"Акціонерна компанія Вінницяобленерго" створена у 1995 році після реструктуризації енергетичного об'єднання "Вінницяенерго" і нараховує близько 700 акціонерів.
Зростання обсягів традиційного документообігу, необхідність автоматизації паперового документообігу та забезпечення чіткого контролю виконання доручень та резолюцій стали основними причинами для прийняття рішення про необхідність впровадження системи електронного документообігу на підприємстві.
Проаналізувавши існуючі на ринку системи електронного документообігу, спеціалісти ВАТ «Вінницяобленерго» зупинили свій вибір на розробці AT «Банкомзв'язок» - СЕД «MasterDoc».
MasterDOC - універсальна система автоматизації документообігу на платформі IBM Lotus Notes /Domino. Рішення призначено для створення повноцінної системы управління діловими процесами обробки документів та контролю за їх виконанням.
Система MasterDOC включає у себе увесь необхідний функціонал для створення повноцінного середовища документообігу. А саме: створення регламентів документообігу підприємства; створення документів з використанням різних додатків (тексти, таблиці, зображення, аудіо-файли, відео тощо); створення маршрутів узгодження; ведення архіву документів та організація корпоративної бази знань; потокове сканування документів; делегування повноважень; формування статистичних і аналітичних звітів.
Роботи з впровадження системи розпочалися 5 червня 2010 року, на даний час система повноцінно функціонує у всіх підрозділах. Впровадження системи відбувалось в 3 етапи. На першому етапі було проведено аналітичне обстеження та формування технічних завдань і специфікацій на впровадження системи електронного документообігу. Після чого поставлено програмне забезпечення IBM Lotus Notes /Domino. На заключному етапі було здійснено:
- СЕД відповідно до ТЗ та специфікації з налаштування;
- встановлення, налаштування та попередні випробування роботи системи електронного документообігу;
- навчання адміністраторів та користувачів системи;
- дослідна експлуатація.
Встановлено 44 робочих місця у центральному офісі та робочі місця у 31 філії. З моменту впровадження системи співробітники AT «Банкомзв'язок» здійснюють роботи із супроводу та технічної підтримки системи електронного документообігу на підприємстві.
Впровадження системи електронного документообігу MasterDOC допомогло значно підвищити ефективність роботи ВАТ «Вінницяобленерго» та забезпечило підприємству значні переваги в роботі. Скорочений до мінімуму час, що витрачається на пошук документів, виключена можливість втрати інформації, за рахунок контролю підвищена виконавська дисципліна, створений єдиний інформаційний простір та комунікаційні канали, які об'єднують працівників.
Забезпечена автоматизація роботи з документами та спільна робота співробітників з ними, що істотно підвищує ефективність робіт з документами. Покращено контроль за етапами обробки документів, реалізована можливість відстежування виконання завдань по документам на всіх рівнях. Надання системних прав кожному користувачеві забезпечує конфіденційність інформації, що є важливим моментом у сфері діяльності підприємства.