Технології Workflow
Бізнес-задачі, які вирішуються в проекті
У проектах компанії «Атлас» із застосуванням технологій Workflow вирішуються наступні документоорієнтовані бізнес-задачі:
- Автоматизація багатокрокової моделі маршрутизації, враховуючі як послідовні, так і паралельні етапи в одному і тому ж маршруті.
- Маршрутизація окремих документів або цілих папок (проектів), які можуть знаходитись у кількох бібліотеках.
- Підтримка вільного перенаправлення ходу ділового процесу, який вже знаходиться на стадії виконання.
- Створення шаблонів маршрутів, які зберігаються для наступного виконання.
- Гнучке зазначення строків закінчення робіт для всього маршруту в цілому або ж для окремих задач, можливо як в окремих одиницях (наприклад, 2 тижні від початку проходження маршруту), так і безпосередньо в датах (наприклад, 15 вересня).
- Делегування прав, що дозволяє користувачам переназначати виконавця для конкретної роботи та уникати простоїв через відсутність будь-кого.
- Контроль та управління маршрутами в графічному інтерфейсі з деревовидною ієрархією, схожою на Провідник Windows.
- Моніторинг маршрутів зі сторони адміністратора.
- Автоматичне повідомлення про ті або інші події в ділових процесах.
- Програмний інтерфейс, що допускає настроювання та розширення функціонала.
Продукти, на яких базуються рішення
- Hummingbird DM Workflow - модуль маршрутизації документів у відповідності зі схемами ділових процесів, який входить до складу Hummingbird DM.
Типові проекти з автоматизації документообігу
- Автоматизація маршрутизації документів у відповідності зі схемами ділових процесів у локальній архітектурі (єдина база даних без віддалених підрозділів).
- Автоматизація маршрутизації документів у відповідності зі схемами ділових процесів у розподіленій архітектурі "Центр - Територіальні підрозділи" (центральна база даних та база даних віддалених підрозділів).
Очікувані результати впровадження
- Забезпечення більш ефективного керування документами за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності організації на всіх рівнях.
- Підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності.
- Усунення дублювання і багаторазового перетворення інформації.
- Забезпечення чіткої авторизації доступу до комерційної інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень.
- Протоколювання діяльності підприємства в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення «гарячих точок» у діяльності).
- Оптимізація бізнес-процесів і автоматизація механізму їхнього виконання і контролю.
- Виключення або максимально можливе скорочення обороту паперових документів на підприємстві. Економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів в організації.
- Виключення необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву.
Єдиний інформаційний простір
Рішення з автоматизації діловодства та контролю виконання документів надає можливість територіально розгалуженому підприємству «Головне підприємство - Територіальні підрозділи» функціонувати в єдиному інформаційному просторі. Це забезпечується створенням в підприємстві актуальної центральної бази даних, яка оперативно оновлюється інформацією з баз даних управлінь.Кожен документ чи об`єкт вводиться в систему один раз і після збереження стає доступним всім іншим підсистемам.
Послуги в рамках проектів адаптації та впровадження систем управління документами
Компанія «Атлас» надає послуги по забезпеченню повного циклу поставки та впровадження систем управління документами на підприємстві:
- Консалтинг по підтримці проектів модернізації та інтеграції систем управління документами.
- Обстеження та визначення інформаційних рухів на підприємстві.
- Опис бізнес-процесів, зв`язаних з обробкою документів та їх проходженням.
- Розробка та узгодження Технічного завдання на поставку та впровадження системи управління документами в потрібній конфігурації та архітектурі.
- Поставка системи управління документами потрібної конфігурації та архітектури.
- Розробка додаткових модулів системи управління документами з урахуванням специфіки бізнес-процесів.
- Розробка експлуатаційної документації системи управління документами.
- Конвертація існуючих баз даних в структури системи управління документами.
- Розгортання та налагодження загальносистемного програмного середовища системи управління документами.
- Інсталяція та налагодження всього комплексу програмного забезпечення на серверах та робочих станціях.
- Навчання користувачів та адміністраторів, надання експлуатаційної документації системи управління документами.
- Впровадження системи управління документами.
- Консультації, підтримка користувачів, «гаряча лінія».
- Супроводження системи, її функціональний розвиток.
Чому саме «Атлас»?
Тому що над проектами працює команда висококласних фахівців, яка:
- Забезпечує комплексний підхід до розробки систем керування документами.
- Має позитивний досвід впровадження систем керування документами на українських підприємствах.
- Пропонує відпрацьовану методологію впровадження як усього комплексу рішень, так і його окремих частин.