Анализ данных в Microsoft Office Excel для "чайников"

Введение

Итак, сегодня в вашем активе такое прекрасное приобретение, как знакомство с программой Excel. Вы уже знаете, как создавать рабочие книги и как выводить их содержимое на печать. Более того, если вы немного постараетесь, то сможете построить отличную диаграмму.

Однако, я уверен, временами вам кажется, что Excel способна на гораздо большее. Что с помощью этой программы можно заглянуть поглубже в те объемы информации, которыми вы располагаете, и увидеть то, что скрыто от обычного взгляда.

Именно этой проблеме и посвящена настоящая книга. Она предназначена для тех, кто хочет использовать Excel как средство, позволяющее обрабатывать, оценивать и анализировать данные, накопленные и сохраненные в рабочих книгах или в каком-либо другом электронном виде, например в системе бухгалтерского учета.

Об этой книге

Настоящую книгу не обязательно читать страница за страницей, как дешевый бульварный роман. Она организована как набор простых и доходчивых описаний того, что должно быть сделано для получения определенного результата. Поэтому просто просмотрите ее и читайте то, что вас интересует в данный момент.

Если вы принадлежите к той категории людей, которые привыкли читать книги от корки до корки - так и поступайте. Я вам только посоветую не принимать слишком близко к сердцу все, что будет написано в главах о статистических методах. Все равно вы не освоите эту тонкую материю в совершенстве - ну разве что только в том случае, если у вас есть высшее математическое образование. Остальной материал, изложенный в книге, прост и понятен. Во всяком случае, не зацикливайтесь на том, что вы можете благополучно пропустить.

Что можно спокойно пропустить

В книге представлена весьма разнообразная информация. И это вполне естественно для такого пошагового практического руководства, каковым является настоящее издание. Поэтому я хочу подсказать вам, какого рода информацию с чистой совестью и без серьезных последствий можно пропустить.

Например, в книге содержится много пошаговых инструкций, описывающих процедуру выполнения той или иной задачи. Описание каждого шага инструкции выделено полужирным шрифтом. Далее следует набранное обычным шрифтом описание того, что должно произойти в результате выполнения указанного действия. Иногда также я даю описание элементарных действий, которые следует предпринять для выполнения обозначенного шага. Например:

1. Нажмите клавишу <Enter>.

Найдите на клавиатуре клавишу, помеченную словом "Enter". Разместите указательный палец правой руки над этой клавишей. Затем одним касанием нажмите указательным пальцем клавишу, обозначенную словом "Enter", и, не задерживая палец, отпустите ее.

Разумеется, этот пример несколько гипертрофирован. В действительности я никогда не опускался до описания столь подробных деталей. (Мой редактор такого бы просто не позволил.) Однако идея, я думаю, вам понятна. Если вы знаете, как нажать клавишу , вы просто это делаете и не читаете вспомогательную инструкцию. Если же вам нужна помощь (например, вы не знаете, какой палец нужно поднести к кнопке или как найти нужную клавишу), читайте все подряд.

Кроме того, вы можете пропустить абзацы, обозначенные пиктограммой "Технические подробности". Такая пиктограмма сообщает о том, что в данном абзаце содержится скучная, техническая, сложная и подчас таинственная информация (по крайней мере для рядового пользователя). Если вы действительно хотите постичь все премудрости анализа данных и вас не пугают технические отступления, читайте эти абзацы. Если же вы хотите просто сделать свою работу и пойти поиграть с детьми или посмотреть телевизор, оставьте эти абзацы в покое.

Я мог бы также сказать, что вы можете не читать абзацы, отмеченные пиктограммой "Совет". Однако вряд ли вы откажетесь узнать, как можно упростить выполнение работы, улучшив при этом ее результаты. Однако, если вы принадлежите к тем, кто любит трудности (думая, что они закаляют), пропускайте также абзацы, отмеченные пиктограммой "Совет".

Что вы не должны пропускать

Ни в коем случае не пропускайте абзацы, отмеченные пиктограммой "Атас!". Ее значок имеет вид бомбы XIX века с зажженным фитилем. В таких абзацах описывается то, чего делать действительно не стоит.

Исходя из предположения о том, что настоящую книгу читают взрослые люди, я не помещал в нее и не отмечал пиктограммой "Атас!" предупреждения наподобие "Не курить!". Вы ведь не маленькие и имеете собственное мнение на этот счет.

Пиктограмма "Атас!" у меня зарезервирована для тех особых случаев, когда вы можете, но ни в коем случае не должны что-либо делать. Например: "Не курите, когда заправляете бензином свой автомобиль".

Исходные предположения

В отношении вас я осмелился сделать всего три предположения.

1. У вас есть компьютер с установленной на нем программой Microsoft Excel.

2. Вы имеете общее представление о работе на компьютере в среде Windows.

3. У вас есть базовые навыки работы с Excel, включая запуск Excel и выход из нее, открытие и сохранение рабочих книг, а также вы умеете записывать в ячейках значения и формулы.

Как эта книга организована

Настоящая книга разбита на пять частей.

Часть I. С чего начать

Эта часть посвящена рассмотрению того, как поместить исходные данные в рабочую книгу Excel, чтобы можно было приступить к их анализу. Это важный материал, однако, к счастью, в нем нет ничего сложного. Если ранее вы не занимались анализом данных и у вас еще недостаточно навыков работы с Excel, начинайте читать книгу именно с этой части.

Часть II. Сводные таблицы и сводные диаграммы

Эта часть описывает использование, пожалуй, наиболее мощного инструмента анализа данных, из всех предлагаемых Excel. Речь идет о проведении перекрестных вычислений путем создания сводных таблиц и сводных диаграмм.

Действительно, я не думаю, что есть более важные навыки анализа данных, чем умение создавать сводные таблицы и диаграммы. И если бы я мог, то с удовольствием и вполне официально гарантировал бы вам, что время и усилия, потраченные на освоение методов проведения перекрестных вычислений, окупятся сторицею. Однако после консультаций с моим адвокатом я понял, что сделать это технически невозможно.

Часть III. Инструменты анализа данных

В этой части рассматривается целый спектр инструментов, предлагаемых Excel для проведения анализа данных. Некоторые из них, например такие, как статистические функции, являются встроенными. Другие поставляются в виде надстроек Excel, таких, как Пакет анализа и Поиск решения.

Я не думаю, что вы захотите использовать сразу все описанные здесь инструменты. Однако, если вы уже владеете основными понятиями об анализе данных и освоили некоторые базовые приемы и навыки, не останавливайтесь на достигнутом и уделите внимание этим главам. В них вы найдете множество полезных вещей, о которых знают и которые умеют применять только "продвинутые" пользователи Excel. И будет, наверное, очень стыдно, если вы вдруг обнаружите незнание подобных возможностей и неумение ими пользоваться.

Часть IV. Горячие десятки

Как мне кажется, наиболее удачной находкой, привнесенной Дэном Гукином (Dan Gookin), автором первой книги серии ...для "чайников" - DOS для чайников, являются главы, обозначаемые как "горячие десятки". В них можно найти перечень советов, правил и рекомендаций, которые автор считает наиболее полезными и актуальными.

Настоящая книга включает в себя три таких главы. В первой описываются основные понятия и факты, которые должен знать каждый, кто занимается анализом данных. Во второй содержатся рекомендации о том, как можно наиболее эффективно использовать Excel для получения наилучших результатов анализа имеющейся информации. И в последней главе я привел некоторые соображения о том, как наилучшим образом использовать графические возможности Excel для проведения визуального анализа и представления полученных результатов.

Главы этой части не содержат технических подробностей. Они предельно просты и понятны. Каждый пользователь Excel может просмотреть их и найти для себя что-то полезное и познавательное.

Часть V. Приложение

В приложении содержится удобный и компактный толковый словарь терминов, которые необходимо знать и понимать, занимаясь анализом данных вообще и с использованием Excel в частности. Здесь вы найдете определение всех основных терминов и понятий - от самых простых и понятных до таких сложных, как эксцесс и гистограмма.

Куда двигаться дальше

Если вы только приступаете к освоению методов анализа данных, переворачивайте страницу и начинайте с чтения первой главы.

Если вы уже владеете некоторыми навыками работы в Excel или у вас есть конкретная проблема или вопрос, который нужно решить, просмотрите оглавление или содержание, найдите интересующую вас тему и сразу же открывайте нужную страницу.

Желаю удачи!

Благодарности

Что касается такого феномена, как изданная книга, то здесь нужно иметь в виду тот факт, что, хотя на обложке указано только имя автора, в действительности это продукт коллективного творчества. Взять, например, настоящую книгу. По правде говоря, идея ее написания принадлежит Энди Каммингу (Andy Cumming), издателю серии книг ...для "чайников", и Бобу Ворнеру (Bob Woerner), редактору многих моих книг. Я написал рукопись, и затем множество специалистов нашего издательства основательно потрудились над тем, чтобы превратить ее в книгу, пригодную для выхода в свет. Линда Моррис (Linda Morris), ведущий редактор, Тереза Артмэн (Teresa Artman), литературный редактор, Кервин Маккензи (Krewin McKenzie), технический редактор, а также целая группа верстальщиков, корректоров и художников - это далеко не полный список тех, кто трудился над созданием данной книги.

Об авторе

Стефан Нельсон - автор более 20 бестселлеров, включая такие книги, как Quicken For Dummies и QuickBooks For Dummies. Написанные им книги переведены на множество иностранных языков, а версии, изданные на английском языке, уже проданы тиражом более 4 млн экземпляров.

Стефан Нельсон является дипломированным бухгалтером высшей квалификации, а также членом таких организаций, как Washington Society of CPA и American Institute of CPA. Он имеет ученую степень бакалавра бухгалтерских наук, полученную после окончания с отличием Центрального университета г. Вашингтона, и степень магистра в сфере управления финансами.

Стефан Нельсон занимается издательской, бухгалтерской и финансовой деятельностью, имеет опыт работы на посту финансового директора, казначея, а также является ведущим консультантом одной из крупнейших консалтинговых бухгалтерских фирм.

Живет Стефан Нельсон в штате Вашингтон вместе с женой, двумя дочерьми и морской свинкой.

Copyright © 1992-2011 Книжное издательство "Диалектика"