НТЦ"Ноосфера"| Статьи

Новости [index.html] Услуги Клиентам Статьи Контакты О компании Статьи про аутсорсинг Что такое аутсорсинг HR trend: outsourcing human resources Когда «аут» означает выход из положения Нет ничего более постоянного, чем временное Аутсорсинг в управлении персоналом Аутсорсинг в управлении персоналом Статьи "Кадровый менеджмент", #7[11], октябрь 2003 Автор: Ольга Батурина Источник: "Кадровый Менеджмент" Дата публикации: 02.03.2004 Работа с человеческими ресурсами требует высокой квалификации. Однако решению стратегических задач часто мешает обязательная рутина, которая отнимает большую часть времени HR-менеджера. Здесь на помощь современным кадровикам могут придти аутсорсинговые компании. Долой рутину Согласно мировой статистике, расходы компаний на аутсорсинг в ближайшее время достигнут одного триллиона долларов. По результатам исследований Michael F. Corbett & Assocciates основные причины, которыми руководствуются компании, используя аутсорсинг как стратегию менеджмента, таковы: сокращение операционных расходов; концентрация на основной деятельности; создание переменной структуры затрат; доступ к передовым технологиям и знаниям; увеличение скорости выхода на рынок (компании, продуктов, услуг); улучшение качества предоставляемых услуг. За рубежом аутсорсинг административных HR-функций является привычной практикой современных компаний. Ему подвергаются наиболее трудоемкие с точки зрения человеческих и временных ресурсов обязанности HR-специалистов, не затрагивающие напрямую стратегию управления персоналом. Некоторые предприятия предпочитают полностью освобождать HR-менеджеров от административной рутины, оставляя им лишь составление стратегии и осуществление контроля. В России пока более привычными являются услуги сторонних компаний по ведению бухгалтерии, охране или уборке помещений. Однако специалисты прогнозируют значительное увеличение спроса на аутсорсинг в области управления кадрами предприятия в ближайшие годы. Наиболее востребованная услуга в отечественной практике – расчет и начисление заработной платы. Она является наиболее трудоемкой и нетворческой частью работы отдела кадров. Одной из компаний, «опробовавших» на себе аутсорсинг, стало российское отделение компании Reemtsma, которое передало обязанности по расчету и начислению заработной платы компании Scala. Два года назад здесь было принято решение оптимизировать продажи, в связи с чем увеличилось число торгового и уменьшилось число офисного персонала. В результате кадровому отделу из четырех человек пришлось обслуживать около семисот сотрудников. «На мой взгляд, данная бизнес-модель имеет много преимуществ, – считает HR-менеджер Reemtsma Юлия Смирнова. – Нам удалось сделать работу наших HR-специалистов менее рутинной, появилось больше возможностей принимать решения и контролировать их выполнение, что положительно сказалось на деятельности всего подразделения. Аутсорсинговая компания помимо непосредственного расчета зарплаты берет на себя все сопровождающие его функции, например, контроль над изменением законодательства, настройкой программного обеспечения и т.п. Сотрудники от внедрения новой системы также получили некоторое преимущество: теперь вместе с зарплатой они получают листок с подробным описанием всех начислений и удержаний от выплаченной суммы. Обычно на подобные расчеты HR-менеджерам не хватало времени». Для ведения кадрового учета, делопроизводства, документооборота необходим грамотный сотрудник, разбирающийся в законодательстве и оформлении документов. С другой стороны, далеко не каждый HR-специалист готов охотно заниматься подобной работой, и зачастую нагрузка возлагается на отдел бухгалтерии. Эти функции также можно передать аутсорсинговой компании. Особенно охотно прибегают к такой услуге небольшие компании, предпочитающие не держать в штате менеджера по работе с персоналом. Так, в филиале компании "Вариан Б.В." (Нидерланды) в штате десять человек, каждый из которых занимается своими прямыми обязанностями – продвижением оборудования производства головного подразделения на российском рынке. Здесь используется аутсорсинг нескольких видов функций: расчета заработной платы, кадрового учета и делопроизводства, бухгалтерского сопровождения. «Для ведения бухгалтерии и работы с персоналом иностранной компании требуются квалифицированные специалисты с хорошим знанием законодательства, – рассказывает заместитель главы филиала "Вариан Б.В." (Нидерланды) Мария Новикова. – Это довольно дорогое удовольствие, и нам гораздо важнее принять в штат хорошего менеджера по продажам или технического специалиста, чем кадровика. В данной ситуации использование аутсорсинга представляется мне идеальным решением. Передав функции специалистам, мы можем быть уверены, что эта работа ведется в строгом соответствии с законодательством и на высоком профессиональном уровне». Крупные компании также стараются избавить своих специалистов от рутины, правда, из-за большого потока документооборота сотрудник аутсорсинговой фирмы порой вынужден постоянно находиться в офисе заказчика. Свой среди чужих Все большее распространение получает еще одна услуга в области аутсорсинга – лизинг персонала. Он подразумевает, что сотрудники, работающие в компании заказчика, числятся в штате лизинговой фирмы. Эта организация их подбирает, обучает, определяет размер их заработной платы, то есть выполняет все функции работодателя. Лизинговая фирма берет на себя ответственность за качество предоставляемых услуг, следит, чтобы ее сотрудники имели необходимую квалификацию, соблюдали распорядок и корпоративную культуру компании-клиента, заменялись в случае болезни и т.п. Иногда по какой-либо причине (наиболее часто ей является ограничение на штатную численность персонала) компании передают своих сотрудников сторонней организации, которая официально оформляет с ними трудовые отношения, но не несет ответственности за качество выполняемой ими работы и их профессиональный уровень. Такую схему отношений также ошибочно называют лизингом персонала. Одним из серьезных преимуществ данного подхода является освобождение от администрирования трудовых отношений с сотрудниками, работающими в компании и на компанию. При большой численности людей, переданных в штат провайдеру, экономия на кадровом администрировании может быть очень существенной. «Когда организация решает, обращаться ли ей в аутсорсинговую компанию для лизинга персонала, то на одно из первых мест выходит вопрос экономии средств и бизнес-ресурсов, – объясняет директор по маркетингу аутсорсинговой компании «Интеркомп» Мария Афонина. – Многие считают, что такие сотрудники обходятся слишком дорого, хотя с ними и меньше хлопот. Однако западный опыт показывает, что аутсорсинг дает фирмам-заказчикам 20-30% экономии, так как затраты на подбор и обучение персонала несет лизинговая компания. Сюда же входят пресловутые расходы на кадровое администрирование, социальные льготы, не говоря о такой немаловажной вещи, как ответственность работодателя перед собственными сотрудниками… Поэтому, когда меня спрашивают, что выгоднее – лизинг или так называемый аутстаффинг (вывод за штат), я всегда отвечаю, что с точки зрения экономической и стратегической, лизинг персонала – это та бизнес-модель, которая, в конечном счете, дает компании серьезные конкурентные преимущества. Работодателям, уже имеющим достаточно большой штат для обслуживания офиса, и считающим неэтичным сокращение сотрудников, можно порекомендовать обращаться к лизинговым фирмам, которые зачисляют их к себе в штат и предоставляют уже не персонал, а услугу, выполненную руками его бывших сотрудников. Пожалуй, это один из наиболее щадящих и современных подходов к аутсорсингу той или иной функции в целом». Рекрутинг по-новому В последнее время многие международные рекрутинговые компании модифицируют свои услуги также в сторону аутсорсинга внутренней функции подбора персонала. Этот подход приобретает все большее распространение в США и Европе. В России он представлен в начальной стадии и всего несколькими компаниями. Следует отметить, что способ, о котором мы говорим, во многом отличается от традиционного рекрутинга, к которому мы привыкли в России за последние годы. Новая модель предполагает «внедрение» фирмы-исполнителя или ее представителя в клиентскую компанию, создание особого «штаба» на территории заказчика, осуществление всей функции от подбора и проведения отбора до зачисления кандидата в штат. Примером здесь может служить рекрутинговая фирма Adecco, которая подбирает персонал для крупных промышленных компаний, начиная с рядовых позиций и заканчивая инженерами. Действует фирма на территории заказчика, где разворачивает некий «рекрутинговый штаб», что способствует лучшему узнаванию компании и учету ее корпоративных особенностей. Набранный персонал находится в штате рекрутинговой фирмы. Интересно, что в последние годы не крупные международные компании, а именно аутсорсинговая фирма Adecco является самым крупным работодателем в мире: ежедневно ее услугами пользуется огромное количество заказчиков. Аутсорсинг некоторых HR-функций, к которому охотно обращаются компании за рубежом, пока не получил распространения в России. Например, иностранные аутсорсинговые фирмы часто берут на себя обязанности по организации взаимодействия с персоналом. Они занимаются разработкой, внедрением и оформлением рабочих контрактов, описанием должностных обязанностей, решением вопросов медицинского страхования и материального стимулирования, созданием бонусных систем и т.п. При этом компания-заказчик сохраняет за собой все функции управления. Специалисты остаются кадровыми сотрудниками компании-заказчика, поэтому данная услуга отличается от лизинга. Сервис – это не аутсорсинг Иногда аутсорсингом ошибочно называют использование услуг сервисных компаний. «Прежде всего, аутсорсинг подразумевает осуществление некой функции, которую компания однозначно могла бы выполнять внутри себя, если бы не решила передать ее сторонней организации, – отмечает Мария Афонина. – Кроме того, между аутсорсинговой компанией и клиентом предполагается очень высокая степень интеграции. Заказчик может работать параллельно с несколькими рекрутерскими или тренинговыми компаниями. Аутсорсинг подразумевает долгосрочные отношения и невозможность использования второго провайдера в той же области. Например, при расчете зарплаты аутсорсинговая фирма получает от клиента конфиденциальные данные, изучает их и, возможно, влияет на бизнес-процессы компании, предлагая более удобные в работе стандарты и подходы. Такая же степень доверия устанавливается между заказчиком и провайдером при аутсорсинге других функций». Тема аутсорсинга сегодня в моде, потому многие руководители компаний склоняются к мысли: «А не попробовать ли и нам?» Однако специалисты утверждают, что данная бизнес-модель эффективна только в том случае, если она выбрана сознательно и помогает решать важные задачи, стоящие перед компанией. Необходимо, чтобы организация, которая собирается прибегать к аутсорсингу, хорошо понимала преимущества, которые получит с его помощью – например, экономию ресурсов (человеческих, временных, материальных) или передачу профессионалам функции, не влияющих на конкурентоспособность на рынке. «Распространено ошибочное мнение, что, отдав некую функцию на аутсорсинг, можно о ней благополучно забыть, – говорит Мария Афонина. – Действительно, через некоторое время заказчик будет вспоминать о ней только тогда, когда требуются стратегические директивы или изменения. Но процессу взаимной интеграции с аутсорсинговой компанией обязательно предшествует кропотливая работа с обеих сторон. Только в этом случае результат сотрудничества оправдает ожидания». Юлия Смирнова также признает, что процесс внедрения аутсорсинговой бизнес-модели достаточно сложный: приходится передавать дела сторонней компании в таком виде, чтобы она смогла полученную информацию понять и дальше по ней работать. «На собственном опыте я убедилась, что до начала аутсорсинга расчета зарплаты следует эту часть работы HR-отдела привести в стопроцентный порядок, – комментирует Юлия Смирнова. – Первые два месяца сотрудничества дались с трудом: пришлось поработать над документами, подробно прописать даже элементарные понятия и правила, принятые в компании. Кроме того, в течение месяца мы одновременно с аутсорсинговой компанией рассчитывали зарплату сотрудников и сравнивали результаты». У некоторых руководителей сложилось предубеждение, что они могут потерять контроль над той частью функций, которую отдадут в аутсорсинговую компанию. На самом деле, правильно выбрав провайдера и грамотно составив с ним контракт, компания не только сохраняет контроль, но и застраховывает себя от многих неприятностей, связанных с внутренним персоналом. К примеру, когда, по ошибке, расчетчик зарплаты из штата компании переводит в банк кому-то из рядовых сотрудников оклад гендиректора, то компенсировать убытки некому. Но если нечто подобное случится по вине аутсорсинговой компании, она обязана возместить заказчику сумму ущерба. Как найти провайдера Если руководство компании, тщательно взвесив все за и против, все же решается использовать аутсорсинговую бизнес-модель, следует серьезно подойти к выбору провайдера. Ведь ему придется доверить многие вопросы, традиционно рассматриваемые как «тайны за семью печатями». Последние годы в России стремительными темпами растет число аутсорсинговых компаний, предоставляющих услуги в области HR. Тем не менее, крупных игроков на этом рынке по-прежнему немного, и конкуренция между ними минимальна. Аутсорсинговые компании признают, что приобретают значительную часть заказчиков благодаря рекомендациям партнеров или клиентов. В любом случае, для выбора провайдера компании необходимо провести мониторинг рынка, расспросить коллег, применявших данную модель. В аутсорсинге, как и в консалтинге, важен накопленный опыт работы, количество нестандартных ситуаций, с которыми приходилось сталкиваться специалистам фирмы. Потому немаловажным показателем является ее возраст и репутация. Помимо этого, следует обратить внимание на так называемую страховку профессиональной ответственности, которую имеет любая серьезная аутсорсинговая компания. Важно изучить страховые обязательства – серьезный ли партнер-страховщик у провайдера и достаточна ли страховая сумма. Некоторые фирмы могут сотрудничать только с мелкими или, наоборот, крупными организациями, что предполагает разные технологии работы. Также следует помнить, что, как правило, представители серьезной аутсорсинговой фирмы не возьмутся рассчитывать предварительную стоимость услуг по телефону, а будут настаивать на личной встрече с руководством – слишком много факторов влияет на цену заказа. Слияния, поглощения, образование новых компаний, ежедневная трансформация рынка – все это способствует спросу аутсорсинг HR-функций. В современных условиях компаниям необходимо быстро реагировать на изменения рынка, своевременно расширять производство, открывать новые направления – все это возможно только с помощью умелого управления человеческими ресурсами. Передавая часть HR-функций аутсорсинговым организациям, компания становится более гибкой в условиях меняющейся экономики. © 2002-2004 НТЦ "Ноосфера" Воспроизведение материалов с сайта разрешено только после получения согласия НТЦ "Ноосфера"