This version of the page http://www.wgsoftpro.com/pages/basis_dist.shtml (0.0.0.0) stored by archive.org.ua. It represents a snapshot of the page as of 2008-10-01. The original page over time could change.
ПК Универсал
ENGLISH
ПОИСК  
  ДИСТРИБУТОРСКИЕ КОМПАНИИ
 

Автоматизация дистрибьюторских компаний на базе ПК "Универсал".

    Адаптация ПК "Универсал" для дистрибьюторских компаний отображает особенности этой сферы деятельности, предлагая руководителям и сотрудникам компании, удобное, полнофункциональное решение для автоматизации ключевых бизнес-процессов предприятия, организации учета на нем, анализа и планирования его деятельности.

Особенности по автоматизации дистрибьюторских компаний

Ниже приводятся основные требования к решению, определяемые спецификой деятельности крупных оптовых торговых компаний.

  • Работа с большими объемами информации
  • Многоплановость учета
  • Сложная структура справочников товаров и контрагентов
  • Удобный пользовательский интерфейс
  • Работа территориально-распределенных подразделений компании в едином информационном пространстве
  • Автоматическая система блокировок
  • Система резервирования и бронирования товаров
  • Система ценообразования
  • Многоуровневая аналитика
  • Анализ информации и планирование
  • Организация работы территориально-распределенной структуры компании
  • Техническая поддержка продукта

Объемы данных и аналитика

    Деятельность дистрибьюторских компаний, как правило, связана с обработкой больших объемов информации. Размер базы данных измеряется гигабайтами и десятками миллионов записей. Система свободно манипулирует с товарной номенклатурой, измеряемой десятками и сотнями тысяч записей. Поток документов может составлять сотни и тысячи в день.
    С другой стороны, программа ведет развернутый сальдовый учет в разрезе контрагентов, подразделений предприятия, материально-ответственных лиц, договоров, и т.д. Реализовано автоматическое ведение учета ТМЦ по партиям, что позволяет строить схемы FIFO, LIFO и пр. Любая цифра дебиторской/кредиторской задолженности может быть развернута по датам ее образования.
    За считанные секунды оператор может получить абсолютно полную картину по любому объекту учета (товару, контрагенту): сальдо и остатки (для количественных объектов), все документы всех типов в которых они участвовали.
    Быстродействие системы и детализацию хранения информации может охарактеризовать такой пример. За несколько секунд оператор может получить временную развертку по дням остатков товаров и их партий по любому складу. А при необходимости, и перейти к первичным документам, вызвавшим конкретное изменение остатка товара.

Распределенная структура компании

    Территориально-распределенная сеть компании подразумевает работу ее подразделений в едином информационном пространстве с общей информацией о материальных и финансовых ресурсах, общими правилами резервирования и бронирования товаров и т.д. Универсал предлагает как off-line, так и on-line решения этой проблемы.

Плоскости учета

    Система может охватывать деятельность практически неограниченного количества хозяйствующих субъектов (до 99). Ими могут быть юридические лица и частные предприниматели, входящие в корпорацию. Для каждого из них может вестись как официальный бухгалтерский, так и полностью реалистический оперативный учет.
    Данные оперативного учета, как правило, имеют гораздо более высокую степень детализации и учитываются обязательно в режиме практически реального времени, в то время, как бухучет может вестись постфактум и не требует такой детализации.
    При этом, параллельное ведение бухгалтерского и оперативного учета не порождает противоречия между ними, поскольку они строятся на едином потоке первичной документации.
    См. скриншоты:
    рис. 1 Плоскости учета,
    рис. 2 Корреспонденция счетов.

Справочники

Справочник товаров.

    Справочники товаров и контрагентов таких компаний имеют сложную, взаимосвязанную, иерархическую структуру с множественными перекрестными связями.
    Товарная позиция, как правило, описывается двумя иерархическими структурами: с точки зрения производителя (производитель (бренд, торговая марка) и с точки зрения потребителя (группа товаров - вид - тип и т.д.), а также рядом специфических характеристик (параметров). Набор этих параметров может быть различным в зависимости от принадлежности к тому или иному производителю, или к тому или иному виду.     
См. скриншоты:

    рис. 3 Параметры товара,
    рис. 4 Справочник товаров.


    Товары также делятся еще дополнительно на композитные: наборы, выступающие, как независимые объекты учета, и комплекты. Комплект выполняет только объединяющую роль группы товаров.
    К основным параметрам ТМЦ относятся наименование и ряд кодов, таких как номенклатурный номер (или артикул), штрих-код. На разных этапах документооборота могут быть задействованы, как коды поставщиков, так и потребителей. Именно по этим характеристикам и производится сортировка и фильтрация ОУ.
    Возможна привязка товара к предприятию при работе ряда предприятий в единой корпорации (отдельному плану счетов или ко всем сразу).
    Дополнительные характеристики, такие как минимальный остаток, планируемая цена закупки, рейтинг используются в вопросах планирования и анализа.
    Внешний вид, описательный комментарий и возможности поиска по любому параметру, полноэкранный просмотр с возможностью сортировок, фильтрацией по отдельным столбцам дают дополнительный инструмент поиска необходимых позиций.

Справочник контрагентов.

    Для ведения финансового анализа, а также при планировании имеется возможность использования параметра "Корпорация" как группировочного признака для объединения контрагентов в рамках одной корпорации. Это позволяет проводить анализ взаиморасчетов между компаниями в целом.     
См. скриншоты:

    рис. 5 Форма Коррекция (Общие данные),
    рис. 6 Форма Коррекция (Анализ),
    рис. 7 Форма Коррекция (Цены).


    Для каждого контрагента можно определить перечень торговых точек и использовать их как дополнительный уровень аналитики. Именно к ним привязываются основные элементы маркетингового анализа.
    Дополнительно при ведении финансового анализа можно использовать признак "свой", который позволяет проводить дополнительную фильтрацию данных, относящихся к предприятиям, входящим в нашу корпорацию.
    Данные отгрузки используются для системы автоматической блокировок отгрузки соответствующего контрагента при определенных условиях. Например, контрагенту может быть присвоена такая характеристика, как "величина товарного кредита", рассчитываемая на основании статистики об его объемах закупок и просрочки платежей. В случае, если этот контрагент производит заказ на сумму, превышающую размер этого товарного кредита, программа блокирует действия менеджера.
    Такой параметр контрагента, как "Менеджер" позволяет анализировать качество работы нашего сотрудника на основе объемов сделок, им проведенных.
    Установленные для контрагента типы прейскуранта и цен описывают общие условия ценообразования для него, а использование специальных цен на отдельные группы товаров позволяют описывать конкретные спецификации и договоренности.

Договора

    Наличие договора - неотъемлемое условие ведения определенных условий поставки и оплаты. Проверка актуальности договора и его условий при оформлении заказа, таких как "дата окончания", "статус" и т.д. ограничивают такие характеристики как, количество дней отсрочки, условие доставки и т.д. При этом может быть заблокирована отгрузка при нарушении этих правил для договоров определенного типа.
    В договорах могут фиксироваться условия вознаграждения, бонусов и т.д., а в договорах поручения - процент комиссионного вознаграждения.
    Важным аспектом ведения договоров является контроль наличия оригиналов. Используется E-mail рассылка как напоминание об отсутствии, как договоров, так и оригиналов других документов.

Контур "Продажи"

Прейскуранты и ценообразование.

    Универсальная система прейскурантов ПК "Универсал" позволяет настраивать и поддерживать очень сложные схемы перерасчетов неограниченного набора типов цен в зависимости от тех или иных параметров номенклатурных позиций. Ценообразование происходит согласно основным правилам, описанным в настройке прейскурантов - прейскурант "общий". Каждый тип цены имеет формулы расчета цен, относительно основной "лакмусовой" цены. При этом формулы расчета могут быть различные, как для различных групп товаров, так и различных параметров самого товара (например, его параметр "фиксированная цена").
См. скриншот:
    рис. 8 Структура прейскурантов.


    Каждый контрагент имеет настройку на ту или иную колонку в прейскуранте. Плюс к этому он может по некоторым группам товаров иметь, так называемую, "спец-цену" с указанием специфических типов цен для отдельных брендов.
    Использование "Дополнительного прейскуранта" позволяет проводить акции по конкретным ограниченным группам или товарам для конкретных контрагентов. Эти цены всегда имеют максимальный приоритет при расчетах.

Использование условных и безусловных замен

    Безусловные замены - замены производителя, однозначно переадресующие устаревшие позиции на вновь выпускаемые.
    Условные замены позволяют менеджеру предложить покупателю аналоги отсутствующих на складе товаров.

Фиксация неудовлетворенного спроса

    В контуре фиксируется информация о невозможности удовлетворить пожелания клиентов. В этом случае, помимо фиксации этой информации еще и отсылается E-mail ответственному по данной товарной группе менеджеру.

Резервирование и бронирование

Система обеспечивает четкую схему резервирования и бронирования товара:
  • Резервирование под конкретного контрагента
  • Бронирование товара менеджером
  • Возможность "быстрого" просмотра и снятия с резерва при наличии полномочий
  • Возможность резервирование "товаров в пути" и автоматического распределения в момент прихода

Блокировки

    Идея минимизации финансовых рисков заложена в т.н. "систему блокировок" - правила ограничивающие отпуск товаров без предоплаты. Ниже приводятся примеры таких блокировок:

  1. Блокирование операций по данному контрагенту или его договору при определенных условиях оплаты или поставки.
  2. Блокировка при превышении "Разрешенного превышения сроков оплаты".
  3. Блокировка при превышении параметра "Коэффициента превышения среднемесячного запаса".
  4. Блокировка при превышении параметра "Товарный кредит при отгрузке".

    Снять блокировки может только ответственный менеджер (но и в этом случае, информация о блокировке остается). Менеджер может снять блокировку только своего контрагента. Просмотр причин блокировки и визуализация всей истории блокировок дает информацию для дополнительного анализа.

См. скриншот:
    рис. 9 Блокировка документа.

Учет возвратов

    Учет возвратов - одна из самых сложных задач при ведении крупномасштабной торговой деятельности. "Универсал" позволяет учет возврата товара на основании расходных накладных в разрезе торговых точек.
    В начале формируется список товаров отгруженных по данному контрагенту и торговой точке (если торговая точка не указана, то по всем). После ввода количества возвращаемого товара данное количество автоматически распределяется по предлагаемым накладным, но существует возможность провести такую операцию и по определенным накладным.

Контур "Закупки"

Анализ и расчет рейтингов

    В контуре имеется возможность проведения ABC и XYZ - анализа, а также горизонтального и вертикального анализа, показывающего сезонные колебания и рейтинг отдельных товаров, групп товаров, товарных марок и т.д.

См. скриншот:
    рис. 10 ABC и XYZ-анализ товаров.

Заказ на закупку

    При формировании заказов поставщикам активно используется информация контура "Продажи". Расчет потребности производится с учетом:

  • Рейтинга товаров и их групп
  • Сравнительной динамики относительно предыдущих периодов
  • Сезонных факторов
  • Неудовлетворенного спроса
  • Появления новых и временного отсутствия позиций
Формирование заказа на основе:
  • Рассчитанной потребности на основе анализа продаж за последние N-месяцев/недель и влияния сезонных факторов на основе сопоставления данных с предыдущими годами
  • С учетом неудовлетворенного спроса
  • Минимальных и максимальных складских запасов
  • Специальных (индивидуальных) заказов
  • Параметров товаров при поставке, транспортировке и хранении (вес, объем заказа, количество ящиков, запаек по каждой позиции исходя из параметров товара)
  • Товаров в пути и подтвержденных заказов
  • Коэффициента "надежности" поставщика

Анализ

    Решение снабжено большим количеством сводок и отчетов, пользовательских выборок, позволяющих проводить анализ как оперативных, так и стратегических показателей деятельности, их тенденций (например, рейтинг товаров, покупателей, неудовлетворенный спрос и т.д.).
    Программа производит анализ прибыли и финансовый анализ.
    Кроме сводок и отчетов используются расчетные технологии ABC и XYZ анализа, OLAP - анализ.

См. скриншот:
    рис. 11 ABC и XYZ-анализ клиентов.

Интерфейс для работы с большими объемами данных

    Интерфейс первичных документов оптимизирован для работы с очень большими объемами данных (документами, контрагентами, товарами и т.д.) Для этих целей используются различные приемы фильтрации, поиска и сортировки, а также наглядного представления информации.

Фильтрация и поиск

  • Стартовая фильтрация. Перед загрузкой какой-либо объемной табличной формы, (например, остатков по складу) оператор может наложить ряд сложных условий. Например, нужно выбрать товары, принадлежащие только определенным брендам, с определенной характеристикой "Цвет", а в названии должны присутствовать символы "краска". Определив эти условия, оператор за 1-2 секунды получит интересующую его выборку из нескольких десятков тысяч наименований.
  • Фильтрация и сортировка таблиц. Уже полученные выборки могут также содержать избыточную информацию. Щелчком мыши или нажатием пары клавиш оператор может наложить дополнительные условия на одну или несколько колонок, может отсортировать таблицу по любой из них. Дополнительно, нажав определенную клавишу, оператор может вводить символы для контекстной фильтрации. По мере их ввода на экране будут оставаться только те записи, которые содержат введенные символы в определенных колонках.
    См. скриншот:
        рис. 12 Дополнительные условия фильтрации.


  • Поиск. Поддерживается поиск по первым символам, по вхождению символов, по значению характеристики товара (объекта учета).
    См. скриншот:
        рис. 13 Поиск позиции.


  • Статистика. По колонкам, содержащим числовые значения, возможно получение основных статистических показателей (min, max, среднее и т.п.). Достаточно лишь щелкнуть мышью по подножию такой колонки.
Описанные возможности работают гарантированно быстро на десятках и сотнях тысяч записей.

Визуальные схемы

    Большие объемы табличных данных могут быть представлены нагляднее, если цвет шрифта или фона строк определяется функционально, по какому-либо алгоритму. Например, все неоплаченные накладные могут иметь выделяющий их цвет фона. Или товары, имеющие заканчивающийся срок годности, будут выделены отличным цветом шрифта.
    Допускается визуализация в ячейках таблицы графической информации: как обычных ICO-файлов, так и полноценных растровых изображений (BMP, GIF, JPG). Кстати, эти изображения (например графики) могут быть сформированы самой программой.
    Настройка интерфейса производится централизовано администратором комплекса, однако пользователь может "усовершенствовать" вид таблиц, включая/отключая колонки, определяя их местоположение и ширину.

Проектирование форм

    Администратору также представляется возможность визуального проектирования достаточно сложных форм ввода и коррекции информации (многостраничных, содержащих таблицы, изображения, а также любые OLE и ActiveX объекты). Это позволяет хранить, визуализировать и редактировать файлы других приложений непосредственно в базе данных "Универсала".

Система оповещений

    Позволяет настраивать не только текстовые сообщения, но и целые команды. Рассылка E-mail & SMS по специально заданному алгоритму:

  • Отсутствие документов
  • Неудовлетворенный спрос
  • Включение блокировок и т.д.
Ежедневная рассылка информации по не принесенным документам, просроченным платежам и т.д.

Техническая поддержка продукта

    Данное решение является одним из множества отраслевых решений, созданных и развивающихся на платформе ПК "Универсал" 5. Наша компания отработала и успешно использует технологию реализации обновлений комплекса (PDR - problem description report).
    Как правило, все обновления можно разделить на 3 класса: исправленные ошибки, изменения в законодательстве и новые возможности.
    В рамках нашей технологии обновлений любые изменения, производимые с его эталонной версией предоставляются пользователям в виде либо автоматических утилит (большинство), либо в виде подробной инструкции по обновлению.
    Полный перечень обновлений распространяется в рамках программы Технической Поддержки Пользователей (ТПП).

Резюме

    Автоматизация ключевых бизнес-процессов дистрибьюторской компании помогает сделать их более эффективными. Например, формирование заявок на поставку товаров теперь составляет всего несколько минут и проходит на ином качественном уровне.     Различные бизнес-процессы становятся более прозрачными, непротиворечивыми, управляемыми.     Все позволяет построить эффективное управление предприятием, предоставить ему дополнительные конкурентные преимущества на рынке.

  См. также
  Прикладные дистрибьюторские решения для подшипниковой отрасли
  • Система обозначений подшипников
  • Планирование закупок
Использование ПК Универсал Basis в других отраслях промышленности
  • Виноделие и ликероводочноя промышленность
  • Дистрибуторские компании
  • Машиностроение
  • Нефтетрейдинг
  • Полиграфия
  • Предприятия автосервиса
  • Санаторно-курортный бизнес
  • Сельское хозяйство
  • Энергокомплекс
  • Страхование

Программа технической поддержки пользователей (ТПП).
Ее цель - регулярное обес- пече ние Вас самой свежей информацией о комплексе, его новых функциональных возможностях.

Сервер новостей
Все наши клиенты могут общаться в общих конфе - ренциях. Участники ТПП и наши дилеры получают авторизированный доступ к собственным группам но- востей.