«Управление торговлей 8.0» - решение для автоматизации управления и учета в торговых организациях

• Организация управленческого учета
  • Учет и контроль взаиморасчетов
  • Учет товародвижения
• Управление продажами
  • Планирование продаж
  • Гибкие возможности планирования
  • План-фактный анализ
• Управление заказами покупателей
  • Формирование заказа
  • Автоматическое резервирование товаров и размещение заказов
  • Корректировка заказа
• Схемы продажи товаров
• Механизм ценообразования
• Управление закупками
  • Управление заказами поставщиков
  • Мониторинг цен поставщиков
• Управление запасами
  • Учет товаров на складах компании
  • Заказы подразделений компании
• Анализ информации о торговой деятельности и товарообороте
• Интеграция с «1С:Бухгалтерией»
  
  

Организация управленческого учета

Учет и контроль взаиморасчетов
Конфигурация «Управление торговлей» предоставляет гибкие возможности учета и контроля взаиморасчетов с контрагентами по нескольким схемам с различными уровнями детализации:

• По договорам. В конфигурации «Управление торговлей» детализация взаиморасчетов «по договорам» является базовой и производится всегда. Если не требуется дополнительная детализация, то можно выбрать способ ведения взаиморасчетов по договору в целом.
• По заказам (счетам) в рамках долгосрочного договора. Разделение по заказам удобно для гибкого управления взаиморасчетами в рамках текущих торговых операций. Например, по одному заказу поставки могут быть приостановлены из-за возникшей по нему задолженности, а по другому - разрешены.
• По конкретным документам хозяйственных операций (по расчетным документам) в рамках договора. Данная возможность предназначена для тех случаев, когда для каждого документа, например, накладной, важно знать, оплачен он или нет. Эта схема ориентирована в первую очередь на предприятия, которые не строят свой документооборот на основании заказов (счетов).

При этом система позволяет отражать реальные особенности взаимоотношений с теми или иными контрагентами, например, объединить в управленческом учете взаиморасчеты с группой сторонних организаций (юридических лиц), рассматривая их в качестве единого контрагента, или наоборот, организовать раздельный контроль взаиморасчетов с различными структурными единицами одной компании.

Подсистема управления взаиморасчетами берет на себя функцию контроля предельно допустимого размера задолженности, не позволяя сотрудникам предприятия отпускать товар клиенту при превышении лимита кредита или производить очередную оплату поставщику при наличии задолженности по ранее оплаченным поставкам.

Параметры контроля взаиморасчетов могут быть гибко настроены - как в соответствии с принятой на предприятии общей политикой, так и индивидуально для каждого договора или сделки. В частности, можно управлять величиной допустимой задолженности как в абсолютном, так и в процентном выражении от суммы договора (например, указать, что для начала поставки по договору необходимо произвести 50% предоплаты), допустимым сроком задолженности и т.д.

Учет товародвижения
В конфигурации реализован партионный учет товаров, в том числе по серийным номерам, срокам годности и сертификатам товаров, обеспечивается контроль правильности списания серийных номеров товаров, товаров с определенными сроками годности и сертификатами. Расчет себестоимости ведется по методам FIFO и LIFO. Поддерживается ведение партионного учета в разрезе складов, возможность задания произвольных характеристик партии (цвет, размер и т.д.).

Поддерживаются удобные возможности учета схожих товаров, например, различных артикулов обуви одной модели, отличающихся только цветом и размером. Механизм учета в разрезе характеристик позволяет для таких товаров задавать только одну позицию номенклатуры (а не множество в соответствии с количеством комбинаций характеристик), обеспечивая по ней количественный учет в разрезах заданных пользователем характеристик. Например, по позиции «сандалии Скороход» можно получить информацию о том, сколько имеется на складе моделей черного цвета 42 размера, а сколько - зеленого цвета 36 размера, сколько зарезервировано, сколько заказано и т.д. Поддерживается также планирование продаж и закупок товаров с заданными характеристиками.

Механизм свойств и категорий, реализованный в конфигурации, является мощным и эффективным средством для многомерного анализа товарооборота в произвольных разрезах, например, продаж различных видов товаров по регионам, по категориям контрагентов и т.д.



Управление продажами

Подсистема управления продажами позволяет решать задачи оперативного планирования и контроля продаж, как в натуральном, так и в денежном выражении. Включает в себя блоки:

• Планирование продаж
• Управление заказами покупателей

Подсистема содержит средства анализа заказов, призвана оказывать поддержку в принятии управленческих решений при взаимодействии с клиентами и помогать выявлять узкие места на складе.

Планирование продаж
Для обеспечения управленческого персонала компании информацией не только о фактических, но и о планируемых показателях деятельности, в конфигурации предусмотрена подсистема планирования продаж.

Планирование производится как по отдельным видам, так и по группам товаров; конфигурация также позволяет выбрать определенные категории покупателей (по регионам, по видам деятельности и т.п.) и составлять отдельные планы для каждой из этих групп. Планы составляются с различной временной детализацией (от дня до года); таким образом, конфигурация дает возможность разрабатывать как стратегические (квартальные, годовые), так и рабочие планы на один и тот же период. Например, в начале года можно составить годовой план, и затем в соответствии с ним утверждать помесячные. В основном, такая возможность используется:

• для детализации планов от стратегических к рабочим, без потери информации об установленных на каждом этапе планирования показателях;
• для планирования с учетом и без учета сезонных колебаний спроса.

Средства сравнительного анализа данных дают возможность контролировать соответствие между объемами продаж, установленными на один и тот же период с помощью планов различной степени детализации.

Предусмотрено планирование продаж как по всей фирме в целом, так и по подразделениям или группам подразделений. Это дает возможность руководителям и менеджерам подразделений составлять планы продаж по своим направлениям. Планы подразделений консолидируются в сводный план продаж по организации.

Гибкие возможности планирования
При составлении планов продаж, прогнозируются следующие показатели:

• объемы продаж в натуральном и суммовом выражении;
• себестоимость продажи;
• торговая наценка.

Плановые данные о продажах в натуральном выражении могут вводиться как в ручном, так и в автоматическом режиме. Для последнего варианта используется информация о продажах товаров за предыдущий период, текущих складских остатках и полученных на плановый период заказах покупателей. Эти данные могут использоваться в различных комбинациях, определяемых пользователем. Если для определенных групп товаров необходимо применять отдельные принципы расчета плановых показателей, предусмотрена возможность составления для каждой из них отдельного плана, которые впоследствии будут объединены в один общий план.

Для окончательной доводки плана предусмотрена возможность относительного или абсолютного изменения данных, полученных в результате расчетов, например, для реализации такой стратегии, как «Объем продаж за аналогичный период прошлого года плюс 5%».

Цены продаж планируются на основании информации о текущих ценах продажи компании или конкурентов, а также средней цены продажи определенного товара или группы товаров за выбранный период. Как и при расчете количества продаж, рассчитанное значение цены можно изменить (увеличить или уменьшить) на определенный процент, например, для реализации стратегии «Средняя цена конкурентов минус 5%».

При расчете планируемой себестоимости продаж могут использоваться следующие данные:

• Цены поставщиков. При этом можно применять различные стратегии: по минимальной цене поставщика, по максимальной цене, по средней цене.
• Плановая себестоимость.
• Средняя себестоимость продаж, исходя из анализа продаж за указанный период.

План-фактный анализ
Для контроля выполнения разработанных планов в конфигурации предусмотрены развитые средства сравнительного анализа информации о планах и фактических продажах. С помощью них, например, решаются следующие задачи:

• план - фактный анализ продаж за определенный период;
• сравнительный анализ продаж за различные периоды, например за текущий период и аналогичный прошлого года;
• сравнение планов продажи с одинаковой детализацией за различные периоды времени, например, помесячные планы на декабрь текущего и прошлого года.
• сравнение планов с различной детализацией за один и тот же период, например, поквартальные и помесячные планы на первое полугодие текущего года.

При этом данные могут быть предоставлены в разрезе подразделений, сгруппированы для сравнения по отличительным признакам (свойствам) номенклатуры и покупателей. Например, можно провести сравнительный анализ объемов продаж номенклатуры с заданными характеристиками в определенном регионе за различные периоды времени, чтобы выявить сезонные колебания.



Управление заказами покупателей

Подсистема управления заказами покупателей позволяет реализовать наиболее эффективную для предприятия стратегию обслуживания заказов покупателей, например, стратегию минимизации необходимого для обслуживания заказов складского остатка. Возможности по управлению заказами покупателей рассчитаны на торговые предприятия, использующие схемы работы:

• работа со склада
• работа под заказ
• совмещение стратегий.

Обработку заказа покупателя можно разбить на следующие этапы:

• Формирование заказа
• Автоматическое резервирование заказанных товаров на складе и в заказах поставщикам
• Корректировка заказа
• Составление и контроль календарного плана оплаты заказа
• Оформление приема товаров, заказанных у поставщиков
• Отгрузка товаров покупателю
• Закрытие заказа

Контроль оплаты и поставки по заказам покупателя осуществляется в соответствии с порядком взаиморасчетов, определенным в договоре контрагента. Пользователь может в любой момент получить актуальную информацию о текущем состоянии заказа: сколько каких товаров заказано поставщикам, сколько зарезервировано на складах, сколько осталось отгрузить, сколько оплачено заказчиком и т.п.

Все этапы прохождения заказа и корректировки по нему могут фиксироваться в системе соответствующими документами, что позволяет отслеживать историю взаимоотношений с клиентами и поставщиками, оценивать эффективность и надежность работы с ними.

Формирование заказа
Конфигурация «Управление торговлей» позволяет быстро и удобно обрабатывать поступающие от клиентов заказы, регистрируя в системе:

• Желательные характеристики товаров (цвет, размер и т.д.). Набор свойств характеристик можно задавать индивидуально для каждой позиции номенклатуры. Например, для обуви это будут цвет, размер, полнота, а для холодильников - объем морозильной камеры, число отделений, число и мощность компрессоров
• Желательную дату поставки товаров.
• Согласованную дату оплаты

На основе заданной информации система позволяет оптимальным образом автоматически разместить заказ покупателя в заказах поставщикам и зарезервировать товары на складах. Размещение товарных позиций заказа покупателя в заказах поставщикам позволяет увеличить объем свободного товарного остатка на складах, который можно использовать для удовлетворения других заказов покупателей.

Для предприятий, осуществляющих поставки товаров своим потребителям «под заказ», особо полезной является возможность вести обособленный учет товаров, позволяющая точно рассчитать суммарную себестоимость товаров и накладных расходов, понесенных для выполнения конкретного заказа покупателя.

Автоматическое резервирование товаров и размещение заказов
Система позволяет выбрать наиболее выгодную для предприятия стратегию работы с заказами покупателей (увеличение свободного складского остатка, уменьшение времени выполнения заказа и др.) и соответствующим настроить механизм автоматического резервирования и размещения позиций заказа покупателя на складах компании и в заказах поставщикам. Обычно выбор стратегии резервирования и размещения зависит от используемой предприятием схемы работы:

• работа со склада
• работа под заказ
• совмещение стратегий
• перераспределение (при изменении ситуации)

Для схемы работы со склада основной выбирается стратегия автоматического резервирования товаров, а альтернативной стратегией - приоритетное размещение в заказах поставщиков. При работе «под заказ» основной стратегией будет являться размещение товара в заказах поставщиков, а альтернативной - резервирование на складах.

Пользователь может также вручную управлять резервированием и распределением товаров под конкретные клиентские заказы, например, указать, на каком складе в первую очередь должны будут резервироваться товары, какие номенклатурные позиции следует заказать поставщикам и т.д. Поддерживается также сочетание автоматического и ручного задания порядка резервирования и размещения.

Корректировка заказа
Система позволяет выполнять необходимые корректировки ранее зарегистрированных заказов:

• добавление или удаление товарных позиций заказа;
• изменение количества заказанного товара;
• изменение цен
• изменение схемы размещения и резервирования заказанных товаров.

При этом данные о состоянии заказа поддерживаются в актуальном состоянии, в случае, если для корректируемого заказа установлен режим автоматического резервирования и размещения, после корректировки производится автоматическое перераспределение товаров.

Предусмотрена возможность отмены заказов, по которым не происходило оплаты и поставки товаров, а также закрытия заказов, выполненных частично.



Схемы продажи товаров

В конфигурации предусмотрены различные схемы продажи товаров. Продажа товаров может осуществляться с предварительным резервированием товара или без предварительного резервирования товаров (из текущих остатков склада). Также реализована возможность продажи товаров по предварительным заказам товаров у поставщиков под конкретные заявки покупателей.

Продажа товаров может осуществляться в кредит или на условиях полной (или частичной) предоплаты клиентом.

При продаже комиссионного товара предусмотрена возможность автоматического расчета комиссионного вознаграждения комитенту с использованием различных способов расчета комиссионного вознаграждения: процент от прибыли, процент от суммы продаж. Сумма комиссионного вознаграждения может быть указана и вручную.

Товар может быть передан на реализацию комиссионеру. После получения от комиссионера отчета о продажах товаров, для него также автоматически рассчитывается его комиссионное вознаграждение.

В конфигурации различаются оптовые и розничные продажи. При продаже товаров в розницу производится контроль розничных цен.

В конфигурации предусмотрены различные схемы возврата товаров. Предусматривается возможность оформления как возврата поставщику (комитенту), так и возврата покупателем (комиссионером). Возврат товаров может быть оформлен по нескольким документам поступления или отгрузки в рамках одного договора с контрагентом. При оформлении возврата от покупателя автоматически определяется тот документ поступления, по которому производилась продажа товаров. Предусмотрена также возможность указания документа поставки той партии, в которую возвращается товар, пользователем вручную.



Механизм ценообразования

Подсистема ценообразования решает задачи управления отпускными ценами на товары, предоставляет широкие возможности для построения различных схем формирования цен и скидок, позволяет четко контролировать соблюдение сотрудниками предприятия установленной ценовой политики.

Механизм регистрации цен контрагентов позволяет анализировать ситуацию на рынке, отслеживать изменения цен в динамике, сравнивать цены компании с ценами конкурентов.

При оформлении розничных продаж осуществляется жесткий контроль розничных цен, которые задаются при поступлении товаров на розничный склад.

При продаже товаров можно назначать скидки на позиции номенклатуры. При этом возможны следующие варианты предоставления скидки:

• по всей номенклатуре на одинаковый процент при любой сумме сделки;
• по всей номенклатуре на одинаковый процент при сумме сделки, превышающей заданное пороговое значение;
• процент скидки устанавливается индивидуально для каждой позиции товарной номенклатуры, скидка предоставляется при любой сумме сделки;
• при сумме сделки, превышающей пороговое значение, предоставляется скидка по заранее определенным позициям номенклатуры.

При этом в каждом из указанных случаев процент скидки может зависеть от категории контрагента.

Назначение и изменение скидок в компании подтверждается и оформляется документально.



Управление закупками

Функциональность подсистемы позволяет обеспечить менеджеров торгового предприятия информацией, необходимой для своевременного принятия решений о пополнении товарных запасов и оптимизации стоимости закупаемой продукции.

• оперативное планирование закупок
• оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения
• платежный календарь расхода денежных средств

В конфигурации поддерживаются различные схемы приема товаров от поставщиков по ранее оформленным заказам, прием на ответственное хранение, на реализацию.

Предусмотрена возможность оформления «неотфактурованных поставок» - товаров, которые по тем или иным причинам требуется принять на склад и пустить в продажу до поступления необходимых сопроводительных документов. В дальнейшем при регистрации полученных от поставщика сопроводительных документов, они будут автоматически связаны с реальными продажами товаров.

При приеме товаров от поставщика обеспечивается возможность контроля списка ранее поступавших от него товаров и цен, по которым они поставлялись.

Предусмотрен контроль за продажей товаров, принятых на ответственное хранение. Продажа таких товаров может быть произведена только после того, как на нее получено разрешение от поставщика и зарегистрирован соответствующий документ.

При поступлении товара на розничный склад автоматически рассчитываются его розничные цены.

Управление заказами поставщиков
Подсистема предназначена для планирования закупок и формирования заказов поставщикам в соответствии с принятой стратегией пополнения складских запасов и работы с заказами покупателей. В числе задач, которые позволяет решать подсистема планирования закупок:

Подсистема позволяет автоматизировать такие операции, как:

• автоматическое оформление заказов поставщикам на основе заказов, поступивших от покупателей.
• контроль оплаты и поставки товаров по заказам;
• корректировка и закрытие заказов поставщикам.

Мониторинг цен поставщиков
Возможности механизма ценообразования конфигурации позволяют регистрировать и сравнивать цены поставщиков, выбирать оптимального поставщика, минимизировать затраты на пополнение товарных запасов.

Для удобного отслеживания изменений цен реализован механизм автоматического обновления цен поставщиков при регистрации очередных поставок. Предусмотрена возможность автоматического перерасчета отпускных цен на основании новых цен поставщиков и заданной торговой наценки.




Управление запасами

Учет товаров на складах компании
В конфигурации реализован детальный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль товарных запасов предприятия в оптовой и розничной торговле. Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов - поступление товаров, перемещение товаров, реализация товаров, инвентаризация и т.п. Конфигурация позволяет вести учет товаров на множестве складов (мест хранения). Поддерживается учет товаров в различных единицах измерения (упаковках).

Обеспечивается раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, товаров, принятых на ответственное хранение, а также учет возвратной тары.

Конфигурация позволяет проводить инвентаризацию товаров на складе. По результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница между учетным количеством (зарегистрированным в системе при проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством товаров, выявленным в результате инвентаризации. После чего оформляются документы списания (в случае недостачи товаров) или оприходования (в случае выявления излишков товаров).



Заказы подразделений компании
Конфигурация позволяет подразделениям компании (складам, торговым точкам) заказывать товары у других подразделений для пополнения собственных торговых запасов (внутренние заказы). Режим предназначен в основном для формирования розничными торговыми точками (складами) заказов на поставку необходимого ассортимента товара, но может использоваться и оптовыми торговыми точками или просто складами для обеспечения ассортимента на складе. При планировании продаж и закупок внутренние заказы обслуживаются наравне с заказами покупателей по тем же алгоритмам. Исполнением внутреннего заказа считается оприходование товара на указанный склад.



Анализ информации о торговой деятельности и товарообороте

В конфигурации «Управление торговлей» реализована система универсальных отчетов, представляющих собой мощное и гибкое средство для анализа практически всех аспектов торговой деятельности и товарооборота предприятия. Пользователь может получить информацию по состоянию складских запасов, заказов, продаж, взаиморасчетов - в любых аналитических разрезах с требуемой детализацией (например, данные о продажах по регионам товаров той или иной группы) и в динамике (например, отследить динамику продаж за период с детализацией по дням).

При этом пользователь может самостоятельно задавать (настраивать) уровень детализации, параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач. Такие индивидуальные настройки (фактически - созданные пользователем специализированные отчеты) могут быть сохранены для дальнейшего использования.

Помимо универсальных отчетов в конфигурации реализован также набор отчетов, предназначенных для эффективного решения специализированных задач анализа информации, например, отчеты по взаиморасчетам с комиссионерами и комитентами, план продаж, оперативный товарный календарь и др.

Для менеджеров, которым необходимо оперативно получать в компактном, легко читаемом виде, информацию о текущем состоянии дел на фирме и тенденциях их изменения, в конфигурации предусмотрен отчет «Монитор основных показателей». Отчет содержит ключевую информацию о текущем запасе оборотного капитала фирмы (денежные средства, взаиморасчеты с подотчетными лицами и контрагентами, остатки товаров), объеме продаж, движении денежных средств, планируемых поступлениях и платежах, просроченных заказах и поставках и т.п. Состав, порядок вывода и периодичность обновления информации задается пользователем, что позволяет каждому менеджеру определять тот объем и частоту обновления данных, которые именно ему необходимы для контроля ситуации. При необходимости любой показатель отчета можно расшифровать для детального анализа его составляющих.

Интеграция с «1С:Бухгалтерией»

Для отражения данных о торговой деятельности в бухгалтерском и налоговом учете в конфигурации «Управление торговлей» реализована возможность выгрузки данных в конфигурацию «1С:Предприятие 7.7. Бухгалтерский учет». При выгрузке можно произвести отбор документов по различным критериям: по принадлежности к регламентированному учету, по конкретной организации (юридическому лицу), складу и т.д.

 

 

 

Информация взята с сайта www.v8.1c.ru