1. Если деятельность Вашей компании связана с продажами или обслуживанием клиентов в сфере В2В, если Вы или Ваши менеджеры по продажам для организации работы с клиентами используют записные книжки, таблицы Exel или что-то подобное, если внедрение CRM Вам кажется дорогим и сложным мероприятием, то система SuccessCRM предназначена именно для Вас.
2. SuccessCRM является полнофункциональной, масштабируемой CRM системой В2В и обеспечит Вашему бизнесу следующие преимущества:
   • Ведение централизованной базы всех клиентов, мероприятий, сделок и поступлений от них. Если от Вас уходит менеджер, Ваши клиенты и открытые сделки не провиснут!
   • Удобный для менеджеров по продажам алгоритм работы, система планирования мероприятий, «напоминалок», справочная информация из архива по сделкам и клиентам не вызовут внутреннего сопротивления нововведениям. SuccessCRM быстро станет необходимым помощником менеджера по продажам. Постой и интуитивно понятный интерфейс, ничего лишнего, и в то же время ничто основное не упущено. SuccessCRM создана с учетом реального опыта организации и работы отдела продаж В2В.
   • Вся информация о клиентах и сделках находится непосредственно у Вас и под Вашим контролем. Она надежно защищена и зашифрована, и даже похищение файла базы данных ничего не даст злоумышленнику.
   • Только простая систематизация работы отдела продаж, осуществляемая при помощи SuccessCRM, даст Вам увеличение прибыли в первые же недели.
   • Анализ продаж, выполняемый по мере накопления данных стандартными инструментами SuccessCRM, наглядно даст Вам представление о тенденциях на рынке, о слабых и сильных сторонах каждого менеджера-продажника, об изменениях в конверсии продаж, позволит оперативно делать выводы о причинах этих изменений и вносить коррективы в работу.
3. SuccessCRM не требует сложной установки. Для ее обслуживания не нужен системный администратор или администратор баз данных.
4. SuccessCRM выполнена в архитектуре MS Access и ее код может быть легко доработан под Ваши специфические задачи. При этом предустановка MS Office для работы SuccessCRM не требуется.

SuccessCRM предназначена для организации работы отдела продаж или обслуживания клиентов сектора В2В.

Основными единицами логики SuccessCRM являются Менеджеры (сотрудники отдела продаж), Контрагенты (клиенты), Сделки (задачи), Мероприятия (подзадачи), и Счета.

Сделка открывается Менеджером на Контрагента, в процессе совершения Сделки Менеджером планируются и осуществляются Мероприятия, а также фиксируется продвижение Сделки по воронке продаж.

На последнем этапе успешно продвигающейся Сделки Контрагенту формируется и выставляется Счет. При поступлении средств (оплате Счета), сделка закрывается с признаком «успех». Менеджер может закрыть сделку с признаком «неудача», выбрав из списка причину неудачи.

Все действия документируются и сохраняются в центральной базе данных и служат для оперативного контроля работы и последующего анализа.

Система SuccessCRM предусматривает авторизацию пользователей, при этом авторизированный пользователь может работать на любом из рабочих мест системы, и менять его в любое время. Также система предусматривает три уровня прав пользователя:

1. менеджер по продажам
2. менеджер по продажам – администратор
3. руководитель – администратор

Наличие в системе одновременно всех трех категорий необязательно.

1. Интерфейс Менеджера включает в себя четыре формы: Контрагенты, Сделки, Мероприятия, Счета. Менеджер через форму Контрагенты может заносить в систему новых потенциальных клиентов, редактировать и добавлять данные о них, просматривать данные обо всех Контрагентах, имеющихся в системе, в том числе историю сделок. Через формы Сделки, Мероприятия, Счета Менеджер формирует свои задачи по выбранному Контрагенту. С помощью этих форм Менеджер может работать только со своими Сделками, Мероприятиями, и Счетами. Удаление данных не разрешено.
2. В интерфейс администратора, кроме перечисленных форм, предназначенных для работы менеджера по продажам, добавлены следующие функции:
   • управление Менеджерами: добавление, назначение паролей, назначение прав администратора, вывод Менеджера из активных пользователей системы (при увольнении)
   • предустановки списков: предлагаемых продуктов, статуса Клиента, юрлиц-выставителей Счетов (в случае, если отдел продаж обслуживает несколько фирм или СПД), причин отказа и т.п.
   • оперативный контроль за открытыми Сделками, выставленными Счетами, движения по воронке продаж, поступлений денежных средств и т.п.
   • переназначение открытых Сделок на нового Менеджера
   • построения аналитических графиков и отчетов в разрезах различных характеристик Клиентов (секторов, активности и др.), Менеджеров, предлагаемых продуктов; анализ результирующих и опережающих показателей
   • обслуживание базы данных: резервное копирование, целостность, экспорт данных
3. Интерфейс руководителя такой же, как и у менеджера-администратора, но при использовании четырех рабочих форм Контрагенты, Сделки, Мероприятия, Счета доступ предоставляется к записям всех других Менеджеров.

SuccessCRM является условно-бесплатной программой. В испытательном режиме программа работает без каких-либо функциональных ограничений, испытательный срок устанавливается в 3 месяца со дня успешного завершения (!) первой сделки. После этого каждая копия пользовательского интерфейса должна быть зарегистрирована.

Действие лицензии не ограничено во времени и распространяется на одну рабочую станцию (компьютер). Использование еще одной копии программы SuccessCRM на другом компьютере требует отдельной лицензии. Таким образом, лицензированию подлежит каждое рабочее место пользователя SuccessCRM.

Стоимость лицензии одного рабочего места SuccessCRM составляет 999 грн. без НДС. Обладатель лицензии получает бесплатную годичную подписку на обновления системы.

SuccessCRM является двухкомпонентной системой и включает централизованную базу данных ( CRM_be.accdb ) и интерфейс пользователя ( SuccessCRM.accde ). Интерфейс взаимодействует с базой данных по модели «файл-сервер». Другими словами, поместив файл базы данных в доступную локальной сети папку, мы обеспечиваем одновременную работу с ним множества пользователей локальной сети. При этом на каждой рабочей станции сети должен быть установлен интерфейс пользователя.

Оба компонента SuccessCRM могут быть также установлены на одном и том же компьютере.

Требования к системе, на которой будет установлена база данных, минимальны, если число одновременно работающих пользователей не превышает 10-12. Это ограничение не является пределом возможностей SuccessCRM, оно налагается реализациями ОС Windows, отличными от Windows NT и Windows Server, и связано с ограничением числа одновременных подключений к файл-серверу, работающему под управлением этих ОС. Поэтому, если число одновременных подключений превысит этот предел, файл-сервер должен быть поднят на компьютере с ОС Windows NT или Windows Server. Возможен также перевод SuccessCRM в архитектуру «клиент-сервер» с использованием базы данных MS SQL или MySQL.

Требования к рабочей станции пользователя:

• Windows XP SP3 с установленным MS Access 2010, входящим в состав MS Office 2010.
• Windows 7 или Windows Vista SP1. В этом случае установка MS Office не требуется, достаточно установить бесплатное приложение Access Runtime http://www.microsoft.com/ru-ru/download/details.aspx?id=1091.

Дистрибутив SuccessCRM включает в себя:

• папку Backup. Папка пуста и предназначена для хранения в будущем архивных копий базы данных
• папку Docs ( документация по SuccessCRM )
• папку R. Папка содержит файл CRM_be.accdb (база данных), файл Счет.docx (пример счета клиенту, которой можно сформировать в среде SuccessCRM, папки Договора и Счета (обе пустые), предназначенные для хранения соответствующих документов.

На компьютере, выбранном в качестве файл-сервера, необходимо создать папку, в которой будет храниться база данных. В эту папку необходимо скопировать все содержимое папки R из дистрибутива и открыть эту папку для общего доступа. Предоставление общего доступа – достаточно простая процедура, она подробно описана во многих руководствах, help-файлах Windows и интернет-форумах, мы не будем уделять ей внимание. Отметим лишь, что простой общий беспарольный доступ вполне достаточен, так как каждый пользователь SuccessCRM имеет свои права доступа, устанавливаемые в дальнейшем администратором SuccessCRM, а сам файл базы данных защищен шифром.

Клиент (интерфейс пользователя) может быть установлен на тот же компьютер, что и файл-сервер, или на любой другой, который находится в локальной сети и способен увидеть папку, содержащую базу данных CRM_be.accdb. Установка клиентской части SuccessCRM заключается в копировании из дистрибутива файла SuccessCRM.accde в любое удобное Вам место на диске. Сюда же должна быть скопирована пока что пустая папка Backup.

1. Связывание клиента с базой данных выполняется созданием на компьютере клиента сетевого диска с фиксированной буквой R, привязанного к сетевому размещению базы данных. Для этого нажимаем кнопку Пуск на панели инструментов Windows, выбираем вкладку Компьютер, далее (через вкладку Сервис в случае Windows XP или непосредственно для Windows 7) Подключить сетевой диск и в появившемся окне «Подключение сетевого диска» выбираем букву диска R и находим папку, содержащую файл базы данных CRM_be.accdb. Выбираем ее, устанавливаем флажок «Восстанавливать при входе в систему».
2. Для корректной работы модуля отчетности и аналитики SuccessCRM понадобится произвести настройку краткого формата даты. Для этого:
   Пуск --> Панель управления --> Язык и региональные стандарты. В формате даты и времени для краткой даты выбираем yyyy-MM-dd, не забываем нажать кнопку ОК, чтобы сохранить изменения.
3. Чтобы при работе SuccessCRM не получать от среды выполнения MS Access ненужные сообщения и запросы на подтверждение, желательно произвести настройку MS Access: запускаем MS Access --> Файл --> Параметры --> Параметры клиента. Найти блок Редактирование и в нем группу подтверждение, снять галочку запросов на изменение. Также найти блок Дополнительно и в группе Режим открытия по умолчанию установить флажок монопольный доступ.

При подключении нового рабочего места (клиента) к системе, на новом компьютере нужно выполнить только пункт IV.

При запуске клиент SuccessCRM.accde требует ввод пароля («Введите пароль базы данных»). Первичный пароль – SuccessCRM. В дальнейшем Вы можете его изменить, но здесь важно понимать, что этот пароль служит лишь дополнительной защитой Вашего интерфейса, поэтому без особого риска его можно оставить без изменений. При первом успешном вводе пароля Вы, скорее всего, увидите окно извещения системы безопасности Microsoft Access. Нажмите кнопку Открыть. В дальнейшем, если это окно Вам мешает, можно внести диск R в список надежных мест размещения файлов Access. Окно «О программе» сообщит, что программа не зарегистрирована, а также покажет номер, важный в том случае, если Вы решите в будущем ее зарегистрировать.

Для продолжения жмем кнопку Начать работу, и получаем приглашение авторизоваться

Так как база данных еще пуста, и в нее не занесены учетные данные менеджеров, в данном случае будет работать имя Admin и такой же ключ – Admin. Когда будет создана хотя бы одна учетная запись администратора (администраторов может быть несколько), эти имя и ключ перестанут работать (по крайней мере до тех пор, пока Вы – случайно или намеренно – не удалите или не сделаете неактивными всех администраторов). Имя и ключ Admin дают возможность произвести только одно установочное действие – ввести учетные записи менеджеров отдела продаж (в дальнейшем администратор системы сможет эти записи добавлять или изменять по своему усмотрению):

Вводим имя (Name), пароль (Password), и назначаем пользователю привилегии – администратора (Admin = yes) и активного участника (если Active = no, менеджер будет выведен из системы – его история сохраняется, но он уже не сможет войти в SuccessCRM со своими учетными данными).

Обратим внимание, что в систему может быть занесен особенный пользователь с фиксированным именем Superuser. В то время как обычный пользователь, в том числе и администратор, при выполнении текущей работы по отделу продаж имеет доступ только к собственным записям своих сделок, мероприятий, и выставленных счетов, пользователь Superuser имеет доступ ко всем записям.

Создав первичную таблицу менеджеров, нужно закрыть форму ( х в верхнем правом углу окна формы) и выйти из приложения SuccessCRM ( х в верхнем правом углу окна приложения)

Теперь, при входе в приложение с учетными данными любого из пользователей, система полностью готова к решению непосредственных задач отдела продаж.

При авторизации в системе пользователя, обладающего административными правами, он получает дополнительную панель Администрирование, включающую три блока функций – Настройки и управление, База данных и Отчеты и аналитика.

Блок задач Настройки в форме Настройки и управление дает возможность переопределить или добавить записи в список учетных данных Менеджеров (что дает им право авторизоваться в системе) и в списках Продукты, Счета и др., которые используются для характеристик Контрагентов, закрытии Сделок и формировании Счетов. Ниже приведена форма Источник Контрагентов и Сделок.

Особенное внимание следует уделить форме Продукты

В этой таблице содержатся предлагаемые отделом продаж продукты или услуги. Данные из этой таблицы используются при формировании Счетов и затем переносятся в твердую копию счета – документ Word. Кроме того, эти данные используются для анализа продаж. Поэтому понятно, что здесь нет нужды в занесении и подробном описании абсолютно всех товарных позиций во всем их разнообразии. Достаточно указать общие характеристики – иногда даже целой группы товаров, а необходимые уточнения при необходимости вносить в файл выставляемого счета. Иначе таблица грозит разрастись до гигантских размеров, выбор из нее товара потребует затрат времени и внимания, а анализ будет затруднен.

Блок задач Управление представлен формой Открытые задачи (Сделки)

Форма визуализирует данные по всем незавершенным на данный момент сделкам, имеющимся в системе и предназначена для принятия решения по ним (активизация работы, закрытие с признаком неудачи), а также переназначения Менеджера задачи, что бывает чрезвычайно актуально в случае увольнения. При переназначении Менеджера данная Сделка будет закреплена за новым Менеджером во всех используемых им инструментах.

Три задачи из группы Таблицы дают прямой и полный доступ к основным таблицам базы: Client, Task, Invoice, в которых находятся непосредственные данные по Контрагентам, Сделкам и Счетам соответственно. Эти задачи в частности, могут использоваться для экспорта данных из SuccessCRM (например в Exel) импорта или массовой загрузки.

Для корректной работы задач из блока Отчеты и аналитика требуется, чтобы системные установки краткого формата даты на компьютере пользователя соответствовали шаблону yyyy-MM-dd, в соответствии с тем, как это указано в инструкции по установке SuccessCRM. Все данные (за исключением группы Аналитика) выводятся в табличной форме, могут быть в случае необходимости экспортированы и соответствуют названиям задач. В процессе создания некоторых отчетных таблиц может быть выведено приглашение вида

Сюда нужно ввести дату начала отчетного периода. Отчет будет построен начиная с этой даты (включительно) по текущую дату (включительно).

Группа Аналитика представляет свои результаты в графическом и цифровом виде. Ниже представлены даные по воронке продаж (Leads, Prospects, Opportunities, Customers) по всем Менеджерам и всем Контрагентам (здесь же можно выбрать нужный разрез) в динамике (группировка по 7 календарным дням).

На диаграмме доходности в аналогичном разрезе показаны данные о поступлении средств от продаж и величине среднего чека Сделки.

Программное обеспечение SuccessCRM вместе с сопутствующей документацией охраняется авторскими правами.

Использование программного обеспечения SuccessCRM осуществляется в соответствии с условиями лицензионного соглашения. Запрещается скачивать или заказывать программное обеспечение, сопровождаемое или включающее в себя лицензионное соглашение, если Вы не согласны с условиями данного лицензионного соглашения.

Запрещается декомпилировать, восстанавливать структурную схему и алгоритмы работы по исходным текстам или иным образом пытаться получить исходный код программного обеспечения SuccessCRM, если лицензионное соглашение явно не разрешает Вам осуществлять данные действия.

Система SuccessCRM посталяется на условиях «как есть». Мы не предоставляем заверений или гарантий любого рода относительно данной программы или ее компонентов. Мы прямо отклоняем любые заявления и гарантии, явные или подразумеваемые, включая, но не ограничиваясь, гарантиями пригодности для продажи, пригодности для конкретной цели, ненарушении прав третьих лиц. Используя это программное обеспечение, Вы соглашаетесь, что Ваше использование составляет исключительно Ваш риск.

Не ограничиваясь вышесказанным, мы не предоставляем гарантии на то, что SuccessCRM соответствует Вашим требованиям, что SuccessCRM будет работать без перебоя, безопасно и без ошибок, что результаты, полученные при использовании SuccessCRM, будут эффективными, точными или надежными, что качество SuccessCRM будет соответствовать Вашим потребностям, что ошибки в программном обеспечении SuccessCRM будут исправлены.

SuccessCRM является защищена авторским правом и является собственностью ООО «Агентство Промышленных Новостей». Некоторая часть кода SuccessCRM предоставлена третьими лицами по соглашению с ООО «Агентство Промышленных Новостей».

OS Windows, MS Office, MS Access, Access Runtime являются зарегистрированными товарными марками корпорации Microsoft.

Данный документ является легальным соглашением между пользователем и автором. Устанавливая или используя программное обеспечение, пользователь соглашается с условиями данного лицензионного соглашения. Если пользователь не согласен с условиями данной лицензии, то пользователь не имеет права использовать или устанавливать данное программное обеспечение.

Пользователь имеет право пользоваться программным обеспечением в течение тестового периода, составляющего срок, указанный автором - 30 дней. Дополнительное использование требует регистрации. Для регистрации программного обеспечения, пожалуйста, используйте контактную информацию, предоставленную автором программного обеспечения.

Пользователь может использовать одну копию программного обеспечения только на одном компьютере. Если пользователь имеет несколько лицензий на программное обеспечение, пользователь может использовать несколько копий программного обеспечения соответствующего количеству лицензий.

Данное программное обеспечение защищено законами об авторских правах и международными соглашениями. Пользователь может создать одну копию программного обеспечения исключительно с целью резервного копирования. Пользователь не имеет права сдавать в аренду, копировать любые письменные материалы, поставляемые в комплекте с программным обеспечением. Пользователь не имеет права осуществлять обратную разработку, декомпиляцию, дизассемблирование, и/или изучение кода программного обеспечения любыми другими способами.

Пользователь согласен с использованием программного обеспечения на свой страх и риск и с тем, что программное обеспечение предоставляется по принципу "так как есть" без любых гарантий. Автор не гарантирует, что все функции и возможности программного обеспечения удовлетворяют требованиям пользователя, что функционирование программного обеспечения будет непрерывным и безошибочным. Пользователь принимает на себя всю ответственность за выбор, использование и результаты работы данного программного обеспечения.

Автор отвергает любую ответственность и все гарантии, прямые или косвенные, включая, но не ограничиваясь гарантией на программное обеспечение как на товар и на любые поставляемые с ПО печатные материалы.

Автор не будет ответственен за любые повреждения (включая, без ограничений, потерю прибыли, прерывание деловых процессов, потери информации, или любые другие потери) вызванные использованием или невозможностью использования данного программного обеспечения, даже будучи информированным о возможности данных повреждений и потерь.

КОПИРОВАНИЕ И РАСПРОСТРАНЕНИЕ

Программное обеспечение может без ограничений распространяться, храниться любым физическим лицом или организацией, при условии, что данное физическое лицо или организация полностью выполняет условия данного лицензионного соглашения.

Модификация, хранение, распространение и копирование модифицированных версий программного обеспечения запрещено.

Регистрационные коды могут быть использованы с программным обеспечением только лицом или организацией, которая приобрела соответствующую лицензию. Ни лицензия, ни регистрационные коды не могут быть переданы пользователем любому третьему лицу или организации.

Регистрационные коды не являются частью программного обеспечения и могут храниться и использоваться только лицом или организацией, которые приобрели соответствующую лицензию и полностью соблюдают ее условия. Никакое лицо или организация не вправе копировать или распространять регистрационные коды без письменного разрешения автора.

Авторские права на все регистрационные коды остается за автором, который сохраняет за собой право контролировать использование всех регистрационных кодов, переданных лицу или организации, если присутствует доказательство что, данное лицо или организация нарушает условия данного лицензионного соглашения.

СОБСТВЕННОСТЬ

Исключительным владельцем программного обеспечения является автор. Данное лицензионное соглашение не предоставляет пользователю прав собственности на программное обеспечение и не должно рассматриваться как акт передачи каких-либо прав на программное обеспечение от автора к пользователю.

ИЗМЕНЕНИЕ ЛИЦЕНЗИОННОГО СОГЛАШЕНИЯ

Любые изменения положений данного документа действительны только в случае совершения их автором.

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Все права, не указанные в данном документе явно, сохраняются за автором.