This version of the page http://www.business.ua/i533/a17016/ (0.0.0.0) stored by archive.org.ua. It represents a snapshot of the page as of 2007-12-18. The original page over time could change.
Хлеб да соль!; БИЗНЕС №14 (533), 07 АПРЕЛЯ 2003 ГОДА; Менеджмент, Маркетинг & Технологии
 
| Бухгалтерия | Вакансии | Прайс-листы | Подписка | Форум | Натали |
Новый номер
№14 (533), 07 АПРЕЛЯ 2003 ГОДА
В НОМЕРЕ
Прежде всего
Государство и экономика
СОБЫТИЯ НЕДЕЛИ
Финансы
Промышленность
Практика предпринимательства
Торговля
АВТОКРАТИЯ
Налоги
В портале
TOP публикаций
Бизнес "под ключ"
Обзоры рынков
Поиск в БИЗНЕСе
Архив
Форум
Реклама в портале
Горячая линия
Контактная информация
Маркетинговая информация
Презентация
Портрет аудитории
Профиль читателей
Условия приема рекламы
Рейтинг деловых изданий
Правила подачи оригинал-макетов
Медиапоказатели
Преимущества БИЗНЕСа

Как это делается 
Хлеб да соль!

Как организовать приём иностранных партнёров*

Когда в компанию для деловых переговоров приезжают иностранные партнеры, результат “торга” зависит не только от объективных факторов — совпадения или несовпадения экономических интересов, но и от субъективного — какое впечатление на гостей произведет организационный уровень приема. О том, как добиться нужной “субъективности”, мы и написали.

С чего начать

Подготовку визита лучше начинать за 2-4 недели до назначенной даты. Вот вопросы, которые нужно загодя уточнить у приезжающей стороны:

  • сколько будет гостей (иностранные бизнесмены часто приезжают вместе со своим персоналом — референтами, охраной);
  • номер и время рейса прибытия; все ли гости приедут одним рейсом; какое жилье предпочтительнее — гостиничные номера (одно- или двухместные) или частные апартаменты; какой приемлемый уровень “звездности” отеля и цены;
  • будут ли особые пожелания относительно питания, сколько среди приезжающих вегетарианцев и людей, придерживающихся религиозных ограничений в еде;
  • когда гости будут уезжать (день и время отъезда), нужно ли забронировать и купить обратные билеты;
  • автомобиль какой марки и модели предпочтительнее для гостей.

Обычно все заботы по организации приема ложатся на плечи секретаря компании или PR-менеджера. Но можно привлечь профессионалов со стороны. Подобную комплексную услугу предлагают некоторые туристические агентства и компании, специализирующиеся на конференц-сервисе. У них уже налажены связи с подрядчиками — переводчиками, водителями, кейтеринговыми компаниями (обеспечивают “выездное” питание. — Ред.), администраторами отелей, ресторанов, развлекательных комплексов и т.д. Стоимость комплексной услуги по организации встречи составляет приблизительно 3-10% бюджета мероприятия. Но есть компании, которые вообще не выставляют отдельной графой стоимость своих услуг, зарабатывая исключительно на скидках подрядчиков.

Встреча

Итак, в аэропорту гостей обычно встречает менеджер компании. Чтобы гости случайно не потерялись, нужно сделать табличку с названием принимающей фирмы. Уже по дороге в город можно детально обговорить план визита (с учетом всех “форс-мажоров”). Автомобиль нужного класса для встречи и постоянного сопровождения гостей можно арендовать. Киевская цена аренды авто с водителем составляет приблизительно $70 в день, а если водитель одновременно выполняет обязанности переводчика — $140 в день.

Бронирование гостиниц

Заявки в гостиницах принимают по факсу, электронной почте и по телефону. Телефонный заказ считается негарантированным. Но в любом случае лучше требовать подтверждения, это позволит убедиться, что дата заезда и количество номеров указаны правильно.

Специалисты советуют заключить с основными гостиницами корпоративные договоры на обслуживание. Это, в общем, не накладывает на заказчика никаких дополнительных обязательств, но 4- и 5-звездочные отели предоставляют корпорантам 10-20%-ные скидки. Кроме того, можно рассчитывать и на различные приятные сюрпризы — подарки именинникам и бесплатные ночи в качестве бонуса.

Дополнительная скидка (30-50%) обычно предоставляется, если корпорант заказывает более 100 ночей в год.

Как правило, отели требуют стопроцентную предоплату. Но поскольку принимающая сторона не всегда берет на себя расходы на проживание гостей, с администрацией можно договориться и об оплате по факту.

Кстати, теоретически гостиницы могут выставить счет за забронированные номера, если гость не приехал, а заказ не был отменен за 24 часа до назначенной даты заезда.

Стоимость проживания в некоторых 3-, 4- и 5-звездочных отелях Киева см. в табл.3 на стр.122. Информацию о гостиницах крупных городов Украины можно найти в интернете.

При выборе гостиницы иногда нужно учитывать, предоставляется ли отелем конференц-зал, достаточна ли вместимость этого помещения для планируемой аудитории, выяснить систему питания в гостинице — меню или “шведский стол”.

Иностранцы, как правило, приучены к “шведскому столу” и огорчаются, когда у них нет выбора, а предлагается меню. Теоретически 4- и 5-звездочные отели должны предоставлять завтрак и ужин по системе “шведский стол”, но у нас это правило выдерживается не всеми. О нюансах при выборе отеля см. в комментарии Ирины Рябоконь на стр. 123.

Частные апартаменты

У иностранцев часто возникает множество претензий к сервису наших гостиниц: слишком много времени уходит на ожидания, недостаточен выбор блюд в меню, заявленная отелем “звездность” и цена никак не соответствует действительному уровню. Кроме того, ни один отель не в состоянии гарантировать, что гостя не будут беспокоить по ночам телефонными звонками с недвусмысленными предложениями. Слишком просто, как нам объяснили, любому желающему получить базу телефонных номеров отеля.

Избежать этих причин недовольства можно, поселив гостей в частных апартаментах. Стоимость аренды однокомнатной квартиры площадью 60-70 кв.м в центре Киева, полностью оснащенной всем необходимым (от содержимого холодильника, постельного белья до бытовой техники), составляет $25-100 в сутки. Найти такой “дешевый и сердитый” вариант можно либо через агентства недвижимости, либо в интернете.

Существенный недостаток частных апартаментов — определенная доля риска. Для гостя, не знающего русского языка, реальную угрозу (физическую и психологическую) представляют соседи, случайные визитеры, государственные службы — милиция, коммунальщики и т.д. К тому же для многих иностранцев важно регулярно посещать фитнес-центр. В отличие от частных апартаментов, хорошие гостиницы предоставляют такую услугу.

Перевод

Специалисты советуют не экономить и пользоваться услугами профессионалов высокого класса, так как плохой перевод может испортить всю встречу. В среднем, синхронный перевод обойдется заказчику в $270-350 за час, последовательный — $20-25 за час. Стоимость аренды оборудования для синхронного перевода — от $150 в день (см. также табл.1 на стр.121). Испытать качество перевода можно и на деле. Компании, специализирующиеся на переводах, обычно с удовольствием соглашаются на бесплатные пробы. Если план встречи расписан довольно четко и заказчик точно знает, когда ему потребуется эта услуга, не имеет смысла брать переводчика на целый день.

Выбор зала

При выборе помещения для конференции или семинара нужно учитывать вместимость зала, освещенность, качество мебели, возможность установки оборудования. Аренда помещения вместимостью 100 чел. стоит приблизительно $50 в час, или $300-500 в день (см. также табл.2 на стр.121).

Многие залы готовы предоставить свое оборудование, но очень редко оно соответствует целям мероприятия. Например, для демонстрации фильма или схем с мелкими цифрами требуется мультимедийный проектор с высокой разрешающей способностью — такое оборудование, скорее всего, придется взять в аренду.

Питание

Иностранцы с удовольствием пробуют блюда украинской кухни, но любят и национальную (итальянцы, например, могут попросить отвести их в итальянский ресторан). Приблизительная стоимость питания на одного человека — 100-200 грн. в день. Выбор ресторана зависит от целей встречи. Если гости приехали на презентацию, то торжественный ужин можно организовать в том же зале, где проходило официальное мероприятие. Если главная цель — познакомиться и завязать контакты, то продолжить встречу лучше в развлекательном комплексе. В этом случае желательно получить у администрации разрешение на завоз собственного спиртного. Популярны грузинские, итальянские, чилийские вина, отечественные водка и пиво, коньяк. Специалисты рекомендуют исходить из такого расчета количества спиртного на человека: вино — 1 бутылка, водка — 300 г, коньяк — 200 г.

Принимающей стороне, скорее всего, время от времени придется прибегать к услугам кейтеринговых компаний. Фуршет хорошего уровня будет стоить приблизительно 30-50 грн. на человека (без учета спиртного).

Свободное время

Следует заранее поинтересоваться, как гости хотели бы провести свободное время. Интересует ли их культурная программа: экскурсии по городу, музеи, балет, опера, камерная музыка? Как правило, иностранцы стремятся больше узнать об Украине. Самые популярные достопримечательности в Киеве — например, Киево-Печерская Лавра и Софиевская площадь. Трехчасовая обзорная автобусная экскурсия по Киеву с гидом-переводчиком обойдется организатору приблизительно в $100-150. Кроме того, иностранцам нравится активный отдых — игры, направленные на формирование командного духа, состязания. Популярны боулинг, бильярд, дартц, пейнтбол (для мужчин). Если гости хотят просто отдохнуть и развлечься, можно пригласить их в паб или ночной клуб на эротик-шоу или концерт.

Что еще важно — иностранцы почти везде пытаются рассчитываться при помощи кредитных карточек. Понятно, что даже в Киеве не везде привыкли к такому виду оплаты. На возникающие в связи с этим недоразумения может уйти много времени. Гораздо удобнее договориться, чтобы менеджер принимающей стороны расплачивался наличными (для этого нужно предоставить в его распоряжение сумму около $2 тыс.) за гостя, а в день отъезда просто предоставил бы перечень покупок и чеки (см. также табл.2 на стр.123).

При расчете бюджета специалисты советуют исходить из ориентировочной суммы расходов — $1 тыс. на иностранного гостя в неделю.

Cовет “гостиничника”

Казимир Субко (51),
руководитель департамента конференц-сервиса консалтинговой компании НАУ
(с 1990 г., 21 чел.):

— Самое важное в подготовке встречи — рассчитать время и определить круг исполнителей. При этом основное внимание нужно уделить качеству услуг и оборудования. Задача организатора — создать у участников встречи впечатление, что все идет само собой. Для этого ответственный менеджер постоянно сопровождает гостей. Во время конференции он находится в зале, координирует подачу оборудования, следит за расписанием презентаций, выступлений. Он контролирует качество выполнения договорных обязательств персоналом отелей (многие, даже весьма дорогие гостиницы продолжают работать в стиле советского “ненавязчивого” сервиса). Менеджер также “отбивается” от любопытных посторонних, желающих присоединиться к мероприятию и познакомиться с участниками. Хороший менеджер улавливает настроение гостей и при возникновении проблем у кого-то из них незаметно управляет всем процессом.

Зал для встречи (семинара, конференции) должен быть комфортным, значение имеют и освещение, и свежий воздух, и удобная мебель, и хорошо работающие, вписывающиеся в интерьер средства аудиовизуального сопровождения.

Что касается питания, то практика показывает, что иностранцы не любят обильных, затянувшихся кофе-пауз во время деловых встреч. Можно прекрасно обойтись соком, чаем, кофе и несколькими видами печенья. Главное — не пойти на поводу у администрации отеля, заинтересованной в получении прибыли за счет удорожания кофе-пауз и питания. Сервировка стола одноразовой посудой исключена. Стол должен постоянно иметь привлекательный вид. Грязную посуду нужно убирать немедленно, чтобы гость, подошедший позже остальных, не искал чистые тарелку и чашку.

В подготовке приема иностранных гостей, как правило, участвует много подрядчиков: отели, транспортные и туристические компании, культурно-спортивные, развлекательные и оздоровительные комплексы, центры переводов, пункты проката и др. Важно выяснить соответствие цены и качества предлагаемых услуг. Некоторые подрядчики считают возможным выставлять даже комплексному заказчику дополнительные счета — штрафные санкции, стоимость парковки автомобилей и др. Я бы советовал заранее предусмотреть подобные мелочи и договориться, что увеличения сметы не будет.

Ирина Рябоконь (26),
менеджер по продажам гостиничного комплекса “Русь” (с 1979 г.):

— В Украине количество людей, путешествующих с деловыми целями, составляет около 80%. Поэтому гостиницы сейчас переориентируются на предоставление услуг именно бизнесменам.

При заказе номера для иностранного гостя важно учитывать местоположение гостиницы относительно центра города и офиса фирмы, уровень сервиса и безопасности, размер кровати (queen-, king-size), возможность бесплатных местных звонков и наличие в номере розетки для подключения ноутбука к интернету. Для японцев также, например, обязателен номер с ванной, а не с душем. Также важно, чтобы в стоимость проживания был включен завтрак по системе “шведский стол” с 7 часов утра, что позволит бизнесмену позавтракать в удобное для него время.

Номер в гостинице желательно бронировать заранее и письменно (по факсу или по электронной почте) и требовать при этом письменное подтверждение заказа.

Необходимо обращать внимание на время прибытия и убытия гостя. Во всех гостиницах мира принято единое расчетное время — 1200, до которого нужно выехать из номера и после которого возможно заселение в номер. Если гость желает занимать номер до вечера, обычно взимается дополнительная оплата — 50% стоимости одной ночи пребывания. Заезд в номера до 1200 обычно предоставляется бесплатно, но только при наличии свободных номеров. Об этом необходимо сообщить гостю.

Бронирование предполагает, что номер в гостинице не будет продан никому другому, кроме лица, на имя которого он забронирован. А если гость не заезжает в гостиницу и не сообщил об этом либо сообщил, но менее чем за сутки, гостиница вправе выставить претензии в размере стоимости проживания одной ночи.

Сергей Кругликов (23),
руководитель департамента конференц-сервиса агентства “Бизнес-мастер”
(с 1996 г., штат департамента конференц-сервиса — 8 чел.):

— По опыту знаю, что иностранцы очень ценят такую услугу принимающей стороны, как организация тайм-менеджмента. Им важно четко представлять себе насыщенность визита, знать, в котором часу за ними придет машина, сколько продлятся переговоры, останется ли время на экскурсию по городу и т.д. Иногда они просят подыскать людей в интересующих их сферах бизнеса и заранее договориться с ними о встрече. При этом они очень благодарны за дополнительную информацию: как человек говорит (сжато или любит поболтать), чем увлекается и т.д. Все эти нюансы позволяют быстрее найти общий язык, выбрать правильную тактику ведения переговоров.

Занимаясь тайм-менеджментом, нужно учитывать даже непредвиденные обстоятельства. Проблемы, например, часто возникают при поселении в гостиницу, где вас могут попросить подождать с часик. Попробовать договориться? Администрация отелей обычно очень неохотно идет на сотрудничество. Как правило, требуют официальный договор и предоплату. Но ведь я всего лишь координатор встречи. Задачи мне ставит клиент. И если у него что-то меняется (например, дата приезда или выезда), то меняется и весь план.

В отношении еды иностранцы, в основном, непритязательны. Они с большим удовольствием посещают колоритные рестораны в украинском духе. К нашему удивлению, однажды на ужине большой восторг у гостей вызвала самая обыкновенная гречка. Свободное время большинство приезжих стараются посвятить знакомству с городом (иногда мы дарим гостям CD с картой Киева), они интересуются историей, памятниками, расспрашивают об украинцах, о стране.

Автор: Лариса Шайгородская
Оцените эту статью
Читайте также
Электроник-шоу
Гром барабанов мешает строить “Электронную Украину”
Школа жизни
Для чего и как в компаниях создают внутреннюю систему образования
Проверено...
ATI намерена конкурировать с компаниями, превосходящими ее по размеру капитала: Cisco Systems, Nortel, 3Com и другими посредством развития технологий и снижения издержек. Ну, как обычно
Новости регионов
Новости компаний
Новости связи
В СЛЕДУЮЩЕМ НОМЕРЕ
точно будет
ТЕНДЕНЦИИ

     На гостиничный рынок Украины выходят новые отечественные отельеры. Сам же рынок в ближайшие годы будет прирастать за счет строительства 3-звездочных гостиниц.

 
ЗНАМЕНИТОСТИ
     Комедийный талант - особый дар. Есть в нем что-то до конца не разгаданное, потому что зависит он вовсе не от уровня профессионализма и артистического мастерства. Это, что называется, данность. Семен Фарада ею обладает вполне: ему было достаточно просто появиться на экране, чтобы у зрителя возникла невольная улыбка. Читайте в следующем номере интервью с известным актером.
 
ПЕРСОНА
    Посол Турции в Украине Эрдоган Ишджан в интервью БИЗНЕСу рассказал, что увеличению притока турецких инвестиций в нашу страну мешают банальные визы, которые туркам получить не так-то просто.
 
ФИНАНСОВЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ
     Украинские предприятия уже начали осваивать новый инструмент привлечения дополнительного капитала. Схема, предложенная фондовиками, оказалась менее затратной, чем выход на IPO, но более дорогой, чем частное размещение акций. О достоинствах и недостатках данного финансового инструмента читайте в следующем номере БИЗНЕСа.
 
РЫНОК ВОДКИ
      Предварительные итоги 2007 г. подтвердили вывод: бурное развитие легального рынка водки в Украине окончательно ушло в прошлое. В условиях ежегодного увеличения продаж не более чем на 3-5% отечественные производители спиртного идут на крайние меры: пересматривают ассортимент, сбытовую политику и годами отработанную маркетинговую стратегию. Конкуренция идет буквально за каждый декалитр реализованной продукции.
 
ПРАКТИКА МЕНЕДЖМЕНТА
   Отличие стилей управления отечественных и зарубежных руководителей - что стоит, а чего не стоит заимствовать у зарубежных менеджеров, работающих в Украине.
 
ЛЮДИ ДЕЛА
   Крупнейшая российская СК "Ингосстрах" представлена в нашей стране дочерней компанией "ИНГО Украина", которая уже стала ведущим игроком на рынке страхования. О состоянии российского и украинского страховых рынков, а также о конкуренции с западными страховщиками в эксклюзивном интервью БИЗНЕСу рассказали президент СК "Ингосстрах" Вячеслав Щербаков и председатель правления "ИНГО Украина" Игорь Гордиенко.
 
РЕГИОНАЛЬНАЯ ПОЛИТИКА
   Исследование вопроса построения отношений элиты Донецкого региона с новым Кабмином и губернатора Владимира Логвиненко с крупнейшими ФПГ области читайте в следующем номере БИЗНЕСа.
 
`
| Бухгалтерия | Вакансии | Прайс-листы | Строительство и ремонт | Подписка | Форум | Женский журнал НАТАЛИ |
автокресла детские кроватки отпугиватели фильтр nerox (нэрокс) договоре лизинга недвижимости, лизинговые компании, автомобилив лизинг.
© Copyright 2001 Закрытое акционерное общество "Издательство "Блиц-Информ"
Горячая линия (38 044) 251-81-90, 461-83-47
Интернет-магазин Эгоистка Скалолазный портал Украины Сауны Украины, сауны Киева