Вы когда-нибудь готовы были разбить свой компьютер, который потерял все, над чем Вы так долго и упорно трудились? Отложите молоток в сторону. Лучше установите собственный сервер. Вы спросите: что это такое? Это компьютер. Но от обычной рабочей станции его отличает файловая система особой надежности. Эта умная система может запоминать свои же собственные параметры и в случае сбоя или даже поломки жесткого диска. Вы спросите: ну и что? Зачем мне это нужно? Дело в том, что потери информации в худшем случае составят минимальный процент (к примеру, только за последний день, а не за полгода, как это случается с обычными компьютерами). Это достигается за счет автоматической архивации, которую компьютер проводит, как правило, раз в день совершенно самостоятельно. Остальные рабочие станции объединяются с сервером в локальную сеть и используют его ресурсы, хранят на нем всю важную информацию. Вы скажете: "Очень интересно, но, наверное, все это жутко дорого?!" Наоборот, создание сервера позволит обойтись одним принтером, одним сканером и одним модемом. Отлично! Но есть одно "но". Как показывает опыт, такая "коммуна" (общее пользование сервером) без ограничений ни к чему хорошему не приводит. Ведь чем сложнее система, тем легче неопытному пользователю ее испортить просто по неосторожности. Пора сделать следующий шаг.

- А зачем? Ведь я доверяю своим сотрудникам, как самому себе.
- Хорошо. Но можете ли Вы поручиться за уровень их компьютерной грамотности? Ведь в большинстве случаев сбои происходят именно по вине пользователей. Поэтому давайте мысленно разделим сотрудников на категории и каждому определим уровень доступа. Секретарь, например, может создавать и сохранять документы, пользоваться доступом в интернет, но не может устанавливать новые программы (ну зачем Вам на сервере еще одна версия космического тетриса?). Начальники отделов могут иметь доступ к документам всего предприятия, а могут только к документам своих подчиненных. Охраннику можно выделить доступ только к одной игрушке, но перекрыть вход в интернет. Опытным пользователям можно разрешить устанавливать новые программы, но запретить удалять системные файлы. Каждому пользователю выдается свой индивидуальный пароль. Преимущества такой системы еще и в том, что "чужой" пользователь не сможет получить доступа к Вашей информации, даже если заберет с собой весь компьютер целиком.

У Вас в офисе нет печатной машинки и деревянных счет? Тогда почему там еще стоит факс? Сегодня его уже с успехом заменяют три вещи - модем, принтер и сканер. Кстати, цена факса и этих трех современных устройств вполне соизмерима. Не говоря уже о том, что при новом подходе Вы получаете гораздо больше возможностей. Во-первых, качество передаваемых документов, благодаря новой технологии несравнимо повышается. Вам не придется еще 20 минут переспрашивать - а что там еще написано такое неразборчивое. А при международных звонках каждая минута дорога. Во-вторых, Вы получаете уже готовый электронный документ, который поддается редактированию. В-третьих, отправить факс через модем быстрее и легче, а, кроме того, специальная программа позволяет создавать списки факс-рассылки и рассылать документы или голосовые сообщения сразу нескольким партнерам. Плюс ко всему Вы бесплатно получаете еще и автоответчик, работающий посредством модема. Такой автоответчик можно прослушивать и удаленно. Из дома, например.

С электронной почтой все понятно. Зачем тратить время, ожидая своего собеседника в офисе или набирая номер, который все равно не отвечает? Зачем тратить деньги на междугородние и международные переговоры? Или на услуги курьера? Или на бумагу, конверты, марки? Лучше напишите письмо! А ответ на свое сообщение Вы сможете получить мгновенно даже с другого конца света. Удобство времени и места общения, крайняя дешевизна этого сервиса и возможность мгновенного отклика на сообщение вот, наверное, важнейшие причины, по которым электронная почта завоевала столь большую популярность. Электронная почта - великолепный и незаменимый инструмент любого маркетолога, а также сотрудников отделов закупок, продаж, рекламы, PR, бухгалтерии и, разумеется, руководства компании. Короткие текстовые сообщения - SMS, которые можно отправлять на мобильный телефон из интернета или посредством электронной почты - еще один способ сделать связь между сотрудниками еще более оперативной. К тому же, этот вид мобильных услуг - бесплатный - тот, кто принимает SMS, ничего не платит. Такую рассылку сообщений прямо на мобильный телефон или пейджер можно автоматизировать.

Ваш персональный электронный секретарь позволяет вести небольшую базу клиентов, напоминает об их днях рождениях, планирует встречи и автоматически ведет учет работы с каждым клиентом. Теперь Вы можете "приобщать к делу" любые документы, в том числе и финансовые. Таким образом, Вы получаете готовое "досье" на каждого клиента или партнера. Конечно, для более сложных баз данных, включающих в себя и бухгалтерию, требуется помощь специалиста, но с простой справится любой из сотрудников.

В США огромную популярность приобретает удаленная форма работы (distant work), которая позволяет сотруднику работать не выходя из дома. Исследования показали, что для многих такая форма работы является оптимальной, а предприятию позволяет сэкономить на компьютерах и офисных пространствах. Такой метод идеально подходит для бухгалтеров, переводчиков, творческих работников, молодых мам и просто тех, у кого пики рабочей активности приходятся на ночное время. Просто счастье для "сов"! Современные компьютеры позволяют проводить собрания по сети, удаленное управление сотрудниками, отчеты и доклады он-лайн. То есть связь между филиалами в разных районах города и даже в других городах и странах становится мгновенной. Так, как если бы Вы сидели в соседних комнатах.

Представьте себе офис, в котором на столах нет ни одной бумажки, в котором архив документов занимает аккуратную полочку для компакт-дисков, а не целую пыльную комнату. Представьте себе, что там не теряется ни одной нужной бумажки с важным телефоном, а любые документы находятся за считанные секунды. Представили? А теперь попробуем воплотить эту мечту в жизнь. Все нужные инструменты у нас уже есть. Приучите своих сотрудников не распечатывать документы и отчеты, а просматривать их прямо на компьютере. Внедрите систему виртуальных совещаний. С помощью веб-камеры Вы можете даже увидеть своего собеседника, где бы он ни находился. Такая форма общения между сотрудниками позволяет существенно сэкономить рабочее время, не тратить его на получасовые "пятиминутки". Современные программы позволяют контролировать ход выполнения заданий даже без ведома подчиненного. И, кроме того, электронные документы не теряются, не рвутся, их удобно искать, они не занимают драгоценного жизненного пространства и в случае чего их легко спрятать.

Электронное представительство любому предприятию придает вес. Все больше и больше людей предпочитают использовать Интернет для поиска нужной информации и услуг. Действительно, гораздо легче найти интернет-представительство, к примеру, туристической компании или школы иностранного языка, чем перерывать газетные объявления в поисках нужной услуги. В Вашем корпоративном веб-сайте главное - посетители (они же - потребители). Ориентируйтесь на них. Помните также, что сайт - это модульная структура, поэтому лучше сразу не воротить глобальную стройку, а сделать качественной и небольшой сайт, привлечь на него целевую аудиторию, проанализировать результаты первых месяцев или даже года работы, а потом, постепенно, и уже со знанием дела добавлять на сайт новые функции. Не делайте сайт "на перспективу" - делайте его под сегодняшние задачи и решайте их сегодня - завтра все может измениться настолько, что Ваши инвестиции пропадут. Из простого всегда можно с помощью денег сделать сложное (например, добавить форму для заказа Вашей услуги). А вот сложное нельзя превратить в простое плюс деньги.

Ваш офис - Ваша крепость. Но вот охранять электронный офис куда приятнее и проще. Компьютерные технологии позволят отображать на экране Вашего компьютера картинку, которая передается камерой из магазина или соседней комнаты в офисе. Это изображение можно также записывать и просматривать. Видеонаблюдение с помощью компьютера не требует дополнительных затрат и суммарно обходиться существенно дешевле, чем традиционные системы охраны. Абсолютному большинству пользователей компьютеров не приходит в голову, что с их информацией может что-то случиться. Но если Вы ставите замки на двери своих домов и офисов, почему же оставляете на произвол судьбы финансовую и деловую информацию? Даже если Вами не интересуются спецслужбы или хакеры, Вы легко можете стать жертвой банального вируса, сбоя электропитания в неподходящий момент (например, во время дефрагментации диска или установки программы), собственных неосторожных действий или, в крайнем случае - поломки жесткого диска.

Наверняка, у Вас осталось еще много вопросов по поводу возможностей электронного офиса. И один из них - кто будет следить за работоспособностью этой сложной системы? И вот тут мы вступаем в область парадоксов. От штатного системного администратора (так называется сотрудник, отвечающий за работу компьютерных систем) требуется только одно: чтобы все компьютеры работали без сбоев. То есть работа для него есть только в том случае, когда что-то ломается. Но ведь его задача - поломку предупредить заранее. Таким образом, работа хорошего системного администратора не видна невооруженным глазом и состоит на 90% из профилактики системы и правильных первоначальных настроек. Это как с автомобилем. Хороший механик поломки предупреждает. И, кстати, далеко не все держат на предприятии собственный автосервис, понимая, что обратиться в нужный момент к специалисту надежнее и дешевле. "Скорая компьютерная помощь" берет на себя стартовые установки и последующее обслуживание компьютерной техники. И, что немаловажно, мы постоянно обучаем наших пользователей. Для наших абонентов доступны как бесплатные телефонные консультации, так и бесплатные уроки.