Как известно, в случае временного отсутствия работника (во время отпуска, болезни и т. п.) его обязанности переходят к его заместителю или другому должностному лицу, которое согласно должностной инструкции исполняет его обязанности в случае временного отсутствия. Притом, когда работник выполняет служебные обязанности по более ответственной должности временно отсутствующего работника, то это согласно разъяснению Минтруда является временным заместительством (письмо от Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23).

Таким образом, одним из вариантов решения проблемы замены главбуха на время декретного отпуска является временное заместительство.

Временное заместительство предполагает выполнение обязанностей временно отсутствующего работника с освобождением от основной работы. Временный перевод работника на другую работу, не обусловленную трудовым договором, допускается только с его согласия (ст. 33 КЗоТ).

Для того чтобы выполнение обязанностей временно отсутствующего главбуха поручить другому работнику, следует издать соответствующий приказ (распоряжение) руководителя предприятия.

Накануне декретного отпуска главбуха советуем оформить акт приема-передачи дел от главбуха к работнику, который будет выполнять его функции.

Также в случае, если главбух является материально ответственным лицом, нужно провести инвентаризацию.

Хоть главный бухгалтер и продолжает числиться на предприятии, однако его обязанности исполняет другой работник, который во время декретного отпуска главбуха является ответственным за ведение бухгалтерского и налогового учета. А согласно п. 9.3 Порядка № 1588 заявление по форме № 1-ОПП с отметкой "Изменения" подается со сведениями в отношении лиц, ответственных за ведение бухгалтерского и/или налогового учета такого юридического лица.

Поэтому в налоговые органы необходимо подать регистрационное заявление по форме № 1-ОПП с пометкой "Изменения" со сведениями относительно смены главного бухгалтера в 10-дневный срок со дня возникновения таких изменений в учетных данных предприятия.

Кроме того, согласно пункту 18.15 Инструкции № 492 в случае назначения временно исполняющего обязанности первого руководителя или главного бухгалтера новая карточка не составляется, а дополнительно подается временная карточка только с образцом подписи лица, временно исполняющего обязанности первого руководителя или главного бухгалтера, заверенная в установленном порядке.

Таким образом, при временном заместительстве нужно сделать временную карточку с образцами подписей и оттиска печати для банка.

Также в случае, если отчетность подается предприятием в электронном виде, необходимо заказать в центре сертификации ключей электронную цифровую подпись для временно замещающего главбуха работника.

При этом можно не аннулировать электронную цифровую подпись главбуха, ушедшего в декрет. Возможно, ею еще сможет воспользоваться главбух в случае выхода с декрета, если срок действия электронной цифровой подписи до того времени не закончится.

Декретный отпуск предполагает длительное отсутствие работника, а потому не всегда есть возможность на предприятии замещать главного бухгалтера в течение всего периода декретного отпуска.

В таком случае можно принять на работу нового главбуха. Учитывая, что новый главбух принимается на декретное место, с ним заключается срочный трудовой договор согласно ч. 2 ст. 23 КЗоТ.

В заявлении и приказе работника о его приеме на работу должно быть указано, что трудовой договор заключается по день фактического выхода на работу основного работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком.

Дату выхода работника с декрета в заявлении и приказе о приеме на работу нового работника ставить не нужно, так как главбух, находящийся в декрете, может пожелать прервать декретный отпуск и приступить к работе раньше, чем ребенок достигнет 3-х (6-ти) летнего возраста.

К тому же, если главный бухгалтер выходит на работу после окончания декретного отпуска или досрочно, то работник, принятый на работу по срочному договору для замещения основного работника, должен быть уволен на основании пункта 2 статьи 36 КЗоТ в связи с истечением срока трудового договора.

Что касается приема-передачи дел и уведомления контролирующих органов при смене главбуха, который уходит в декретный отпуск, то это ничем не отличается от порядка смены главбуха, который увольняется.

С порядком смены главного бухгалтера в случае его увольнения можно ознакомиться в статье "Главбух увольняется с предприятия: как реализовать прием-передачу дел".

Также главбух может находиться в декрете и при этом продолжать исполнять свои обязанности в режиме неполного рабочего времени или на дому.

Работа на условиях неполного рабочего времени регламентируется ст. 56 КЗоТ.

Неполное рабочее время может быть установлено в обязательном порядке по просьбе беременной женщины, женщины, имеющей ребенка в возрасте до четырнадцати лет или ребенка-инвалида, в том числе такого, что находится на ее попечении или осуществляет уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключения.

Важно отметить, что за главным бухгалтером сохраняется право на получение пособия по уходу за ребенком (ст. 18 Закона № 504, Закона № 2811). Достаточным документом для продолжения получения помощи в полном размере лицом, работающим в режиме неполного рабочего времени или на дому, является справка с места работы.

Поскольку в этом случае смена главбуха не происходит, то нет необходимости в дополнительных действиях. То есть не нужно принимать-передавать дела, уведомлять контролирующие органы о смене главбуха, заказывать новую карточку с образцами подписей в банке, а также электронную цифровую подпись в сервисном центре.