Подсистема "Управление документооборотом"

Данная подсистема предназначена для автоматизации работ, связанных с организацией документооборота в рамках всего предприятия. Для этого с помощью подсистемы решаются следующие задачи:

• Организация учета документов.
• Организация хранения документов.
• Контроль и анализ исполнения работ по документам.
• Организация потока работ (workflow) по исполнению работ по документам.

Основные функции подсистемы следующие:

• Организация регистрации бумажных документов в карточках учета.
• Постановка на учет документов, формируемых КИС "Бизнес-Эксперт" в электронном виде.
• Создание полнотекстовых документов и их регистрация.
• Ведение картотеки документов.
• Организация контроля исполнения документов.
• Организация хранения документов.
• Ведение стадий обработки документов.
• Продвижение документов по маршруту обработки.
• Массовая рассылка документов в подразделения, в том числе территориально удаленные.
• Отслеживание жизненного цикла документа по всей цепочке выполнения работ по нему.
• Отслеживания взаимосвязи документа со всеми порождающими его и порождаемыми им документами.
• Анализ документов, связанных с документами-основаниями и направлениями работ хозяйственного плана, просмотр любого из указанных документов.
• Поиск документов по типам, присвоенным данному документу.
• Создание и ведение номенклатуры дел предприятия.
• Создание классификации документов и использование ее в процессе работы.

Подсистема в силу описанных ниже особенностей взаимодействует со всеми подсистемами.

Уникальность архитектуры подсистемы состоит в том, что рамках механизма документооборота объединены преимущества системообразующих архитектур, основанных как на документном подходе, так и транзакционном. Это стало возможным за счет расширенной трактовки традиционного содержания термина "документ". Двойственная трактовка позволяет объединить на основе одного механизма электронные формы-документы - как те, что соответствуют реальным документам, так и те, что соответствуют электронным формам для транзакций. Такая совмещенная документарно-транзакционная архитектура подсистемы позволяет организовать кроссплатформенный документооборот, который становится платформой для интеграции других подсистем в рамках КИС "Бизнес-Эксперт". С помощью кроссплатформенного документооборота становится возможным легко реализовывать стратегию уровня предприятия по управлению каким-либо аспектом деятельности. Так, например, зарегистрированные в КИС объекты и их свойства могут прослеживаться на протяжении всего их жизненного цикла в КИС в любой подсистеме.

Можно с рабочего места проследить всю цепочку прохождения документов какого-нибудь контрагента предприятия от заключения договора с ним из подсистемы "Управление договорами" до прохождения приходных документов о поставке им ТМЦ на какой-то материальный склад из подсистемы "Управление материально-техническими ресурсами" и направлениями работ хозяйственного плана, просмотр любого из указанных документов. Связь с документами-основаниями устанавливается пользователем.

Совмещенная документарно-транзакционная архитектура подсистемы "Управление документооборотом" позволяет легко реализовать CRM-стратегию уровня предприятия.

Подсистема "Управление договорами"

Назначение подсистемы - автоматизация информационной поддержки договорной работы в рамках всего предприятия. Для этого подсистема позволяет решить две главные задачи:

• Сквозное отслеживание всего жизненного цикла каждого договора, как единой цепочки прохождения договора по всем подразделениям и филиалам предприятия.
• Обеспечение комплексного сопровождения договора по всем порождающим его и порождаемым им документам.

Основные группы функций подсистемы следующие:

• Ведение системы учета договоров и сопутствующих им документов.
• Осуществление контроля над договорными обязательствами.
• Анализ договоров и сопутствующих документов по различным аспектам выполнения договоров.

Цепочка работ, автоматизируемых данной подсистемой, начинается с момента заключения договора или дополнительного соглашения и их регистрации в подсистеме. Затем на основе первичного документооборота и информационных потоков из других подсистем осуществляются контрольные и аналитические функции, дающие информацию для принятия управленческих решений. Выполняемые в подсистеме функции имеют надзорный статус уровня предприятия, поэтому она взаимодействует практически со всеми подсистемами.

Информация, исходящая или входящая в подсистему, необходима, прежде всего, следующим подразделениям, наиболее тесно работающим с договорами.

• Договорная служба - управление договорами (учет, контроль, анализ выполнения).
• Все функционально-производственные подразделения, имеющие отношение к заключению, выполнению, расторжению договоров.
• Планово-производственный отдел (отдел бюджетирования и пр.)- планирование работ и выделенного под них финансирования в рамках планов бюджета предприятия и контроль выполнения.
• Юридический отдел, службы выполняющие функции расчета пени и подготовки расчетов по претензиям для предоставления их в хозяйственные (арбитражные) суды.
• Территориально удаленные подразделения предприятия.