Оптимизация расходов в офисе : серьезно и не очень...

Здравствуйте, уважаемые секретари и офис-менеджеры!

Решил еще раз написать об оптимизации расходов на содержание офиса. Но именно об ОПТИМИЗАЦИИ, т.к. не всегда снизив расходы в текущем месяце, вы снизите их в общем. Речь пойдет о выборе товара и о контроле над использованием купленного.

Возьмем для примера, ну, например, дыроколы. Вот сколько я работаю на рынке обеспечения офисов, у меня  часто возникает вопрос: почему некоторые клиенты регулярно покупают дыроколы? Как продавца, меня, конечно, радует такое положение дел, но вопрос все равно остается, ведь опять, к примеру, у нас в бухгалтерии пользуются дыроколом, купленным при открытии фирмы, т.е. в 1996 году. Примерно год или два назад главному бухгалтеру выдали новый калькулятор взамен старого, купленного тоже примерно сразу после регистрации предприятия - клавиши стерлись...

И я решил покопаться в причинах. Думаю, их здесь две.

Первая - покупка дешевого (а, значит, не очень качественного или откровенно дерь….го) товара, который регулярно будет выходить из строя. Кстати, тот дырокол в нашей бухгалтерии - понятно, не китайский. Помните, "Мы не настолько богаты, чтобы покупать дешевые вещи"? И вина, что продается товар некачественный, поверьте, не продавца. Поясню на нашем примере. Уважая своих клиентов, мы всегда старались не включать в свои каталоги дешевый, некачественный товар. Но столкнулись со следующим. Тендеры – это когда вы, секретари и офис-менеджеры, берете у разных фирм несколько счетов и даете в оплату минимальный, не обращая внимания на торговые марки (хотя некоторые мелкие компании их вообще не указывают). Любой фирме ВЫГОДНО продавать дешевый и некачественный товар – потому что вы будете покупать его ЧАСТО. Когда мы ставим в таких условиях нормальный товар, то у нас нет шансов выиграть такой тендер. А мы хотим быть вашими поставщиками! И ПРИХОДИТСЯ вводить в ассортимент так называемые «бюджетные» (по-русски попросту … не, язык не поворачивается товары  и предлагать их для этих тендеров. Или без тендеров, кризис ввел свои коррективы: «Дайте мне дырокол, все равно какой, но дешевый, лишь бы назывался «дырокол». И мы опять вынуждены предложить вам откровенное г…о,  ведь слово клиента – закон!

Не подумайте, я не виню вас ни в чем. Зачастую вы поставлены в жесткие финансовые рамки своими директорами, в канцелярских торговых марках вы тоже совершенно не обязаны разбираться – на то и существуют сервисные фирмы, чтобы знать их, давать качественные консультации и советы по выбору. Поэтому спросите менеджера своей сервисной фирмы, пусть посоветует, что лучше взять. Это его прямые обязанности: знать что лучше, что хуже, на чем можно, а на чем нельзя экономить. Если же будут советовать «чем дороже, тем лучше» или наоборот, предлагать себя как самого дешевого поставщика – посылайте подальше и ищите поставщика квалифицированного.

На худой конец, если будут вопросы, пишите их сюда, отвечу: где можно, а где нельзя экономить.

Так что если перед вами стоит вопрос, как оптимизировать затраты, допустим, за год, то, видимо, придется доказывать шефу, что в этом месяце, возможно, надо заплатить дороже, чтобы сэкономить потом.

 Вторая причина – бесконтрольность использования. И здесь тоже большой резерв для экономии.  Вы, вероятно, заказываете канцтовары по заявкам отделов или сотрудников. Так вот, львиная доля причин, по которым заказываются все те же дыроколы, заключаются в том, что некоторые сотрудники регулярно где-то их забывают или все время куда-то их засовывают. Или «приватизируют» (хотя нахрена дома дырокол – конфетти на елку делать? ). Вот здесь выход прост: эксель-файл. Строки – товар, столбцы – отделы, по 12 столбцов  (12 месяцев) на каждый отдел или сотрудника. Смотрите: Вася Пупкин второй месяц по 2 дырокола заказывает. И вот она, долгожданная экономия: «Вася, ты что, дыроколами гвозди забиваешь?» - и счет на канцтовары уменьшается на 2 дырокола! Кстати, анекдот в тему. Приходит мужчина в аптеку: «Мне свечи от геморроя, 10 упаковок». Купил, ушел. Ну и так далее, 8 раз за день. Провизор не выдерживает: «Мужчина, вы что, их едите?» - «Нет, в ж… засовываю…..»

Хм, написал анекдот, и открылась третья причина – неправильное использование. И опять с хохмой. Случай из жизни одного нашего клиента. Поступила претензия: «Только купили у вас дырокол – уже сломался!». Приехал менеджер – действительно, дырокол буквально развалился, пластиковая ручка разломана, острые концы пластмассы... Менеджер в сердцах: «Вы хоть руку не поранили?» - «Я колготки из-за вас порвала!». Выяснилось, что девушке было трудновато пробивать большие стопки рукой (для чего данный дырокол и не был предназначен, он был гораздо слабее) и она приспособилась нажимать ногой …

Удачной вам экономии!

Дмитрий Морозов,
директор СП "ЭКСПРЕСС-СЕРВИС"