходяться на контролі у колег. При цьому програма сама відстежить, коли закінчується (або пропущений) термін контролю і повідомить про це по пошті.

Пошук даних

В програмі є можливість знаходити будь-які дані або через відповідні списки, або з використанням повнотекстового пошуку.

В програмі присутні три види пошуку:

 

Пошук у списках Призначений для пошуку по вмісту колонок списку.
Повнотекстовий пошук Призначений для пошуку по вхідних, вихідних листах і файлах з урахуванням морфології.
Пошук документів і файлів Пошук по реквізитам вхідних, вихідних, внутрішніх документів і файлів.

Штрихкодування

Штрихкодування призначене для того, щоб максимально прискорити і спростити процес пошуку документів і файлів. В пограмі є можливість присвоїти штрихкод  кожному документу та файлу. 

В програмі передбачені наступні можливості роботи із штрихкодами:

  • Автоматична вставка штрихкодів
  • Вставлення штрихкодів вручну
  • Збереження штрихкоду у файл
  • Додавання зовнішнього штрихкоду
  • Одному документу може бути додано необмежену кількість зовнішніх штрихкодів
  • Використання зовнішніх штрихкодів
  • Автоматична зміна штрихкоду при копіюванні
  • Пошук по штрихкоду
  • Підключення сканера штрихкодів

У програмі «Документообіг 8 КОРП» підтримується робота сканерів штрихкодів, які відповідають стандарту RS-232 (практично всі сучасні сканери).

Вартість пограми та ліцензування

Основна поставка забезпечує роботу одного користувача і коштує 62 700 грн. (Ціна наведена станом на 01.04.2018. Актуальну ціну можно дізнатися в нашому прайс-листі, або за телефоном 0(44) 490-26-50).

Для забезпечення одночасної роботи більш ніж одного користувача необхідно придбати додаткові ліцензіії платформи «1С:Підприємство 8»  на відповідну кількість робочих місць.

Для роботи програми в клієнт-серверному варіанті із СУБД (MS SQL, PostgresQL, IBM DB2, Oracle) необхідно придбати додаткову ліцензію на сервер «1С:Підприємство 8».

Навчання роботі з програмою

Ми пропонуємо групове навчання роботі з програмою  «BAS Документообіг 8 КОРП» на спеціально розробленому курсі: Професійна робота в програмі «Документообіг 8 КОРП». 

Також можливе проведення виїздних курсів, та індивідуальне навчання із  викладачами-консультантами, які мають великий досвід із впровадження програми .

З питань придбання, навчання та підтримки програми  «BAS Документообіг 8 КОРП» звоніть нам:
0 (44) 490-26-50