Мы уже не представляем себе рабочего процесса без совещаний, переговоров, деловых встреч. Иногда их проведение превращается в «деловую рутину». Но так ли просто организовывать их? Ведь в этом процессе важны любые нюансы: начиная с определения места их проведения и заканчивая временем суток. Существуют ли оптимальные день недели и время для проведения деловых встреч?

Журнал «Бизнес» задался вопросом: «Какое время эксперты считают оптимальным для деловых встреч?» Людмила Богуш поделилась экспертным мнением с читателями журнала «Бизнес» (№ 47 от 23 ноября 2009 года) в рубрике «Управление». В частности, она рассказала, на что следует ориентироваться при выборе дня недели и времени для организации внутренних собраний и деловых переговоров с внешними партнерами. Избавившись от прочно засевших в сознании стереотипов, можно с успехом проводить совещания и планерки в пятницу после обеда, оптимально используя при этом временные ресурсы компании.  

О том, почему неделя может начинаться в четверг, как влияет динамика бизнес-процессов на выбор времени переговоров, и когда лучше проводить совещания со своими сотрудниками, вы можете прочитать в блиц-интервью Людмилы Богуш.

-- Cтоит ли учитывать время суток и день недели, организовывая деловые встречи в офисе?
-- Безусловно, я бы рекомендовала это делать. При этом необходимо принимать во внимание несколько факторов. Во-первых, биоритмы людей: кто-то более активен во второй половине дня, кто-то – в первой. Во-вторых, динамику бизнес-процессов, так как у разных корпораций она разная. В-третьих, пожалуй, самый важный фактор, который следует учитывать – цикл производства. Например, ритейл. Здесь пик потребительской активности приходится на конец рабочей недели и в выходные. Посему руководителям этих компаний лучше устраивать деловые встречи во вторник, среду, когда предприятия работают с меньшей загрузкой.

-- Какое время для проведения деловых встреч, на ваш взгляд, оптимально?
-- Есть определенные стереотипы относительно наиболее эффективных дней для организации встреч – вторник, среда, четверг. Мол, в пятницу многие сотрудники в первой половине дня думают об отдыхе, во второй – активно собираются в дорогу. А в понедельник приходят в себя после этих самых выходных. Как бы там ни было, прежде чем назначать деловую встречу или собрание в офисе, следует дать дать время сотрудникам запустить все свои рабочие процессы. Я обычно рекомендую для корпоративных совещаний выбирать время во второй половине для в четверг или пятницу. В  частности, время «послеобеденного пятничного безделья» можно эффективно использовать для совещаний в офисе.
Для встреч вне офиса подходит любое время, если оно совпадает с рабочим графиком партнера и если встреча служит для решения каких-то производственных задач. Другое дело – серьезные переговоры. Здесь время и место встреч следует подбираеть тщательно и задолго до начала переговорного процесса. И, как свидетельствует практика, это могут быть и выходные, и поздний вечер, и загородные резиденции.