Перевозки и логистика

Рентабельность - управление прибыльностью

Выбор подходящей экономической модели бизнеса и мониторинг ее выполнения

Для примера возьмем предприятие, работающее на большом потоке мелких сделок. Важно выбрать экономически обоснованную модель и использовать эффективные тарифы и скидки. Модель внедряется в период планирования будущего периода. Согласно методологии бюджетирования, ориентированного на результат, необходимо определить драйверы, формирующие доход. Например, это может быть количество условных посылок или переваленный объем груза. Количество может быть привязано к количеству филиалов, менеджеров по работе с клиентами, или быть вводимым параметром.

Гибкое установление цен

Дополнительная выгода для компаний кроется в механизмах гибкого ценообразования с учетом сезонности, срочности перевозки, уникальности условий и т.д.

В случае, если компания выполняет несколько крупных сделок, важен контроль рентабельности каждой сделки. Необходимо разработать некоторые шаблоны для стандартных паспортов сделок, которые менеджеры смогут использовать во время общения с клиентами, сразу подбирая оптимальные схемы и рассчитывая доходы и расходы. Механизм бизнес-процессов помогает сформировать порядок согласования нестандартных параметров сделки. Это способствует максимизации прибыли и эффективному управлению экономическими рисками уже в момент их принятия компанией.

Процесс расчета прямых и разнесения накладных расходов

Иногда для расчета эффективности необходимо включить все прямые производственные и непроизводственные расходы (к примеру, расходы на получение и обслуживание кредита для сделки). Программный продукт «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет так же разнести накладные расходы на отдельные сделки согласно гибко настраиваемым схемам и базам разнесения, если у компании большая доля накладных расходов.

Важным моментом является определение вложения каждого отдельного филиала в интегральный финансовый результат при сложных (мультимодальных) перевозках. Этот процесс схож с производством с несколькими переделами. В «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» это возможно рассчитать согласно управленческой учетной политике компании.

Аутсорсинг, покупка или аренда?

До осуществления капитальных расходов необходимо определить оптимальную форму собственности и инвестиций, т.е. понять, что будет более эффективно: купить недвижимость (технику), взять ее в ипотеку или лизинг, воспользоваться услугами внешних подрядчиков (аутсорсинг). Финансовый аналитик должен провести полный расчет потоков, учитывая общую стоимость владения по каждому из решений. Кроме того, необходимо оценить влияние каждого отдельного решения на общее финансовое состояние компании.

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» предлагает инструмент моделирования различных параметров сделки. Разработанные варианты сделки отображаются в плановых бюджетах автоматически и позволяют оценить и определить оптимальный вариант учитывая и отдельную сделку, и общее финансовое состояние компании.

К управлению основными средствами необходимо переходить после их приобретения.

Контроль корректности принимаемых решений и их реализации

После того, как решение принято, необходимо отслеживать фактические результаты, к которым оно привело, для оценки его правильности. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» дает возможность вести учет фактических расходов по принятому решению и сравнивать их с доходом, полученным от этого решения.

Возможно также настроить стандартный бизнес-процесс для принятия регулярных решений. Этот механизм может использоваться и лизинговыми компаниями, принимающими похожие решения, но со стороны продавца.

Интегрирование управленческого, первичного и бухгалтерского учета

Фактические данные могут вводиться напрямую в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», а также импортироваться из любых других систем. Для того, чтобы менеджмент получал корректный отчет, помогающий принимать решения, не имеет значения, в какой конфигурации организован первичный учет. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» предлагает необходимый функционал для его интеграции и ведения.

Кроме того, система позволяет сформировать любой необходимый набор документов для перевозок: инвойсы, заявки и т.п. Также гибко настраивается связь, по которой автоматически формируются управленческие документы от бухгалтерских и наоборот.

Анализ плановой и фактической прибыльности

В «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» реализован механизм для комплексного сравнения плановой и фактической прибыльности отдельных сделок, филиалов, клиентов, сегментов, а также ранжирования их по разным признакам. Итоговая отчетность может быть развернута до первичных документов для определения и разбора причин отклонений.

По итоговой отчетности маржинальности клиентов и сделок (АВС-анализ) менеджмент может определить наиболее рентабельные сегменты бизнеса. В то же время, менее прибыльные сегменты ставят вопрос о правильности предложения компании и возможном отказе от невыгодных направлений деятельности.

Производительность сотрудников

Фонд оплаты труда и начисления, связанные с ним, занимают значительную часть в структуре себестоимости.

Модель FTE для увеличения производительности

Для того, чтобы управлять расходами на кадры и увязать их с общим результатом, необходимо, согласно концепции бюджетирования, ориентированного на результат, разработать так называемые драйверы. Это факторы, формирующие доходы и себестоимость. Чаще всего таким драйвером управления расходами на сотрудников служит FTE (full time equivalent) – условная полная штатная единица. Нормативы объемов выполняемой работы устанавливаются для каждого типа должностей в расчете на один FTE. Потом рассчитывается нормальный показатель загрузки. Сезонность может влиять на потребность в FTE. Выставляя показатели по пассажиро- или грузопотокам, вычисляется требуемое количество персонала по каждой должности с учетом сезона. Кроме того, по каждой должности можно разработать целевой уровень дохода и установить ставку налогов. Таким образом, выстраивается слаженная модель управления производительностью.

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет осуществлять такие расчеты в буквальном смысле одной клавишей. На основе введенных объемов грузов рассчитываются планируемые расходы на персонал. При изменении данных об объемах перевалки или других факторов бюджет автоматически пересчитывается.

Таким образом, значительно меняется логика управления и планирования расходов на персонал. Обычно планирование сводится к максимально детальному и четкому вводу информации по всем видам налоговых начислений, вознаграждений, по каждому сотруднику и на год вперед. Такая степень детализации существенно ограничивает возможности управления, так как руководитель по сути может влиять на размер заработной платы, или количество сотрудников, но не на производительность.

Модель FTE же дает управлению реальные драйверы производительности и не заставляет излишне детализировать финансовые планы.

Учет расходов на персонал

Фактические данные о расходах на персонал могут, как импортироваться из систем первичного учета (систем управления автотранспортом, системы контрактов и т.п.), так и вводиться напрямую в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент». В программном продукте «ИНТАЛЕВ» автоматизируются принципы учета расходов времени как в стоимостном, так и в натуральном выражении по сотрудникам, подразделениям, сделкам (договорам) и другим аналитикам. На основе итоговых данных о трудозатратах в натуральном выражении может быть настроено автоматическое преобразование в денежные начисления и удержания по заданным алгоритмам.

Далее они появляются в общей системе бюджетирования и управленческого учета. Таким образом, данные в отчетности могут быть развернуты до первичных натуральных показателей.

Автоматический расчет заработной платы и начислений

В «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» есть возможность настройки расчета зарплаты в соответствии с гибкими схемами вознаграждения на основе первичной информации с помощью стандартного функционала.

Анализ фактических данных о расходах на персонал показывает, где содержатся набольшие отклонения от стандартных значений, а также выявляет причины узких мест: слабо механизированная (автоматизированная) деятельность на отдельно взятом участке, старое оборудование или неправильно подобранный персонал, руководство и т.п. Грамотная система драйверов ясно покажет на значительные отклонения фактических и нормативных показателей.

Оптимизация и регламентация процессов

Успех и конкурентоспособность логистических и транспортных предприятий зависит от эффективности и управляемости бизнес-процессов. Выросшие из кладовщиков и перевозчиков, сейчас лидеры отрасли становятся полноценными 3PL и даже 4PL-операторами. Добиться стабильности в качестве услуг, учитывая большое количество заказчиков и участников транспортно-логистической цепочки, можно через стандартизацию и оптимизацию бизнес-процессов, которые могут масштабироваться и видоизменяться в зависимости от требований окружающей среды и нужд компании.

Стандартизация процессов

Высокая эффективность работы предприятия вне зависимости от корпоративной культуры или территориального расположения и других причин обеспечивается за счет регламентированных стандартов и положений о принципах работы компании.

Принципы и стандарты, содержащиеся в регламентах, ложатся в основу при автоматизации процессов деятельности компании. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет автоматизировать процесс любого уровня детализации: от деятельности отдельного сотрудника до комплексной работы всего холдинга. Каждый бизнес-процесс имеет свои критерии эффективности. Таким образом, контролируется полное соблюдение общекорпоративных стандартов, так как благодаря автоматизированным бизнес-процессам сотрудники не могут работать никак иначе.

Кроме того, бизнес-процессы не существуют отдельно, а интегрированы с учетной и финансовой системой в единой автоматизированной среде.

Устранение влияния человеческого фактора

Человеческий фактор означает возможное невыполнение задач в срок и надлежащим образом. В случае с компьютером такой проблемы нет – он надежно и четко выполняет поставленные ему задачи. Поэтому решением может быть перекладывание максимального количества рутинных операций с человека на машину. Сейчас многие задачи офисных работников могут выполняться автоматизированными системами с высоким интеллектом.

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» имеет весь необходимый функционал, чтобы компании могли самостоятельно настраивать требуемую логику исполнения бизнес-процессов и запускать их. Автоматизированная система может самостоятельно осуществлять регламентированные действия за человека, обрабатывать и рассчитывать данные пересылать информацию последующим исполнителям. А более творческая работа, которая не может выполняться компьютером, останется за человеком.

Оптимизация бизнес-процессов

Для оптимизации бизнес-процесса необходимо сначала понять текущую логику его выполнения, а также что в ней нужно поменять. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» поможет описать правильную логику реализации бизнес-процесса. При автоматизации бизнес-процесса правильным будет исключение дублирования функций, упрощение сложных операций и автоматизация шаблонных действий.

Существенная оптимизация заключается в распараллеливании задач вместо прежнего последовательного их выполнения. Например, это сокращает сроки согласования и утверждения документов: заявок, контрактов и т.п.

Из программы можно, к примеру, выгрузить полноценный список должностных инструкций в виде конкретных действий в системе, выполняемых тем или иным сотрудником.

Оптимизация бизнес-процессов на практике

Жесткие условия современной конкуренции глобальных рынков с информационным обменом в режиме онлайн ставят перед компаниями задачу быть гибкими. Автоматизированные бизнес-процессы в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» вместо корпоративных стандартов на бумаге делают компанию гибче и позволяют ей меняться намного быстрее. Достаточно внести необходимые изменения в систему, и сразу же после этого, все территориально распределенные филиалы и дочерние компании могут начать работу по новым стандартам.

В дополнение «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» предлагает внутренние механизмы оптимизации процессов. В системе накапливаются статистические данные о выполнении бизнес-процесса по различным аналитикам. Удобные инструменты анализа дают возможность оценить как отдельно взятые действия, сотрудников, подразделения, так и процессов в целом по различным качественным, количественным, временным или стоимостным показателям. На основе этой статистики можно определить узкие места в процессах и получить базу для их оптимизации.

Автоматизация для системы управления качеством

Для компаний, которые пользуются системой управления качеством ISO 9000, в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» можно описать процессы, собрать реальные статистические данные о их выполнении для целей внутреннего и внешнего аудита системы менеджмента качества (СМК).

Читайте подробнее об автоматизации бизнес-процессов.

Управленческий учет и отчетность

Индивидуальная отчетность для каждого пользователя единой базы

Руководство служб, подразделений, ЦФО, проектов заинтересовано в получении финансирования для своей деятельности. Коммерческая служба ответственна за дебиторскую задолженность и доходы.

Для финансовой службы важно выполнение сводного бюджета (плана на год) и минимизация/отсутствие кассовых разрывов.

Для высшего руководства, владельцев, акционеров и инвесторов интересны рентабельность всего бизнеса, управление стоимостью компании, портфель проектов и чистый денежный поток от него.

Часто и заказчики просят подготовить для них специфическую управленческую отчетность. Такая отчетность может готовиться как внутренними сотрудниками, так и непосредственно в системе самими заказчиками, при условии, что им будет предоставлен ограниченный доступ.

При этом каждый из этих отчетов должен давать пользователю ответ на вопрос, в чем причина отклонений и невыполнения плана.

Один из вариантов – настроить несколько контуров в системах операционного управления для разных задач. Однако, в этом случае сложность заключается в синхронизации данных между ними. Удобнее всего, если любая отчетность для любых служб формируется в одной системе управления. Функционал «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» предусматривает возможность загрузки данных из внешних систем, ведения первичного учета, планирования, формирование любых управленческих отчетов и проведения бизнес-анализ.

Эффективность под контролем

Однако только лишь финансовая отчетность не дает ответа на вопрос, от каких действий сотрудников зависит общий результат бизнеса. Необходимо видеть связь между ежедневными и еженедельными нормами деятельности и итоговыми результатами не только всей деятельности конкретного сотрудника, подразделения, бизнес-единицы.

Концепция подразумевает увязывание в единую систему, ориентированную на результат, расхода бюджета и достижение целей компании, выполнение работниками своих задач. «ИНТАЛЕВ» выявляет факторы, влияющие на реализацию стратегии, разрабатывает ключевые показатели эффективности для них и детализируют их для каждого сотрудника. Читайте подробнее об этой методологии по ссылке.

Контроль достоверности и полноты отчетов

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» включает в себя мощные механизмы внутреннего контроля, благодаря которым сформированную отчетность можно проверить по разным параметрам и удостовериться в ее корректности.

Гибкая отчетность без кодирования

Одна и та же отчетность может быть потребована разными пользователями системы в разном виде, поэтому часто требуется разработать несколько разных форм отчетов для разных категорий пользователей (для совета директоров, для финансовой службы, для менеджеров). Зачастую такие требования очень сложно предсказать. Поэтому необходим инструмент, который позволит быстро разрабатывать и трансформировать отчетность.

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет настраивать запрашиваемый отчет без привлечения программистов: выбрать вид (диаграмма, кросс-таблица, список), сортировку и группировки, условное форматирование, и т.п. А также система позволяет развернуть отчет вплоть до первичных документов.

Отчетность по Международным стандартам финансовой отчетности

Все больше компаний переходит полностью или частично на ведение управленческой отчетности по МСФО. В программном продукте «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» управленческий учет по МСФО может вестись с минимальными трудозатратами. В результате компания имеет понятную отчетность, которую может предоставить инвесторам и кредиторам без дополнительных трансформаций.

В случае, если компании необходима управленческая отчетность по собственным корпоративным стандартам, отличающимся от МСФО, в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» предусмотрена возможность параллельного ведения учета по нескольким стандартам. При этом массив данных, из которых формируются все виды отчетности, может быть общим.