Подготовка презентации. Советы «бывалых», или как учиться легко

Семинарские и практические занятия, как мы уже убедились, это не просто занятия, а место практической отработки навыков, известных в теории. Предыдущая статья №3 познакомила с основами подготовки качественного доклада. Сегодня мы хотим остановиться на такой форме работы, как презентация.

Скажем так, по сравнению с докладом, этот вид работы более сложный, но и более эффективный, в силу своей более свободной, чем формальный доклад, формы, наглядности и лаконичности.

Итак, вашему вниманию Статья №4 «Подготовка ПРЕЗЕНТАЦИИ» и наши рекомендации по подготовке качественной работы.

Подготовка ПРЕЗЕНТАЦИИ, рекомендации по подготовке.

Хоть мы и рассматриваем варианты учебных работ, так сказать «работа понарошку», но подготовка к ним должна быть самая серьезная!

Итак, прежде чем приступать к подготовке презентации, первоначально нам необходимо определить целевую аудиторию: кто они? чего ожидают? и продолжительность выступления: что мы хотим им сказать? чего мы надеемся добиться?

Далее определяемся с тем, какой характер будет носить наша презентация, как мы будем мотивировать аудиторию, какова будет форма представления актуальной информации, как эффективнее действовать, чтобы наладить контакт и т.д.

Немаловажны также технические подробности — где мы будем находиться в ходе презентации — помещение, освещение?

От всего этого и будет зависеть всё построение презентации.

На будущее — по обыкновению, презентации не проводятся в начале недели, т.к. понедельник-вторник обычно посвящен решению деловых вопросов, привлечь внимание может только сугубо деловая информация. Идеальными днями для деловой информации являются среда и четверг, так как подобное мероприятие очень часто контролируется журналистами. Это хороший способ показать себя. Для увеселения, это мероприятие лучше проводить в пятницу или субботу.

Итак, есть тема и нужно сделать из этой темы презентацию. Масса идей, они роятся и путаются. Независимо от степени абсурдности, идеи нужно обязательно записывать! После этого — структурировать.

Просмотрим все, что написали. Обводим кругами и объединяем стрелками логические цепи между идеями. Определяем те идеи, которые могут удивить и оказаться подпунктами других идей. Перераспределяем идеи так, чтобы они находились в логическом порядке. Выделяем ключевые моменты и формулируем введение, основное содержание и заключение, так чтобы вся информация была представлена в легком для понимания формате и в тоже время была эффективной.

Учитывая то, что после доклада большинство слушателей запоминают около пяти основных идей докладчика, план выступления должен быть составлен таким образом, чтобы аудитория была активной в первой его части, могла бы отвлечься в середине и частично слушала бы в конце.

Как только ключевые моменты определены, необходимо подумать о том, как начать выступление? Психологи советуют разрядить атмосферу каким-нибудь расслабляющим действием: шуткой, вопросом и т.п. Одним словом, нужно, так или иначе, снять напряжение первого момента и привлечь внимание аудитории. После этого можно начинать. Разумно будет начать презентацию с введения, в котором кратко изложить цель доклада и его содержание. Далее плавно перейти к основной части доклада, содержащей информацию, которую необходимо передать слушателю. Чтобы удержать внимание потребуется применить весь арсенал имеющихся средств: риторическую технику, различные способы представления и поддержания каждого аргумента или мысли. Продумать все возможности использования в презентации примеров, аналогий или вопросов. Переплести с содержанием презентации какую-нибудь маленькую ненавязчивую личную историю. Очень помогают проиллюстрировать аргументы такие элементы, как метафоры — они очень оживляют достаточно сухой материал.

Чтобы не возникло заминок, на виду и в зоне доступа должна лежать написанная на бумаге «шпаргалка» (полностью или тезисно). Также, решением проблемы может быть выученная наизусть речь.

К слову, запись выступления на 7 минут занимает примерно полторы страницы текста (формат А4, шрифт 12pt).

Теперь об оформлении:

• Слайды презентации должны содержать только краткую информацию — задача докладчика развить идею. Речь и слайды не должны совпадать, тогда презентация станет «объёмной». Речь должна быть популярна и образна. Слайды же должны содержать больше технических подробностей: формулы, схемы, таблицы, графики.
• Пункты перечней должны быть в виде маленьких фраз: две строки на фразу, а оптимально — одна строка. Короткая фраза легче запоминается визуально.
• Формулы не проговариваются, а упоминаются — участник сам ее прочтет.

Самая оптимальная скорость переключения слайдов —1–2 минуты, а вот на слайдах с ключевыми определениями можно задержаться подольше. Если они не будут поняты, то не будет понято ничего.

А вот по слайдам с графиками, наоборот, можно пройтись очень бегло.

Таблицы нужно объяснять: чему соответствуют строки, а чему — столбцы.

Несколько практических рекомендаций.

• Если в презентации используется много формульного материала, то удобнее его оформить в MS Word, а потом методом прямого копирования и вставки в документ добавить их в презентацию.
• Упростить форматирование текста на слайдах можно, если предварительно сделать заготовку с определенным видом шрифта (рекомендуется использовать Arial или шрифты, созданные на его основе, так как он является наиболее простым, не имеет засечек и замечательно смотрится издалека) и оформления.
• Оптимальное число строк на слайде — от 5 до 9. Перегруженность и мелкий шрифт тяжелы для восприятия. Недогруженность же оставляет впечатление, что выступление поверхностно и плохо подготовлено.

Теперь о культуре. Просто необходимо помнить, что некачественно сделанные слайды (опечатки, полиграфические ошибки в формулах, орфографические ошибки, разнобой в шрифтах и отступах) вызывают стойкое подозрение в некомпетентности докладчика (партнера). Жестом вежливости может и должна стать титульная страница презентации. На ней нужно указать фамилию и имя (можно без отчества), на будущее: организацию и занимаемую должность. Дополнительное назначение этой странички — служить информацией при выкладывании информации в сеть Интернет и уберечь ее создателя от ненужных вопросов.

Вот, пожалуй, и все ключевые моменты. Ну, а в случае затруднительной ситуации, компания «STUDOTVET», со своей дружной командой высококвалифицированных специалистов, всегда придет на помощь.

Встретимся в следующей статье
и продолжим разговор о том,

как учиться легко.

Нескучных вам лекций!