ПЛАНИРОВАНИЕ КОРПОРАТИВНОГО ПРАЗДНИКА

Корпоративные вечеринки - неотъемлемая часть корпоративной культуры любой фирмы. Общение с коллегами в неформальной обстановке улучшает атмосферу в коллективе и способствует укреплению отношений в команде. Такой праздник нечто большее, чем просто развлечение людей, это повод сплотить коллектив, один из способов формирования команды, хорошая возможность воспитать патриотическое отношение сотрудников к фирме.

		Недаром считается, что если руководство экономит на праздничном бюджете и подарках сотрудникам, то эту фирму ждут неудачи в бизнесе и неминуемый крах. Поэтому, даже сокращая заработную плату, урезая расходы на рекламу, отказываясь от мысли о расширении бизнеса, нужно все же проводить праздники и другие увеселительные мероприятия, поддерживающие командный дух сотрудников и создающие нужный микроклимат организации. А вот как грамотно организовать такой праздник мы сейчас расскажем. Несмотря на успешное внедрения в наш бизнес западно-американской системы организации работы - оперативного управления (то есть работа на "живую": по факту, по ситуации), для успешного проведения корпоративного праздника необходимо вернуться к мудрой советской "системе планирования". Только заранее тщательно спланированная и должным образом подготовленная вечеринка даст те положительные всходы, ради которых она, собственно, и устраивается. Праздники проходят из года в год и надо сделать так, чтобы каждый из них занял свое почетное место в истории фирмы, чтобы стандартные сюжеты мероприятий не наскучили работникам с большим стажем. Поэтому организовывать досуг сотрудников фирмы необходимо с умом. Банкет в дорогом ресторане с концертом, собравшим вместе всех известных поп-звезд, лучших цирковых артистов и цыганский табор оставит после себя баснословный счет, недоумение и недовольные мысли сотрудников "лучше бы премию дали...". То есть в организации праздников, как и в любом другом деле, важен вопрос эффективности - не сколько дать денег, а как и на что их потратить. Поэтому не позднее, чем за месяц до начала предполагаемого торжества займитесь планированием. Здесь любителям погулять с размахом на сумму, превышающую годовой доход Билла Гейтса, и маленьким фирмочкам, из экономии назначивших в своих рядах энтузиастов КВНа, придется решать одинаковые проблемы (хотя и различными средствами). Прежде всего, необходимо определить направленность мероприятия, которая может быть: - внешняя (на партнеров, клиентов, широкие массы); - внутренняя (на сотрудников фирмы). Помним пословицу "За двумя зайцами погонишься...", не надо отмечать праздник при одновременном участии партнеров, клиентов и сотрудников. Будут недовольные невниманием гости, неловкие ситуации и постоянное решение трудного вопроса: чего же меньше хочется: потерять клиентов, испортить отношения с Партнерами или лишиться доверия и уважения собственных сотрудников. Если нет возможности устраивать несколько банкетов, выбор направленности обычно делается в пользу сотрудников. Партнеров и высшее руководство приглашаем на изысканный ужин в элитном ресторане, а постоянным клиентам рассылаем подарки с символикой фирмы. Выбрав направленность, задумываемся о целях торжества. Если этого не сделать, то мероприятие станет простой формальностью, смысл которой не всегда понятен, или неудачной попыткой "Объять необъятное…" Цели корпоративного праздника: - формирование корпоративной культуры организации; - налаживание отношений (чаще с внешними организациями, но, возможно, и между сотрудниками данной фирмы, особенно, если коллектив сложился недавно); - создание имиджа (как правило, в глазах внешних заказчиков, партнеров); - отдых, развлечение. Определили цели - формулируем задачи мероприятия. Например: - В неформальной обстановке продуцировать новые идеи и выработать дальнейшую стратегию действий. - Поставить коллектив в известность о грядущих переменах и заручиться его поддержкой в новых начинаниях. - Снять нервное напряжение после работы над сложным проектом. - Познакомиться (с новыми сотрудниками, партнерами и т. п.). - Усилить лояльность по отношению к компании. - Попытаться понять причины некоторых неудач, разрядить конфликтную обстановку. - Поднять творческий потенциал сотрудников. - Прояснить правила, нормы, ценности корпоративной культуры. - Достичь лучшего понимания персоналом концепции фирмы и ее истории, масштабов, целей и перспектив. - Подвести итоги за определенный период. - Выделить и наградить лучших сотрудников. - Повысить сплоченность коллектива и его единство. - Продемонстрировать заботу руководства о сотрудниках фирмы. - Укрепить связи между руководством и сотрудниками. - Мотивировать сотрудников к дальнейшей работе. - Расширить дружеские и деловые связи между сотрудниками. - Сформировать патриотические чувства и позитивные эмоции у персонала фирмы. - Укрепить связи между организацией и партнерами или клиентами. - Заявить о фирме в СМИ. - Продемонстрировать устойчивое финансовое положение фирмы. Кроме направленности, целей и задач требуется еще повод праздника. В некоторых случаях, когда о наступлении праздника известно заранее (например, открытие нового филиала) или он привязан к календарной дате (например, Новый ГОД или юбилей фирмы), с повода все начинается. Однако бывают ситуации, когда, прежде всего, формируются цели и задачи (чаще всего направленные на формирование корпоративного духа или необходимой разрядки после тяжелой работы), а после этого подбирается подходящий повод для праздника. В принципе, это основная информация, которую мы в первую очередь выясняем у заказчиков корпоративной вечеринки. И, честно говоря, 80% руководителей-заказчиков корпоративных вечеров отдыха даже не представляют какое "стадо зайцев" можно поймать, если соблюсти элементарные основы организации планирования праздников. Мы вместе с ними уже в процессе подготовки "корпоратива" формируем цели и задачи праздника и, соответственно, праздник не становится простой ежегодной формальностью. Теперь от теоретической части к практическим рекомендациям. Что нужно сделать? Что необходимо знать? Что должно быть учтено? Во-первых. Нужно назначить ответственного за организацию праздника. Организатор нужен даже в том случае, если проведение торжества полностью поручается нам, поскольку кто-то должен поставить нам задачу и ответить на все вопросы, утверждать план-сценарий праздника и рассчитываться по "договорам подряда" и "договорам об оказании услуг". На должность организатора праздника выбирают сотрудника, который соответствует следующим требованием: - понимание мотивационных корпоративных задач, которые стоят перед компанией; - умение планировать время; - знание основных правил организации праздников;

		- коммуникабельность; - хорошие отношения с руководством и другими сотрудниками; - организаторские способности. Однако организатор праздника не должен ведущим этого праздника; - хорошее чувство юмора; - хорошая фантазия; - чувство меры; - тактичность; - бережливость; - хороший вкус; - желателен опыт подобной деятельности. Во-вторых. Согласовать проект праздника и составить план подготовки к мероприятию. Затем примерно прикинуть бюджет вечеринки, заложив него дополнительно еще 10% от планируемой суммы на "форс-мажор". Вам, дорогие и мудрые директора, учредители, руководители и администраторы, необходимо учесть все составляющие праздника. Второстепенного здесь быть не может. От того, как правильно вы выберите фирму-провайдера развлекательных услуг, как будут подобраны помещения для праздника, музыка, официальная и неофициальная программа мероприятия, как люди войдут в зал и как доедут до дома после окончания вечеринки, зависит настроение не только одного вечера - это должно создать у сотрудников ощущение того, что они работают лучшей компании на свете, а руководство их по-настоящему ценит. Даже небольшие просчеты могут сильно обидеть людей. Составляющие успешного "корпоратива": Форма проведения праздника. Мы сейчас просто перечислим эти формы, а для детального ознакомления перейдите на соответствующую ссылку. - Банкет (с полным /неполным обслуживанием). - Прием (Фуршет, Коктейль, Чай, "Шведский стол"). - Пикник (загородные мероприятия) - Пивной пир. - Командные игры. - Семейный праздник.

Место проведения.
Стандартно праздники проходят в офисе (подойдет банкетный зал, если он есть, или самая большая и просторная комната) или в ресторане (кафе, ночном клубе). Более широкий список мест проведения корпоративных вечеринок может быть таким:
- спортивный центр;
- дом отдыха;
- старинная усадьба;
- специально оборудованные или "дикие" места на природе;
- теплоход или яхта;
- развлекательный комплекс с аквапарком;
- парк;
- казино;
- и др.

Список приглашенных с указанием Фамилии, Имени и Отчества, должности в фирме, стажем работы или степенью "касаемости" праздника (если гость со стороны). Отдельно составляется список VIP персон. Количество участников может варьировать - от нескольких человек до сотни или даже тысячи гостей.

Концертная программа.
Прежде всего, решают, нужна ли она. Если да, то приглашают как звезд, известных широкой публике, так и людей, значимых для вашей фирмы в силу каких-либо ее особенностей. Кроме того, концертные номера могут подготовить и сотрудники фирмы (главное только, чтобы это было весело, интересно и не нарушало общей концепции праздника). Развлечь гостей выступлением певцов и артистов проще, чем интерактивной игрой, в которой придется участвовать всем сотрудникам фирмы, но и сплачивающий эффект от игры значительно выше.

Развлекательная программа.
Для любого мероприятия надо выбрать ключевую тему, которой будем придерживаться большую часть времени праздника. Просмотр вашими сотрудниками шестичасового выступления "звезд" ничего полезного фирме не принесет. Нужны профессиональные ведущие, реализовывающие помимо конферанса еще и задачи вечеринки. Все развлечения: игры, викторины, розыгрыши, лотереи, конкурсы, тесты и гадания создаются с учетом этих задач. Это трудно, поэтому разработку сценария и его воплощение в жизнь необходимо доверить специализирующимся на этом фирмам, типа нашей Студии.

Ведущий.
Для проведения праздника, если только нет в вашей фирме штатного сотрудника-тамады, лучше приглашать профессионального ведущего (ведущих). При этом, желательно предварительно посмотреть на него в действии (если и не непосредственно на празднике, то хотя бы на видеозаписи праздника). Обычно в функцию ведущего входит администрирование праздника, встреча гостей, поддержание порядка, очередность вручения подарков и произнесение поздравительных речей. Кроме того, он должен лично участвовать в составлении сценарного плана предстоящего мероприятия.

Фото/видеосъемка.
Этот процесс тоже лучше доверить профессионалам (хотя бы по той причине, что все сотрудники фирмы заслужили право на отдых). Продумайте заранее, как вы используете отснятые материалы - пойдут ли они в архив фирмы, будут вручены всем сотрудникам или использованы в рекламных буклетах, видеороликах, клипах. Мастера фото/видео, зная вашу задумку, будет снимать соответствующие исходники.

Звукотехническое обеспечение.
На торжественной части выступают и коллеги и приглашенные, вручаются грамоты, денежные премии и т.д. - все должно быть слышно и понятно. Поэтому надо предусмотреть стойки с радиомикрофонами и звукоусилительную аппаратуру, а также оператора, который все это наладит и вовремя включит.
Это касается и проекционной аппаратуры - наличие видеокамер (если идет прямая трансляция праздник на экраны в других залах), ноутбуков, мультимедийных проекторов, экранов - это все продумывается и арендуется заранее. Также заранее "прогоняются" предполагаемые видеопрезентации.

Освещение.
Освещение помещения важно для создания соответствующего моменту настроения (при этом в течение вечера желательно менять освещенность) и для артистов на сцене. Поэтому кто то в течение всего вечера должен этим заниматься. Как правило, специалисты по звуку и свету (или один специалист, объединяющий и то, и другое) могут быть получены вместе с фирмой, проводящей развлекательную программу. Если же вы проводите торжество в своем офисе - пригласите стороннего специалиста. Важнейшим элементом любого мероприятия является грамотно и профессионально подобранное световое, звуковое, проекционное оборудование, монтируемое с учетом технических и сценарных составляющих торжества. Такими параметрами, например, являются величина зала, принцип работы музыкантов и артистов, выступающих на торжестве.

Музыкальное сопровождение.
Играет важную роль при:
- создании праздничного настроения в начале банкета;
- привлечении внимания перед чьим-нибудь выступлением (гораздо выгоднее прозвучит короткий туш, чем покашливания заглушаемого общем гулом оратора);
- сопровождении концертных номеров;
- организации танцев. Танцы просты в реализации, однако действенный способ сплотить и сдружить коллектив, так что пренебрегать ими не следует.
Относительно музыкального сопровождения нужно выбрать между ди-джеем и живым звуком. Предпочтительно иметь в запасе и то, и другое. Но тогда музыкант/певец должен быть профессионалом, а они в Севастополе редкость…

Декор помещения.
Праздник должен быть оформлен соответствующим образом, чтобы было понятно - это праздник данной компании, а не любой другой. Поэтому при достаточном бюджете нельзя пренебрегать услугами фирм, специализирующихся на декорировании помещении. Мы сможем даже ваш офис превратить в неожиданное и загадочное место, соответствующее теме праздника. Не отказывайтесь от самых привычных украшений - цветов, гирлянд, воздушных шаров. Они гарантированно создадут праздничное настроение и подготовят гостей к предстоящему торжеству. Воздушные шары - самый доступный, яркий и запоминающийся способ создать праздничную атмосферу в офисе, ресторане, концертном зале или просто на улице. Живыми цветами мы создадите модный и изысканный интерьер, наполнить его красотой и утонченностью. Кстати, для формирования творческого настроения и патриотического духа, можно объявить конкурс среди сотрудников компании на лучший дизайн помещения для праздника - возможно, им будет интересно проявить себя не со стандартной стороны.

Еда и напитки.
Даже если всю программу торжества вы взвалили на плечи подчиненных, еда и питье должно быть из ресторана, кафе или собственной столовой фирмы. В наше время уже недопустимо заставлять сотрудников (особенно сотрудниц, особенно 8 Марта) нарезать салаты и делать бутерброды. Выход - кейтеринговая компания - в любое место привезут заказанные блюда, столовую мебель и всю необходимую посуду. Вас обслужат вышколенные официанты, и потом все еще и все за собой и за вами уберут. Так что, даже если вы арендовали помещение дешевого кафе, не обязательно рисковать жизнью, пробуя позавчерашние отбивные предельные в сегодняшние паштеты. В среднем в Севастополе заказ на выездное обслуживание обойдется в 60грн. с человека. Спиртное, особенно если сумма, выделенная на праздник, не радует большим количеством нулей, выгоднее закупать самим.
На день рождения фирмы или его сотрудников можно специально заказать очень вкусный торт украшенный логотипом фирмы.

Доставка/развоз гостей.
В некоторых случаях нужно предусмотреть и такой момент, чтобы гости расслабились и спокойно веселились, а не смотрели все время на часы.

Автостоянка.
Если большинство сотрудников приедут на праздник на машинах, позаботьтесь о наличие охраняемой автостоянки надлежащих размеров. Учтите также, что, возможно, возвращаться домой большинство гостей будет не на своих автомобилях (заберут на следующий день).

Призы и подарки.
Прежде всего, их должно быть много. Призы нужно подобрать шуточные и оригинальные, подарки - ценные и демонстрирующие заботу руководства о своих сотрудниках. Закупать призовой фонд необходимо заранее и поручить это лучше всего человеку с фантазией, хорошо знающему всех сотрудников и их вкусы.

Фейерверк.
Обязательно прибегните к услугам специализирующихся на пиротехнических шоу фирмам. Событие можно превратить в зрелищный, яркий праздник, который оставит незабываемые воспоминания. Возможности пиротехников сегодня практически безграничны. Существуют салюты для помещений (так называемый сценический фейерверк), дневные - многоцветные дымовые эффекты и т. д. Уточните только - имеет ли эта фирма разрешение на запуск фейерверков (причем пусть возьмут его в МВД именно на запуск в "вашем" месте в "ваше" время) или занимается только продажей. А то приехавшие на место зрелища сотрудники ППС испортят вам настроение по 195 статье КоАПН надолго и с большим штрафом.

Обслуживание за столом.
Присутствие официантов повышает уровень застолья. Если вы арендуете для праздника кафе или ресторан, проще воспользоваться услугами их персонала.

Служебные помещения.
Туалеты, гардероб, кухня далеко от банкетного зала, места для переодевания актеров. Необходимо предусмотреть их наличие, достаточное количество (для туалетов) и соответствие вашему уровню.

Уборка помещений.
Не забудьте о том, что помещение после "гулянки" необходимо будет привести в порядок (если праздник проходит на рабочем месте).

И вот, после того, как будут получены ответы на все эти вопросы, можно приступить к более детальному расчету бюджета и согласованию его с руководством фирмы. Если получившаяся сумма руководство не устроит, вносите изменения в проект, отказавшись от дорогих, но не самых значимых деталей праздника. Как только бюджет будет утвержден, проект праздника можно считать завершенным.

Дальнейшие действия организатора - составление плана подготовки к празднику, встреча с представителями фирм (ресторана, декоратором помещений, ведущими), чьими услугами было решено воспользоваться для проведения праздника и совместная с ними подготовка праздника.

В Практических рекомендациях мы приводим примерные проект, план подготовки и расчет бюджета праздника.

Как говориться: "Приятных хлопот!"
И до встречи