Электронный документооборот

В проектах компании «Атлас» по автоматизации документооборота решаются следующие документоориентированные бизнес-задачи:

Автоматизация традиционного делопроизводства. Единая регистрация документов, версионность, выписка (с временным блокированием для монопольного редактирования, возможно, вне офиса) и возвращение, ведение истории работы с документом и др. (Решение "Электронное делопроизводство и контроль исполнения документов").

Управление всеми фазами жизненного цикла документа: создание, рассмотрение, редактирование, утверждение, публикация, изъятие из оборота и уничтожение.

Автоматизация формализованных процедур согласования. Маршрутизация документа и контроль соблюдения сроков, например, заявки на закупку.

Автоматизация коллективной работы с документами:

• Ведение обсуждения документа в рабочей группе, в том числе с участием работников разных подразделений и даже посторонних организаций - заказчиков, исполнителей, юристов, внешних консультантов и др.
• Подходит для поддержки слабо формализованных процессов, например, разработки презентаций или маркетинговых документов.
• Ведение общей работы над проектами и доступ к информации для своих работников, которые могут находиться в разных городах мира.
• Доступ к корпоративным информационным ресурсам и возможность одновременной работы нескольких территориально распределенных пользователей в режиме реального времени. Способность создать условия для творчества сотрудников.

Управление проектами. Поддержка проектно-ориентированных методов взаимодействия. Работу возможно разбить на отдельные этапы, назначить исполнителей, сроки, ресурсы и контролировать ход выполнения. Для выполнения повторяемых задач возможно использовать заранее созданные шаблоны проектов. В ходе выполнения проекта возможно создавать разные документы, которые должны быть привязаны к указанным этапам работ.

Привязка документов к бизнес-процессам. Связывание документов с бизнес-смыслом, то есть контекстом, в котором они используются. Так, например, акты сдачи-приема могут быть связаны с договорами, а договоры - с финансовой системой, фиксирующей расчеты. В конечном счете, пользователь (руководитель или финансовый директор) получает возможность поднять все первичные документы, которые относятся к конкретной хозяйственной операции.

Обеспечение единой платформы для документоориентированных приложений. Обеспечение простого и прозрачного доступа к библиотеке документов, учитывая бизнес-контекст. Синтетический повсеместный и безопасный доступ к информации любого типа, независимо в каком хранилище она находится. Автоматизация прямых и обратных процессов переноса данных из документов в финансовые и прочие учетные системы. Работа с изображениями. Публикация на web.

Обеспечение интеграции. Интеграция со всеми настольными приложениями, учитывая MS Office. Интеграция с продуктами посторонних производителей. Интеграция с учетными системами (R3; Platinum; Alef; 1C)

Создание электронного архива. Создание долговременного хранилища документов и управление электронным архивом, учитывая процедуры списания, и уничтожения документов. Создание надежного единого хранилища для документов и знаний, до которого работники и клиенты фирмы имели бы удобный доступ повсеместно и в любое время.

Обеспечение атрибутивного и полнотекстового поиска. Возможность настраивать каждым пользователем индивидуально результаты поиска. Обеспечение мгновенного доступа к информации из разных репозиториев с помощью единого запроса. Один вопрос «прозрачно» адресуется хранилищам документов Word/Excel/PowerPoint, файловым системам, Microsoft Exchange, Lotus Notes, SQL-базам данных и internet/intranet, полностью сохраняя при этом размежевание прав доступа.

Обеспечение размежевания доступа.

Гибкая настройка интерфейса, в том числе с предоставлением возможности встраивать функционал из управления документами в прикладные приложения.

Многоязычная поддержка локализации решения для любой страны мира.

• Hummingbird DM- система электронного делопроизводства и документооборота.
• Hummingbird RM - система управления записями.
• Hummingbird Collaboration - система для организации взаимодействия распределенных рабочих групп.
  
• Атлас ДОК - система электронного делопроизводства и документооборота.

• Автоматизация документооборота с локальной архитектурой (единая база данных без удаленных подразделений).
• Автоматизация документооборота с распределенной архитектурой "Центр - Территориальные подразделения" (центральная база данных и база данных удаленных подразделений).

• Обеспечение более эффективного управления документами за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности организации на всех уровнях.
• Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности сохранения всей предыстории его деятельности.
• Устранение дублирования и многоразового преобразования информации.
• Обеспечение четкой авторизации доступа к коммерческой информации, за счет чего повышается персональная ответственность сотрудников за выполненные действия строго в рамках предоставленных полномочий.
• Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).
• Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
• Исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения затрат на управление потоками документов в организации.
• Исключение необходимости или весомое упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Решение по автоматизации делопроизводства и контроля выполнения документов предоставляет возможность территориально разветвленному предприятию «Главное предприятие - Районные управления» функционировать в едином информационном пространстве. Это обеспечивается созданием на предприятии актуальной центральной базы данных, оперативно обновляющейся информацией из баз данных управлений.Каждый документ или объект вводится в систему один раз и после сохранения становится доступным всем другим подсистемам.

Компания «Атлас» предоставляет услуги по обеспечению полного цикла поставки и внедрения систем управления документами на предприятии:

• Консалтинг по поддержке проектов модернизации и интеграции систем управления документами.
• Обследование и определение информационных движений на предприятии.
• Описание бизнес-процессов, связанных с обработкой документов и их прохождением.
• Разработка и согласование Технического задания на поставку и внедрение системы управление документами в нужной конфигурации и архитектуре.
• Поставка системы управления документами нужной конфигурации и архитектуры.
• Разработка дополнительных модулей системы управления документами с учетом специфики бизнес-процессов.
• Поставка эксплуатационной документации системы управления документами.
• Конвертация существующих баз данных в структуры системы управления документами.
• Развертывание и отладка общесистемной программной среды системы управления документами.
• Инсталляция и отладка всего комплекса программного обеспечения на серверах и рабочих станциях.
• Обучение пользователей и администраторов, предоставление эксплуатационной документации системы управления документами.
• Внедрение системы управления документами.
• Консультации, поддержка пользователей, «горячая линия».
• Сопровождение системы, ее функциональное развитие.

Потому что над проектами работает команда высококлассных специалистов, которая:

• Обеспечивает комплексный подход к разработке систем управления документами.
• Имеет положительный опыт внедрения систем управления документами на украинских предприятиях.
• Предлагает отработанную методологию внедрения как всего комплекса решений, так и его отдельных частей.

• Автоматизированная система электронного документооборота ГНА Украины
• Автоматизированная система электронного документооборота Пенсионного Фонда Украины