Бухгалтерская справка используется для разных целей, в том числе и для налогового учета. И поскольку она является первичным документом, при ее составлении важно соблюсти все необходимые правила. О них расскажет издание БУХГАЛТЕР&ЗАКОН.
В каких случаях используют бухгалтерскую справку
Бухгалтерская справка может использоваться для различных целей в бухгалтерском и налоговом учете. По сути, это документ, который подтверждает факт совершения операций или проведения расчетов во всех случаях, когда другие первичные документы для этих целей использоваться не могут.
К примеру, в письме Минфина от 22.04.2016 г. № 31-11410-06-5/11705 отмечалось, что для признания расходов, в отношении которых на момент составления финансовой отчетности не получены первичные документы от контрагентов, ответственное лицо составляет и передает в бухгалтерскую службу документ (например, бухгалтерскую справку) с указанием расчетной суммы расходов.
Бухгалтерская справка используется и при исправлении ошибок способом "сторно", что следует из п. 4.3 Положения № 88. Минфин в письме от 23.02.2010 г. № 31-34000-20-10/3939 заметил, что данные об исправлениях ошибок прошлых лет, оформленных бухгалтерской справкой, записываются в регистры бухгалтерского учета в месяце ее составления (подробнее об этом см. статьи "Способы исправления ошибок в бухгалтерском учете", "Ретроспективный и перспективный способы исправления ошибок на примерах" издания БУХГАЛТЕР&ЗАКОН (№ 36 за 2016 год)).
К наиболее распространенным ситуациям применения бухгалтерской справки можно отнести следующие (см. таблицу 1).
Таблица 1
№ п/п | Случаи использования бухгалтерской справки | Нормативный документ |
1. Необоротные активы | ||
1 | Расчет сумм амортизации необоротных активов | П(С)БУ 7, П(С)БУ 8 |
2 | Обстоятельства, на основании которые расходы, связанные с улучшением основных средств (модернизация, модификация, достройка, дооборудование, реконструкция и т. п.) или ремонтом либо включены в первоначальную стоимость объекта основных средств, либо квалифицированы как расходы отчетного периода | п. п. 14, 15 П(С)БУ 7 |
3 | Расчет индекса переоценки необоротных активов и суммы уценки (дооценки) | п. п. 16 – 20 П(С)БУ 7, п. п. п. 19 – 23 П(С)БУ 8 |
4 | Распределение сумм дооценки при выбытии ранее переоцениваемых объектов необоротных активов | п. 21 П(С)БУ 7, п. 24 П(С)БУ 8 |
2. Инвестиционная недвижимость | ||
5 | Порядок определения справедливой стоимости при учете по методу справедливой стоимости | п. п. 16 – 17, 19 – 21 П(С)БУ 32 |
6 | Расчет амортизации инвестиционной недвижимости при учете по методу первоначальной стоимости | п. п. 16, 18 П(С)БУ 32 |
3. Финансовые инвестиции | ||
7 | Начисление амортизации премии (дисконта) при учете финансовой инвестиции методом эффективной ставки процента | п. 10 П(С)БУ 12, п. 30.2 П(С)БУ 13 |
8 | Расчет суммы инвестиции при использовании метода участия в капитале | п. п. 11 – 14 П(С)БУ 12 |
9 | Расчет сумм процентов и дохода от финансовых инвестиций | П(С)БУ 12, П(С)БУ 13 |
4. Запасы | ||
10 | Порядок распределения сумм транспортно-заготовительных расходов в ситуации, когда их учитывают на отдельном субсчете | п. 9 П(С)БУ 9 |
11 | Расчет суммы выбывших запасов при использовании методов средневзвешенной себестоимости, нормативных затрат, цены продажи | п. п. 16, 18, 19, 21, 22 П(С)БУ 9 |
12 | Определение чистой стоимости реализации запасов, если учет ведут исходя из этой стоимости | п. 24 – 28 П(С)БУ 9 |
13 | Стоимость товарно-материальных активов, которые получены при ликвидации объекта основных средств | п. 44 Методрекомендаций № 561, п. 2.12 Методрекомендаций № 2 |
5. Сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность | ||
14 | Расчет суммы резерва сомнительных долгов | п. п. 8, 9 П(С)БУ 10 |
15 | Расчет нынешней стоимости долгосрочной дебиторской задолженности | п. 12 П(С)БУ 10 |
16 | Расчет суммы списания безнадежной дебиторской задолженности | П(С)БУ 10 |
6. Обязательства | ||
17 | Расчет нынешней стоимости долгосрочных обязательств | п. 10 П(С)БУ 11 |
18 | Расчет суммы обеспечений, в том числе на оплату отпусков | п. п. 13 – 18 П(С)БУ 11 |
19 | Определение суммы списания безнадежной кредиторской задолженности | П(С)БУ 11 |
7. Финансовые обязательства | ||
20 | Начисление амортизации премии (дисконта) при учете финансового обязательства по методу эффективной ставки процента | П(С)БУ 12, П(С)БУ 13 |
21 | Порядок расчета процентов по кредитным операциям и их отнесения в себестоимость квалификационных активов | П(С)БУ 31 |
8. Аренда | ||
22 | Подтверждение критериев, по которым аренда классифицируется как финансовая | п. 4 П(С)БУ 14 |
23 | Расчет нынешней стоимости минимальных арендных платежей и других платежей, связанных с финансовой арендой | п. 5 П(С)БУ 14 |
24 | Порядок расчета амортизации прочих необоротных материальных активов, созданных на сумму улучшений, проведенных арендатором | п. 8 П(С)БУ 14 |
9. Доходы | ||
25 | Порядок оценки степени завершенности операции по предоставлению услуг с целью определения дохода | п. 11 П(С)БУ 15 |
26 | Расчет процентов, дивидендов, роялти, надлежащих к получению с целью отражения их в бухгалтерском учете | п. 20 П(С)БУ 15 |
27 | Расчет суммы списания целевого финансирования | п. п. 16 – 18 П(С)БУ 15 |
28 | Расчет курсовых разниц | П(С)БУ 21 |
10. Расходы | ||
29 | Расчет суммы распределения общепроизводственных расходов | п. 16 П(С)БУ 16 |
30 | Расчет роялти, подлежащих выплате, с целью отражения их в бухгалтерском учете | П(С)БУ 16 |
31 | Расчет курсовых разниц | П(С)БУ 21 |
С помощью бухгалтерской справки подтверждают также расчеты сумм:
– дивидендов, подлежащих выплате участникам и акционерам;
– алиментов, удерживаемых из зарплаты работников;
– средней заработной платы для различных случаев (отпускные, больничные, командировочные и т.п.).
Бухгалтерская справка используется и для целей налогового учета, в частности, для подтверждения расчета любых налоговых платежей. Активно применяется бухгалтерская справка в учете по НДС (см. письма ГФСУ от 11.02.2016 г. № 2875/6/99-99-19-03-02-15, от 09.06.2016 г. № 12799/6/99-99-15-03-02-15, от 22.07.2016 г. № 15911/6/99-99-15-03-02-15).
Кроме того, бухгалтерские справки используют в качестве подтверждающего документа при разрешении судебных споров (см., к примеру, определение ВАСУ от 21.04.2015 г. № К/800/61478/14).
Формат бухгалтерской справки
В тех случаях, когда бухгалтерская справка фиксирует и подтверждает хозяйственные операции, она имеет статус первичного документа. Это подтвердил и Минфин в письмах от 13.12.2004 г. № 31-04200-30-10/22823, от 22.04.2016 г. № 31-11410-06-5/11705.
Соответственно, в таком случае бухгалтерская справка должна содержать все обязательные реквизиты первичного документа, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88, в частности, следующие:
– название документа (бухгалтерская справка);
– дату и место составления;
– название предприятия, от имени которого составлен документ;
– содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
– должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
– личную подпись, аналог собственноручной подписи или подпись, приравненную к собственноручной подписи в соответствии с Законом № 852, или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.
Форма бухгалтерской справки приведена в приложении к Методрекомендациям № 356. Между тем Методрекомендации № 356 не являются нормативным документом, поэтому приведенную там форму при необходимости можно подкорректировать, в частности, имеет смысл ее дополнить таким обязательным реквизитом, как "название предприятия, от имени которого составлен документ".
Поскольку бухгалтерскую справку оформляют не только для исправления ошибок, ее содержание и форма будут зависеть, прежде всего, от тех целей, для которых ее составляют (см. статью "Практические примеры составления бухгалтерской справки" издания БУХГАЛТЕР&ЗАКОН (№ 41 за 2016 год)).
1. НКУ – Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
2. Закон о бухучете – Закон Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.99 г. № 996-XIV.
3. Закон № 852 – Закон Украины "Об электронной цифровой подписи" от 22.05.2003 г. № 852-IV.
4. Положение № 88 – Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.
5. П(С)БУ 7 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 7 "Основные средства", утвержденное приказом Минфина от 27.04.2000 г. № 92.
6. П(С)БУ 8 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 8 "Нематериальные активы", утвержденное приказом Минфина от 18.10.99 г. № 242.
7. П(С)БУ 9 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 9 "Запасы", утвержденное приказом Минфина от 20.10.99 г. № 246.
8. П(С)БУ 10 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 10 "Дебиторская задолженность", утвержденное приказом Минфина от 08.10.99 г. № 237.
9. П(С)БУ 11 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 11 "Обязательства", утвержденное приказом Минфина от 31.01.2000 г. № 20.
10. П(С)БУ 12 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 12 "Финансовые инвестиции", утвержденное приказом Минфина от 26.04.2000 г. № 91.
11. П(С)БУ 13 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 13 "Финансовые инструменты", утвержденное приказом Минфина от 30.11.2001 г. № 559.
12. П(С)БУ 14 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 14 "Аренда", утвержденное приказом Минфина от 28.07.2000 г. № 181.
13. П(С)БУ 15 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 15 "Доход", утвержденное приказом Минфина от 29.11.99 г. № 290.
14. П(С)БУ 16 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 16 "Расходы", утвержденное приказом Минфина от 31.12.99 г. № 318.
15. П(С)БУ 21 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 21 "Влияние изменений валютных курсов", утвержденное приказом Минфина от 10.08.2000 г. № 193.
16. П(С)БУ 31 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 31 "Финансовые расходы", утвержденное приказом Минфина от 28.04.2006 г. № 415.
17. П(С)БУ 32 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 32 "Инвестиционная недвижимость", утвержденное приказом Минфина от 02.07.2007 г. № 779.
18. Методрекомендации № 356 – Методические рекомендации по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденные приказом Минфина от 29.12.2000 г. № 356.
19. Методрекомендации № 561 – Методические рекомендации по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденные приказом Минфина от 30.09.2003 г. № 561.
20. Методрекомендации № 2 – Методические рекомендации по бухгалтерскому учету запасов, утвержденные приказом Минфина от 10.01.2007 г. № 2.