|
КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Документы, оформляемые кадровой службой предприятия, относящиеся к кадровому делопроизводству, подразделяются на:
- распорядительные документы по личному составу (по кадрам или по персоналу);
- учетные документы по кадрам (персоналу).
К распорядительным документам по личному составу относятся приказы (распоряжения) руководителя предприятия о:
- приеме, переводе и увольнении работников;
- предоставлении отпусков;
- поощрениях и взысканиях;
- внесении изменений в трудовую книжку (изменение фамилии, изменение записей и т. д.).
Приказом Министерства статистики Украины от 09.10.95 г. № 253 'Об утверждении типовых форм первичного учета' утверждены следующие типовые формы приказов:
- № П-1 - Приказ (распоряжение) о приеме на работу;
- № П-5 - Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;
- № П-6 - Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;
- № П-8 - Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта).
Приказ о приеме на работу (№ П-1) применяется для учета принятых на работу работников и оформляется в отделе кадров на всех работников. Завизированный начальником отдела кадров или лицом, ответственным за принятие на работу, проект приказа в необходимых случаях является пропуском в цех (отдел) для ознакомления с условиями работы. Согласие работника с условиями труда, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки в случае необходимости проставляются на обратной стороне приказа. Подписанный руководителем предприятия (организации) приказ объявляется работнику под расписку, на основании которого сотрудник отдела кадров заполняет личную карточку и делает соответствующие записи в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или аналогичный ему документ.
Приказ о переводе на другую работу (№ П-5) применяется при оформлении перевода работника из одного цеха (отдела, участка) в другой и оформляется сотрудником отдела кадров в двух экземплярах, один из которых хранится в отделе кадров, а второй передается в бухгалтерию предприятия. Приказ визирует начальник цеха (отдела, участка) предыдущего и нового места работы и подписывает руководитель предприятия (организации), после чего отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. На обратной стороне приказа делаются отметки о несданных материальных и других ценностях, которые учитывались (числились) за работником по предыдущему месту работы.
Приказ о предоставлении отпуска (№ П-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, которые предоставляются работнику в соответствии с действующим законодательством, коллективным договором, контрактом, графиком отпусков. Данный приказ оформляется в двух экземплярах и подписывается начальником (мастером) цеха (отдела, участка) и руководителем предприятия (организации), один экземпляр приказа остается в отделе кадров, а второй передается в бухгалтерию. На основании приказа о предоставлении отпуска сотрудник отдела кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия делает расчет отпускных. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием количества дней отпуска делается отметка 'без оплаты'.
Приказ о прекращении трудового договора (контракта) (№ П-8) применяется при увольнении работника и оформляется сотрудником отдела кадра в двух экземплярах и подписывается начальником (мастером) цеха (отдела, участка) и руководителем предприятия (организации), один экземпляр приказа остается в отделе кадров, а второй передается в бухгалтерию. На основании приказа о прекращении трудового договора бухгалтерия осуществляет расчет с работником.
Применение вышеуказанных форм приказов желательно и удобно, однако не обязательно.
В основном на предприятиях в настоящее время приказы оформляются на отдельных листах (формата А-4) и подшиваются в специальные папки или в рукописном виде - в специальные книги приказов по кадрам (обычно такие приказы имеют индекс 'к'), оформленные в установленном порядке, пронумерованные, прошнурованные, подписанные руководителем и заверенные печатью предприятия.
Приказы по кадрам могут издаваться как индивидуальные, т. е. в отношении одного работника, так и групповые, в том случае, если на предприятии в течение одного дня издается большое количество приказов по кадрам. Принцип построения параграфов в групповых приказах следующий: сначала располагаются приказы о приеме на работу, затем о переводах, о предоставлении отпусков, об увольнении и разное (например, об изменении фамилии и др.).
Все оригиналы приказов по личному составу накапливаются и хранятся в отделе кадров (службе управления персоналом) или у лица, уполномоченного приказом директора вести кадровое делопроизводство. Все изданные приказы по личному составу предприятия заносятся в книгу регистрации приказов в хронологическом порядке.
Как приказы, так и книга регистрации приказов являются документами постоянного хранения и по окончании 75-летнего срока хранения в архиве предприятия должны быть переданы в государственный архив. Такой же порядок соблюдается и при ликвидации предприятия. Сроки хранения документов указаны в Перечне типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденном приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41.
К учетным документам по кадрам (персоналу) предприятия относятся:
- личная карточка;
- личное дело;
- штатно-должностная книга;
- алфавитная книга;
- алфавитные карточки;
- книга учета бланков трудовых книжек;
- книга учета движения трудовых книжек;
- график отпусков;
- книга (журнал) учета отпусков.
Личная карточка по форме № П-2 - ведется на всех работников предприятия и заполняется на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документа об окончании учебного заведения, при этом все записи приводятся без сокращений. На лицевой стороне карточки указываются полное наименование предприятия, пол работника, номер личной карточки, табельный номер, а в графе 'алфавит' - начальная буква фамилии работника. Личные карточки комплектуются в соответствии со штатным расписанием по структурным подразделениям, а внутри структурного подразделения - по фамилиям работников в алфавитном порядке. Записи в личной карточке заверяются подписями работника.
Личное дело - ведется на руководителей, специалистов и материально ответственных лиц предприятия. В личном деле находятся:
- опись документов;
- заявление о приеме на работу;
- приказ о приеме на работу (копия);
- личный листок по учету кадров;
- автобиография;
- копии документов об образовании;
- копии свидетельств о рождении детей;
- копия трудового контракта и т. д.
По мере издания приказов они накапливаются в личном деле в хронологическом порядке. Личные дела работников хранятся как секретные документы предприятия. К ним могут иметь доступ только определенные должностные лица, круг которых ограничен и определяется распоряжением директора предприятия.
Штатно-должностная книга ведется на основании штатного расписания предприятия для отслеживания вакантных должностей и, как правило, заполняется карандашом.
Алфавитная книга ведется на всех работников предприятия с указанием Ф.И.О работников предприятия в алфавитном порядке, места работы и должности, а также № всех приказов по каждому работнику.
Алфавитные карточки по форме № П-3, которые оформляются на каждого работника на крупных предприятиях с целью облегчения работы отдела кадров (службы по работе с персоналом) с картотекой.
Книга учета бланков трудовых книжек (и вкладышей) по форме № П-9, в которую вносятся все операции, связанные с получением и использованием бланков трудовых книжек.
Книга учета движения трудовых книжек по форме № П-10, в которой регистрируются все трудовые книжки и вкладыши к ним, принятые от работников при трудоустройстве, а также вновь выданные трудовые книжки и вкладыши к ним. Кроме того, в этой книге указываются данные о выдаче трудовых книжек работникам при их увольнении, причем при такой выдаче работники должны поставить подпись и дату получения трудовой книжки.
График отпусков, который на основании ст. 10 Закона Украины от 15.11.96 г. № 504/96-ВР 'Об отпусках' должен составляться в начале года на каждом предприятии для предоставления основных и дополнительных отпусков.
Книга (журнал) учета отпусков, который на основании ст. 10 Закона Украины от 15.11.96 г. № 504/96-ВР 'Об отпусках' должен вестись на каждом предприятии с указанием в ней номера приказа которым работник отправляется в отпуск, вида отпуска, а также даты начала и окончания отпуска.
Кроме того, в отделе кадров (службе управления персоналом) для правильного оформления трудовых книжек работников должны быть:
- печать отдела кадров (для заверения записей в трудовых книжках);
- штамп с указанием наименования предприятия (проставляется в 3-й графе раздела 'Сведения о работе' трудовых книжек при приеме на работу);
- штамп 'Выдан вкладыш'.
|
