ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ

      З січня 2004 року набув чинності прийнятий Верховною Радою Закон України "Про електронні документи і електронний документообіг", в якому чітко визначене поняття, сфера використання і юридична сила електронних документів і електронного документообігу.

      Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, що включають обов'язкові реквізити документа.

      Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, обробки, відправки, передачі, отримання, збереження, використання і знищення електронних документів, які відбуваються із застосуванням перевірки цілісності і, у разі необхідності, з підтвердженням факту отримання таких документів.

      Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і переведений електронними засобами у візуальну форму (тобто може бути переведений у звичайний вигляд та роздрукований).

      У Законі вказується, що обов'язковим реквізитом електронного документа є електронний цифровий підпис, який використовується для ідентифікації автора і/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладенням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Підписання електронного документа ЕЦП

      Під час підписання електронного документа його початковий зміст не змінюється, а додається блок даних, так званий електронний цифровий підпис.

      Отримання цього блока можна розділити на два етапи:

      На першому етапі за допомогою програмного забезпечення і спеціальної математичної функції обчислюється так званий "відбиток повідомлення" (message digest).

      Цей відбиток має наступні особливості:

• фіксовану довжину, незалежно від об'єму інформації;

• унікальність відбитку для кожного повідомлення;

• неможливість відновлення повідомлення за його відбитком.

      Таким чином, якщо документ був модифікований, то зміниться і його відбиток, який відображатиметься під час перевірки Електронного Цифрового Підпису.

      На другому етапі відбиток документа шифрується за допомогою програмного забезпечення і особистого ключа автора.

      Таким чином, обчислення відбитку документа захищає його від модифікації сторонніми особами після підписання, а шифрування особистим ключем підписувача підтверджує авторство документа.

Переваги використання електронного документообігу:

• перехід до зручнішого, швидшого і економнішого безпаперового документообігу, де кожний електронний документ має юридичну силу;

• вдосконалення процедури підготовки, подачі/доставки, обліку і збереження документів, їх аутентифікація, цілісність, конфіденційність і неспростовність;

• криптографічний захист інформації (електронних документів) під час їх передачі відкритими каналами;

• мінімізація фінансових ризиків за рахунок підвищення конфіденційності інформаційного обміну документами;

• економія ресурсів за рахунок використання оперативного електронного архіву;

• можливість швидкого пошуку і перегляду електронних документів, а також визначення їх юридичної сили за допомогою ЕЦП;

• значне скорочення процедури підписання договорів, оформлення і подачі податкової і фінансової звітності;

• швидкий і надійний обмін електронними документами з партнерами, контрагентами незалежно від віддаленості адресата.

   
      ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТ НЕ МОЖНА ПОРВАТИ, ЗАГУБИТИ ПРИ ПЕРЕСИЛЦІ, ЗІПСУВАТИ, ВИПАДКОВО РОЗЛИВШИ КАВУ: НА НЬОМУ НЕ РОЗМАЖУТЬСЯ ЧОРНИЛА І ВИ НЕ ЗАБРУДНИТЕ СВІЙ ОДЯГ, А ВАШ ПАРТНЕР НЕ ЗАБУДЕ В ОФІСІ "ДОРОГИЙ І ЩАСЛИВИЙ ПАРКЕР"!