Питання 1. "Мені сказали, що потрібна легалізація - що це таке?"

Легалізація документа - це здійснення низки визначених формальних процедур для надання документу юридичної сили на території іншої держави. Кінцевою метою процедури легалізації документа, виданого на території однієї держави, є можливість його подання до офіційних органів іншої держави. Ця процедура включає підтвердження чинності документа: засвідчується справжність підписів посадових осіб на документі, а також справжність відбитків штампів та печаток, якими скріплено документ. Легалізація документа надає йому право на існування у міжнародному обігу.
Важливий момент: легалізація документа завжди здійснюється на території лише тієї країни, в якій його було видано або оформлено.

Питання 2. А яка буває легалізація?

В Україні існує два способи легалізації документів - консульська легалізація і так звана апостиляція, тобто проставлення на документах штампу «Апостиль». До речі, Великий юридичний словник за редакцією професора Сухарьова, видання 2007 року, Москва, надає та пояснює саме цей термін, а не апостилювання, як це часто можна почути. За визначенням, наданим у цьому словнику, АПОСТИЛЯЦІЯ - це вищий ступінь засвідчення документів, що визнається в усіх країнах, які підписали Гаазьку конвенцію 1961 року.

Проте ми не будемо заглиблюватися у нетрі теорії, адже нас більше цікавить практичне питання:

Питання 3. Чим відрізняється консульська легалізація від апостиляції, і яка процедура потрібна нам в нашому конкретному випадку?

До 22 грудня 2003 року в Україні документи для будь-якої іноземної держави проходили процедуру консульської легалізації. Для всіх документів обов'язковим було проходження через Департамент консульської служби МЗС України, а потім через консульські служби визначених посольств. Відповідно, якщо документ проходив легалізацію у консульському відділі Посольства Франції в Україні, то він міг використовуватися виключно у Франції, і аж ніяк не в Бельгії або Нідерландах.

22 грудня 2003 року в Україні набрала чинності Гаазька Конвенція, яка скасувала вимогу консульської легалізації документів у відносинах між країнами-учасницями цієї Конвенції.

Просто кажучи, апостиляція - це спрощена процедура легалізації документів, прийнята між країнами-учасницями Конвенції. Офіційні документи повинні бути засвідчені спеціальним штампом "Апостиль", що ставиться компетентним органом країни, в якій було складено або оформлено документ. Документи, на яких проставлено цей штамп, не потребують будь-якого подальшого засвідчення і можуть використовуватися на території всіх країн-учасниць Гаазької Конвенції. Наприклад, свідоцтво про народження, видане в Україні, після апостиляції буде прийнято як документ офіційними органами як США, так і Франції, і Греції. З переліком країн-учасниць Гаазької Конвенції можна ознайомитися на сайті МЗС України.

Процедура консульської легалізації продовжує застосовуватися для підготовки документів до країн, що не приєдналися до Гаазької Конвенції (наприклад, Канади, Лівії, Бразилії). Також вона застосовується у відносинах між Україною та Німеччиною, яка висловилася проти приєднання України до Гаазької Конвенції.

Питання 4. Де в Україні ставлять апостиль і на які документи?

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України штамп «Апостиль» ставиться:

Міністерством освіти і науки - на офіційних документах, що відносяться до сфери освіти і науки, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами та організаціями;

До таких документів належать: дипломи про освіту, сертифікати про присвоєння вчених звань, атестати, довідки з навчальних закладів, навчальні плани.

Міністерством юстиції України:

- на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформлюються українськими нотаріусами. До них належать усі свідоцтва та довідки, видані органами РАЦС, судові рішення, засвідчені нотаріусом заяви та довіреності.

Міністерством закордонних справ України - на довідках, виданих архівними установами; довідках про стан здоров'я (за умови їхнього засвідчення гербовою печаткою обласного управління охорони здоров'я та Міністерства охорони здоров'я); довідках, виданих органами МВС України та на низці інших документів.

Питання 5. Які вимоги до документів, що приймаються на легалізацію/апостиляцію?

Існує цілий ряд вимог до офіційних документів, які приймаються на легалізацію. Так, офіційним документом є письмове підтвердження фактів і подій, які мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов'язує виникнення, зміну або припинення прав і обов'язків фізичних або юридичних осіб.

Документи, викладені на двох і більше окремих листах, повинні бути прошиті, а аркуші пронумеровані та скріплені підписом і печаткою.
Не приймаються на легалізацію документи, текст яких неможливо прочитати у результаті пошкодження, документи, що написані або підписані олівцем або отримані через засоби факсимільного або електронного зв'язку.

Підписи посадових осіб і відбитки печаток повинні бути чіткими. Засвідчувальний напис повинен бути написаний без підчисток, дописування та інші виправлення - обумовлені.

Документи не повинні містити жодних записів або штампів, що не мають відношення до змісту документа. Так, якщо на свідоцтві про народження ВВІР поставив штамп про видачу паспорта, такий документ не буде прийнятий Міністерством юстиції на апостиляцію, і доведеться для цих цілей отримувати дублікат документа.

Питання 6. Які документи не підлягають легалізації?

Слід враховувати, що легалізації не підлягають:

- документи і акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України;

- оригінали, копії та фотокопії внутрішніх громадянських паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, які мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правових актів та роз'яснень щодо їхнього застосування.

- документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їхніх повноважень.

Не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, але апостиль може бути проставлений на копіях цих документів, засвідчених нотаріусом на території України.
Апостиль, згідно з законодавством, не ставиться також:

- на документи, складені дипломатичними або консульськими установами;

- на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій (довіреності на здійснення операцій та переміщення товарів через кордон, договори або контракти про поставку товарів та надання послуг, про виконання робіт та розрахунки за них).

Питання 7. Як швидко відбувається легалізація документів?

Легалізація документів не відбувається миттєво. Для цього необхідно не просто прийти до відповідної установи, але й правильно оформити та підготувати документ, дізнатися про необхідність додаткового пакету документів, а також врахувати багато інших дрібниць, які є важливими для вдалого проведення вами або вашим представником легалізації необхідного вам документа.

Офіційний термін розгляду документів для проставлення апостиля у Мінюсті або МЗС України - 5 робочих днів, проте він може бути продовжений до 20 робочих днів у разі потреби отримання додаткової інформації для вирішення питання про проставлення апостиля; як правило, про це повідомляють під час прийому документів.

Як показує практика, розгляд документів у Міністерстві освіти займає набагато більше часу, особливо якщо освітні документи видані на бланках старого зразка.

Питання 8. Чи повинен власник документів подавати документи на легалізацію особисто, чи це може зробити хтось ще? Чи потрібна у такому випадку довіреність?

Документи на легалізацію не обов'язково повинен подавати їхній власник. Якщо мова йде про апостиляцію, то довіреність не потрібна. А ось якщо документи проходять консульську легалізацію, тоді довіреність, що підтверджує повноваження представника, необхідна.

Питання 9. Чи буває так, що для документів не потрібна жодна легалізація?

Так. Річ у тім, що з низкою держав Україна має підписані угоди про правову допомогу, згідно з якими документи, видані або засвідчені на території цих держав компетентною посадовою особою або установою за встановленою формою та скріплені гербовою печаткою, приймаються на території України без жодного додаткового засвідчення. Відповідно, і українські документи, оформлені таким чином, також повинні прийматися на території цих держав. До них, наприклад, належать Білорусь, Литва, Латвія, Естонія, Польща, Румунія, Російська Федерація, Грузія та інші країни.