Девелопмент и строительство

Сметы и контролирование рентабельности

Успешность проекта зависит от двух вещей: 1) точность составленной сметы, 2) эффективное управление рисками и сроками строительства.

Сметы объектов могут составляться на основе ресурсных планов: механизмы и машины, материальные ресурсы, трудозатраты, субподряд и т.п. расходы. Такие сметы могут быть как введены напрямую в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», так и загружены из используемых сметных программ. Кроме того, сметы могут быть статическими, или связаны с календарным планом работ, его этапами и задачами.

Построение моделей и отбор проектов

Самым важным управленческим решением девелопера является выбор тех проектов, которые принесут компании прибыль. Рентабельность может рассчитываться для множества проектов, но в работу будут запущены лишь некоторые из них.

Строительство и девелопмент объекта недвижимости долгосрочный проект, длящийся иногда годами. Каждый проект является значительной инвестицией, которая требует тщательного управления. На первом этапе важно правильно оценить потенциальные доходы и расходы, а также рассчитать финансовые потоки по проекту. Кроме того, для девелоперских компаний существенным преимуществом является наличие системы управления инвестиционной деятельностью. Настроенные в программе шаблоны для предварительных типовых расчетов облегчает аналитикам отбор оптимальных объектов и сокращает трудозатраты ответственных специалистов.

Первоначальная оценка проекта и управление сметами

Система управления проектами может быть полностью интегрирована с системой управления финансами в программном продукте «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент». Продукт позволяет автоматизировать все стадии проекта, начиная с финансового моделирования ключевых параметров. После принятия решения о запуске проекта формируется календарный график работ с указанием необходимых ресурсов и их стоимостей и количества.  Кроме того, возможно формирование графика подписания актов выполненных работ (признания доходов) по проекту.

Настраивается автоматическое попадание стоимости ресурсов в систему бюджетирования, что и формирует бюджет производственных (прямых) расходов. Такой метод планирования называется объемно-календарным с результатами, выраженными как в денежном, так и натуральном виде.

Библиотека нормативов, шаблонов, проектных рисков

В случае если организация занимается подрядными работами, она может использовать свою историю смет и библиотеку расценок для расчета цены контракта. Бизнес-процессы подготовки, согласования и передачи смет заказчикам настраиваются таким образом, чтобы учитывались все требования сторон, а также анализировались риски, и удобно было контролировать конкурсные сроки.

До того, как компания согласится реализовать тот или иной заказ (проект), все прямые расходы по проекту должны быть тщательно проанализированы. Для экономии времени полезно создание шаблонов для типовых заказов, учитывающие актуальные нормы расходов по ним. Конечно, уникальные проекты невозможно стандартизировать под созданный шаблон. Однако любой уникальный проект все же может содержать некоторые типовые этапы, работы, оборудование, и т.п. Использование даже нескольких отдельных типовых шаблонов позволит существенно сократить трудозатраты коммерческой или сметной службы, а также повысить точность подготавливаемых смет. Далее возможна детализации и уточнение планов и смет. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет вести нормативы операций для этапов, оборудования и других ресурсов, работ, а также типовые шаблоны заказов (проектов). Зачастую обоснованность отдельно взятой сметы можно оценить, только имея нормативную смету как базу для сравнения.

Информация о плановых данных может, как загружаться сразу в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», так и автоматически подтягиваться из сметных программ. Допускается использование нормативных, сметных, внутрикорпоративных и любых других расценок на единицу готового продукта или ресурса.

Доходная часть бюджета проекта планируется не менее тщательно.

Интегрирование с оперативным учетом

Для контроля рентабельности фактические данные могут загружаться в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» из бухгалтерского и оперативного учета (например, из актов и накладных). В случае необходимости в управленческом контуре они могут дополняться управленческими данными. Для примера: внутренний отдел технического надзора выпускает акты, в которых отражается физический объем выполненных и принятых работ. Так, данные в бухгалтерском и управленческом контуре могут быть различны, например, в части сумм (объемов), сроков признания расходов и доходов. В группе компаний часто существуют внутренние акты о выполнении работ между отдельными подразделениями, юридическими лицами, а также используются внутренние (трансфертные) цены.

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет получить такую отчетность, в которой видны план-фактные отклонения, а также можно выявить их причины.

Нормирование и процессный подход для контроля и предотвращения превышения смет

Процессный подход, поставленный на этапе заключения договора и требования-списания материалов и ресурсов, позволяет избежать отклонений от бюджета. На этом этапе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» автоматически устанавливает лимиты на запрошенные позиции, сверяя общую смету с заранее выбранным объемом и контролирует, чтобы договор покупки (подряда) или количество выданных ресурсов превышали данные, указанные в смете.

Контроль может вестись как в денежном, так и в натуральном выражении, а также в обоих выражениях сразу. Однако, учитывая, что отклонения все же возможны, в процесс встраивается дополнительная ветка согласования, по которой решение может принять только определенное полномочное лицо.

Сроки строительных работ

Для успеха строительного объекта крайне важно сдать его в срок. Просрочки означают для строителей дополнительные расходы по объекту, выплату дополнительных процентов по кредитам, и возможные штрафные санкции со стороны клиента-заказчика.

Управление полным жизненным циклом проектов

Для того, чтобы при реализации проекта не было просрочек, управление сроками должно проходить такие этапы цикла: планирование → оперативный контроль → корректировка сроков. Каждый из этих этапов должен быть выражен в формализованном процессе. Необходимо, чтобы сроки, заложенные в системе, не были далеки от реальности (например, не допускается ввода с опозданием и без привязки к первичным документам). Они должны основываться и формироваться от конкретных хозяйственных операций.

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет планировать в финансовом и натуральном выражениях.

Привязка бюджетов расходов и выплат к графику работ

Увязывание графика работ с бюджетами помогает автоматически пересчитывать финансовые показатели компании, как только случается сдвиг сроков в выполнении задач. Кроме того, фиксированный финансовый план дает базу для возможной оптимизации задачи выполнения проекта.

Для ресурсного планирования в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» формируется календарный план проекта (задача/этап, физический объем работ, распределение работ по периодам и график предъявления доходов). Таким образом, на базе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» создается и автоматизируется единая комплексная система управления финансами и проектами.

Полное отображение всех отклонений

Необходимо обеспечить своевременные и бесперебойные поставки материалов и сырья для строительства, соблюдение сроков передачи объекта заказчику, организовать слаженную работу всех подразделений. Для этого оперативные плановые и фактические данные о состоянии строительства должны быть интегрированы с финансовым контуром. Это реализовывается в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».

Менеджер в любой момент времени имеет доступ к актуальным данным о состоянии проекта, которые он при необходимости может детализировать ее до первичных документов.

Бизнес-процессы и документооборот

Объем документации по каждому проекту очень велик: разрешительная и проектная документация, техническая и исполнительная, договоры, сметы, акты, деловая переписка, и т.д. Важно иметь удобный инструмент для управления потоком документов и архив, который обеспечивает легкий доступ ко всем документам по проекту.

Электронные документы вместо бумажных

Электронный документооборот внедряется компаниями для того, чтобы поддерживать порядок при использовании и хранении документов, свести риски потери документов к минимуму, а также сократить трудозатраты.

Электронный архив – надежное хранилище данных, в котором есть возможность настроить индивидуальный доступ к различным документам, и тем самым предотвратить утечки важной коммерческой информации.

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» реализует подход к автоматизации документооборота от процесса, а не от документа. Так как документы всегда отражают факт реализации определенного события в рамках какого-либо бизнес-процесса, то логично строить систему документооборота именно от процессов. Однако документ также может быть в системе центром управления. Система позволяет также создавать реестр договоров и соглашений, а также спецификаций к ним.

Подход не «от документа», а «от процесса»

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» обеспечивает не только централизованное хранение, но и полный цикл работы с любыми видами документов. На основе содержащихся в документах формализованных данных автоматизируются бизнес-процессы: сразу после заключения договора автоматически запускается процесс контроля его исполнения с учетом всех условий и спецификаций; размещение актов в архиве ставит задачу проверить работу технической службе, а бухгалтерии – учесть и сверить с контрагентом, и т.д. Кроме того, настраивается персональная ответственность за отдельный документ и работу с ним.

Упорядоченная работа всех подразделений и служб на общий результат

Система позволяет упорядочить и увязать работу всех сотрудников и подразделений на общий результат, при этом все данные автоматически передаются во все заинтересованные отделы в тот момент, когда она появляется в системе и передается далее согласно прописанным бизнес-процессам. Это обеспечивается процессным подходом, лежащим в основе системы и мощным заложенным в ней функционалом.

На выходе компания получает весь пакет необходимых документов для управления проектом: календарный план выполнения работ, график потребности в сырье, материалах, график движения денежных средств, формирование расходов и доходов, капитализация затрат, отчеты IRR, NPV и другие.

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет настроить автоматический запуск бизнес-процессов для регулярного пересчета смет и пересмотра графиков в долгосрочных проектах.

Привлечение сотрудников в процессы вне зависимости от подрядчиков и удаленности площадок

Для холдингов актуальной задачей является вовлечение собственных подрядчиков в единую систему, вне зависимости от их места расположения. Кроме того, важно перенести систему непосредственно на строительные объекты (встраивание в систему строительных площадок, складов, и т.п.), где используются ресурсы, которые необходимо контролировать. Такой оперативный контроль минимизирует злоупотребления материалами и трудозатраты.

В «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» возможна настройка, как порядка обработки документов, так и порядка выполнения работ.

Отчетность для руководства, акционеров и инвесторов

Индивидуальная отчетность для каждого пользователя единой базы

Руководство служб, подразделений, ЦФО, проектов заинтересовано в получении финансирования для своей деятельности. Коммерческая служба ответственна за дебиторскую задолженность и доходы.

Для финансовой службы важно выполнение сводного бюджета (плана на год) и минимизация/отсутствие кассовых разрывов.

Для высшего руководства, владельцев, акционеров и инвесторов интересны рентабельность всего бизнеса, управление стоимостью компании, портфель проектов и чистый денежный поток от него.

Часто и заказчики просят подготовить для них специфическую управленческую отчетность. Такая отчетность может готовиться как внутренними сотрудниками, так и непосредственно в системе самими заказчиками, при условии, что им будет предоставлен ограниченный доступ.

При этом каждый из этих отчетов должен давать пользователю ответ на вопрос, в чем причина отклонений и невыполнения плана.

Один из вариантов – настроить несколько контуров в системах операционного управления для разных задач. Однако, в этом случае сложность заключается в синхронизации данных между ними. Удобнее всего, если любая отчетность для любых служб формируется в одной системе управления. Функционал «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» предусматривает возможность загрузки данных из внешних систем, ведения первичного учета, планирования, формирование любых управленческих отчетов и проведения бизнес-анализ.

Эффективность под контролем

Однако только лишь финансовая отчетность не дает ответа на вопрос, от каких действий сотрудников зависит общий результат бизнеса. Необходимо видеть связь между ежедневными и еженедельными нормами деятельности и итоговыми результатами не только всей деятельности конкретного сотрудника, подразделения, бизнес-единицы.

Концепция подразумевает увязывание в единую систему, ориентированную на результат, расхода бюджета и достижение целей компании, выполнение работниками своих задач. «ИНТАЛЕВ» выявляет факторы, влияющие на реализацию стратегии, разрабатывает ключевые показатели эффективности для них и детализируют их для каждого сотрудника.

Контроль достоверности и полноты отчетов

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» включает в себя мощные механизмы внутреннего контроля, благодаря которым сформированную отчетность можно проверить по разным параметрам и удостовериться в ее корректности.

Гибкая отчетность без кодирования

Одна и та же отчетность может быть потребована разными пользователями системы в разном виде, поэтому часто требуется разработать несколько разных форм отчетов для разных категорий пользователей (для совета директоров, для финансовой службы, для менеджеров). Зачастую такие требования очень сложно предсказать. Поэтому необходим инструмент, который позволит быстро разрабатывать и трансформировать отчетность.

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет настраивать запрашиваемый отчет без привлечения программистов: выбрать вид (диаграмма, кросс-таблица, список), сортировку и группировки, условное форматирование, и т.п. А также система позволяет развернуть отчет вплоть до первичных документов.

Отчетность по Международным стандартам финансовой отчетности

Все больше компаний переходит полностью или частично на ведение управленческой отчетности по МСФО. В программном продукте «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» управленческий учет по МСФО может вестись с минимальными трудозатратами. В результате компания имеет понятную отчетность, которую может предоставить инвесторам и кредиторам без дополнительных трансформаций.

В случае, если компании необходима управленческая отчетность по собственным корпоративным стандартам, отличающимся от МСФО, в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» предусмотрена возможность параллельного ведения учета по нескольким стандартам. При этом массив данных, из которых формируются все виды отчетности, может быть общим.