Призначення і функції, які виконує електронний архів на підприємстві, можна розділити на дві підгрупи:

1. Облік і зберігання.

• Документи, що зберігаються в такому архіві, не схильні до зносу та втрати. Таким чином, ви можете мінімізувати процеси старіння паперу. Відомо, що з часом важливі документи, які часто використовуються спеціалістами у своїй роботі, стають непридатними для подальшого використання. Дана технологія допомагає максимально зменшити кількість звернень до оригіналів.
• Скан-копія документу є його страховою копією і гарантує збереження інформації у випадку безповоротної втрати оригіналу внаслідок природних катаклізмів (пожежі, повені і т.д.), або зловмисного/незловмисного  знищення документу.
• Впорядковане зберігання документів у електронному вигляді допоможе уніфікувати і стандартизувати порядок роботи з документами; провести звірку комплектності оригіналів документів, отримати повне уявлення про історію роботи підприємства/компанії.

Часто на підприємствах поняття електронного архіву використовується в значенні неструктурованого зберігання скан-копій документів. Тому важливо розуміти, що навіть якщо усі ваші документи відскановані – це ще не є гарантією безпеки.

2. Оптимізація роботи з документами.

В першу чергу, ця система зберігання забезпечить швидкий пошук документів, що гарантує:

• скорочення часу на операції з пошуку та формування комплекту документів згідно запиту;
• можливість розсилки електронною поштою, роздруківки будь-якого документу (якщо користувач має на це право); 
• доступ до усіх документів незалежно від вашого місця знаходження: інформація доступна як для співробітників центрального офісу/ управляючої компанії, так і з віддалених філій. Таким чином, істотною економією є мінімізація транспортних витрат.

Кваліфіковані спеціалісти допоможуть Вам ознайомитися з технологіями реалізації архіву в електронному вигляді і дізнатися більше про тонкощі його використання на підприємстві.