Статті (Білінгові системи)

22.07.2003

Досвід реалізації проектів впровадження білінгових систем у газозбутових підприємствах (на прикладі ВАТ "Київгаз")

Вступ

В сучасних умовах динамічного розвитку економіки і бізнесу керівники середніх і великих підприємств України зіштовхуються з необхідністю підвищення ефективності діяльності компанії. Один з методів досягнення цього – підвищення ефективності керування компанією, і в першу чергу – ефективності керування фінансовими потоками. Найважливішим кроком на цьому шляху є створення корпоративної інформаційної системи (КІС) на підприємстві.

Як виглядає КІС для компанії, яка надає регулярні масові послуги з постачання (транспортування) газу, води, електроенергії, тепла і т.д.? Фундаментом для розвитку інформаційних технологій для перерахованих вище компаній є автоматизація основного технологічного процесу підприємства, що складається з укладання договорів на постачання і транспортування газу, реалізації послуг, розрахунків зі споживачами, бухгалтерського обліку реалізації послуг і т.д. Інформаційні системи, що реалізують дану функціональність, прийнято називати білінговими.

У даній статті ми зупинимося на досвіді впровадження білінгових систем у відкритому акціонерному товаристві (ВАТ) “Київгаз”.

Повнофункціональний білінговий комплекс “СИБІЛ/Абонент” компанії “Атлас” - рішення для компаній-надавачів масових послуг

У класичному формулюванні “білінг” трактується як похідна від слова “bill” (рахунок), і найчастіше зводиться до процесу формування і виставляння рахунків. Білінгові системи “СИБІЛ” (розрахунки з юридичними особами) і “Абонент” (розрахунки з населенням – фізичними особами) реалізують класичну білінгову функціональність, а саме – забезпечують облік реалізації послуг і облік розрахунків. Крім цього, вони містять у собі ряд інших модулів, що значно розширюють їхню функціональність: модуль бухгалтерського і податкового обліку, модуль технічного обліку, модуль оперативного обліку, юридична підсистема, могутня аналітична підсистема, та інші.

• автоматична робота в територіально розподілених мережах, невимогливість до якості каналів зв"язку (це забезпечується за рахунок застосування Atlas Replication Manager, і наявного досвіду ДПС компанії “Атлас” по впровадженню розподілених білінгових систем з використанням звичайних внутріобласних телефонних ліній зв"язку і модемного доступу);
• наявність єдиного для розподіленої системи механізму санкціонування доступу і протоколювання вироблених у системі дій (хто, коли вніс які зміни).

З додаткових можливостей комплексу хочу виділити могутні можливості, істотно полегшуючі експлуатацію системи:

• цілком автоматизований механізм поширення версій програмного забезпечення, “прозорий” для користувачів (за рахунок застосування Atlas Software Distribution System);
• вбудовані засоби настроювання і модифікації Atlas Development Suite, що входять до складу білінгового комплексу.

“СИБИЛ/Абонент” - масштабний продукт, у тому числі і виходячи їх “кількісних” показників. Так, база даних комплексу включає понад 650 таблиць, понад 1300 серверних процедур, понад 500 тригерів, обсяг програмного прикладного коду – понад 400 тисяч рядків; число звітів, реалізованих на базі даних “СИБІЛ/Абонент”, перевищує 180 форм звітності. У ВАТ “Київгаз” розподілений білінговий комплекс експлуатують понад 80 користувачів.

Проект створення білінгової системи для ВАТ “Київгаз”

Роботи в сфері створення і впровадження білінгових систем ДПС компанії “Атлас” розпочав в 1998 році з проекту для ВАТ “Київгаз” у ролі Генерального підрядчика з комплексу IT-задач.

У 1998 році діяльність ВАТ "Київгаз", як і будь-якого іншого газозбутового підприємства, була обумовлена економічним і фінансовим станом галузі в цілому. Виникаючі в той час проблеми були загальними для всіх підприємств-надавачів комунальних послуг. Це, у першу чергу, незадовільна платіжна дисципліна клієнтів, утруднений контроль дебіторської заборгованості, складні і багаторазово мінливі алгоритми нарахувань, "заплутана" ситуація з відшкодуванням субсидій, пільг і так далі. Рішенню цих проблем у значній мірі повинне було посприяти застосування сучасних інформаційних технологій. Серед ключових задач у ході реалізації проекту виділялися дві: перша - спроектувати комплексне рішення, що дозволяє згодом модифікувати і розширювати систему без утрати її експлуатаційних характеристик, і друга - визначити етапність упровадження, правильно розставити пріоритети, при яких реальна віддача від упровадження системи буде максимально швидкою.

• Старт проекту (кінець 1998 року). Проведення обстеження, розробка технічного завдання і документації технічного проекту. Безпосереднє впровадження було вирішено почати з техпроцесів, що забезпечують розрахунки з юридичними особами, оскільки питома вага юридичних осіб у структурі дебіторської заборгованості була дуже значною.
• Етап 1 (перша половина 1999 рік). Автоматизація основного техпроцессу служби реалізації послуг. Створення й інвентаризація корпоративної бази даних контрагентів, договорів, актів реалізації послуг у кількісному і вартісному вимірі, а також проводок по них. Забезпечення доступу до цієї бази даних персоналу служби реалізації послуг, служби розрахунків за послуги, керівного складу. Реалізація функціональності оперативного обліку газу, технічного обліку.
• Етап 2 (друга половина 1999 року). Автоматизація основного техпроцессу бухгалтерської служби розрахунків за послуги. Створення корпоративної бази даних документів оплат і проводок по них.
• Етап 3 (перша половина 2000 року). Активізація інформування контрагентів про стан заборгованості. Забезпечення вірогідності стану розрахунків (у результаті інвентаризації). Зниження дебіторської заборгованості в частині контрагентів – юридичних осіб за рахунок підвищення платіжної дисципліни і збільшення частки авансових платежів.
• Етап 4 (друга половина 2000 року). Початок поетапного підключення до системи абонентських відділів територіально подалених управлінь експлуатації газового господарства (УЕГГ). Починаючи з цього моменту комплекс “СИБІЛ/Абонент” дозволив автоматизувати розрахунки з усім спектром контрагентів ВАТ “Київгаз” (зараз у системі обробляється історія розрахунків із усіма контрагентами, починаючи з 1995 року)
• Етап 5 (2002 рік). Активізація досудових і судових механізмів боротьби з боржниками (упровадження підсистеми “Юрист”). Зниження поточної і довгострокової дебіторської заборгованості за рахунок виконання рішень суду. Списання безнадійної дебіторської заборгованості.
• Етап 6 (2003 рік). Створення в корпоративній базі даних інформації з податкового обліку. Відповідність бухгалтерського і податкового обліку по реалізації і розрахункам з контрагентами.
• Перспектива розвитку. Аналіз втрат та збільшень у вузлах (кільцях) і в газотранспортній мережі в цілому. Аналіз відповідності лімітів і фактичного споживання в розрізі постачальників і категорій споживачів. У тому числі – по оперативним даним. Обробка в “СИБІЛ/Абонент” усієї дохідної складової діяльності ВАТ “Київгаз”.

Варто особливо зупинитися на першому і, мабуть, другому етапах впровадження системи. У цей період істотно зросло навантаження на персонал “Київгазу”, що було зв"язано з реструктуризацією бізнес-процесів, навчанням новим технологіям без відриву від основної діяльності, необхідністю подвійного введення інформації (у “стару”, і “нову” систему), проведенням інвентаризації і вивірки бази даних і т.д. Відзначимо, що це були найбільш складні й інтенсивні етапи, коли фахівці ДПС компанїї “Атлас” виконали найбільший обсяг робіт з безпосереднього впровадження системи, здійснили навчання персоналу замовника, зробили конвертацію баз даних з існуючих джерел, супроводжували і інформаційно підтримували процес вивірки баз даних. Але саме на цих етапах був закладений успіх проекту.

Впровадження на підприємстві комплексної інформаційної системи - процес складний і найчастіше хворобливий. Він зв"язаний з перетвореннями в організаційній структурі підприємства, змінами звичних схем ведення господарської діяльності, масовим навчанням і збільшенням навантаження на персонал у період впровадження і т.д.

Безперечно, результати з"явилися не відразу. Необхідно чітко усвідомити, що головною метою впровадження системи була не автоматизація роботи окремих служб чи співробітників, а підвищення ефективності діяльності газозбутової організації в цілому. Не варто думати, що в співробітників при наявності корпоративної інформаційної системи стало менше роботи. Навпаки, істотне скорочення паперової тяганини дозволило інтенсифікувати бізнес-процеси і підвищити якість обробки інформації, підняти конкурентноздатність і рентабельність підприємства в цілому. Усе це вимагало і вимагає більшої зібраності, компетенції і відповідальності виконавців.

• налагоджено чіткий і достовірний облік реалізації послуг і надходження засобів від контрагентів;
• проведено інвентаризацію стану розрахунків з контрагентами; - уведено гнучку технологію інформування контрагентів про стан розрахунків;
• забезпечено інформаційну підтримку процесів аналізу дебіторської заборгованості й оперативного планування заходів щодо найбільш платоспроможних боржників;
• вивільнено час персоналу служб реалізації і розрахунків, що дозволило більш ефективно здійснювати перевірки початкових даних, планувати і виконувати санкції проти боржників;
• забезпечено безпосередній доступ керівного складу до оперативної і достовірної інформації з корпоративної бази даних;
• забезпечено чітку авторизацію доступу до комерційної інформації, за рахунок чого підвищена персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень.

Немаловажним результатом впровадження “СИБІЛ/Абонент” є підвищення культури організації праці на підприємстві, поліпшення умов і престижу роботи персоналу за рахунок експлуатації сучасних інформаційних технологій.

Фактори, що сприяли успішному впровадженню системи в “Київгазі”, варто розділити на дві групи. Перша – це експлуатаційні характеристики “СИБІЛ/Абонент”, дружність і інтуїтивна зрозумілість програмних інтерфейсів, прозорість технологічних процесів і якість програмно-експлуатаційної документації. Саме ці моменти дозволили одночасно великій кількості співробітників підприємства, що не є професійними користувачами Windows, за короткий час освоїти нову технологію.

• наявність у ВАТ “Київгаз” перспективного плану розвитку корпоративної інформаційної системи і чітка йому відповідність;
• поетапність упровадження білінгового комплексу, відповідність обсягу впровадження на кожнім етапі рівню зрілості корпоративної інформаційної системи “Київгазу”;
• підтримка проекту вищим керівництвом підприємства;
• виконання робіт у рамках спільної робочої групи, сформованої з представників замовника і виконавця; - наявність керівників ВАТ “Київгаз” середньої ланки в складі робочої групи, наділених правом приймати оперативні рішення по технологічних процесах підприємства;
• погоджене виконання прийнятих рішень обома сторонами.

Досвід реалізації проекту впровадження білінгової системи у ВАТ “Київгаз” (а також у ряді інших компаніях) був покладений в основу комплексної методики ДПС компанії “Атлас” по впровадженню корпоративних інформаційних систем на підприємствах-замовниках. Вона припускає спільну погоджену участь розроблювача і замовника в процесі впровадження, формуванні графіка виконання робіт з етапів, програми навчання персоналу і т.д. Такий підхід значно прискорює процес упровадження системи і забезпечує швидку віддачу від вкладених в автоматизацію інвестицій.

Перспективи розвитку комплексу

Білінговий комплекс “СИБІЛ/Абонент” у ВАТ “Київгаз” промислово експлуатується з 1999 року. Однак розвиток системи ні на мить не зупинявся. Навколо корпоративної бази даних, закладеної білінговим комплексом, продовжується створення інших систем автоматизації, таких, як система подаленого опитування устаткування витратометрії, підсистеми автоматизації технічного, планового відділів, здійснюється інтеграція з бухгалтерською системою.

Сьогодні комплекс “СИБІЛ/Абонент” у ВАТ “Київгаз” “виріс” з визначення “білінгова система”, і розглядається як спеціалізована ERP-система підприємства-надавача масових послуг.

Коротка довідка

Компанія “Атлас” – український системний інтегратор. Дата заснування – 12 листопада 1990 року. Спеціалізується на побудові комплексних телекомунікаційних і інформаційних систем, орієнтованих на потреби конкретного замовника. Виробничий досвід – понад 500 корпоративних проектів. Департамент програмних систем компанії “Атлас” - підрозділ, що спеціалізується на розробці, інтеграції і супроводі проектів програмних систем, у т.ч. білінгових систем. При роботі над проектами фахівці Департаменту програмних систем забезпечують повний комплекс послуг – від передпроектного обстеження об"єкту автоматизації до впровадження, підтримки і супроводу створюваних інформаційних систем, а також навчання фахівців замовника.

Співробітництво “Атлас” і ВАТ “Київгаз” розпочато в 1998 році. “Атлас” – Генеральний підрядчик підприємства в області IT. Крім проекту білінгових систем, “Атлас” побудував глобальну розподілену мультисервісну мережу підприємства, систему пейджингового зв"язку, систему закладацької телефонії, і ін.

“Київгаз” і “Атлас” приділяють значну увагу обміну думками і популяризації рішень, прийнятих у спільних проектах. З цією метою протягом вже трьох років проводиться відкритий семінар “Комплексні телекомунікаційно-інформаційні системи автоматизації підприємств” у м. Ялта.

Думка замовника. Г. Д. Іваненко, Генеральний директор ВАТ "Київгаз"

Завдяки впровадженню біллінгової системи "СИБІЛ/Абонент" у ВАТ "Київгаз" ми маємо можливість одержувати чітку і достовірну інформацію про облік витрат газу і надходження засобів від контрагентів усіх категорій, у тому числі населення, змогли якісно провести інвентаризацію стану розрахунків з контрагентами, застосовуємо гнучку технологію інформування контрагентів про стан розрахунків.

Інформація, що зберігається в базі даних, стала одночасно доступною (в рамках наданих повноважень) персоналу і керівному складу підприємства, що забезпечує інформаційну підтримку прийняття організаційних рішень, сприяє аналізу дебіторської заборгованості і допомагає оперативно планувати вживання заходів щодо найбільш платоспроможних боржників.

Автоматизована побудова різноманітних зведених звітів і довідок дозволила в значній мірі розвантажити різні служби ВАТ "Київгаз". За рахунок вивільненого часу персонал підприємства має можливість більш ретельно проводити збір первинної інформації про споживання газу і контролювати технічний стан устаткування і стан розрахунків. Крім цього, фахівці ДПС компании “Атлас” забезпечили зручну форму впровадження, підтримки й експлуатації системи, професійно й оперативно реагують на всі наші зауваження і побажання. Ми цілком задоволені ходом співробітництва і розглядаємо компанію "Атлас" як партнера, якому можна довірити реалізацію інформаційних проектів.

Роман Коваль

Директор

Департаменту програмних систем