ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

      С января 2004 года вступил в действие принятый Верховным советом закон «Об электронных документах и электронном документообороте», в котором четко определены понятия, сферы применения и юридическая сила электронных документов и электронного документооборота.

      Электронный документ - документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

      Электронный документооборот (оборот электронных документов) - совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, сохранения, использования и уничтожения электронных документов, которые происходят с использованием проверки целостности и, в случае необходимости, с подтверждением факта получения таких документов.

      Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и переведен электронными средствами в визуальную форму (т.е. его можно вывести на экране компьютера в привычном виде, а также распечатать).

      В Законе указывается, что обязательным реквизитом  электронного документа является электронная цифровая подпись, которая используется для идентификации подписчика электронного документа другими субъектами электронного документооборота. Наложением электронной подписи заканчивается создание электронного документа.

Подписание электронного документа ЭЦП

      При подписании электронного документа его начальное содержание не изменяется, а добавляется дополнительный блок данных, так называемая Электронная Цифровая Подпись.

      Получение этого блока можно разделить на два этапа:

      На первом этапе с помощью программного обеспечения и специальной математической функции вычисляется так называемый «отпечаток сообщения» (message digest).

      Этот отпечаток имеет следующие особенности:

• фиксированную длину, независимо от объема информации сообщения;

• уникальность отпечатка для каждого сообщения;

• невозможность возобновления сообщения по его отпечатку.

      Таким образом, если документ был модифицирован, то изменится и его отпечаток, что будет выявлено при проверке электронной цифровой подписи.

      На втором этапе отпечаток документа шифруется с помощью программного обеспечения и личного ключа автора.

      Таким образом, вычисление отпечатка документа защищает его от модификации посторонними лицами после подписания, а шифрование личным ключом автора подтверждает авторство документа.

Преимущества использования электронного документооборота:

• переход к более удобному, быстрому и экономному безбумажному юридически значимому документообороту;

• усовершенствование процедуры подготовки, подачи/доставки, учёта и сохранения документов, их аутентификация, целостность, конфиденциальность и неопровержимость;

• криптографическая защита информации (электронных документов) при передаче по открытым каналам;

• минимизация финансовых рисков за счет повышения конфиденциальности информационного обмена документами;

• экономия ресурсов за счет использования оперативного электронного архива;

• возможность быстрого поиска и пересмотра электронных документов, а также определение их юридической силы по ЭЦП;

• значительное сокращение процедуры подписания договоров, оформления и подачи налоговой и финансовой отчётности;

• быстрый и надёжный обмен электронными документами с партнерами, контрагентами независимо от отдаленности адресата.

      ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ НЕЛЬЗЯ ПОРВАТЬ, ПОТЕРЯТЬ ПРИ ПЕРЕСЫЛКЕ, ИСПОРТИТЬ, НЕЧАЯННО РАЗЛИВ КОФЕ, НА НЕМ НЕ РАЗМАЖУТСЯ ЧЕРНИЛА И ВЫ НЕ ИСПАЧКАЕТЕ СВОЮ ОДЕЖДУ, А ВАШ ПАРТНЕР НЕ ЗАБУДЕТ В ОФИСЕ «ДОРОГОЙ И СЧАСТЛИВЫЙ ПАРКЕР»!