ИНТЕРНЕТ-КОНФЕРЕНЦИИ

Вам нужно заполнить форму Заявления на регистрацию базы персональных данных и с заполненым Заявлением подъехать в Государственную Службу по защите персональных данных, а именно в Отдел регистрации баз персональных данных. Госслужба находится по адресу М. Расковой 15, 12-й этаж. Обратите внимание, что на каждую базу персональных данных заполняется отдельное Заявление о регистрации. Представитель Отдела регистрации принимает у Вас Форму и в течение 10 дней рассматривает вопрос о регистрации Вашей базы, после чего Вы получаете свидетельство установленного образца о регистрации баз персональных данных.

Да, Ваша специализированная программа учета является базой персональных данных, которую нужно зарегистрировать. Насколько я понимаю из вопроса, Ваша компания предоставляет услуги по бронировке и продаже авиабилетов, при этом заказы на услуги поступают через агентов, а не напрямую от субъектов персональных данных. Да, если агент возьмет на себя обязанности информировать и получать согласие клиентов, тогда Вашей Компании не нужно дублировать данные действия. С Вашей стороны можно вместе с билетами передавать клиенту информационное письмо о том, что персональные данные клиента обрабатывались согласно Закону о защите персональных данных, в целях_____ (указываете цель) и после его согласия. Однако последнее является скорее нашей рекомендацией, которая снижает риски для Компании и которую можно применить, если распечатка писем не составит существенную статью затрат для Компании и если можно автоматизировать распечатку подобных писем. Отчеты о проданных билетах регистрировать не нужно. 

Информация о сотрудниках, в электронном виде или в виде картотек, является базой персональных данных, которую нужно регистрировать. И текущие, и новые сотрудники должны предоставить свое письменное согласие на обработку их персональных данных.

Мы считаем, что персональная страница в социальной сети не подпадает под понятие базы персональных данных, на создание которой распространяется действие Закона Украины о защите персональных данных, поскольку такая база создается физическим лицом и исключительно для непрофессиональных личных целей. Таким образом, личную страницу физического лица в социальной сети (даже если в ней содержатся контакты его друзей (физических лиц) регистрировать не нужно.

При регистрации баз персональных данных не указывается информация о клиентах, персонале, контрагентах и т.д. В Заявлении на регистрацию юридическое или физическое лицо указывает название базы, местонахождение, ответственного и т.д. - то есть Вы указываете достаточно общую информацию без детализации данных, хранящихся в базе. Сложно ответить на вопрос о том, какие именно базы нужно регистрировать, поскольку в зависимости от вида деятельности у юридического и физического лица могут быть абсолютно разные базы. Если Вы приведете пример баз, которые у Вас есть, мы сможем ответить о необходимости их регистрации.

Закон не запрещает хранить базы персональных данных за пределами Украины. В Заявлении о регистрации Вам нужно будет указать факт передачи данных иностранным субъектом, название страны, цели передачи данных, название и адрес иностранного субъекта и т.д. Мы бы рекомендовали получить письменное согласие от субъекта персональных данных об обработке и пересылке персональных данных в другой стране (обязательно укажите название страны).

В случае, если указанные базы содержат сведения о физических лицах, то такие базы считаются базами персональных данных и они подлежат государственной регистрации. Общий порядок регистрации предусмотрен ст.9 Закона Украины "О защите персональных данных". Регистрация происходит путем подачи заявки в Службу защиты баз персональных данных, которая проводит заседания один раз в неделю. В течение 10 рабочих дней с момента подачи заявки, данная Служба принимает решение о регистрации/отказе в регистрации вашей базы персональных данных.

Вы можете обратиться с Государственную Службу по защите персональных данных, которая находится по адресу ул. М.Расковой 15, 12-й этаж, каб. 1207. Телефон Отдела регистрации (044) 517 81 68

По нашему мнению, при определении невозможности применения положений Закона к вашим базам, необходимо делать акцент на "персональные данные", а именно: если в базе содержатся хоть какие либо ведомости о физическом лице, которое может быть идентифицировано, то это однозначно - база персональных данных, к которой применяются положения Закона Украины "О защите персональных данных".

Должностным лицом, на которого можно наложить административную ответственность, является Директор Компании. На практике очень редко возникает ситуация, когда юридическое лицо остается без Директора, в любом случае такая ситуация будет очень краткосрочной и инспектора смогут возложить административную ответственность. Остальные сотрудники несут ответственность за свои личные несанкционированные действия, которые привели к нарушению данного Закона и, например, за отсутствие регистрации базы персональных данных отвечать не будут. 

Если у Вас на сегодняшний день существует база с персональными данными (два и более человек), независимо от того ведет предприятие хозяйственную деятельность или нет, то такую базу нужно регистрировать.

Изначально, обратите внимание, что между владельцем и распорядителем базы персональных данных должен быть заключен договор, где необходимо указать условия обработки и передачи персональных данных. Мы также задавали вопрос представителю Госслужбы по защите персональных данных по поводу передачи информации в банки, поскольку практически каждое юридическое лицо передает персональные данные в банк. Мы получили устный ответ, что скорее всего передача данных в банк будет регулироваться законодательными актами, регламентирующими работу банков. К сожалению, пока это только устная информация, полученная от Госслужбы, письменных разъяснений, которые бы однозначно урегулировали этот момент, на сегодняшний момент, не существует.