- MB2-866 – Microsoft Dynamics CRM 2011, Customization and Configuration
- MB2-867 – Microsoft Dynamics CRM 2011, Installation and Deployment
- MB2-868 – Microsoft Dynamics CRM 2011, Applications
Category Archives: Пользователю
Microsoft Dynamics CRM Workshop в Киеве
Движение в сторону социальных сетей
Авторитетные исследовали из агентства Gartner считают, что интеграция с социальными сетями, будет в ближайшие годы одним из драйверов роста самого рынка CRM и близко связанных с ним отраслей.
Как я упоминал в блоге ранее — уже сейчас доступны коннекторы с LinkedIn. Многие из нас активно используют эту сеть — уз меня более 250 контактов. Возможно уже нам и в Украине и в России подключать социальные сети к нашим CRM системам?
Плюсы и минусы хранения документов CRM на SharePoint
Выбор варианта хранения документов — в виде прикрепленных файлов к объектам или в SharePoint — на самом деле не такой однозначный.
Кроме описанных ниже плюсов и минусов вам прежде надо дать ответ на следующие вопросы по хранению и работе с документами в рамках процессов CRM:
- Критична ли для вас простая синхронизация файлов с Outlook?
- Установлен ли у пользователей Microsoft SharePoint Workspaces 2010?
- Есть ли у вас готовая инфраструктура для Microsoft SharePoint 2010?
- Как много документов вы будете хранить по отношению к записям?
- Какой средний размер документов? — Обратите внимание на то что если вы хотите хранить много сканкопий документов — возможно это сильно утяжелит синхронизацию.
- Будете ли вы включать RBS на базу данных CRM?
- Есть ли у вас в организации решение по управлению документами? Если это решение не на платформе Microsoft SharePoint 2010 — возможно вам сразу надо задуматься об интеграции
Плюсы хранения документов Microsoft Dynamics CRM 2011 на Microsoft SharePoint 2010:
- Удобное редактирование документов
- Контроль версий
- Расположены в отдельной базе — разделение нагрузки на хранение
- Если на SharePoint у вас уже работает контур управления документами — вы легко можете интегрировать работу с документами в него из CRM
- Полнотекстовый поиск по документам — Word, Excel, PDF
- Уведомления об изменении файлов
- Публикация финальных версий файлов
- Утверждение финальных версий файлов
Минусы хранения документов CRM на SharePoint:
- Вы не сможете взять документы в offline в Outlook автоматически — но вы можете настроить отдельный инструмент Microsoft SharePoint Workspaces 2010
- Пользователей надо дополнительно научить еще одной системе — в принципе это небольшой набор операций. Если у вас уже внедрен SharePoint — то минус практически полностью снимается
- Отдельная настройка правил доступа к документам. Права настроенные в CRM к документам
- Усложняется процедура архивирования (backup)
Работа с документами в Microsoft Dynamics CRM 2011
Для работы с документами в Microsoft Dynamics CRM 2011 существует два подхода
- Хранить документа как вложенные файлы к записям (attach)
- Хранить документы на интегрированном с Microsoft Dynamics CRM 2011 сервере Sharepoint 2010
После подключения библиотеки документов или отдельной папки в библиотеке документов вы сможете работать с документами из интерфейса CRM формы
Первый вариант работы с файлами — вложение файла — наиболее простой. Однако он не может полностью обеспечивать цикл работы с информацией — редактирование, контроль версий. В случае активной работы с документами и другой информацией в виде файлов связанных с CRM объектами следует использовать второй вариант работы с документами — интеграцию CRM с SharePoint 2010. При использовании SharePoint в качестве хранилища документов удобный интерфейс в Microsoft Dynamics CRM 2011 позволяет пользователю быстро добавлять и изменять документы, связанные с записью. При включении контроля версий в библиотеке документов на SharePoint вы сможете не просто редактировать файлы на сервере но и отслеживать всю историю изменений, сравнивать версии Word файлов.
Для общих настроек работы с документами в CRM посредством CRM — перейдите в раздел Параметры\Управление документами
Как руководителю помочь внедрению
Руководители подразделений в которых внедряется CRM задают вопрос — как мне со своей стороны помочь внедрению. Уже сама постановка такого вопроса руководителем — это возможность, а дальнейшее следование линии поддержки — огромный фактор успеха в проекте внедрения.
Что можно порекомендовать руководителю:
- Официальная поддержка проекта — официальное объявление в виде приказов и распоряжений, электронных писем.
- Объективный анализ целесообразности внедрения — руководитель на ранних этапах проекта инициирует анализ сложившихся реальных проблем или открывающихся возможностей, формулирует свои требования к работе с документами, данными и контентом. Естественно детальный анализ — дело рук специалистов — но изначальная формулировка концепции проекта CRM и ключевых требований — важный сигнал для сотрудников.
- Личный пример — руководитель использует дисциплинированно решения на CRM. Его работа видна в системе, записи которыми он обменивается с подчиненными и коллегами все размещены на портале. Сам руководитель изменяет свое поведение работы с файлами и данными. Очень важна дисциплина и последовательность руководителя. Если руководитель часто меняет свои решения и не доводит начатое до конца — личность такого руководителя может ставить под угрозу весь проект внедрения.
- Разъяснение - руководитель общается с начальниками отделов и сотрудниками для разъяснения внедрение тех или иных решений. В случае вопросов либо лично на них отвечает либо участвует при консультациях внедренцев.
- Изменение правил и культуры работы с данными и документами. Официальные регламенты и распоряжения об изменений работы с контентом поддержанные руководством.
- Контроль - периодическая проверка работы сотрудников с документами. Знание того что руководитель проверяет результаты работы в CRMвлияет на поведение многих сотрудников.
- Привязка результатов проекта к бонусам сотрудников. Руководитель может привязать успех внедрения CRM проекта к материальным мотивационным программам.
- Привязка результатов дальнейшей операционной работы к показателям в CRM
Массовое удаление
Если вам необходимо периодически очищать старые данные из CRM или удалять записи неудачного импорта — вы можете вместо поштучного удаления воспользоваться функцией массового удаления записей.
Перейти к массовому удалению вы можете двумя способами:
- Кнопка массового удаления записей находится в выпадающем меню на ленте
- Настройки массовых удалений в Параметры\Управление данными
В форме настроек массового удаление вам необходимо задать критерии отбора записей к удалению.
Далее вы указываете время запуска операции по удалению пакета данных. Если вы планируете периодически повторять удаление — вы можете настроить период повторения операции массового (пакетного) удаления записей.
Excel как средство работы с набором данных в CRM
Несмотря на удобный интерфейс Microsoft Dynamics CRM 2011 — многие менеджеры и аналитики найдут работу с набором данных более удобным именно в Excel. Это касается вопросов массового обновления, быстрой сортировки и анализа данных.
Для удобной работы с данными в Excel достаточно выгрузить нужную вам выборку данных в Excel формате из CRM, отредактировать их и после этого загрузить обратно в CRM.
Для выгрузки данных нажмите кнопку на панели инструментов “Экспорт в Excel”. В форме “Экспорт данных в Excel” обязательно укажите “Сделать эти данные доступными для повторного импорта, включая заголовки обязательных столбцов”.
При включении опции “Сделать эти данные доступными для повторного импорта, включая заголовки обязательных столбцов” в Excel попадают специальные колонки, которые далее значительно упрощают импорт данных При открытии Excel файла вы можете заметить что колонки A,B и C скрыты. Именно в них расположены данные столбцы:
- Организация — идентификатор сущности (в данном случае Организация)
- Контрольная сумма — техническое поле для контроля целостности данных
- Дата изменения — дата последнего изменения записи в CRM системе. Необходимо для того чтобы при импорте определить не было ли изменения записи в CRM системе пока данные были извлечены в Excel
Особенности импорта данных
Я хочу обратить ваше внимание на несколько особенных характеристик импорта данных:
- Вы можете подавать на импорт пакет Excel файлов в zip архиве. Все файлы в zip архиве должны быть одного типа.
- Файл импорта не должен быть более 8 мегабайт
- Желательно иметь подготовленную структуру на основе шаблонов которые генерирует сам Microsoft CRM
- Вы можете в процессе импорта создавать новые поля в CRM. Для создания доступны все типы полей кроме полей с типом lookup, currency, floating, несколько строк текста. Рекомендуется все таки сначала продумать структуру данных и при необходимости внести коррективы в структуру сущностей CRM до импорта
Общий доступ — гибкая настройка доступа к данным
При настройке системы безопасности в CRM — создании ролей с различными разрешениями — вам все равно не получится отразить все возможные ситуации и нюансы доступа. При создании ролей вы не сможете указать какие конкретно записи из все множества записей может видеть пользователь а какие нет.
Например, вам необходимо дать доступ инженеру поддержки к детальной информации по проекту клиента. По умолчанию инженер не может видеть информации по всем проектам и клиентам компании. Но по проектам где его включили в команду — должен. В Microsoft Dynamics CRM это легко делается с помощью общего доступа (Sharing records). В нашем случае менеджер проекта который ведет работу с компанией должен зайти на запись компании и предоставить доступ инженеру:
При предоставлении Общего доступа к сущности вы автоматически даете доступ ко всем дочерним элементам данной сущности. Например, если вы дали общий доступ к организации на чтение то вы также автоматически выдали право на чтение всех связанных с данной организацией дочерних элементов (задач, звонков). Данное правило действует только в том случае если пользователь имеет право на уровне пользовательского доступа (Пользователь) к дочернему типу сущностей.
Следует отметить что для того чтобы пользователь мог дать права доступа на работу с определенной сущностью должны быть выполнены два момента:
- У пользователя есть право на выдачу доступа для данной сущности
- Пользователь может выдать доступ по уровню прав не выше чем есть у него. Если у пользователя нет права на удаление данной сущности то он и не сможет выдать через Общий доступ другому пользователю такое право