Правила та принципи роботи системи

• В електронній системі опрацювання звернень громадян відображаються абсолютно всі звернення, які облдержадміністрація отримала протягом року безпосередньо від громадян або за належністю від інших органів влади та організацій (запити народних депутатів України щодо звернень громадян реєструються в загальному відділі облдержадміністрації і в електронній системі не відображені).
• В електронній системі опрацювання звернень громадян не відображаються особисті дані заявників, як-то: адреса проживання або номер домашнього телефону, вказані у зверненні особисті обставини. Зазначаються виключно прізвище, ініціали та коротка суть звернення, сформульована працівниками відділу роботи із зверненнями громадян на основі звернення.
• Електронна система опрацювання звернень громадян щоденно автоматично оновлюється за результатами поточного дня. Тобто звернення зареєстровані в облдержадміністрації протягом поточного робочого дня будуть доступні у електронній системі з ранку наступного дня.
• Датою реєстрації звернення в облдержадміністрації згідно діючого законодавства рахується дата отримання листа поштою та подання звернення громадянином на особистому прийомі керівництва адміністрації або до відділу роботи зі зверненнями громадян.
• Термін надання відповіді на звернення (до 30 днів включно згідно діючого законодавства) рахується з дати реєстрації звернення безпосереднім виконавцем. Тобто, якщо ви 1.10.2008 направили звернення до Кабінету Міністрів України, а він переслав це звернення за належністю до Запорізької облдержадміністрації 7.10.2008, в адміністрації його отримали та зареєстрували 11.10.2008, то кінцевою датою надання вам відповіді буде 11.11.2008.
• В електронній системі опрацювання звернень громадян «Термін виконання» вказується з упередженням у 3 дні від фактичної кінцевої дати надання відповіді. Це внутрішня норма відділу роботи зі зверненнями громадян апарату облдержадміністрація, яка покликана посилити контроль за додержанням термінів надання відповідей.
• В колонці «Статус опрацювання» можливі два значення «виконано» або «в роботі». Значення «виконано» ставиться у випадку, коли звернення опрацьовано облдержадміністрацією, тобто, або розглянуто та надано відповідь заявнику, або відправлено на розгляд згідно компетенції до відповідального органу влади (якщо питання у зверненні не відноситься до компетенції облдержадміністрації), також якщо звернення не підлягає розгляду згідно норм Закону України «Про звернення громадян» або надіслано запит заявнику у разі, коли у зверненні не чітко викладена суть питання до органів влади. Поки звернення знаходиться на розгляді в колонці «Статус опрацювання» зазначається - «в роботі».
• Інформація щодо виконання у розрізі окремих питань присутня тільки в тих зверненнях, які ставились на контроль облдержадміністрацією (в резолюції керівника вказано повідомити про результати розгляду як заявника, так і облдержадміністрацію, таких звернень більше 70% від загальної маси). У неконтрольних звернень (про результати повідомити тільки заявника) в графі «Статус» зазначається «Відправлено на розгляд згідно компетенції».
• Для звернень, які не підлягають розгляду згідно діючого законодавства, в графі «Статус» зазначається «Не підлягає розгляду згідно Закону України "Про звернення громадян"». До таких звернень відносять анонімні (не зазначені: ім’я, прізвище, зворотна адреса, або відсутній особистий підпис, також коли вказується не існуюча адреса, або громадянин, чий особистий підпис стоїть під звернення, повідомляє облдержадміністрацію, що не писав такого звернення), звернення, розгляд яких припинено облдержадміністрацією за ст.8 Закону України «Про звернення громадян», а також звернення, направлені облдержадміністрації вищими органами влади з резолюцією «до відома».
• У графі «Телефон» вказується контактний телефон підрозділу Відповідального виконавця, який організує роботу зі зверненнями громадян. Після того, як ви назвете ваше прізвище, реєстраційний номер та дату реєстрації в облдержадміністрації вашого звернення (все це ви візьмете з системи), спеціалісти за цим телефоном підкажуть вам: хто безпосередньо працює над розглядом вашого звернення та як з ним зв’язатися.
• У разі, якщо при наборі вашого прізвища система не знаходить його у базі, спробуйте набрати його не повністю але перши 2-4 літери та продивиться отриманий список. В системі в написанні прізвищ можливі певні невідповідності, коли прізвище заявника у зверненні написано нерозбірливо, або при транслітерації прізвищ з російської мови на українську. Заздалегідь приносимо вибачення за можливе невідповідне написання вашого прізвища. Якщо ви знайшли такі невідповідності, просимо повідомити нам за телефоном: 239-05-76.