Електронний документообіг

У проектах компанії «Атлас» з автоматизації документообігу вирішуються наступні документоорієнтовані бізнес-задачі:

Автоматизація традиційного діловодства. Єдина реєстрація документів, версійність, виписка (з часовим блокуванням для монопольного редагування, можливо, поза офісом) та повернення, ведення історії роботи з документом та ін. (Рішення "Електронне діловодство та контроль виконання документів").

Управління всіма фазами життєвого циклу документу: створення, розгляд, редагування, затвердження, публікація, вилучення з обігу та знищення.

Автоматизація формалізованих процедур узгодження. Маршрутизація документу та контроль дотримання строків, наприклад, заявки на закупівлю.

Автоматизація колективної роботи з документами:

• Ведення обговорення документу у робочій групі, в тому числі з участю працівників різних підрозділів і навіть сторонніх організацій - замовників, виконавців, юристів, зовнішніх консультантів та ін.
• Підходить для підтримки слабо формалізованих процесів, наприклад, розробки презентацій або маркетингових документів.
• Ведення спільної роботи над проектами та доступ до інформації для своїх працівників, які можуть знаходитись у різних містах світу.
• Доступ до корпоративних інформаційних ресурсів та можливість одночасної роботи кількох територіально розподілених користувачів у режимі реального часу. Здатність забезпечення творчості працівників.

Управління проектами. Підтримка проектно-орієнтованих методів взаємодії. Роботу можливо розбити на окремі етапи, назначити виконавців, строки, ресурси та контролювати хід виконання. Для виконання повторюваних задач можливо використовувати заздалегідь створені шаблони проектів. У ході виконання проекту можливо створювати різні документи, які повинні бути прив`язані до зазначених етапів робіт.

Прив`язка документів до бізнес-процесів. Пов'язування документів з бізнес-смислом, тобто контекстом, в якому вони використовуються. Так, наприклад, акти здачі-приймання можуть бути зв`язані з договорами, а договори - з фінансовою системою, фіксуючою розрахунки. В кінцевому рахунку, користувач (керівник або фінансовий директор) отримує можливість підняти усі первинні документи, які відносяться до конкретної господарчої операції.

Забезпечення єдиної платформи для документоорієнтованих додатків. Забезпечення простого та прозорого доступу до бібліотеки документів, враховуючи бізнес-контекст. Синтетичний повсюдний та безпечний доступ до інформації будь-якого типу, незалежно в якому сховищі вона знаходиться. Автоматизація прямих і зворотних процесів переносу даних із документів у фінансові та інші облікові системи. Робота із зображеннями. Публікація на web.

Забезпечення інтеграції. Інтеграція з усіма настільними додатками, враховуючи MS Office. Інтеграція з продуктами сторонніх виробників. Інтеграція з обліковими системами (R3; Platinum; Alef; 1C)

Створення електронного архіву. Створення довготривалого збереження документів та управління електронним архівом, враховуючи процедури списання, та знищення документів. Створення надійного єдиного сховища для документів і знань, до якого працівники та клієнти фірми мали б зручний доступ звідусіль та у будь-який час.

Забезпечення атрибутивного та повнотекстового пошуку. Можливість настроювати кожним користувачем індивідуально результати пошуку. Забезпечення миттєвого доступу до інформації із різних репозиторіїв за допомогою єдиного запиту. Одне запитання "прозоро" адресується до сховищ документів Word/Excel/PowerPoint, файлових систем, Microsoft Exchange, Lotus Notes, SQL-баз даних та іnternet/intranet, повністю зберігаючи при цьому розмежування прав доступу.

Забезпечення розмежування доступу.

Гнучке настроювання інтерфейсу, у тому числі з надаванням можливості вбудовувати функціонал з управління документами у прикладні додатки.

Багатомовна підтримка локалізації рішення для будь-якої країни світу.

• Hummingbird DM- система електронного діловодства та документообігу.
• Hummingbird RM - система управління записами.
• Hummingbird Collaboration - система для організації взаємодії розподілених робочих груп.
• Атлас ДОК - система електронного діловодства та документообігу.

• Автоматизація документообігу з локальною архітектурою (єдина база даних без віддалених підрозділів).
• Автоматизація документообігу з розподілено архітектурою "Центр - Територіальні підрозділи" (центральна база даних та база даних віддалених підрозділів).

• Забезпечення більш ефективного керування документами за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності організації на всіх рівнях.
• Підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності.
• Усунення дублювання і багаторазового перетворення інформації.
• Забезпечення чіткої авторизації доступу до комерційної інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень.
• Протоколювання діяльності підприємства в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення «гарячих точок» у діяльності).
• Оптимізація бізнес-процесів і автоматизація механізму їхнього виконання і контролю.
• Виключення або максимально можливе скорочення обороту паперових документів на підприємстві. Економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів в організації.
• Виключення необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву.

Рішення з автоматизації діловодства та контролю виконання документів надає можливість територіально розгалуженому підприємству «Головне підприємство - Районні управління» функціонувати в єдиному інформаційному просторі. Це забезпечується створенням в підприємстві актуальної центральної бази даних, яка оперативно оновлюється інформацією з баз даних управлінь.Кожен документ чи об`єкт вводиться в систему один раз і після збереження стає доступним всім іншим підсистемам.

Компанія «Атлас» надає послуги по забезпеченню повного циклу поставки та впровадження систем управління документами на підприємстві:

• Консалтинг по підтримці проектів модернізації та інтеграції систем управління документами.
• Обстеження та визначення інформаційних рухів на підприємстві.
• Опис бізнес-процесів, зв`язаних з обробкою документів та їх проходженням.
• Розробка та узгодження Технічного завдання на поставку та впровадження системи управління документами в потрібній конфігурації та архітектурі.
• Поставка системи управління документами потрібної конфігурації та архітектури.
• Розробка додаткових модулів системи управління документами з урахуванням специфіки бізнес-процесів.
• Поставка експлуатаційної документації системи управління документами.
• Конвертація існуючих баз даних в структури системи управління документами.
• Розгортання та налагодження загальносистемного програмного середовища системи управління документами.
• Інсталяція та налагодження всього комплексу програмного забезпечення на серверах та робочих станціях.
• Навчання користувачів та адміністраторів, надання експлуатаційної документації системи управління документами.
• Впровадження системи управління документами.
• Консультації, підтримка користувачів, «гаряча лінія».
• Супроводження системи, її функціональний розвиток.

Тому що над проектами працює команда висококласних фахівців, яка:

• Забезпечує комплексний підхід до розробки систем керування документами.
• Має позитивний досвід впровадження систем керування документами на українських підприємствах.
• Пропонує відпрацьовану методологію впровадження як усього комплексу рішень, так і його окремих частин.

• Автоматизована система електронного документообігу ДПА України
• Автоматизована система електронного документообігу Пенсійного Фонду України