Управління логістикою

www.parus.ua > Продукцiя > Для великих підприємств (ERP) > Управління логістикою

Управління логістикою

В останні роки в сфері товарного обігу ряду країн відбулися істотні зміни, у господарській практиці стали використовуватися нові методи і технології доставки товарів. Ідеї інтеграції постачальницько-виробничо-розподільчих систем, в яких ув'язувалися функції постачання матеріалами і сировиною, виробництва продукції, її зберігання і розподілу, трансформувалися в самостійний напрям наукових досліджень і форму господарської практики - логістику.

Найважливіший аспект логістики - можливість впливати на стратегію і тактику роботи підприємства і на створення нових конкурентних переваг для фірми на ринку, тобто на її кінцеві цілі. Основний напрямок у визначенні логістики пов'язано з функціональним підходом до руху товару, тобто управлінням всіма фізичними операціями, які необхідно виконувати при доставці товарів від постачальника до споживача.

Логістика - це планування, управління і контроль що надходить на підприємство, оброблюваного там (якщо це виробниче підприємство) і що покидає це підприємство потоку матеріальної продукції (матеріалів, сировини тощо) і відповідного йому інформаційного потоку з метою оптимального, наприклад, з точки зору отримання прибутку, прискорення руху матеріальних ресурсів і товарів всередині і поза підприємством.

Логістика має декілька функціональних областей або, іншими словами, є декілька видів логістики: закупівельна, запасів і збутова. Відповідно, в логістичному ланцюзі, тобто шляху, по якому проходять товарний і інформаційний потоки від постачальника до споживача, виділяються такі головні ланки: закупівля товарів, їх зберігання (складування) і реалізація.

Чинниками, які зумовлюють бурхливий розвиток логістики, в даний час є:

• Ускладнення (а для України - встановлення і розвиток в умовах кризи) системи ринкових відносин і підвищення вимог до якісних характеристик процесу розподілу. Побудова Системи ПАРУС в частині автоматизації управління закупівлями, зберіганням на складах і реалізацією товарів повною мірою відповідає принципам логістики.
• Створення гнучких (перенастроювати) закупівельно -збутових і виробничих систем .
• Уніфікація правил і норм з поставки товарів у національних рамках і в зовнішньоекономічній діяльності .
• Технічний прогрес у засобах зв'язку і автоматизації. І, як наслідок, використування в управлінні господарською практикою підприємств електронно-обчислювальної техніки і економічних програмних продуктів (систем).

ЗАКУПІВЛІ, СКЛАД, РЕАЛІЗАЦІЯ

У процесі управління закупівлями і реалізацією товарів в Системі формуються два зустрічних інформаційних потоку - про товари та фінансах. Кожен з цих потоків має планову і фактичну складову. Система забезпечує план-факт-контроль і аналіз логістичного потоку.

Для оперативного контролю та аналізу рівнодіючої цих потоків по кожному контрагенту вони зводяться разом в особовому рахунку. Важливою функцією подібного рахунку є контроль отримання / відпустки товарів, а також відправлення / отримання грошових коштів відповідно до встановлених графіків надходження / відпустки товарів і платежів. Цей контроль здійснюється за трьома групами сум, сукупність яких відображає повну картину стану взаємних розрахунків з контрагентом:

• Суми за графіком - формуються на підставі графіків надходження/відпустки товарів і платежів по особовому рахунку. Ці суми відображають заздалегідь обумовлені і узгоджені з контрагентом обсяги і періоди надходження/відпустки товарів і здійснення платежів.
• Планові суми - формуються на підставі планових товарних документів (розпоряджень на відвантаження товарів, планових прибуткових ордерів тощо) і планових платежів, а фактичні суми - на підставі фактичних товарних документів (накладних на відпуск товарів, фактичних прибуткових ордерів і т.п.) і фактичних платежів.

Планові та фактичні суми відображають оперативну інформацію по особовому рахунку про очікувані і досконалих надходженнях / відвантаженнях товарів, а також про очікуване і фактичне надходження / відправленні грошових коштів. На підставі цих сум автоматично формуються вихідний плановий і фактичний залишки по особовому рахунку, негативні значення яких вказують на планову і фактичну заборгованість контрагента по відношенню до Вашої організації, а позитивні - на заборгованість організації контрагенту.

Особовий рахунок містить також суму ліміту кредиту, яка надається покупцю для оплати закупівель товарів. Якщо покупець вичерпав суму, внесену для оплати закупівель (при цьому вихідний залишок стає негативним), то він може закуповувати товари в рахунок ліміту кредиту. Перевищення ліміту кредиту допускається, але при цьому Система попереджає про подібну ситуацію.

Вихідні дані особового рахунку формуються вручну або на підставі етапу договору, до розгляду якого ми зараз і перейдемо.

Облік і контроль виконання взаємних зобов'язань сторін, що виникають після укладення контрактів на купівлю та продаж товарів, ведеться за допомогою договорів, кожен з яких містить список етапів, які, в свою чергу, характеризуються графіками надходження (відпустки) товарів і платежів. При реєстрації етапу договору в Системі автоматично формується особовий рахунок контрагента. Крім того, на підставі етапу договору Ви можете сформувати будь-який з документів, пов'язаних з його виконанням: прибутковий ордер, рахунок на оплату, розпорядження на відвантаження споживачеві, накладну на відпуск споживачеві, плановий платіж і фактичний платіж, прибуткову накладну і т.п.

У договорі автоматично формуються три групи сум (аналогічних сумам особового рахунку), сукупність яких відображає повну картину стану взаємних розрахунків з контрагентом за даним договором.

Таким чином, функції реєстрації, контролю та аналізу логістичного потоку сконцентровані: в особовому рахунку (для окремого контрагента) та / або в договорі.

ФУНКЦІЇ ДОДАТКІВ ЛОГІСТИКИ

Всі додатки логістики забезпечують облік товарів по партіях з точністю до модифікацій і упаковок.

Додаток "Закупівлі" забезпечує облік (формування):

• Заявок на придбання товарів від підрозділів підприємства.
• Планів закупівлі товарів і замовлення робіт на підставі заявок підрозділів.
• Договорів з контрагентами, оперативне відстеження виконання договорів.
• Прибуткових накладних, вхідних рахунків -фактур та актів про виконання робіт.
• Наказів на прийняття товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), прибуткових ордерів і актів неузгодженості.
• Фінансових і матеріальних транзакцій по розрахунку з постачальниками в розрізі особових рахунків і договорів.
• Товарних звітів про придбання товарів та виконанні робіт.
• Звітів про різні аспекти роботи, пов'язані із закупівлями - зведених або в розрізах по товару, групі товарів, контрагенту, договорам, особовим рахункам, податковим групам тощо: про закупівлі за період , баланс розрахунків з контрагентами, про прихід товарів; а також про внесені заявки, їх затвердження та виконання (у розрізах підрозділів, товарів тощо), про плани закупівель, їх затвердження та виконання (у розрізах напрямів фінансування, підрозділів, товарів тощо). Нагадаємо, що інтеграція Системи з Crystal Reports забезпечує формування будь-яких звітів, що враховують Ваш

Додаток "Реалізація" - інструмент управління торговими операціями для:

• Ведення обліку номенклатури і цін реалізації товарів і послуг. Ціна реалізації залежить від багатьох факторів, наприклад: складу, виду оплати (готівкова, безготівкова і пр.), виду відвантаження (самовивіз, транспортом продавця та ін.)
• Перерахунку цін в прайс-листах.
• Виписки рахунків на оплату товарів і послуг з урахуванням знижок, націнок і податків і контроль їх оплати .
• Контролю кількості вільного товару при виписці рахунку з урахуванням раніше виписаних рахунків і накладних.
• Резервування і зняття товару з резерву.
• Формування накладних на відпуск товару на підставі рахунків.
• Формування вихідних рахунків-фактур для покупців.
• Ведення обліку розрахунків з покупцями в розрізі особових рахунків в журналах фінансових і матеріальних транзакцій.
• Формування товарних звітів про реалізацію послуг.
• Формування звітів про діяльність, пов'язану з реалізацією, - в розрізі контрагентів, споживачів тощо: про реалізацію товарів і послуг, споживам або в підрозділи; про повернення товарів - зведений, від споживачів, з підрозділів; про прибуток і рентабельності та інші.

Додатки логістики забезпечують також:

• прогнозування обсягу закупівель і продажів; 
• облік накладних витрат при русі товару; 
• проведення взаємозаліків між постачальниками і споживачами товарів; 
• управління консигнаційним товаром; 
• аналіз товарообігу.

Всі додатки логістики забезпечують багатовалютний облік. У рамках логістики в Системі реалізований персо-нальний ситуаційний центр, який служить засобом аналізу товарних потоків (в розрізі груп і партій товарів з можливістю деталізації до кожного найменування товару) і призначений для оцінки поточного стану компанії. Для аналізу використовуються первинні документи і агреговані дані різних облікових регістрів.

ІНФОРМАЦІЙНИЙ ІНТЕРФЕЙС ДОДАТКІВ ЛОГІСТИКИ

Вхідні рахунки - фактури формуються в додатках логістики вручну або за даними прибуткових ордерів, а вихідні - по товарно-транспортних накладних на відпуск споживачам. Далі вони можуть бути відпрацьовані в бухгалтерському обліку. Відзначимо, що рахунки-фактури можуть бути сформовані і безпосередньо в додатку "Бухгалтерський облік" .

Товарні звіти формуються по одному складу і одній матеріально-відповідальній особі за певний період часу на підставі зареєстрованих в Системі прибуткових ордерів, товарно-транспортних накладних та актів списання/оприбуткування надлишків. Точно так само, як і рахунки-фактури, вони можуть бути відпрацьовані в бухгалтерському обліку.

За даними планових платежів створюються розпорядження на оплату, на підставі яких формуються платіжні документи: банківські та касові. При відпрацюванні платіжного документа в бухгалтерському обліку автоматично реєструється запис про фактичний платіж.

Фінансова виписка являє собою вибірку з журналу обліку господарських операцій за деякий період часу, зроблену за певними правилами. Завдяки такій виписці користувач додатка логістики отримує можливість відстежити проходження відпрацювання платіжних документів, що надійшли в бухгалтерію, і сформувати фактичний платіж , "закриває" повністю або частково відповідний плановий платіж .

Інформація про планові/фактичні платежі і відвантаження використовується в додатку "Фінансове планування" для планування та управління дебіторської/кредиторської заборгованістю, а також для оперативного планування (в останньому випадку - дані тільки про платежі). Зверніть увагу, що хоча подібна інформація може передаватися "в обидві сторони", фактичний розподіл можливостей по реєстрації нових або виправлення старих записів про платежі і відвантаження, наприклад, між фінансовим співробітником і менеджером з продажу, забезпечується універсальним механізмом розмежування доступу користувачів до функцій Системи.

БІЗНЕС-ПРОЦЕДУРИ ЛОГІСТИКИ

Займаючись закупівлями, зберіганням і реалізацією товарів, Ви вступаєте в товарно-грошові відносини, різноманіття яких неможливо описати однією універсальною схемою типу "товар - гроші - товар". З одними клієнтами зручніше працювати за передоплатою , з іншими - з оплатою за фактом, хтось із покупців може попросити зарезервувати для нього товар на складі на кілька днів. В організаціях, які займаються, наприклад, реалізацією, можуть застосовуватися різні способи управління потоками товарів: в одних випадках товари можуть відвантажуватися клієнту відразу, в інших випадках відвантаження товарів можуть спочатку плануватися на тривалий термін, а потім виконуватися в декілька етапів.

Додатки логістики дозволяють організувати роботу по великій кількості типових схем, які охоплюють практично всі реальні ситуації, з якими Вам доводиться стикатися при закупівлі, зберіганні та реалізації товарів. Розглянемо деякі з цих схем докладніше.

Щоб організувати роботу за схемою з передоплатою, зручно задати в особовому рахунку клієнта суму ліміту кредиту: Система автоматично виконує контроль над перевищенням цього ліміту. Для роботи за цією схемою передбачена можливість формування платежів і видаткових накладних на підставі рахунків на оплату. При цьому між відповідними документами встановлюються зв'язки, за допомогою яких в рахунку на оплату автоматично відбивається актуальна інформація про відвантажені товари і про оплату.

Для роботи з оплатою за фактом в Системі є можливість формування рахунків на оплату на підставі видаткових накладних, а платежів - за рахунками на оплату. У схемах 1.1 і 2.1 передбачається, що в Системі реєструється тільки фактичне відвантаження товару покупцеві (видаткові накладні). Однак Ви можете враховувати не тільки фактичний, а й плановий рух товарів з випискою розпоряджень на відвантаження товарів, яка послужить Вам нагадуванням про те, що конкретний клієнт очікує відвантаження деякої кількості певного товару. Це дозволить Вам більш гнучко і раціонально управляти товарними запасами. Для зручності роботи за цими схемами передбачена можливість формування видаткових накладних на підставі розпоряджень на відвантаження. При цьому між відповідними документами встановлюються зв'язки, за допомогою яких в розпорядженні на відвантаження автоматично відбивається актуальна інформація про фактично відвантажених товарах.

Облік руху товарів в розрізі плану і факту ведеться в журналі складських операцій і в регістрах товарних запасів і особових рахунків клієнтів.

Облік платежів в Системі може вестися в розрізі плану і факту . Згадані вище схеми оперували тільки фактичними платежами. Для обліку руху планових грошових коштів служать планові платежі (1.3, 2.3), завдяки яким у Вас завжди буде під рукою інформація про очікувані надходження коштів від клієнтів та витрати, що в кінцевому рахунку дозволить Вам більш ефективно розпоряджатися своїми коштами. Для роботи за цими схемами в Системі передбачена можливість формування планових платежів на підставі рахунків на оплату, а фактичних платежів - за плановим.

Облік руху грошових коштів у розрізі плану і факту ведеться в журналі платежів і в регістрі особових рахунків клієнтів.

Описані вище схеми мають максимально простий вигляд. На закінчення наведемо як приклад схему, яка відображатиме бізнес-процес детально. Ця схема створена за правилами подання господарських процесів підприємства за методом Гейна-Сарсона з використанням стандартних елементів:

• потоку даних, що рухається від однієї складової господарського процесу до іншої (документ, розпорядження, дозвіл тощо); 
• елементарного процесу із зазначенням виконавця і описом вироблених дій; 
• об'єкта, що є зовнішньою сутністю для господарського процесу і не входить в структуру підприємства (банки, контрагенти); 
• накопичувача оброблюваної інформації.