- MB2-866 – Microsoft Dynamics CRM 2011, Customization and Configuration
- MB2-867 – Microsoft Dynamics CRM 2011, Installation and Deployment
- MB2-868 – Microsoft Dynamics CRM 2011, Applications
Category Archives: Администратору
Microsoft Dynamics CRM 2011 List Component для SharePoint 2010
Компонента позволяет более удобно отображать документы в интерфейсе CRM (без включения лишних элементов дизайна SharePoint), автоматически создавать папки .
Для загрузки компоненты - http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=5283
Подробная инструкция по инсталляции компоненты - http://crmscape.blogspot.com/2010/09/ms-crm-2011-sharepoint-list-component.html
С какими версиями SharePoint работает Microsoft Dynamics CRM 2011?
Microsoft Dynamics CRM 2011 работает со следующими версиями Microsoft SharePoint:
- Microsoft SharePoint 2010 — все редакции. Включая бесплатный Foundation!
- Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007
Плюсы и минусы хранения документов CRM на SharePoint
Выбор варианта хранения документов — в виде прикрепленных файлов к объектам или в SharePoint — на самом деле не такой однозначный.
Кроме описанных ниже плюсов и минусов вам прежде надо дать ответ на следующие вопросы по хранению и работе с документами в рамках процессов CRM:
- Критична ли для вас простая синхронизация файлов с Outlook?
- Установлен ли у пользователей Microsoft SharePoint Workspaces 2010?
- Есть ли у вас готовая инфраструктура для Microsoft SharePoint 2010?
- Как много документов вы будете хранить по отношению к записям?
- Какой средний размер документов? — Обратите внимание на то что если вы хотите хранить много сканкопий документов — возможно это сильно утяжелит синхронизацию.
- Будете ли вы включать RBS на базу данных CRM?
- Есть ли у вас в организации решение по управлению документами? Если это решение не на платформе Microsoft SharePoint 2010 — возможно вам сразу надо задуматься об интеграции
Плюсы хранения документов Microsoft Dynamics CRM 2011 на Microsoft SharePoint 2010:
- Удобное редактирование документов
- Контроль версий
- Расположены в отдельной базе — разделение нагрузки на хранение
- Если на SharePoint у вас уже работает контур управления документами — вы легко можете интегрировать работу с документами в него из CRM
- Полнотекстовый поиск по документам — Word, Excel, PDF
- Уведомления об изменении файлов
- Публикация финальных версий файлов
- Утверждение финальных версий файлов
Минусы хранения документов CRM на SharePoint:
- Вы не сможете взять документы в offline в Outlook автоматически — но вы можете настроить отдельный инструмент Microsoft SharePoint Workspaces 2010
- Пользователей надо дополнительно научить еще одной системе — в принципе это небольшой набор операций. Если у вас уже внедрен SharePoint — то минус практически полностью снимается
- Отдельная настройка правил доступа к документам. Права настроенные в CRM к документам
- Усложняется процедура архивирования (backup)
Работа с документами в Microsoft Dynamics CRM 2011
Для работы с документами в Microsoft Dynamics CRM 2011 существует два подхода
- Хранить документа как вложенные файлы к записям (attach)
- Хранить документы на интегрированном с Microsoft Dynamics CRM 2011 сервере Sharepoint 2010
После подключения библиотеки документов или отдельной папки в библиотеке документов вы сможете работать с документами из интерфейса CRM формы
Первый вариант работы с файлами — вложение файла — наиболее простой. Однако он не может полностью обеспечивать цикл работы с информацией — редактирование, контроль версий. В случае активной работы с документами и другой информацией в виде файлов связанных с CRM объектами следует использовать второй вариант работы с документами — интеграцию CRM с SharePoint 2010. При использовании SharePoint в качестве хранилища документов удобный интерфейс в Microsoft Dynamics CRM 2011 позволяет пользователю быстро добавлять и изменять документы, связанные с записью. При включении контроля версий в библиотеке документов на SharePoint вы сможете не просто редактировать файлы на сервере но и отслеживать всю историю изменений, сравнивать версии Word файлов.
Для общих настроек работы с документами в CRM посредством CRM — перейдите в раздел Параметры\Управление документами
Массовое удаление
Если вам необходимо периодически очищать старые данные из CRM или удалять записи неудачного импорта — вы можете вместо поштучного удаления воспользоваться функцией массового удаления записей.
Перейти к массовому удалению вы можете двумя способами:
- Кнопка массового удаления записей находится в выпадающем меню на ленте
- Настройки массовых удалений в Параметры\Управление данными
В форме настроек массового удаление вам необходимо задать критерии отбора записей к удалению.
Далее вы указываете время запуска операции по удалению пакета данных. Если вы планируете периодически повторять удаление — вы можете настроить период повторения операции массового (пакетного) удаления записей.
Особенности импорта данных
Я хочу обратить ваше внимание на несколько особенных характеристик импорта данных:
- Вы можете подавать на импорт пакет Excel файлов в zip архиве. Все файлы в zip архиве должны быть одного типа.
- Файл импорта не должен быть более 8 мегабайт
- Желательно иметь подготовленную структуру на основе шаблонов которые генерирует сам Microsoft CRM
- Вы можете в процессе импорта создавать новые поля в CRM. Для создания доступны все типы полей кроме полей с типом lookup, currency, floating, несколько строк текста. Рекомендуется все таки сначала продумать структуру данных и при необходимости внести коррективы в структуру сущностей CRM до импорта
Общий доступ — гибкая настройка доступа к данным
При настройке системы безопасности в CRM — создании ролей с различными разрешениями — вам все равно не получится отразить все возможные ситуации и нюансы доступа. При создании ролей вы не сможете указать какие конкретно записи из все множества записей может видеть пользователь а какие нет.
Например, вам необходимо дать доступ инженеру поддержки к детальной информации по проекту клиента. По умолчанию инженер не может видеть информации по всем проектам и клиентам компании. Но по проектам где его включили в команду — должен. В Microsoft Dynamics CRM это легко делается с помощью общего доступа (Sharing records). В нашем случае менеджер проекта который ведет работу с компанией должен зайти на запись компании и предоставить доступ инженеру:
При предоставлении Общего доступа к сущности вы автоматически даете доступ ко всем дочерним элементам данной сущности. Например, если вы дали общий доступ к организации на чтение то вы также автоматически выдали право на чтение всех связанных с данной организацией дочерних элементов (задач, звонков). Данное правило действует только в том случае если пользователь имеет право на уровне пользовательского доступа (Пользователь) к дочернему типу сущностей.
Следует отметить что для того чтобы пользователь мог дать права доступа на работу с определенной сущностью должны быть выполнены два момента:
- У пользователя есть право на выдачу доступа для данной сущности
- Пользователь может выдать доступ по уровню прав не выше чем есть у него. Если у пользователя нет права на удаление данной сущности то он и не сможет выдать через Общий доступ другому пользователю такое право
Защита уровня поля
Кроме определения прав доступа на сущности и специальные функции системы вы можете определить права доступа на уровне отдельных полей сущностей (Field Level Security). Этот механизм позволяет вам определить для нескольких ролей право на редактирование сущностей — но при этом защитить ряд полей не только от редактирования но и от просмотра.
При закрытии доступа определенной роли на чтение для поля — пользователь с данной ролью при открытии формы увидит поле — но его содержимое будет заблокировано(звездочки) Несмотря на то что вы укажете какие поля в рамках определенной роли пользователь не может видеть — я также рекомендую создать для данной роли специальную редакцию формы. Это даст возможность полностью убрать присутствие данного поля с формы. Для включения защиты уровня поля вам необходимо перейти в настройки поля сущности и включить для поля защиту. После того как включена безопасность уровня поля все пользователи (кроме администратора) теряют доступ к этому полю. Для того чтобы определенные роли опять получили доступ к данному полю — вам необходимо непосредственно дать им доступ к этому полю. Для дальнейшей настройки доступа к защищенным полям перейдите к настройками профилей безопасности полей. Далее необходимо создать профиль безопасности.
Роли и подразделения
При создании роли вы можете указать Подразделение в рамках которого создается роль. При создании роли в подразделении она автоматически копируется во все нижестоящие подразделения. Редактировать при этом вы сможете только роль на самом высоком уроне подразделения -там где вы ее создали.
Чтобы посмотреть роли определенные в рамках подразделения вам необходимо выбрать подразделение над списком ролей.