У липні 2012 р. за підтримкою міжнародного фонду “Відродження” стартував проект “Створення єдиного інтегративного Центру надання адміністративних послуг у м. Бердянську”, мета якого – впровадження механізму прозорого та ефективного надання різноманітних муніципальних послуг для мешканців територіальної громади через організацію єдиного інтегрованого багатофункціонального Центру надання адміністративних послуг з позиції міжнародного стандарту ISO 9001:2008, орієнтованого на споживача.
Ініціатор проекту – Фонд сприяння органам самоорганізації населення”. Проект є логічним продовженням співпраці з виконкомом Бердянської міської ради щодо впровадження у 2003 р. системи управління якістю згідно з міжнародними стандартами ISO 9001:2000 та ISO 9001:2008 на муніципальні послуги у виконкомі Бердянської міської ради; в 2003 р. Центру надання муніципальних послуг виконкому для жителів міста; у 2004 р. Центрів громадських ініціатив в усіх мікрорайонах міста; у 2005 р. Майстерні муніципального управління, яка узагальнює та розповсюджує інноваційний досвід виконавчого комітету Бердянської міської ради, системи моніторингу ефективності діяльності органів влади.
Проект реалізується спільно з виконавчим комітетом Бердянської міської ради, Центром надання муніципальних послуг, Єдиним офісом, Центрами громадських ініціатив та комітетами мікрорайонів, відділом звернень громадян, Центром інноваційних технологій та наукових досліджень “Північне Приазов’я”, Благодійним Фондом “З людьми і для людей”, а фінансується з субвенції з державного бюджету місцевим бюджетам, бюджету розвитку та гранту міжнародного фонду “Відродження”.
Актуальність проекту обумовлена тим, що на сьогодні у Бердянську нарізно функціонують відділ звернень громадян, Центр надання муніципальних послуг, Єдиний офіс, абонентські служби підприємств, що надають муніципальні послуги, Центри громадський ініціатив в 11 мікрорайонах міста, які надають різноманітні послуги мешканцям територіальної громади. Однак відсутній єдиний підхід та механізм взаємодії між зазначеними установами, не розроблені стандарти надання послуг та відповідне нормативно-правове забезпечення, критерії оцінки ефективності надання послуг мешканцям територіальної громади та відсутній соціальний моніторинг якості надання послуг.
Проект реалізується у три етапи впродовж 12 місяців. На першому етапі передбачається створення та обладнання приміщення Єдиного інтегрованого Центру надання адміністративних послуг на 1 поверсі виконкому Бердянської міської Ради.
На другому етапі – здійснення моніторингу якості надання муніципальних послуг у м. Бердянську шляхом проведення фокусованих групових інтерв’ю у 11 Центрах громадських ініціатив та Комітетах мікрорайонів та працівників організацій, репрезентативного досліджень громадської думки мешканців територіальної громади щодо якості надання послуг органами державної влади та органами місцевого самоврядування, брейн-стормінгу стейкхолдерів (зацікавлених сторін – депутатського корпусу, бізнес-структур та громадських активістів) щодо механізму функціонування, розширення асортименту та покращенні якості надання муніципальних послуг, експрес-опитування користувачів Центру надання муніципальних послуг та Єдиного офісу, виїзного експертного засідання залучених фахівців, громадських слухань.
На третьому етапі розпочнеться організація роботи єдиного інтегрованого Центру надання адміністративних послуг: залучення громадськості до вдосконалення системи надання адміністративних послуг; проведення семінарів з нормативно-правового забезпечення надання муніципальних послуг; інвентаризація муніципальних послуг та ідентифікація їх у відповідності до внутрішніх та зовнішніх нормативно-правових актів; розробка та вдосконалення документації та нормативно-правового забезпечення функціонування єдиного інтегрованого Центру надання адміністративних послуг згідно з вимогами міжнародного стандарту ISO 9001:2008 та механізму надання послуг підприємствами житлово-комунальної сфери та дозвільними центрами в одному центрі (регламент та Положення про єдиний центр, процедур, стандартів послуг, інформаційних та технологічних карток, зразків заяв, схеми взаємодії структурних підрозділів виконкому з підприємствами та організаціями, що надають послуги в єдиному центрі, методичних рекомендацій щодо надання послуг підприємствами та організаціями та ін.); створення філіалів єдиного інтегрованого Центру надання адміністративних послуг в мікрорайонах міста на базі 11 Центрів громадських ініціатив; узагальнення результатів впровадження системи надання адміністративних послуг для обміну досвідом надання послуг в містах обласного підпорядкування.
На четвертому етапі буде розроблена та розміщена в мережі Інтернет на сайті Бердянської міської ради інтерактивний розділ «Послуги від А до Я», в якому буде представлена вичерпна інформація про послуги що надає Центру Надання Адміністративних Послуг, документи та нормативно – правові акти, які необхідні для отримання послуги, а також можливість отримувати ряд адміністративних послуг та консультаційну допомогу он-лайн: план аналізу з методологією, підсумковий віт з таблицею особливостей, інтегрована оцінка (враження, функціональність, зовнішній вигляд), висновками та рекомендаціями; Технічне завдання на розробку розділу з переліком послуг, які також передбачається надавати он-лайн; пояснювальні записки з інформаційної архітектури розділу та концепції візуального оформлення та навігації розділу, його прототип, шаблони сторінок; програмні компоненти розділу у вигляді діючого програмного коду; довідник адміністратора, довідник користувача, посібник по стилю оформлення розділу; план навчання, список осіб що пройшли навчання, звіт про результати навчання; програма тестування, звіт про тестування з планом коригування недоліків; реєстр інформаційного наповнення розділу з відмітками про їх завантаження на Веб-сайт; протокол дослідної експлуатації, реєстр виявлених недоліків, їх аналіз та перелік заходів прийнятих для їх усунення; акт здачі – приймання робіт, договір на супровід.
На п’ятому етапі здійснюватиметься рекламно-інформаційний супровід діяльності єдиного інтегрованого Центру надання адміністративних послуг: публікація тематичних статей у місцевих засобах масової інформації: підготовка тематичних телевізійних передач, анонсів та реклами на місцевих каналах телебачення; публікація методичних розробок для забезпечення потреб навчання; прес-релізи, буклет та інформаційні листки; інтернет-супровід проекту на веб-сторінці виконкому Бердянської міської ради; радіо тощо; публікація спеціалізованої збірки нормативно-правового забезпечення; інформаційні стенди в 11 Центрах громадських ініціатив у мікрорайонах.
В результаті впровадження єдиного інтегрованого Центру надання адміністративних послуг буде скорочено термін очікування в черзі для отримання інформації щодо послуги та надання необхідних документів для отримання безпосередньо послуги, зменшено кількість особистих контактів громадян з чиновниками, які надають послуги, створено зручні умови для отримання послуги, у тому числі максимальне наближення розташування філій єдиного центру до місць перебування фізичних та юридичних осіб, отримано синергетичний ефект від об’єднання зусиль Центру надання муніципальних послуг, Єдиного офісу, абонентських служб підприємств, що надають муніципальні послуги, Центрів громадський ініціатив, розширено використання сучасних інформаційно-комунікаційних технологій для отримання різноманітних послуг тощо. В процесі реалізації проекту буде реалізовуватись кращий досвід в сфері надання муніципальних послуг в Україні, наприклад, у м. Вінниці, в Кривому Розі, в Івано-Франківську, а також інших країн – Польщі, Литви, Грузії, Німеччині, Росії та ін
rada.berdyansk.net