Технологии Workflow
Бизнес-задачи, решаемые в проекте
В проектах компании «Атлас» с применением технологий Workflow решаются следующие документоориентированные бизнес-задачи:
- Автоматизация многошаговой модели маршрутизации, учитывающей как последовательные, так и параллельные этапы в одном и том же маршруте.
- Маршрутизация отдельных документов или целых папок (проектов), которые могут находиться в нескольких библиотеках.
- Поддержка свободного перенаправления хода делового процесса, уже находящегося на стадии выполнения.
- Создание шаблонов маршрутов, которые сохраняются для следующего выполнения.
- Гибкое указание сроков окончания работ для всего маршрута в целом или же для отдельных задач, возможно как в отдельных единицах (например, 2 недели от начала прохождения маршрута), так и непосредственно в датах (например, 15 сентября).
- Делегирование прав, что позволяет пользователям переназначать исполнителя для конкретной работы и избегать простоев из-за отсутствия кого-нибудь.
- Контроль и управление маршрутами в графическом интерфейсе с древовидной иерархией, похожей на Проводник Windows.
- Мониторинг маршрутов со стороны администратора.
- Автоматическое сообщение о тех или иных событиях в деловых процессах.
- Программный интерфейс, допускающий настройку и расширение функционала.
Продукты, на которых базируются решения
- Hummingbird DM Workflow - модуль маршрутизации документов в соответствии со схемами деловых процессов, который входит в состав Hummingbird DM.
Типовые проекты по автоматизации документооборота
- Автоматизация маршрутизации документов в соответствии со схемами деловых процессов в локальной архитектуре (единая база данных без удаленных подразделений).
- Автоматизация маршрутизации документов в соответствии со схемами деловых процессов в распределенной архитектуре "Центр - Территориальные подразделения" (центральная база данных и база данных удаленных подразделений).
Ожидаемые результаты внедрения
- Обеспечение более эффективного управления документами за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности организации на всех уровнях.
- Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности сохранения всей предыстории его деятельности.
- Устранение дублирования и многоразового преобразования информации.
- Обеспечение четкой авторизации доступа к коммерческой информации, за счет чего повышается персональная ответственность сотрудников за выполненные действия строго в рамках предоставленных полномочий.
- Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).
- Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
- Исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения затрат на управление потоками документов в организации.
- Исключение необходимости или важное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
Единое информационное пространство
Решение по автоматизации делопроизводства и контроля выполнения документов предоставляет возможность территориально разветвленному предприятию «Главное предприятие - Территориальные подразделения» функционировать в едином информационном пространстве. Это обеспечивается созданием в предприятии актуальной центральной базы данных, которая оперативно обновляется информацией из баз данных управлений.Каждый документ или объект вводится в систему один раз и после сохранения становится доступным всем другим подсистемам.
Услуги в рамках проектов адаптации и внедрения систем управления документами
Компания «Атлас» предоставляет услуги по обеспечению полного цикла поставки и внедрения систем управления документами на предприятии:
- Консалтинг по поддержке проектов модернизации и интеграции систем управления документами.
- Обследование и определение информационных движений на предприятии.
- Описание бизнес-процессов, связанных с обработкой документов и их прохождением.
- Разработка и согласование Технического задания на поставку и внедрение системы управления документами в нужной конфигурации и архитектуре.
- Поставка системы управления документами нужной конфигурации и архитектуры.
- Разработка дополнительных модулей системы управления документами с учетом специфики бизнес-процессов.
- Разработка эксплуатационной документации системы управления документами.
- Конвертация существующих баз данных в структуры системы управления документами.
- Развертывание и отладка общесистемной программной среды системы управления документами.
- Инсталляция и отладка всего комплекса программного обеспечения на серверах и рабочих станциях.
- Обучение пользователей и администраторов, предоставление эксплуатационной документации системы управления документами.
- Внедрение системы управления документами.
- Консультации, поддержка пользователей, «горячая линия».
- Сопровождение системы, ее функциональное развитие.
Почему именно «Атлас»
Потому что над проектами работает команда высококлассных специалистов, которая:
- Обеспечивает комплексный подход к разработке систем управления документами.
- Имеет положительный опыт внедрения систем управления документами на украинских предприятиях.
- Предлагает отработанную методологию внедрения как всего комплекса решений, так и его отдельных частей.