Решения для бюджетной сферы

Интервью с начальником финансово-экономического отдела ГПВД «Укринтерэнерго» Юлией Владимировной Горулей о результатах параллельного внедрения системы БИТ.ФИНАНС

- Юлия Владимировна, какие задачи ставило Ваше предприятие, приступив к реализации проекта по автоматизации бизнес-процессов на базе продуктов на платформе «1С:Предприятие 8»?

Рост количества задач, требующих автоматизации, неэффективность их реализации на платформе 1С 7.7 (стоимость их реализации на платформе 1С 7.7 стала гораздо выше, чем на платформе «1С: Предприятие 8», где часто необходимый функционал был реализован в стандартной конфигурации), отсутствие в штате своих программистов, постепенное снижение поддержки программных продуктов на платформе 1С 7.7 со стороны 1С стали основными причинами реализации проекта.

- На базе какого программного продукта 1С была реализована автоматизация работы ГПВД «Укринтерэнерго»? Сколько пользователей работает в новой системе? Каковы основные вехи проекта и  общая длительность проекта?

Сфера деятельности ГПВД «Укринтерэнерго» охватывает: производство электрической и тепловой энергии; экспорт и транзит электроэнергии; управление проектами в области электроэнергетики. В качестве основы корпоративной информационной системы был выбран программный продукт «1С: Управление производственным предприятием 8 для Украины» (далее 1С УПП).

На данный момент в системе работает более 50 сотрудников нашей компании. Поскольку ГПВД «Укринтерэнерго» имеет холдинговую структуру, реализация проекта была проведена в несколько этапов. На первом этапе проекта была создана распределенная информационная база данных, для филиала и центрального офиса. На втором этапе для базы филиала провели ввод начального состояния. После этого был настроен обмен между базами филиала и центрального офиса. Весь проект, от идеи до ввода в промышленное состояние, планируется в пределах примерно 10 месяцев.

- Для реализации каких целей были приглашены специалисты компании Первый БИТ?

Большое количество доработок в нашей системе на платформе 1С 7.7 было сделано в области управления финансами нашего предприятия. Поэтому хотелось чтобы переход на платформу «1С:Предприятие 8» для финансовой службы ГПВД «Укринтерэнерго» был наименее «болезненным».

Перенос всех наших доработок существенно сказался бы на стоимости проекта и, что было не менее важно для нас, сроках реализации проекта. Поэтому мы пошли другим путем – провели поиск и сравнение готовых типовых решений для управления финансами, которые бы интегрировались с конфигурацией «1С: Управление производственным предприятием 8 для Украины».

В ходе выбора программного продукта мы остановились на типовом решении БИТ.ФИНАНС от компании «Первый БИТ», как наиболее функциональном на рынке, который на 80% покрыл потребности нашего предприятия. Важным для нас стал фактор массовости внедрений.

- Какими критериями Вы руководствовались при выборе типового решения БИТ.ФИНАНС?

Одним из самых важных критериев стала возможность типового решения интегрироваться с конфигурацией 1С и работать в едином информационном формате с данными из первичных документов из базы 1С: УПП. Это дало возможность оперативно проводить сравнение плановых и фактических показателей. К тому же, мы избежали дублирования данных (выгрузки в отдельные базы и т.п.), что повлекло бы быстрый рост базы и необходимость частой модернизации ИТ системы.

Решение БИТ.ФИНАНС имеет понятный интерфейс, который дополняет стандартный интерфейс 1С: УПП, гибкость системы пользовательских настроек и большой набор инструментов для построения отчетности. Многие настройки можно сделать из пользовательского интерфейса (работа с формами для бюджетов приближена к работе в среде Exсel, есть даже аналог формул; имеется возможность загрузить/выгрузить данные в Exсel и самостоятельно настроить процессы согласования платежей, бюджетов и т.п.).

Особенно хочу отметить консалтинговую поддержку специалистов компании Первый БИТ, которые предложили несколько вариантов решения наших задач с помощью функционала БИТ.ФИНАНС на этапе моделирования.

Совокупно, это позволило организовать реализацию проекта по настройке БИТ.ФИНАНС параллельно проекту внедрения 1С УПП и существенно сократить сроки реализации проекта.

- Юлия Владимировна, попрошу более подробно рассказать о методике параллельной реализации проекта. Что под этим подразумевается? Как это повлияло на сроки и ресурсы проекта в целом?

Как я уже сказала ранее, доработки базовой конфигурации под требования нашего финансового отдела потребовала бы существенного увеличения стоимости проекта и его сроков реализации (фактически процесс бюджетирования в рамках предприятия и его инвестиционных проектов мы бы начали через год после промышленного запуска системы).

Благодаря возможности интеграции конфигурации БИТ.ФИНАНС с конфигурацией 1С:УПП 8 для Украины мы на тестовой базе провели все необходимые настройки – отчеты, схему работы, определили необходимые доработки (например, добавили реквизиты, дополнительные регистры, необходимые отчеты).

После запуска 1С:УПП в промышленную эксплуатацию специалисты компании Первый БИТ объединили конфигурации и развернули объединенную конфигурацию на рабочей базе, содержащей рабочие данные. В результате в течение недели стали доступны все функции БИТ.ФИНАНС. В противном случае разворачивание системызаняло бы 2-3 месяца с учетом  сделанных доработок.

- Как это скажется на работе компании? Какие результаты Вы получили благодаря такому подходу?

Выбрав типовое решение БИТ.ФИНАНС мы существенно сократили сроки и стоимость проекта. Главным результатом станет быстрый переход и одновременное начало в новой системе ведения оперативного, бухгалтерского/налогового и финансового учетов, планирования работы предприятия.

- Юлия Владимировна, большое спасибо за хорошие слова в адрес команды специалистов Первого БИТа. Надеемся на укрепление наших отношений и долгосрочное взаимовыгодное сотрудничество!

О клиенте.
Государственное предприятие внешнеэкономической деятельности «Укринтерэнерго» (далее ГПВД «Укринтерэнерго») было создано в январе 1993 года с целью повышения эффективности внешнеэкономической деятельности энергетической отрасли Украины.

Сфера деятельности ГПВД «Укринтерэнерго» охватывает:

• производство электрической и тепловой энергии;
• экспорт и транзит электроэнергии;
• управление проектами в области электроэнергетики в Украине и за рубежом.

Благодаря применению маркетинговых технологий, оптимизации основных бизнес-процессов, постоянному совершенствованию структуры предприятия, высокому профессиональному уровню и многолетнему опыту работников, ГПВД «Укринтерэнерго» смогло достичь весомых результатов как в Украине, так и за ее пределами.

Руководство предприятия постоянно заботится о безупречности имиджа ГПВД «Укринтерэнерго», последовательно внедряет в жизнь концепцию создания надежной, финансово мощной компании внешнеэкономической деятельности.

ФГУ Государственная регистрационная палата при Министерстве юстиции Российской Федерации – государственная организация, в задачи которой входит ведение сводного государственного реестра аккредитованных на территории Российской Федерации представительств иностранных компаний, ведение сводного реестра зарегистрированных российских инвестиций за рубежом и др.

Сотрудничаем с 2007 года.

В 2012 году специалистами Экспертного центра по работе с государственными организациями компании БИТ выполнен переход на программу 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8.

Марина Анатольевна Калита, главный бухгалтер ФБУ "Государственная регистрационная палата при Министерстве юстиции Российской Федерации":

"Благодаря гибкой настройке отчетов, реализованной в "1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8", всегда можно получить исчерпывающую информацию о текущей финансовой ситуации (расходах, доходах, остатке средств), что упростило контроль использования денежных средств и непревышения лимитов бюджетных обязательств. Полностью автоматизировано формирование регламентированной отчетности. Обмен между базами учреждения помогает нам быстро и качественно обслуживать своих посетителей и сделать более эффективной работу сотрудников".

На базе программ 1С автоматизированы задачи:

• бухгалтерский учет;
• расчет зарплаты;
• кадровый учет.

Бухгалтерский учет

Система решает следующие задачи:

• взаиморасчеты с юридическими лицами, проходящими регистрацию;
• контроль лимитов бюджетных обязательств;
• учет более 1000 единиц основных средств;
• операции по банку и кассе;
• учет санкционирования расходов;
• формирование регламентированной отчетности в соответствии с актуальным российским законодательством и др.

Расчет зарплаты и кадровый учет

С помощью программы 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8 требовалось автоматизировать работу отдела кадров (на тот момент кадровый учет велся вручную), интегрировать деятельность кадрового и расчетного отделов, сократить время на расчет заработной платы и свести к минимуму вероятность возникновения ошибок. 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8 была выбрана, так как она позволяет решить поставленные задачи в сжатые сроки без внесения изменений в типовое решение.
Специалисты компании БИТ провели установку и настройку программы, выполнили перенос данных, настроили выгрузку данных в банк, провели обучение сотрудников Государственной регистрационной палаты, оказали помощь при расчете заработной платы за первый месяц. Все работы по внедрению были выполнены всего за один месяц, поскольку продукт не потребовал доработок.

По итогам проекта достигнуты следующие результаты:

• в несколько раз сокращено время на выполнение операций по кадровому учету, необходимую информацию о сотрудниках можно получить в считанные минуты;
• интеграция деятельности кадрового и расчетного отделов исключила необходимость повторного ввода данных (раньше сотрудникам расчетного отдела приходилось дублировать кадровые документы);
• гибкое разграничение прав пользователей позволяет сделать доступной для сотрудника только ту информацию, которая требуется для его работы;

Департамент природопользования и охраны окружающей среды Правительства Москвы организует и координирует работу по проведению единой городской природоохранной политики на территории столицы. Департамент контролирует соблюдение экологических требований при строительстве и эксплуатации зданий, проведение вырубки и пересадки зеленых насаждений при осуществлении градостроительной и иных видов хозяйственной деятельности.

Сотрудничаем с 2000 года.

Автоматизированы задачи:

• Бухгалтерский учет, учет доходов от штрафов за нарушения природоохранного законодательства;
• Расчет зарплаты и кадровый учет;

Бухгалтерский учет, учет доходов от штрафов за нарушения природоохранного законодательства.

Основными целями внедрения было сокращение трудозатрат на ведение учета и формирование отчетности, упрощение контроля над расходованием бюджетных средств, а также над поступлением штрафных санкций за нарушения природоохранного законодательства.

С помощью 1С:Бухгалтерии автоматизирован ряд важнейших учетных задач Департамента, в частности:

• учет основных средств и материальных запасов (около 4500 единиц);
• учет расчетов с подотчетными лицами;
• кассовые и банковские операции;
• взаиморасчеты с контрагентами;
• формирование бланков строгой отчетности;
• санкционирование расходов бюджетов;
• выгрузка платежных поручений в электронном виде и др.

Департамент является распорядителем бюджетных средств для подведомственных ему природных парков и ряда других учреждений, участвующих в реализации природоохранной политики Москвы. В программе 1С:ведется учет сметных назначений по подведомственным учреждениям. Есть возможность получать полную информацию о распределении лимитов бюджетных обязательств: наименование работ, номер и дата договора, сумма договора, остаток средств по договору и т.д. Сотрудники Департамента могут оперативно контролировать использование бюджетных средств подведомственными учреждениями. В результате автоматизации удалось сократить расходование бюджетных средств и сделать его более эффективным.

Учет двадцати учреждений, подведомственных Департаменту, ведется также в программе 1С. Это позволило упростить формирование сводной отчетности за счет унификации методологии учета.

Также на базе программы автоматизирован учет штрафных санкций за нарушения природоохранного законодательства. Раньше эта задача решалась вручную, что чрезвычайно затрудняло планирование и оперативный контроль поступления доходов от оплаты штрафов. В результате автоматизации пользователям доступна информация о выписанных, но не оплаченных штрафах, предоставлена возможность формирования итогового отчета для переноса в программу бухгалтерских проводок. Это позволило повысить доходы от оплаты штрафов, своевременно контролировать оплату и сократить в несколько раз трудозатраты сотрудников на ведение учета.

Предоставлена возможность получения непосредственно из договора всех необходимых сведений об оплате, сумме оплаты, сумме аванса, о выполненных и оплаченных работах по озеленению. Из формы договора также выводится отчет о расходовании бюджетных средств. Предоставлена возможность ввода дополнительных соглашений к договорам. В результате сотрудники Департамента могут оперативно обрабатывать данные и формировать результирующую информацию в реальном времени.

Расчет зарплаты и кадровый учет

С помощью программа 1С:Зарплата и кадры автоматизированы такие участки, как кадровый учет сотрудников, ввод начислений и удержания сотрудников, учет отклонений (больничные листы, отпуска), расчет и выплата заработанной платы, авансов, начислений и расчет налогов с ФОТ, подготовка сведений для ИФНС и ПФР, получение регламентированной отчетности.

Настроен автоматический перенос данных в 1С:Бухгалтерию, с последующим формированием отчетности и выгрузки ее в электронном виде.

Заместитель главного бухгалтера Департамента природопользования и охраны окружающей среды города Москвы Степанец Лидия Павловна:

«Внедрение программ «1С» помогло нам вести учет в соответствии с актуальным законодательством и особенностями нашей организации. Нам удалось уменьшить трудозатраты и обеспечить оперативное получение отчетности за любой период времени. Важно, что мы всегда можем быть уверены в точности полученной информации. Подведомственные Департаменту учреждения также используют продукты «1С», что позволило унифицировать методологию учета и облегчить контроль над расходованием бюджетных средств. В результате внедрения мы получили инструмент для анализа данных и быстрого составления отчетности, который учитывает специфику главного распорядителя и получателей бюджетных средств. 

Главный центр административно-хозяйственного и транспортного обеспечения (ГЦАХиТО) Министерства внутренних дел России входит в структуру Департамента тыла МВД России. В задачи Центра входит хозяйственное и транспортное обеспечение сотрудников МВД.

Сотрудничаем с 2006 года.

Автоматизированы участки:

• Бухгалтерский учет;
• Учет вещевого довольствия;
• Расчет зарплаты, кадровый учет;
• Учет автотранспорта.

Бухгалтерский учет

С помощью программы 1С автоматизированы такие учетные задачи, как: денежные средства, формирование платежных поручений, взаиморасчеты с контрагентами, учет основных средств, взаиморасчеты с подотчетными лицами, санкционирование расходов бюджетов, расчет заработной платы, автоматическое формирование бюджетной отчетности.

Утина Людмила Николаевна, руководитель проекта со стороны Центра транспортного обеспечения:

"Внедрение автоматизированной системы с использованием программы «1С» положительно сказалось на работе бухгалтерии в целом, позволив решить задачи, поставленные перед ЦБ по ведению бухгалтерского учета, а на рабочих местах сократилось время на обработку первичных документов".

Учет вещевого довольствия

Одной из функций ГЦАХиТО МВД России является выдача и учет обмундирования сотрудникам органов внутренних дел. В ведомстве подразделения три склада, учет ведется по нескольким тысячам сотрудников.

В программе "1С:Вещевое довольствие" ведутся списки норм снабжения обмундированием, списки работников учреждения, которым выдается обмундирование, и их размеров. В результате внедрения системы автоматизированы такие участки, как:

• складской учет обмундирования;
• учет выданного обмундирования;
• учет норм обмундирования;
• расчет компенсации за не выданное обмундирование;
• учет операций при индивидуальном пошиве обмундирования (списание ткани со склада и закрепление за сотрудником получения обмундирования);
• учет задолженности сотрудника, когда ему выдана накладная, но по ней не получено обмундирование;
• обмен данными между складом и центром хозяйственного обеспечения (формирование проводок по данным оперативного учета для выгрузки в программу "1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений", в которой ведется бухгалтерский учет ГЦАХиТО МВД).

В результате автоматизации учет вещевого довольствия стал более контролируемым, предоставлены широкие возможности для отслеживания движения обмундирования. С помощью гибких отчетов, которые предоставляет программа, пользователи оперативно получают информацию о движении запасов по складам, выданном и полученном обмундировании, задолженностях сотрудников.

Ильенко Ольга Вячеславовна, заместитель начальника вещевого склада ГЦАХиТО МВД:

"В нашей организации учет вещевого довольствия ведется по нескольким тысячам сотрудников. Выполнение такого объема задач вручную является весьма трудоемким, поэтому было принято решение об автоматизации этого участка. В результате внедрения программы "1С:Вещевое довольствие" мы достигли поставленных целей: повышение прозрачности учета и скорости составления отчетности, обеспечение оперативного доступа к информации, экономия трудозатрат сотрудников. Хочется отметить широкие возможности адаптации программы для решения специфических задач и строгое соответствие продукта "1С:Вещевое довольствие" требованиям законодательства".

Учет автотранспорта

Решены такие задачи, как:

• учет дорожно-транспортных происшествий (ДТП). Внесены изменения для автоматического формирования бухгалтерских записей, получения отчетов по участку;
• выгрузка информации об автотранспорте и его характеристиках из базы данных эксплуатационного отдела и загрузка в «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений» для формирования карточек на выдачу ГСМ на каждый автомобиль в зависимости от его характеристик; формирование книги регистрации автотранспорта;
• адаптирован участок учета драгметаллов в соответствии со спецификой его ведения в организации;
• учет основных средств по местам нахождения (автотранспорта и оборудования);
• учет списания всех материальных запасов по автотранспорту в разрезе единиц автотранспорта;
• учет талонов ГСМ в необходимой детализации;
• отчеты по ведению взаиморасчетов по договорным обязательствам с отслеживанием оплаты по договору ежемесячно;
• учет расходов учреждения по бюджетному и внебюджетному учету по двум дополнительным уровням детализации и др.

Расчет зарплаты, кадровый учет

Расчетный и кадровый отделы получили следующие возможности:

• расчет заработной платы на всех этапах в разрезе кода бюджетной классификации (КБК) и статей экономического классификатора расходов (ЭКР);
• расчет различных доплат и надбавок длительного действия;
• формирование отчетности;
• распределение удержаний и взносов единого социального налога (ЕСН), по КБК и ЭКР по каждому сотруднику. 

МГЮА сотрудничает с Экспертным центром по работе с государственными организациями компании"1С:Первый БИТ" с 2000 года. До 2012 года учет академии велся в программах "1С:Предприятие 7.7". С изменением законодательства, регламентирующего учет государственных учреждений, потребовалось перейти на программы "1С:Предприятие 8". Проект, в ходе которого необходимо было автоматизировать бухгалтерский учет, расчеты со студентами, расчет зарплаты и стипендий, кадровый учет, учет деятельности столовых и буфетов, был поручен компании "1С:Первый БИТ".

Специалисты 1С:Первый БИТ выполнили перенос данных в новую систему, адаптировали программы к требованиям вуза, провели обучение пользователей. В настоящее время автоматизировано 45 рабочих мест.

Результаты проекта

Бухгалтерский учет и формирование отчетности ведутся в соответствии с новыми требованиями законодательства. В программе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" автоматизирован учет 45000 единиц основных средств, учет материальных запасов, расчеты с подотчетными лицами, учет бланков строгой отчетности, учет расчетов с поставщиками и учащимися, формирование регламентированной отчетности и др.

Новая система помогает своевременно контролировать финансовые задолженности учащихся. В системе реализованы расчеты по 10000 договоров на платное обучение, проживание в общежитии, дополнительные услуги общежития (аренда телевизора, ноутбука, доступ в интернет и т.д.), дополнительные образовательные программы вуза. Сотрудники бухгалтерии МГЮА контролируют сроки оплаты, задолженности учащихся. Программа предоставляет отчеты о размере задолженности и проценте долга по отношению к годовой стоимости обучения, автоматически начисляет пени по просроченным оплатам.

Автоматизирован учет деятельности точек общественного питания вуза (двух столовых и восьми буфетов), что позволило упростить контроль их прибыльности, избежать ошибок в калькуляциях.

В системе ведется расчет заработной платы и кадровый учет более 1500 сотрудников вуза. С помощью программы "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8" и специализированного решения "БИТ.Зарплата и кадры в вузе" учтены такие особенности вузов, как наличие профессиональных квалификационных групп (ПКГ), категорий персонала, надбавок, ученых степеней, званий, почасовой оплаты труда преподавателей. Настроены специфические алгоритмы расчета надбавок и премий. Формируется отчетность о расходах вуза на заработную плату и налоги по статьям финансирования (бюджетные, внебюджетные средства, гранты и т.д.). Автоматизировано формирование кадровых приказов, бланков трудовых договоров и дополнительных соглашений, произвольных кадровых приказов, отчетов по штатному расписанию, штатной расстановке, унифицированных форм штатного расписания (Т-3), в том числе по источникам финансирования.

Система помогла упростить расчет зарплаты и обеспечить ее своевременную выплату, сократить объем рутинной работы по кадровому учету, свести к минимуму ошибки.

Реализован безошибочный расчет стипендий и доплат для 3000 студентов академии. С использованием специализированной программы "БИТ.Расчет стипендий" производится выплата стипендий и депонирование, формирование проводок по бухгалтерскому плану счетов, а также всех аналитических отчетов по источникам финансирования, статьям финансирования и кодам бюджетной классификации.

Сотрудники расчетного отдела избавились от необходимости выполнять эти операции вручную.

Реализовать проект было решено на базе программы "БИТ.Приемная комиссия", имеющей сертификат "1С:Совместимо!", поскольку она соответствует поставленным задачам и может быть введена в эксплуатацию в краткие сроки. Продукт разработан на платформе "1С:Предприятие 8.2", которая обладает встроенными средствами защиты персональных данных и при необходимости позволяет без затруднений увеличивать количество автоматизированных рабочих мест.

Система была запущена в эксплуатацию в течение 3-х дней, автоматизировано 23 рабочих места. В настоящее время завершилась финальная адаптация системы к специфике работы приемной комиссии вуза, направленная на ускорение и упрощение ввода данных, автоматизацию проверки вводимых данных. Прием заявлений абитуриентов 2011 года проводился с помощью новой системы.

Автоматизированы следующие задачи:

• регистрация анкетных данных и заявлений абитуриентов ;
• формирование необходимого пакета документов для абитуриента;
• учет результатов единого государственного экзамена (ЕГЭ), проверка результатов ЕГЭ на сайте Федеральной базы свидетельств (fbsege.ru);
• утверждение списка дисциплин, по которым сдаются вступительные экзамены, для каждой конкурсной группы;
• формирование списков рекомендованных к зачислению по результатам ЕГЭ и вступительных испытаний с учетом наличия у абитуриента льгот при поступлении в вуз;
• формирование отчетности для анализа данных об абитуриентах, поданных заявлениях и результатах вступительных испытаний с учетом факультетов, специальностей, форм обучения, видов финансирования и др.

Результаты проекта:

• Упростился контроль приемной кампании, результирующая информация о поступающих формируется в реальном времени. По завершении каждого дня приема формируется отчет о количестве абитуриентов, подавших документы на поступление в вуз.
• Ускорился прием документов: максимально автоматизировано заполнение полей заявления.
• Автоматизировано формирование списков к зачислению с учетом результатов ЕГЭ, вступительных испытаний вуза, а также различных преимуществ (например, льгот, результатов олимпиад и др.)
• Доступна полная аналитическая информация о результатах приемной кампании (контингент абитуриентов, количество поступающих по сравнению с прошлыми годами, наиболее востребованные специальности). Также система формирует отчеты об абитуриентах и результатах приема по формам, регламентированным законодательством (76-КД и др.)
• В единой базе данных хранится полная информация об абитуриентах (льготы, результаты ЕГЭ и олимпиад, оценки за вступительные экзамены, базовое образование и т.д.)

Сотрудничаем с 2011 года.

Специалистами Экспертного центра по работе с учебными заведениями компании БИТ выполнен проект автоматизации учета РЭУ имени Г. В. Плеханова. Система обеспечила финансовый и бухгалтерский учет, кадровый учет и расчет зарплаты для 4000 сотрудников, подготовку отчетности, контроль исполнения договоров. Автоматизированы расчеты по 9000 договоров на платное обучение. В единой системе работают 50 пользователей.

Автоматизированы задачи:

· бухгалтерского учета;

· учета исполнения договоров и смет;

· расчетов со студентами по договорам на платное обучение;

· расчета зарплаты и кадрового учета;

· расчета стипендий.

Для создания системы использованы типовые программы "1С Бухгалтерия государственного учреждения 8", "1С Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8", а также собственные разработки БИТ: "БИТ:Управление финансами государственного учреждения", "БИТ:Зарплата и кадры в учебном заведении", "БИТ:Расчеты со студентами", "БИТ:Расчёт стипендий". БИТ. Служба качества, БИТ. Ресторан 8. 

Учет в МГИМО в течение нескольких лет велся в программах на базе «1С:Предприятие 7.7». В связи с изменением законодательства было принято решение о переходе на программы «1С» версии «1С:Предприятие 8», в которых реализованы актуальные требования к учету в госучреждениях. Необходимо было перевести на платформу «1С:Предприятие 8» бухгалтерский и складской учет, расчет зарплаты и стипендий, кадровый учет, расчеты со студентами по платному обучению.

Также планировалось внедрить специализированные программы для управления общежитием и типографией с целью повысить эффективность контроля над доходами и расходами этих подразделений. Проект был поручен компании "1С:Первый БИТ", с которым вуз сотрудничает с 2002 года. В результате анализа требований были выбраны продукты «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8», «1С:Предприятие 8. Оперативная печать», а также специализированные разработки компании "1С:Первый БИТ" на платформе «1С:Предприятие 8»: программы «БИТ.Зарплата и кадры в вузе», «БИТ.Расчет стипендий», «БИТ.Расчеты со студентами», «БИТ.Общежитие». Автоматизировано 60 рабочих мест.

По итогам проекта получены следующие результаты:

Реализован учет и формирование отчетности по новому плану счетов бухгалтерского учета, применяемому в государственных учреждениях. Автоматизирован учет нескольких тысяч единиц основных средств и материальных запасов, учет расчетов с поставщиками и учащимися, контроль непревышения лимитов бюджетных обязательств, формирование регламентированной отчетности и другие задачи.

С помощью «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» обеспечен прозрачный и безошибочный складской учет на трех складах МГИМО, исключены потери. Система позволяет вести учет пришедших и списанных складских запасов, в том числе и в случае, если эти операции еще не отражены в бухучете. Для работы кладовщика разработан специальный интерфейс, причем права доступа разграничены так, что каждому пользователю доступна только та информация, которая ему необходима. Руководство получает полную аналитическую отчетность о движении товароматериальных ценностей.

Система позволяет контролировать сроки оплаты обучения студентами, задолженности, учитывать предоставляемые учащимся скидки. Формируются все необходимые приказы по студентам: на зачисление, отчисление, перевод на следующий курс, изменение графиков оплат (например, если студент уходил в академический отпуск) и др. Это позволило более эффективно вести расчеты с учащимися, в том числе и в валюте, планировать поступление оплат и контролировать их своевременность.

Автоматизирован расчет заработной платы для более 3200 сотрудников вуза. С помощью программы «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» и интегрированного с ней специализированного решения «БИТ.Зарплата и кадры в вузе» упрощен расчет зарплаты, обеспечена ее своевременная выплата, сведены к минимуму ошибки.

В системе ведется учет профессиональных квалификационных групп (ПКГ), категорий персонала, надбавок, ученых степеней, званий и проч. Автоматизирован учет почасовой оплаты труда преподавателей, регистрируются договоры почасовой оплаты с сотрудниками, данные об отработанных часах учитываются при расчете заработной платы. Система формирует отчет для сравнительного анализа запланированных и отработанных часов.

Доступна информация о расходах вуза на заработную плату и налоги по статьям финансирования (бюджетные, внебюджетные средства, гранты Российского фонда фундаментальных исследований).

Учтены особенности расчетов МГИМО: фиксация НДФЛ по указанным источникам финансирования, индивидуальный алгоритм выплаты аванса и формирования межрасчетных выплат.

План-фактный анализ начислений сделал более эффективной работу планового и расчетного отделов по контролю корректности начислений сотрудникам в соответствии со штатным расписанием.

Решение о внедрении новой системы для расчета зарплаты и кадрового учета было вызвано проблемами с поддержкой использовавшейся ранее программы. При любом изменении законодательства требовалось обращаться к программистам и перерабатывать систему. Это приводило не только к дополнительным затратам, но и угрожало срывом сроков сдачи отчетности. Руководством вуза было принято решение о переходе на программу "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8", которая обеспечивает необходимый функционал, оперативно обновляется разработчиком и поддерживается большим числом внедренческих организаций. Система разработана на современной технологической платформе "1С:Предприятие 8", которая обеспечивает производительность, достаточную для расчета зарплаты и кадрового учета вуза по 7 тысячам сотрудников головного вуза и филиалов МАИ.

Партнером по внедрению был выбран Экспертный центр по работе с учебными заведениями компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ), с которым МАИ сотрудничает с 2006 года.

В настоящее время система запущена в промышленную эксплуатацию. Автоматизирован кадровый учет и расчет зарплаты в соответствии со спецификой учета государственного вуза:

• Хранение и обработка полной информации о сотруднике (в том числе профессиональные квалификационные группы (ПКГ), категории персонала, информация о повышении квалификации, о дополнительных соглашениях к трудовому договору);
• Формирование унифицированных форм (вывод ПКГ, надбавок, ученых степеней, званий и проч.);
• Учет приказов на продление трудового договора в связи с избранием (выборами) по конкурсу для преподавателей;
• Учет почасовой оплаты труда преподавателей (использование тарифов, анализ плана и факта почасовых оплат);
• Расширенные возможности ведения штатного расписания, получение отчетности по источникам финансирования;
• Отражение начисленной заработной платы и налогов в расходах организации по статьям финансирования;
• Получение отчетности по форме П-4, о работниках с плановыми надбавками, совместителях, формирование штатного расписания по отделам, справок о средней зарплате, расчетных листков по статьям финансирования и др.

Учет академии в течение нескольких лет велся в программах системы "1С:Предприятие 7.7". Решение о переходе на новую версию платформы "1С" было принято в связи с изменением законодательства для государственных учреждений, а также необходимостью автоматизировать финансовый учет вуза. Функционал решений на платформе "1С:Предприятие 8" полностью соответствует задачам вуза, кроме того, у сотрудников бухгалтерии уже был солидный опыт работы с 1С, что упростило внедрение. Проект был поручен Экспертному центру по работе с учебными заведениями компании "1С:Первый БИТ", с которым Российская правовая академия сотрудничает с 2001 года.

Целью проекта было определено создание надежной системы, позволяющей контролировать исполнение договоров и смет, вести учет и расчеты в соответствии с новым законодательством для государственных учреждений.

Переход выполнен за 3 недели, в настоящее время в системе работают 20 пользователей. На базе программы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8", а также специализированных решений "БИТ.Управление финансами государственного учреждения" и "БИТ.Расчеты со студентами" автоматизированы следующие задачи:

• Формирование регламентированной отчетности;
• Учет полученных лимитов бюджетных обязательств;
• Учет более 7 тысяч единиц основных средств и 6 тысяч единиц материальных запасов;
• Учет средств и обязательств в рублях и в иностранной валюте;
• Формирование бюджетов учреждения в разрезе КПС, КЭК, сценариев, центров финансовой ответственности и других разрезов учета бюджетирования с возможностью добавления неограниченного количества аналитических разрезов;
• Централизованное управление платежами;
• Учет государственных (муниципальных) контрактов и иных договоров, подлежащих исполнению за счет бюджетных средств и средств от приносящей доход деятельности;
• Контроль исполнения закупок;
• Планирование доходов и расходов, формирование отчетности для анализа и принятия управленческих решений, в том числе отчета по бюджету, план-фактного анализа движения денежных средств, исполнения договоров;
• Учет расчетов с более 2500 студентами, контроль своевременности оплаты обучения и др.

Результаты проекта:

• Автоматизирован учет по новому плану счетов, отчетность формируется в соответствии с требованиями и положениями действующих нормативных документов по ведению учета государственных учреждений Министерства финансов РФ, Федерального казначейства;
• Благодаря автоматизации планирования и анализа доходов и расходов руководству вуза всегда доступна актуальная финансовая информация, упростился контроль непревышения лимитов бюджетных обязательств;
• Контроль закупок автоматизирован с учетом различных способов, предусмотренных законодательством. При сумме закупки в квартал товаров или услуг одной группы до 100 тысяч рублей учреждение самостоятельно может заключить договор и оплатить счет, при сумме от 100 до 500 тысяч рублей для поставщиков организуется запрос котировок, а свыше 500 тысяч рублей – конкурс или аукцион. Система позволяет контролировать сумму заключенных договоров в разрезе номенклатурных групп, в зависимости от этой суммы определяется способ закупки. Оперативно можно получить данные о расходах, доходах, остатке средств, что сделало более эффективным финансовое планирование и контроль использования бюджетных средств;
• Прозрачный учет расчетов со студентами позволил упростить контроль своевременного поступления оплаты обучения и сократить объем задолженностей.

Бухгалтерия института успешно использует программы системы "1С:Предприятие" с 2007 года. В 2011 году произошли кардинальные изменения законодательства для государственных учреждений, потребовалось оперативно перейти на программу "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8", в которой реализован новый план счетов и методика учета в соответствии с действующим законодательством.

Переход был поручен Экспертному центру по работе с учебными заведениями компании БИТ, с которым вуз сотрудничает с 2007 года. Специалисты БИТ выполнили перенос в "1С:Бухгалтерию государственного учреждения 8" накопленной ранее информации исходя из новых правил учета, провели обучение пользователей. Переход на новую программу занял две недели.

На базе "1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8" автоматизированы следующие задачи:

• учет более 7500 объектов основных средств и 10000 номенклатурных позиций материальных запасов;
• учет расчетов с подотчетными лицами, в том числе в валюте (например, при командировках за границу);
• расчеты со студентами по оплате услуг общежития;
• учет расходов по выделенным грантам;
• операции по банку и кассе;
• учет НДС;
• учет санкционирования расходов;
• формирование регламентированной отчетности в соответствии с актуальным российским законодательством.

В результате проекта обеспечен автоматизированный учет и формирование отчетности в полном соответствии с законодательством 2011 года, контроль расходования денежных средств и не превышения лимитов бюджетных обязательств. Ведется учет целевых средств, выделенных по грантам.

ФГБОУ ВПО "Государственный институт русского языка им. А.С. Пушкина" ведет активное сотрудничество со многими зарубежными организациями и учебными заведениями, большая часть учащихся вуза – иностранные стажеры, аспиранты, магистранты. В связи с этим состав проживающих в общежитии (всего около 1000 человек) часто меняется, важно обеспечить безошибочный учет оплаты проживания и дополнительных услуг, предоставляемых общежитием: использование телевизионной антенны, стирка, проживание гостей, телефон, телевизор, доступ в интернет и т.д.

В программе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" реализован контроль оплаты услуг общежития учащимися, а также проживающими с ними гостями. Бухгалтерия в считанные минуты получает по каждому проживающему данные о периоде, за который внесена плата, и текущих задолженностях, что помогает обеспечить своевременную оплату общежития и сопутствующих услуг.

Компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) завершила внедрение программ на базе «1С:Предприятие 8» в центральном аппарате и 78 зарубежных представительствах Федерального агентства по делам Содружества Независимых Государств, соотечественников, проживающих за рубежом, и по международному гуманитарному сотрудничеству (Россотрудничество). Автоматизировано более 100 рабочих мест. Специалисты БИТ создали систему, которая позволяет контролировать расходование средств, выделяемых на проекты по укреплению культурных, образовательных и политических связей РФ за рубежом. В итоге Россотрудничество получает объективную и оперативную информацию о финансовой деятельности российских центров науки и культуры в иностранных государствах.

Основная задача Россотрудничества и его загранпредставительств - это утверждение за рубежом объективного представления о современной России, ее материальном и духовном потенциале, о содержании внутри- и внешнеполитического курса страны. Агентство сотрудничает в научной, культурной, информационной и гуманитарной областях с российскими некоммерческими неправительственными и религиозными организациями, с государственными и неправительственными структурами государств-участников СНГ, других иностранных государств, с международными и региональными организациями.

Для успешной реализации проектов, направленных на укрепление партнерских связей и имиджа России, Россотрудничеству необходимо точно знать, какие суммы требуются подразделениям и как расходуются выделенные средства.

Долгое время учет таких расходов велся в электронных таблицах и на бумаге, контроль был затруднен. Также возникали сложности с консолидацией сумм в различных валютах: финансирование всех загранпредставительств осуществляется в рублях, тогда как сами подразделения используют для расчетов доллары США и национальную валюту стран пребывания. До проекта отчеты в центральный аппарат поступали в долларах США, и суммы переводились в рубли «вручную». Как следствие, часто возникали ошибки. Россотрудничеству требовалась информационная система, которая бы обеспечила контроль за исполнением бюджета в зарубежных офисах, а так же предоставила инструмент для подготовки сводной отчетности по представительствам с автоматическим переводом сумм в рубли.

Также необходимо было автоматизировать процесс расчета и начисления денежных средств сотрудникам загранпредставительств с учетом местной специфики. Например, в офисе Россотрудничества в Египте наибольшее число служащих – коренные жители. Это значит, что их труд оплачивается в египетских фунтах с учетом местного законодательства, тогда как госслужащие и работники из числа граждан РФ получают её в долларах США. Формами отчетности являются основные бухгалтерские документы, расчетно-платежные ведомости и кадровые приказы. Поскольку зарплаты рассчитывались вручную, сотрудники тратили много времени на выполнение необходимых операций, часто совершались ошибки. Внедрение современной системы учета должно было решить эти проблемы.

Для выбора оптимальной системы был объявлен открытый конкурс, который выиграла компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ), имеющая статус «Центр компетенции по бюджетному учету». Специалисты БИТ обладают многолетним опытом успешного внедрения и поддержки информационных систем, разработанных специально для ведения учета в бюджетных учреждениях. В результате проведенного анализа требований заказчика были выбраны программные продукты «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» и «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8».

В ходе реализации проекта была осуществлена автоматизация 78 подразделений Агентства по всему миру. Специалисты компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) на базе собственного учебного центра провели обучение бухгалтеров центрального аппарата и представительств из 15 стран. В ходе курса сотрудники зарубежных подразделений смогли на наглядных примерах узнать методику ведения учета в программах 1С.

Всего было автоматизировано 100 рабочих мест.

• контролировать исполнение бюджета подразделениями;
• автоматически переводить из иностранной валюты в рубли показатели финансовой отчетности загранпредставительств;
• автоматически рассчитывать выплаты сотрудникам загранпредставительств с учетом специфики местного законодательства.

Контроль за исполнением бюджета осуществляется при помощи сводной регламентированной отчетности. Отчетность формируется в центральном аппарате агентства. Для этого организована автоматическая выгрузка данных из представительств в центральную базу данных.

Настройка программ «1С:Зарплата и кадры для бюджетных учреждений 8» и «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений 8» позволила автоматически формировать всю необходимую документацию для обеих групп сотрудников, граждан РФ и жителей Египта, в египетском загранпредставительстве. Для этого создано два производственных календаря - по законодательству РФ и Египта. Это дает возможность параллельно использовать графики для граждан РФ и Египта, что обеспечивает отсутствие ошибок в табелях учета рабочего времени. Зарплата начисляется вовремя и в полном объеме, правильная отчетность поступает в головную организацию своевременно.

Важный инструмент для оперативного ведения учета - автоматическое конвертирование валют. Функционал внедренной системы позволил полностью отказаться от ручного перевода отчетных сумм в рубли. Уменьшилось количество ошибок при подготовке отчетности по расчетам с партнерами. Полноценный анализ достоверных показателей позволил эффективнее реализовывать проекты, направленные на укрепление партнерских связей и имиджа России за рубежом.

Ольга Игоревна Головащенко, главный бухгалтер Россотрудничества: «Перевод загранпредставительств Россотрудничества на ведение бюджетного учета в программных продуктах «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» и «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» стал масштабным и достаточно сложным проектом. Требовалось учесть специфику бухгалтерского учета в правовом пространстве иностранных государств, особенностей применения валютного и трудового законодательства стран, в которых работают наши представительства. Совместными усилиями БИТ и Россотрудничества нам удалось внедрить систему, позволяющую получать объективную и оперативную информацию о финансовой деятельности российских центров науки и культуры за рубежом».

Специалистами компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) был внедрен ПП "1C:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" в Прибайкальском управлении Ростехнадзора России.

В ходе внедрения были произведены следующие работы:
1) перенос остатков и справочников из инф.баз "1С:Бухгалтерия 7.7 для бюджетных учреждений" в ПП "1C:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" на 01.01.2010
2) доработка печатных форм под требования организации;
3) конфигурация снята с поддержки: сделана доработка в журнале инвентаризации НФА (инвентаризационные ведомости можно формировать по центрам матер. ответственным (сотрудники и подразделения);
4) проводилось обучение сотрудников работе в программе;
5) в тех.поддержку 1С направлялись запросы об ошибках и доработках;
6) настроена выгрузка документов в программу федерального казначейства СЭД.

Для корректного начала работы с новым решением, специалисты БИТ перенесли остатки и справочники из ранее использовавшегося программного продукта, доработали печатные формы в соответствии с требованиями организации. Для того, чтобы пользователи могли сразу приступить к использованию установленной программы, было проведено обучение сотрудников работе с программным решением.

В результате доработок инвентаризационные ведомости можно формировать по центрам материальной ответственности (т.е. по сотрудникам и подразделениям). Кроме того, для удобства работы была настроена выгрузка документов в программу федерального казначейства СЭД.

С изменением российского законодательства, регламентирующего учет в государственных учреждениях, Государственной регистрационной палате потребовалось перейти на новую систему для ведения бухгалтерского учета. В учреждении в течение многих лет успешно использовались программы "1С" версии 7.7, поэтому было решено внедрить программу "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8", обладающую необходимым функционалом и отвечающую новым требованиям законодательства.

Проект перехода был поручен Экспертному центру по работе с государственными организациями компании БИТ, с которым Государственная регистрационная палата сотрудничает с 2007 года.

Новая система решает следующие задачи:

• взаиморасчеты с юридическими лицами, проходящими регистрацию;
• контроль лимитов бюджетных обязательств;
• учет более 1000 единиц основных средств;
• операции по банку и кассе;
• учет санкционирования расходов;
• формирование регламентированной отчетности в соответствии с актуальным российским законодательством и др.

В систему в режиме он-лайн загружается информация о новых контрагентах, зарегистрированных в базе юридических лиц Государственной регистрационной палаты, на основе этой информации автоматически формируются счета на оплату. Это позволяет оперативно обслуживать посетителей, избавиться от необходимости повторного ввода данных о контрагенте и, соответственно, избежать ошибок при вводе.

Специалисты БИТ доставили, установили и настроили программу, выполнили перенос данных в новую систему, провели консультации пользователей.

Внедрение программы позволило оптимизировать работу кадровых служб. Возросла скорость расчета заработной платы. Сократилось число ошибок, связанных с необходимостью вести часть расчетов вручную. Программа позволила точно контролировать исполнение бюджетов.