В Державному інформаційному геологічному фонді України впродовж 84 років накопичується фактичний матеріал з різноманітних аспектів результатів геологічних досліджень території України.
В книгосховищах фонду нараховується понад 59 тисяч звітів з геологічних, геофізичних, гідрогеологічних, тематичних, науково-дослідних, дослідно-методичних та інших робіт. Найдавніша робота, що зберігається в фонді датується 1912 роком.
Вивчення матеріалів геологічного фонду надто складна і кропітка робота. Ручний пошук абонентом по трьох каталогах бібліографічних карток необхідних геологічних матеріалів спричиняє зайві затрати часу, завищення кількості звітів, що замовляються зі сховища, а іноді і не знаходження потрібних звітів.
Для усунення цих недоліків та з метою забезпечення оперативного та релевантного доступу до геологічної інформації абонентів геологічного фонду в ДНВП "Геоінформ України" з 1994 року виконуються роботи по створенню документального автоматизованого банку даних геологічних звітів (комп'ютеризація авторського, географічного та предметно-систематичного каталогів) спочатку в середовищі СУБД ISIS, а з 2000 року введена в експлуатацію система "Геологічні звіти", яка є складовою частиною галузевої геологічної інформаційної системи та призначена для організації бази даних по обліку інформації про геологічне вивчення та використання надр в середовищі СУБД ORACLE. Метою створення система "Геологічні звіти" є:
База даних з неопублікованих джерел геологічної інформації використана при створенні систем:
Система "Геологічні звіти" експлуатується у підрозділах ДНВП "Геоінформ України" та Державної геологічної служби як довідково-пошукова система.
Система "Геологічні звіти" дає можливість вирішення наступних задач:
Функціональна структура системи "Фонд" зображена на рисунку 1.
Рисунок 1 - Функціональна структурна схема системи
Основні функції інформаційної системи :
Для забезпечення достовірності введення однотипної інформації використовуються загальносистемні та локальні класифікатори.
Обробка звіту починається з введення бібліографічних даних та виявлення кількості бібліографічних карток, що повинні друкуватись на звіт для поповнення каталогів фонду.
Крім бібліографічних даних та реферату обов'язкове введення ключових слів, прив'язки до тематичних розділів та рубрик, класифікаторів об'єктів адміністративно-територіального устрою України, корисних копалин. Для звітів з розвідкою запасів корисних копалин необхідна прив'язка до кодів родовищ, ділянок, полів, номера паспорта БД "Кадастр".
Система запитів надає можливість здійснювати пошук в базі даних за різними критеріями і отримувати інформацію у друкованому вигляді або перенесену на магнітні носії.
По мірі надходження звітів на збереження до фонду і введенню бібліографічних даних в базу даних проводиться друк бібліографічних карток. Кількість бібліографічних карток, що друкуються на один звіт (від 3 до 7), залежить від кількості авторів (авторський каталог), адміністративно-територіальних одиниць, де проводились роботи (географічний каталог), та тем, які висвітлені у звіті (предметно-систематичний каталог). За чотири роки каталоги поповнились приблизно на 6200 бібліографічних карток.
Після закінчення введення інформації за рік проводиться формування книги-переліку річних надходжень геологічних матеріалів за тематичними розділами і підрозділами заздалегідь розробленого і введеного в БД змісту.
Крім того, для зручності роботи абонентів геологічного фонду друкуються відомості про звіти, що надійшли до фонду.
До складу інформаційної структури системи входять:
Для створення БД надходжень геологічних звітів до фонду основним видом інформації є інформаційні картки, що містять бібліографічний опис і реферат.
Для звітів, що надходять до фонду одночасно на паперовому і магнітному носіях, формується файл , який складається із заголовку звіту та реферату. Потім ця інформація переноситься у відповідні поля таблиць бази даних.
В разі надходження звіту тільки на паперовому носії введення всієї інформації про звіт проводиться традиційно через екранні форми.
Інформація про звіт підлягає смисловій обробці, яка включає розділ, рубрику з класифікатора тематичних розділів та рубрик, з одночасним формуванням пошукового образу документа у вигляді переліку ключових слів, які вибираються із класифікатора тематичних розділів та рубрик. Доповнення переліку ключових слів вільне, але з елементами формалізації.
Крім того, геологічний звіт необхідно віднести до певних територій відповідно до державного класифікатора об'єктів адміністративно-територіального устрою України та певних корисних копалин відповідно до галузевого класифікатора "Корисні копалини та підземні води України", а також провести узгодження бази даних системи "Геологічні звіти" з базою даних системи "Кадастр родовищ та проявів корисних копалин". Доповненням до інформації про звіт є введення ознак:
Реферативна інформація звіту дає можливість розширення достовірності пошуку необхідних бібліографічних карток по запитах абонентів.
Прийом звітів та інших неопублікованих матеріалів проводиться відділом обліку, зберігання та використання геологічних матеріалів Геоінформ, який надає цим надходженням відповідний шифр та готує інформаційну картку, яка передається в сектор супроводження та експлуатації архівної системи для вводу в базу даних.
Облік інформаційних карток складається з:
Ведення журналу поточних надходжень включає ввід шифру звіту, загальної назви мовою оригіналу, геологічної прив'язки в назві, коду обмежень доступу до матеріалу, року надходження, року видання, розділу із рубрикатора ДАСНТІ, ознаки наявності копії на CD-диску, наявності дублікатів матеріалу та ознаку видання, код пункту змісту щорічного звіту про надходження. Обов'язковим реквізитом є шифр матеріалу (рисунок 2).
Рисунок 2.- Перелік бібліографічних карток.
Рисунок 3 - Загальні дані
Рисунок 4 - Автори та місто видання
Ведення поточної бібліографічної картки надходження складається з вводу загальних даних, які включають відомості відносно заголовка, паралельний заголовок, заголовок умовний, заголовок перекладу, мову оригіналу, адресу, код країни, номер та дату протоколу затвердження, код організації затвердження, код виду документу, доповнення до виду документу, код організації зберігання надходження ( рисунок 3).
Електронна форма "Автори та місто видання", яка показана на рисунку 4, дає змогу ввести прізвища авторів в пункт "Фізичні особи", коди організацій, які являються колективними авторами надходження, коди міст видання надходження
Наступною частиною інформації по бібліографічній картці є склад (пагінація) надходження. Ввод здійснюється за допомогою екранної форми "Склад (пагінація)", показаній на рисунку 5. Для кожної одиниці надходження вводиться номер за порядком, код виду матеріалу, код матеріалу, доповнення до назви матеріалу, примітка, дата, кількість аркушів в тексті всього, кількість аркушів в тексті фотоматеріалів, кількість аркушів в тексті графічних додатків, кількість графічних додатків, кількість аркушів графічних додатків, код ступеню секретності, кількість примірників, вхідний номер документа, особа, що прийняла матеріал на зберігання, особливі відмітки.
Рисунок 5 - Склад ( пагінація )
Крім вищенаведеного дані про звіт вводяться екранними формами "Реферат", "Зміст", "Фрагменти тексту".
Після вводу бібліографічної картки необхідно проводиться смислова прив'язку надходження до видів об'єктів пошуку таких як:
Тематична прив'язка бібліографічної картки покладена на сектор супроводження та експлуатації архівної системи і потребує кваліфікованого вивчення матеріалів звіту.
Задача "Пошук та відбір бібліографічних карток" призначена для забезпечення швидкого та зручного для користувача відбору з бази даних бібліографічних надходжень, які задовольняють необхідним критеріям.
Користувач в діалоговому режимі визначає перелік видів об'єктів пошуку та одне або декілька значень кожного із об'єктів пошуку, по яким необхідно виконати відбір бібліографічних надходжень із бази даних.
Види об'єктів пошуку:
Крім того, пошук бібліографічних карток може бути проведений за допомогою завдання:
На рисунку 6 показана екранна форма, в якій відображаються види пошуку та об'єкти кожного виду пошуку.
Рисунок 6 - Запит на відбір бібліографічних карток
Для друкування вихідних документів виконується запит та відібір бібліографічні карток, які будуть включені до друку Склад вихідних документів наведено в таблиці 1.
Таблиця 1 - Перелік вихідних документів
| № з/п | Назва вихідного документу |
|---|---|
| 1 | Перелік бібліографічних карток, відібраних згідно із запитом |
| 2 | Перелік бібліографічних карток, відібраних згідно із запитом (відмічених) |
| 3 | Перелік бібліографічних карток, відібраних згідно із запитом (скорочений) |
| 4 | Облікова картка |
| 5 | Облікова картка (всі із переліку) |
| 6 | Формування книги - річного звіту |
Вихідні документи по геологічних звітах видаються на екран з можливістю перегляду та друку, а також в файли форматів .PDF, .HTML, .RTF.
Головна сторінка | Архів новин | Архіви в світі | Корисні посилання | Контакти | Карта порталу
Copyright © 2011 - Державний комітет архівів України
Всі права застережені
Вебмайстер: webmaster@archives.gov.ua