Практичне складання інстуркції з діловодства у ВУЗі

Освіта завжди була і залишається однією з найважливіших галузей держави. Тому в освіті необхідно діяти в суворій відповідності з чинним законодавством. Особиста обізнаність сучасного керівництва закладу освіти з документами управлінської діяльності є однією зі складових обов’язкової готовності до вдосконалення поставлених перед ним завдань.

Будучи інструментом впровадження єдиної культури діловодства, інструкція з діловодства у вищому навчальному закладі встановлює правила документування управлінської діяльності голови Наглядової ради, ректора та проректорів, структурних підрозділів ВНЗ і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення, надходження до відправлення або передачі до архівного підрозділу.

Приступаючи до складання інструкції з діловодства відповідно до умов конкретного навчального закладу, перш за все необхідно ознайомитись з інструкцією, розробленою Міністерством освіти і науки України (затверджена наказом Міністерства від 15.01.98 №12).

Якщо ж скористатися нею не вдається, за основу необхідно взяти Примірну інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджену Постановою КМУ від 17 жовтня 1997р. №1153.

Водночас необхідно скористатися державними стандартами України: ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно–розпорядної документації. Вимоги до оформлення документів» та ДСТУ 2732-2004 «Терміни та визначення понять». Крім цих документів необхідно вивчити «Правила роботи архівних підрозділів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, і організацій», затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001р. № 16, а також основні документи, що відображають особливості функціонування конкретного навчального закладу (див. схему 1).

З метою забезпечення єдиної корпоративної культури навчального закладу (організаційна культура в його підрозділах та філіях має бути також відповідного рівня) в кожному відокремленому підрозділі необхідно використовувати Інструкцію як основний документ, і час від часу, зі змінами та доповненнями, передавати її новим працівникам для ознайомлення. До речі, після прийняття Інструкції зміни до неї вносились відповідними положеннями КМУ вже вісім разів (у 2001, 2003, 2004 та 2005 роках).

Перший розділ Інструкції «Загальні положення» повинен містити:

• зазначення того, що Інструкція є основним організаційним документом щодо ведення загального діловодства в усіх підрозділах закладу;
• визначення кола посад, які в межах наданих повноважень повинні відповідати за організацію діловодства в цілому в навчальному закладі та його підрозділах;
• перелік функцій діловодного персоналу;
• порядок передання функцій відповідальних осіб в разі їх звільнення;
• основні маршрути руху документів з характеристикою технологічних процесів автоматизації їх.

Другий розділ Інструкції присвячується питанням документування управлінської діяльності та системі організаційно-розпорядної документації (ОРД).

Тут, зазвичай, наводиться перелік документів, що складають відповідно до Державного класифікатора (ДК-010-98) систему ОРД:

• організаційно-розпорядчі документи;
• інформаційні документи;
• документи колегіальних органів;
• документи з кадрових питань (вхідні, вихідні, внутрішні).

В третьому розділі Інструкції встановлено порядок прийняття, розгляду і реєстрації документів (починаючи з попереднього розгляду і закінчуючи складанням реєстраційних карток та їх формуванням в довідкові картотеки). Особливу увагу необхідно звернути на реєстрацію документів у автоматизованому режимі, особливості проведення якої обумовлені змінами, внесеними постановою КМУ № 1173 від 28.07.2003.

Четвертий розділ Інструкції включає 15 підрозділів, а саме: складання документів, їх оформлення, датування (один з трьох можливих варіантів), індексацію, погодження (особливо документів, що розробляються для виконання законодавчих рішень владних структур), засвідчення (підписання, затвердження та поставлення печатки), адресування, накладання резолюції, проставлення відміток про проходження та виконання документів (з врахуванням вимог доповнень, внесених Постановою КМУ № 381 від 24.09.2005), оформлення копій документів, оформлення додатків, вимог до документів, що виготовляються машинописним способом (згідно з положеннями табулятора), розмноження, підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів. Закінчується цей розділ питаннями оформлення документів про відрядження.

В п’ятому розділі Інструкції акцентується увага на розгляді документів щодо порядку оброблення їх та надсилання вихідних документів, а саме, на які питання необхідно звернути увагу, що обов’язково перевіряється і яким чином відправляються документи, виготовлені на ПК.

Шостий розділ Інструкції «Організація контролю за виконанням документів» досить важливий в діяльності будь-якої організації. Менеджмент організації страждає не стільки від дефіциту компетентних рішень, скільки від невміння перевіряти їх виконання. Тут необхідно детально оговорити організацію контролю за виконанням доручень, особливо вищих органів влади; терміни їх виконання; деталізувати види робіт з контролю за виконанням (знову ж таки з врахуванням змін, внесених постановою КМУ № 1173 від 28.07.2003).

У сьомому і восьмому розділах Інструкції обумовлені питання складання номенклатури і формування справ, підготовки їх до зберігання і використання. Особливу увагу необхідно звернути на питання експертизи цінностей, оформлення справ, складання описів справ, передачі їх до архівного підрозділу установи і забезпечення схоронності документів.

Дев’ятий розділ Інструкції «Функції діловодної служби» розробляється на підставі Статуту (положення) про установу і регламентується положенням про саму службу діловодства.

Десятий розділ Інструкції «Механізація і автоматизація діловодних процесів» віддзеркалює рівень впровадження нових технологій роботи з документами та стан інформатизації установи в цілому.

Особливу увагу необхідно звернути на складання Додатків до Інструкції. Перш за все в додатках необхідно мати:

• перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою;
• зразок реєстраційно-контрольної картки, журналу реєстрації вхідних, створюваних і вихідних документів, перелік обов’язкових реквізитів для заповнення реєстраційно-контрольної картки;
• примірний перелік документів, що підлягають затвердженню, документів, на які ставиться відбиток гербової печатки;
• зразок замовлення на;
• розмножувальну роботу;
• зразки журналів обліку роботи розмножувального цеху; реєстрації посвідчень про відрядження;
• перелік документів із зазначенням строків виконання, а також документів, не виконаних у встановлений термін;
• зразок оформлення номенклатури справ;
• акт про знищення документів, що не підлягають зберіганню, а також зразки оформлення справи: опису справ для їх передачі в архівний підрозділ.

Затвердження і введення в дію Інструкції з діловодства в навчальному закладі необхідно оформити відповідним наказом ректора (див. зразок 1). З метою належної організації навчального процесу та його документаційного забезпечення, підвищення якості оформлення документів відокремленими навчальними підрозділами і своєчасно подання їх до відповідних служб головного навчального закладу як доповнення до інструкції необхідно розробити Збірник Правил підготовки організаційно-розпорядчих та навчальних документів для організаторів навчального процесу.

У зазначений Збірник бажано включити такі документи:

• Положення про організацію навчального процесу (особливо у відповідності з вимогами Болонського процесу);
• Положення про оформлення навчальної документації ( зі зразками) з оформлення заліково-екзаменаційної відомості, навчальної картки, академічної довідки, обхідного листка, навчальної документації при поновленні, переведенні та зарахуванні студентів інших навчальних закладів, оформлення руху студентського контингенту, оформлення алфавітної книги;
• зразки оформлення навчальної документації (розклад занять, заліково–екзаменаційні відомості, журнали реєстрації академічних довідок, рух студентського контингенту, алфавітна книга, список студентів, допущених до складання державних іспитів, а також звіт голови державної комісії, протоколи її засідань).

Сюди можна включити також календарний план проведення практики, звіт про результати її виконання. В збірнику можна також розмістити зразки журналів реєстрації студентських квитків та залікових книжок, книг реєстрації довідок та виданих документів про освіту.
зразки оформлення наказів з організаційної роботи (про переведення на наступний курс, відрахування з тих чи інших причин, про надання академічної відпустки, переведення на іншу спеціальність, поповнення, допуск до навчання після академічної відпустки, затвердження складу Держкомісії тощо);
зразки оформлення заяв студентів (про зарахування, переведення, надання академічної відпустки, відрахування, зміну прізвища тощо).

Затвердження і введення в дію вище зазначеного Збірника необхідно також оформити відповідним наказом ректора навчального закладу (див. зразок 2)

Відповідно до вимог Болонського процесу необхідно також підготувати Інформаційний пакет, що містить інформацію про навчальний заклад, його історію, структуру, організацію навчального процесу академічний календар, освітньо-професійні програми та навчальні плани підготовки різних освітньо-кваліфікаційних рівнів і напрямів підготовки за кредитно-модульною системою та Збірник навчально методичних матеріалів з організації навчального процесу для конкретного курсу і напряму підготовки, включивши до нього описи дисциплін що вивчаються протягом даного навчального рок, їх структуру та розподіл балів за рейтинговою системою оцінювання знань (див. зразок 3).

Розробити треба також електронний журнал обліку балів за рейтинговою системою оцінки, що дозволяє в будь який час як викладачу так і студенту на екрані монітору ознайомитись зі своєю успішністю з тієї чи іншої спеціальності (див. зразок 4).

Враховуючи важливість встановлення єдиної культури діловодства в усіх відокремлених підрозділах Європейського університету були проведені спеціальні трьохденні навчальні семінари-практикуми щодо впровадження цих основних організаційно-розпорядчих та навчальних документів.

Додатки:

1. Таблиця 1 "Складання інстукцій з діловодства навчальних закладів";


2. Зразок 1 "Наказ Про затвердження інсрукції з діловодства";


3. Зразок 2 "Наказ Про затвердження правил підготовки навчальних документів";


4. Зразок 3 "Розподіл балів при рейтинговій системі оцінювання з навчальної дисципліни “ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПІДПРИЄМНИЦТВА” ";


5. Зразок 4 "Електронний журнал обліку балів при рейтинговій системі оцінювання знань".

Дивіться також:

• Інструкція з діловодства вищого навчального закладу (приклад)

Повернутись до розділу "Статті"