Для отримання акредитації при Міністерстві закордонних справ України акредитуючі установи мають надати до Департаменту державного протоколу такі документи:

1. Нота з проханням акредитувати новоприбулого співробітника та членів сім’ї (у разі якщо члени сім’ї перебуватимуть разом зі співробітником). Зразок №1. Вербальна нота з проханням акредитувати новоприбулого співробітника та членів його сім’ї надсилається до Департаменту державного протоколу МЗС України не пізніше ніж через три робочі дні після перетину ними державного кордону України.

2. Дійсний паспорт з візою (якщо інше не передбачено чинним законодавством та міжнародними договорами України) та відміткою про перетин кордону України.

3. Копії сторінок паспорта з (копії засвідчуються печаткою дипломатичної місії):

-       персональними даними;

-       строком дії;

-       акредитаційним записом (за наявності);

-       візою (якщо інше не передбачено чинним законодавством та міжнародними договорами України);

-       відміткою про перетин кордону.

4. Заповнена та засвідчена підписом керівника та печаткою акредитуючої установи реєстраційна анкета члена дипломатичного персоналу або анкета члена адміністративно-технічного персоналу з вклеєною фотокарткою.

Анкета заповнюється залежно від посади: для дипломатичних співробітників, адміністративно-технічного персоналу, консульських працівників.

Дані членів сімей, якщо вони перебуватимуть разом зі співробітником місії, зазначаються у відповідних розділах анкети.

5. Електронне кольорове фото новоприбулого співробітника (та членів сім’ї, якщо вони перебуватимуть разом зі співробітником місії) у форматі JPЕG (надсилається на електронну адресу Департаменту державного протоколу МЗС України accreditation@mfa.gov.ua Розмір фото не повинен перевищувати 300 Кб).

6. У разі різних прізвищ співробітника та членів сімей - копія свідоцтва про шлюб, копія свідоцтва про народження, завірені акредитуючою установою, та переклад українською мовою.

7. Копія контракту (подають тільки міжнародні організації та представництва міжнародних організацій, інші іноземні організації, якщо це передбачено міжнародними договорами України, на додаток до документів, зазначених у пп.1-6). У контракті мають бути чітко зазначені термін дії контракту та статус співробітника.

8. Посол іноземної держави в Україні за сумісництвом подає документи, визначені в пп. 1-6 цього розділу безпосередньо до Департаменту державного протоколу під час приїзду до Києва з метою вручення копій вірчих грамот в МЗС України.

Строк акредитації продовжується на підставі вербальної ноти акредитуючої установи. Зразок №2.

Разом з вербальною нотою до Департаменту державного протоколу подаються:

1. Акредитаційна картка, термін дії якої закінчується.
2. Паспортний документ.
3. Засвідчена печаткою акредитуючої установи копія паспорту.
4. Електронне кольорове фото заявника у форматі JPЕG (надсилається на електронну адресу Департаменту державного протоколу МЗС України accreditation@mfa.gov.ua Розмір фото не повинен перевищувати 300 Кб).

Акредитуючі установи подають документи для продовження акредитації за 14 календарних днів до закінчення строку дії акредитаційної картки.

Для відновлення акредитаційної картки, що була пошкоджена, акредитуючі установи мають надати до Департаменту державного протоколу МЗС України такі документи:

1. Нота з проханням відновити пошкоджену акредитаційну картку. Зразок №3.
2. Засвідчена печаткою акредитуючої установи копія паспорту.
3. Електронне кольорове фото заявника у форматі JPЕG (надсилається на електронну адресу Департаменту державного протоколу МЗС України accreditation@mfa.gov.ua Розмір фото не повинен перевищувати 300 Кб).
4. Разом з нотою до МЗС України надсилається пошкоджена акредитаційна картка.

Розгляд документів щодо відновлення картки здійснюється на загальних підставах у визначені терміни для оформлення акредитаційних карток (див. пункт «Як подати документи»).

Для відновлення картки у зв’язку з її втратою акредитуючі установи мають надати до Департаменту державного протоколу МЗС України такі документи:

1. Нота з повідомленням про втрату (викрадення) картки та проханням відновити втрачену (викрадену) картку. Зразок №4.
2. Засвідчена печаткою акредитуючої установи копія паспорту.
3. Довідка з поліції щодо звернення про втрату (викрадення) картки (довідка має бути оформлена на бланку дільниці поліції, куди звертались з повідомленням про втрату (викрадення), скріплена печаткою та підписана керівником відділення дільниці).
4. Копія втраченої акредитаційної картки (за наявності).
5. Електронне кольорове фото заявника у форматі JPЕG (надсилається на електронну адресу Департаменту державного протоколу МЗС України accreditation@mfa.gov.ua Розмір фото не повинен перевищувати 300 Кб).

Розгляд документів щодо відновлення картки здійснюється на загальних підставах у визначені терміни для оформлення акредитаційних карток (див. пункт «Як подати документи»).