Случаи неудачной автоматизации предприятий встречаются достаточно
часто. Поэтому прежде, чем приступить к этому весьма трудоемкому и
дорогостоящему мероприятию, желательно понять, зачем вообще нужна
автоматизация. И какие проблемы предполагается решить с ее помощью.
Процесс автоматизации предприятия специалисты обычно делят на несколько этапов:
1. Анализ бизнес-процессов, их адаптация или пересмотр.
2. Определение фактических потребностей в автоматизации.
3. Подборка софт-решения или разработка специализированного софта.
4. Внедрение софта на предприятии и обучение персонала его использованию.
Причем первые два этапа по важности ничем не уступают последним.
Начать стоит с определения. Бизнес-процесс
представляет собой систему последовательных, целенаправленных и
регламентированных видов деятельности, в которой посредством
управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса
преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность
для потребителей. А бизнес-процесс с точки зрения информационных
технологий - это устойчивый информационный процесс (последовательность
работ), относящийся к производственно-хозяйственной деятельности
компании и обычно ориентированный на создание новой стоимости.
Бизнес-процесс включает в себя иерархию взаимосвязанных функциональных
действий, реализующих одну (или несколько) из бизнес-целей компании в
информационной системе компании, например, управление и анализ выпуска
продукции или ресурсное обеспечение выпуска продукции (под продукцией
понимаются товары, услуги, решения, документы).
Обратите внимание: довольно часто при помощи
автоматизации руководители хотят скоординировать работу фирмы. Конечно,
современное управление трудно представить без информационных систем. Но
автоматизация не исправит ошибки в организации бизнес-процессов.
Например, если на предприятии большой объем
информации, обрабатывать которую вручную или при помощи устаревших
систем стало невозможно, то автоматизация - это выход. Если же нужной
информации просто нет или она недостоверна, менеджеры ошибаются, работа
отделов не скоординирована, то надо менять систему управления - никакая
автоматизация здесь не поможет.
Поэтому первым делом руководителю нужно трезво оценить положение вещей и понять, решит ли автоматизация те проблемы, которые его волнуют.
Автоматизация бизнес-процессов на современном этапе развития способна решать следующие задачи:
- Увеличение скорости обработки информации компании (например, более быстрое прохождение заявки от отдела продаж до склада).
- Увеличение прозрачности бизнеса (например, можно оперативно посмотреть задолженность контрагентов).
- Контроль над объемами информации (например, клиенты могут сами заносить оставлять заявки через интернет).
- Согласование действий (например, товар, уже зарезервированный для одного клиента, не уйдет к другому).
- Повышение технологичности бизнеса (например, цены и налоги считаются автоматически) и др.
На решение других задач, например, на увеличение потока клиентов,
своевременную сдачу отчетности или определение перспектив развития
автоматизация непосредственно не влияет!
Поэтому обычно автоматизация необходима в следующих случаях:
- переориентация на новые задачи (выпуск другой продукции, выход на новые рынки, техническое переоснащение);
- проведение реформ или изменение принципов управления;
- неспособность старой системы автоматизации удовлетворять потребности предприятия;
- подготовка фирмы к продаже (автоматизация должна увеличить ее рыночную стоимость).
Следующий важный момент: нужно четко определить,
какой именно участок работы необходимо автоматизировать в данный
момент. Причем, небольшим компаниям сделать это несложно. Им нужно
всего лишь проанализировать, чья деятельность в фирме связана с
обработкой и хранением больших объемов информации и построением
отчетов. Как правило, это подразделения, которые занимаются
бухгалтерским и налоговым учетом, отвечают за движение
товарно-материальных ценностей и т. п. Существуют "общепризнанные"
процессы, вопроса о необходимости автоматизации которых обычно не
возникает. Традиционно это бухучет, движение ТМЦ, расчет зарплаты и
кадровый учет. Эти процессы автоматизируют изначально, так как
повышение их эффективности вследствие автоматизации многократно
доказано.
Еще один способ выяснить, что именно нужно автоматизировать:
понять, что именно не устраивает руководителя в текущей работе
организации. Причиной недовольства может быть время выполнения
процесса, его стоимость, качество (количество ошибок и сбоев).
Например, планировать производство можно и вручную, без применения
средств автоматизации. Но точность расчетов при этом, как правило,
оставляет желать лучшего, а время их выполнения составляет около
недели. К тому же ошибок при таком планировании возникает очень много.
Да и финансовые расходы на "ручной" процесс оказываются неоправданно
большими.
Только после этого можно переходить непосредственно к выбору автоматизированной системы.
Предпочтение обычно отдают той программе, которая наилучшим образом
подходит под технические требования и не станет препятствием для
информационного роста в будущем. К сожалению, практически невозможно
найти готовую систему, которая была бы способна на сто процентов
удовлетворить потребности компании. Поэтому остается выбрать наиболее
подходящий по функциональности и стоимости программный продукт.
Все системы автоматизации можно разделить на два класса:
жесткие, с набором типовых настроек (например, mySAP Business Suite,
Oracle E-Business Suite, Галактика) и гибкие, с возможностью изменять
их функции (например, 1C, Microsoft Axapta). Такое деление распространяется на все программы - от простых решений для локальных задач до комплексных систем автоматизации работы крупных предприятий.
Специалисты рекомендуют: чтобы определить, жесткая
или гибкая система нужна в конкретном случае, необходимо понять, как
будет меняться предприятие и его бизнес-процессы в течение ближайших
двух-четырех лет. Если организация работает стабильно и в ближайшее
время принципиальных изменений в ее системе управления не планируется,
можно примерять жесткие системы, в том числе и западные. У них есть
неоспоримое преимущество - это законченные и отлаженные решения,
которые вобрали в себя лучшие управленческие достижения. Однако,
остановив выбор на такой системе, компания будет вынуждена "подстроить"
свою работу под реализованную в ней модель бизнес-процессов. Для
отечественных предприятий это возможно далеко не всегда. Если же бизнес
часто реформируют, а система управления в окончательном виде еще не
сложилась, компании нужна гибкая система, которую можно модифицировать
без крупных затрат. Такие продукты присутствуют на рынке. К тому же на
их основе могут быть реализованы уже готовые решения.
А в заключение хочется отметить: для того, чтобы
вывести компанию на принципиально новый уровень эффективности,
необходимо получить достоверное представление о том, что в ней
происходит. Если собственными силами это сделать не удается, имеет
смысл обратиться к бизнес-аналитикам. Ведь стоимость их услуг окажется
в итоге гораздо ниже, чем убытки от неудачной автоматизации!