Бухгалтерский и налоговый учет

www.parus.ua > Продукция > Для крупных предприятий (ERP-система) > Бухгалтерский и налоговый учет

Бухгалтерский учет

Прежде чем перейти к краткому описанию приложения "Бухгалтерский учет" отметим, что оно может работать совершенно автономно (впрочем, как и большинство других приложений Системы). Если Вас интересует автоматизация только бухгалтерского учета, то ПАРУС предоставит оптимальное для Вас решение: относительно дешевое на базе FoxPro - для не-скольких рабочих мест (с возможностью перехода в перспективе на значительно более мощное решение на базе Oracle), или сразу - основанное на Oracle-технологиях.

"Бухгалтерский учет" - это приложение, построенное по проверенной временем и тысячами клиентов концепции работы автоматизированной бухгалтерии. Оно реализует все необходимые функции для эффективной и точной работы Вашей бухгалтерии, предоставления полной бухгалтерской отчетности, ведения учета для нужд управления предприятием и предоставления данных в вышестоящие организации для консолидированного учета.

Приложение "Бухгалтерский учет" поможет Вам вести учет в национальной и иностранных валютах:

• основных средств и нематериальных активов;
• малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
• товарно-материальных ценностей;
• расчетов с дебиторами и кредиторами;
• денежных средств на счетах;
• затрат на производство и других расходов;

и при этом:

• детализировать учет по счетам расширенного аналитического учета до пятого порядка, а также по ряду вспомогательных признаков, определяемых самим пользователем;
• детализировать учет по материально-ответственным лицам и подразделениям предприятия, не являющимся самостоятельными балансовыми единицами;
• использовать для оценки материальных ценностей методы "Учетные цены", "Средние цены", "Партионный учет", "Учет по дате поступления", а также вести учет по складам и связанным с ними материально-ответственным лицам;
• рассчитывать амортизационные отчисления и проводить переоценку основных средств;
• проводить переоценку валютных активов и пассивов;
• периодически контролировать результаты учета при помощи оборотных ведомостей;

а также:

• создавать платежные документы;
• формировать книги покупок и продаж;
• готовить нормативную отчетную документацию, 
  а также отчеты любой формы и содержания.

Внешние информационные связи приложения "Бухгалтерский учет" представлены на следующем рисунке. Чтобы не усложнять приведенную здесь схему, мы не указываем в ней абсолютно все связи. Вы можете узнать о других связях в разделах книги, посвященных различным приложениям Системы (например, с "Финансовым планированием", с приложениями управления производством).

Распоряжение на оплату представляет собой основание для подготовки банковского или кассового документа, который, в свою очередь, отрабатывается в журнале учета хозяйственных операций. Однако существует и другой вариант отработки, так как Система не требует обязательной электронной регистрации всех документов. Так, по "электронному" распоряжению об оплате может быть сформирован только "бумажный" документ. Тогда основанием для регистрации в Системе хозяйственной операции выступает само распоряжение об оплате.

Товарный отчет позволяет избежать регистрации в Системе отдельных документов по каждой хозяйственной операции. Например, в торговых залах магазина работа может вестись без выписки документов по каждой операции. В других случаях документы (счета, накладные и т.п.) выписываются, но не регистрируются сразу в Системе. После завершения рабочего дня (смены или иного периода) составляется товарный отчет, который регистрируется вручную или автоматизированно, например, в приложе-нии логистики, а затем отрабатывается в учете при помощи бухгалтерского приложения Системы.

Входящее и исходящее авизо обеспечивают автоматизированный процесс передачи и отработки в учете данных о хозяйственных операциях внешних подразделений (филиалов) Вашей организации.

Финансовая выписка представляет собой выборку из журнала учета хозяйственных операций за некоторый период времени, сделанную по определенным правилам и поступающую в другие приложения Системы ПАРУС. Таким образом, пользователь приложения (например, логистики) получает возможность отследить прохождение отработки своих документов в бухгалтерском учете и перенести информацию из финансовой выписки в специализированные учетные регистры (например, в журнал платежей).

Объекты учета

- Журнал учета хозяйственных операций

Информация о движении средств, материальных ценностей и обязательств дебиторов/ кредиторов накапливается в журнале хозяйственных операций. Каждый факт хозяйственной жизни предприятия отражается соответствующим документом. А потому процесс заполнения журнала учета хозяйственных операций сводится к переносу данных из этого документа в журнал. Назовем этот процесс отработкой документа в журнале учета. Поскольку подобная отработка автоматически приводит к отражению данных документа на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, в рамках Системы понятия отработка в журнале учета хозяйственных операций и отработка в бухгалтерском учетефактически совпадают.

Если документ был сформирован или зарегистрирован при помощи какого-либо приложения Системы (в частности, в самом приложении бухгалтерского учета), его отработка в значительной мере автоматизирована: на основании такого документа по предварительно заданному правилу формируется запись в журнале учета хозяйственных операций. Вы можете отработать документ в учете, не выходя из соответствующего раздела; как альтернативный вариант, данные можно поставить в буфер на отработку, а затем, работая непосредственно с журналом учета хозяйственных операций, провести отработку данных из этого буфера. Это особенно удобно, если отработка в бухгалтерском учете поручена, например, одному сотруднику бухгалтерии. В этом случае все остальные бухгалтера фактически готовят только "заявки" на отработку, накапливающиеся в буфере.

Если документ не регистрируется в Системa, то возможно непосредственное формирование соответствующей хозяйственной операции с применением различных способов облегчения этого процесса. Например, можно воспользоваться специально подготовленным образцом или выбрать в качестве прототипа ранее зарегистрированную "похожую" хозяйственную операцию.

Регистрируемая в журнале учета хозяйственная операция состоит из заголовка, включающего ее общие характеристики, и спецификации, состоящей из неограниченного количества бухгалтерских проводок, каждая из которых описывает движение средств с одного счета на другой.

На рисунке приведены только основные параметры заголовка и проводки хозяйственной операции, регистрируемой в Системе. На самом деле их значительно больше, например, для проводки - более сорока! Разумеется, в простейших случаях можно формировать только несколько необходимых параметров.

• Дебетуемый и кредитуемый счета можно дополнять аналитическими счетами (признаками) до пятого порядка и кодом подразделения балансовой единицы, к которому относится проводка.
• Дополнительные характеристики - это набор определяемых пользователями признаков, по которым Система может отбирать проводки для отчетов и оборотных ведомостей. Эти признаки не связаны с бухгалтерскими счетами, а потому их можно использовать для получения любых срезов информации.
• Наименование и количество материальных ценностей, перемещение которых отражается проводкой, задаются только в проводках по счетам, назначенным в плане счетов для материального учета.
• Сумма проводки задается по "бухгалтерской" и по "управленческой" оценкам (см. стр. 28). Если сумма указана в иностранной валюте, дополнительно приводится эквивалентная сумма в национальной валюте по двум указанным выше оценкам.

Для журнала хозяйственных операций имеются "внутренние" (в рамках приложения "Бухгалтерский учет") источники информации, которые будут указаны ниже при обсуждении других учетных регистров. Здесь же отметим, что Система обеспечивает автоматическую регистрацию хозяйственных операций при переоценке валютных активов и пассивов на основании остатков на валютных счетах и динамики курсов иностранных валют.

- Остатки средств по счетам

Данные в денежном выражении об остатках имущества и об обязательствах предприятия хранятся в регистре "Остатки средств по счетам" отдельно для каждого синтетического счета бухгалтерского учета, аналитического счета, подразделения балансовой единицы, а также по каждой валюте:

- Ведомости взаимных расчетов с дебиторами/кредиторами

Для оперативного контроля и учета взаиморасчетов с дебиторами/кредиторами в приложении используются ведомости взаимных расчетов, каждая из которых отражает взаиморасчеты одного подразделения балансовой единицы с дебиторами/ кредиторами в определенной валюте по одному синтетическому счету. Подобная ведомость состоит из записей, каждая из которых содержит данные взаиморасчетов (сальдо и движение задолженности) с одним контрагентом по одному основанию (договору, счету или иному документу).

Ведомость взаимных расчетов формируется за один учетный период:

... допускает проведение ряда действий:

Вы можете проанализировать взаиморасчеты в различных разрезах (по контрагентам, счетами и т.п.) в любой момент времени, не ожидая конца учетного периода.

- Инвентарная картотека и картотека МБП

В разделе "Инвентарная картотека" хранится информация обо всех основных средствах (нематериальных активах) со всеми присущими им характеристиками. Система позволяет работать со сложными составными объектами, вести их групповой учет, проводить операции разукомплектования и т.п.

Все изменения состояния основных средств могут быть отражены в этом разделе сразу при их возникновении, при этом Система автоматически зарегистрирует соответствующие хозяйственные операции:

Таким образом, инвентарная картотека - это не только средство просмотра списка инвентарных объектов, а среда с удобными функциями для обслуживания объектов инвентарного учета в процессе их эксплуатации. Все операции с объектом инвентарного учета Система регистрирует в истории инвентарной карточки, при помощи которой можно провести "откат" проведенных операций.

Одна из важных функций инвентарной картотеки - это расчет амортизационных отчислений. Система выполняет его на основании годовых норм на восстановление. Для инвентарных объектов, требующих индивидуального расчета (например, для автотранспортных средств), расчет может быть уточнен.

Во исполнение ПБУ 5/98 в Систему добавлен раз-дел "Картотека МБП" для хранения информации об оборотных средствах труда (малоценных и быстроизнашивающихся предметах). Работа с МБП организована в Системе аналогично работе с основными средствами. При этом обеспечивается отработка в учете прихода, передачи в эксплуатацию; начисление амортизации и списание МБП, а также формирование карточки для определенного количества МБП.

Обработка и обобщение информации

Сбор и регистрация информации - это только одна из сторон бухгалтерского учета. Другая его сторона - обобщение информации, представление ее в форме, пригодной для отчета перед налоговыми органами, учредителями, акционерами или вышесто-ящей организацией, а также для анализа и принятия управленческих решений.

- Оборотные ведомости

Оборотные ведомости используются в приложении как средство оперативного контроля финансового состояния предприятия, а также как удобный инструмент для поиска и исправления ошибок в бухгалтерском учете. Такая ведомость формируется за любой период време-ни между двумя произвольными датами.

Не выходя из оборотной ведомости, Вы можете получить полный список хозяйственных операций, на основании которых сформирована та или иная строка ведомости, исправить любую из этих хозяйственных операций или сформировать новую хозяйственную операцию для исправления обнаруженной в учете ошибки.

В ведомости движения средств по счетам для каждого синтетического счета (отдельно для каждого подразделения балансовой единицы и вида валюты) отражаются обороты по дебету и кредиту, входящие и исходящие остатки как по бухгалтерской, так и по управленческой оценкам.

В ведомостях по аналитическим счетам, по корреспондирующим счетам и по дополнительным признакам эти обороты детализируются. Для оборотной ведомости по корреспондирующим счетам возможна группировка счетов по дебету или по кредиту, учет всех аналитических счетов или только определенных порядков, составление ведомости в раз-резе определенных счетов, валют, подразделений балансовой единицы или специальных признаков и т.п.

И наконец, в ведомости по движению материальных ценностей отражаются остатки и обороты по счетам материального учета в разрезе материально-ответственных лиц и наименований товарно-материальных ценностей.

- Распределение остатков и оборотов по счету на другие счета

На практике нередко бывает нужно отнести остатки или обороты по одному счету на несколько других счетов. Либо разнести единовременно понесенные затраты по разным месяцам. Либо и то, и другое. Например, стоимость коммунальных или арендных платежей можно распределить между подразделениями фирмы, а крупные расходы на участие в еже-годной выставке разнести по месяцам и направлениям деятельности.

Чтобы выполнить подобную операцию, Вам достаточно задать правила распределения (счета формируемых проводок, коэффициенты распределения и разноска по месяцам), и по команде пользователя Система автоматически сформирует одну или несколько хозяйственных операций.

- Отчеты

Приложение "Бухгалтерский учет" позволяет формировать большое количество разнообразных отчетов. Прежде всего, речь идет о стандартных документах, которые обязана готовить бухгалтерия любого предприятия: баланс предприятия, оборотный баланс, главная книга, кассовая книга, ведомости аналитического учета (журналы-ордера) и т.д.

Если подобных отчетов Вам недостаточно, то Вы сможете сформировать отчеты любого вида и содержания, используя Microsoft Excel или Seagate Crystal Reports, с которыми интегрируется Система.

КОНСОЛИДАЦИЯ

Приложение "Консолидация" служит для накопления и анализа данных о финансово-хозяйственной деятельности структурных единиц предприятия, которые могут являться юридическими лицами или входить в предприятие на правах филиалов. Источником данных для приложения консолидированного учета являются данные бухгалтерского учета структурных единиц, подготовленные с помощью приложения Бухгалтерский учет Системы ПАРУС.

Данные передаются в виде ордеров. В бухгалтерском приложении формируется исходящий ордер: он представляет собой выборку из журнала учета хозяйственных операций за некоторый период времени. Приложение консолидации, установленное в головной организации, принимает этот ордер как входящий.

Перечислим основные способы обмена ордерами между указанными выше приложениями Системы.

1. Если приложения консолидации и бухгалтерского учета установлены на компьютерах, соединенных локальной вычислительной сетью, и оба приложения используют общую базу данных, то Вы можете воспользоваться наиболее быстрым и удобным способом передачи при помощи специальной команды в разделе "Исходящие ордера" бухгалтерского приложения. Если затем войти в раздел "Входящие ордера" приложения консолидции, то там сразу появится запись о полученном ордере. 
   Именно первый вариант передачи ордеров наиболее удобен в головной организации, где ведется самостоятельный бухгалтерский учет и консолидация бухгалтерского учета.
2. Пусть оба приложения установлены на удаленных компьютерах, между которыми налажен обмен при помощи электронной почты. Тогда можно передать информацию при помощи стандартного средства Системы - почтового экспорта/импорта.
3. Наконец, если приложения консолидации и бухгалтерского учета установлены на полностью изолированных друг от друга компьютерах, то надо применить стандартное средство Системы:файловый экспорт/импорт. При этом промежуточным "хранилищем" информации надо задавать съемный магнитный носитель, например, дискету.
   Отметим, что при помощи файлового экспорта/ импорта можно быстро передать ордера между приложениями, установленными на компьютерах, которые соединены ЛВС, но не используют общую базу данных. При этом в качестве промежуточного "хранилища" информации можно указать общедоступный каталог жесткого диска сервера ЛВС.

В каждом ордере указано, от какой организации он поступил. Более того, при дальнейшей обработке всегда сохраняется информация, указывающая организацию - источник информации. Поэтому консолидированную информацию можно получить для каждой организации (филиала) раздельно, по произвольным группам и обобщенную для всех организаций.

В дополнение напомним, что в управлении финансами учет может проводиться по подразделениям, которые не образуют самостоятельных балансовых единиц. Подобное подразделение называют в Системе подразделением балансовой единицы (ПБЕ). Принадлежность к ПБЕ также передается в ордере, поэтому консолидированную информацию можно получить в разрезе подобных подразделений.

Приложение "Консолидация" организовано аналогично приложению Бухгалтерский учет, что позволяет быстро освоить его пользователю, знакомому с бухгалтерским приложением, и обеспечивает сходные функции в части финансового учета:

• Ведение консолидированных журналов хозяйственных операций, остатков средств по счетам и дебиторской-кредиторской задолженности.
• Переоценка валютных активов и пассивов. Расчет остатков средств на счетах и остатков по взаимо-расчетам с дебиторами/кредиторами, которые переносятся на начало следующего учетного периода.
• Формирование консолидированных оборотных ведомостей по счетам, аналитическим счетам, корреспондирующим счетам, дополнительным признакам.
• Формирование консолидированной главной книги и ведомостей аналитического учета предприятия.
• Подготовка самых разнообразных консолидированных отчетных документов.

Приложение "Консолидация" обеспечивает также: взаимоисключение расчетов между филиалами компании; сверку данных на основании консолидированной главной книги и отчетности бухгалтерий отделений.

Современная система консолидации бухгалтерского учета должна обеспечивать гибкие средства согласования планов счетов отдельных организаций (филиалов) с планом счетов консолидации, которые, вообще говоря, могут попарно отличаться друг от друга. Система ПАРУС в полной мере отвечает этому требованию. Она обеспечивает такую согласованность при помощи механизма счетов соответствия, устанавливающего, в простейшем случае, для каждого счета консолидированного учета номер соответствующего счета для каждой организации. Например, счету K консолидированного учета могут соответствовать: счет L организации 1, счет M организации 2, счет N организации 3.

Счета соответствия могут формироваться автоматизированно или вручную. Система обеспечивает разнообразные "тонкие" возможности для формирования счетов соответствия с учетом субсчетов, аналитических счетов и т.п.

Формирование плана счетов только в головной организации с последующей автоматизированной рассылкой такого плана по всем филиалам (например, при помощи электронной почты) полностью снимает проблему согласования при ведении консолидиро-ванного учета. Еще раз подчеркнем, что подобная организация работы совершенно необязательна.

Система обеспечивает сопровождение данных, зарегистрированных в журнале хозяйственных операций приложения Бухгалтерский учет, различной дополнительной информацией, позволяющей детали-зировать подобный учет. Например, проводка хо-зяйственной операции, зарегистрированной в Системе, может относиться к определенному ПБЕ и сопро-вождаться рядом дополнительных признаков. Система допускает несогласованное применение подобных характеристик в различных удаленных подразделениях одной организации.

Для устранения этой несогласованности при консолидации используется механизм точек учета консолидации: каждое удаленное подразделение, а потому и передаваемая в головную организацию информация, привязывается к определенной точке; в приложении "Консолидация" эта информация отрабатывается по правилам (сформированным заранее или непосредственно перед отработкой), которые указывают особенности обработки (дополнения, исправления) информации, поступившей от конкретных точек.

Например, пусть бухгалтерский учет в подразделении 11 проводится без указания ПБЕ. Тогда во входящем ордере указание ПБЕ также отсутствует. Для подобных ордеров можно задать значение ПБЕ, которое будет "подставляться" вместо "пустого" значения при отработке ордера в консолидированном бухгалтерском учете.

Пусть бухгалтерский учет в удаленных подразделе-ниях филиала проводится с указанием самых разнообразных, но несогласованных дополнительных признаков. В таком случае можно отрабатывать входящие ордера, игнорируя эти признаки или согласовывая их определенным образом.

Итак, точка учета консолидации является признаком, благодаря которому возможна различная отработка данных входящих ордеров в консолидированном журнале учета хозяйственных операций.