Скачать статью в формате: MS Word (4321.8 Кбайт)

УЧЕТ КАДРОВ

В подсистеме "Учет кадров" содержится детальная информация по каждому сотруднику, которая вводится путем заполнения личных карточек.

Также в этой подсистеме вводятся приказы на назначение, перевод, увольнение, отпускные и ведется штатное расписание.

Кроме того, Вы можете просмотреть список личных дел сотрудников организации, при этом Вы можете просмотреть список личных дел всех сотрудников, только работающих на данный момент, принятых на работу за определенный период времени, уволенных с должности за определенный период времени или отпускников за определенный период времени.

Для начала работы с подсистемой «Учет кадров» рекомендуется следующий порядок действий:

• заполнить справочники аналитики;

• заполнить личные карточки сотрудников.

Далее можно вводить различные приказы на сотрудников (назначение, перевод, увольнение, отпускные) и вести штатное расписание.

1. Заполнение дополнительных справочников

"Справочники" "Справочники аналитики"

Для того, чтобы заполнить личные карточки сотрудников, следует, для начала, ввести необходимую информацию в справочники аналитики, которые относятся к подсистеме «Учет кадров»:

Рассмотрим детальнее, для чего они используются и как их заполнять.

Справочник «Кадры: Типы родства» необходим для ввода информации о семейном положении сотрудника. Чтобы добавить новый тип родства, нужно в режиме "Справочники" "Справочники аналитики" "Кадры: Типы родства" выбрать пункт контекстного меню «Добавить» или нажать на клавишу «Insert» и ввести необходимый тип, например, «Супруг»:

Аналогично можно ввести такие типы, как «Супруга», «Сын», «Дочь» и т.д.:

Справочник «Кадры: Учебные заведения» используется для ввода информации об названиях учебных заведений, в которых учился сотрудник, например, КПИ, КНУ им. Тараса Шевченко и т.д.:

Справочник «Кадры: Тип образования» используется для ввода информации о типе образования сотрудника, например, среднее, неоконченное высшее и т.д.:

Справочник «Кадры: Формы обучения» используется для ввода информации о форме обучения сотрудника, например, стационар, заочное и т.д.:

Справочник «Кадры: Ученые степени» используется для ввода информации об ученых степенях сотрудника, например, бакалавр, магистр, доктор наук и т.д.:

Справочник «Кадры: Специальности» используется для ввода информации о специальности сотрудника, например, инженер-технолог, инженер-механик, пекарь-кондитер и т.д.:

Справочник «Кадры: Квалификация» используется для ввода информации о квалификации сотрудника, например, высшая категория, четвертый разряд и т.д.:

Справочник «Кадры: Состав (военный учет)» используется для ввода информации о составе, к которому относится сотрудник, например, первый взвод, третья дивизия и т.д.:

Справочник «Кадры: Звания(военный учет)» используется для ввода информации о званиях сотрудника, например, рядовой, майор, подполковник и т.д.:

После заполнения дополнительных справочников Вы можете переходить к вводу сотрудников.

2. Справочник «Персонал»

"Справочники" "Справочники аналитики" "Персонал (подотчетные лица)"

Справочник «Персонал (подотчетные лица)» заполняется в подсистеме «Учет заработной платы» или «Учет кадров», при этом в подсистеме «Учет кадров» данный справочник редактируется более расширено (путем заполнения личной карточки). Более подробно о заполнении справочника «Персонал» смотрите здесь.

3. Заполнение личной карточки

"Справочники" "Справочники аналитики" "Персонал(подотчетные лица)"

Добавление или редактирование записи о сотруднике в подсистеме «Учет кадров» имеет более расширенный вид, чем в остальных подсистемах. Это обусловлено заполнением личной карточки сотрудника.

Чтобы добавить нового сотрудника в режиме "Справочники" "Справочники аналитики" "Персонал(подотчетные лица)", нужно выбрать пункт контекстного меню «Добавить» или нажать на клавишу «Insert». Затем откроется шаблон заполнения личной карточки сотрудника:

В этом шаблоне есть несколько вкладок, а именно: «Общие сведения», «Ведомости о военном учете», «Назначение и переводы» и «Отпускные». Рассмотрим принцип их заполнения.

Вкладка «Общие сведения»

В этой вкладке есть еще несколько вкладок: «Общие», «Образование», «Семейное положение» и «Предыдущие места работы».

• Вкладка «Общие» используется для ввода информации о паспортных данных, инвалидности или выхода на пенсию, а также домашнем адресе. Кроме того, Вы можете загрузить фотографию сотрудника:

  

• Вкладка «Образование» используется для ввода информации об образовании сотрудника. Чтобы добавить новую запись, нужно выбрать пункт контекстного меню «Добавить» или нажать на клавишу «Insert» и заполнить следующий шаблон:

  

  После ввода всех необходимых данных нужно нажать на кнопку «Сохранить». Затем во вкладке «Образование» появится соответствующая запись:

  

• Вкладка «Семейное положение» используется для ввода информации о семейном положении сотрудника. Чтобы добавить новую запись, нужно выбрать пункт контекстного меню «Добавить» или нажать на клавишу «Insert» и заполнить следующий шаблон:

  

  После ввода всех необходимых данных нужно нажать на кнопку «Сохранить». Затем во вкладке «Семейное положение» появится соответствующая запись:

  

• Вкладка «Предыдущие места работы» используется для ввода информации о предыдущих местах работы сотрудника, а также информации об общем и непрерывном стаже работы сотрудника. Чтобы добавить новую запись о предыдущем месте работы, нужно выбрать пункт контекстного меню «Добавить» или нажать на клавишу «Insert» и заполнить следующий шаблон:

  

  После ввода всех необходимых данных нужно нажать на кнопку «Сохранить». Затем во вкладке «Предыдущие места работы» появится соответствующая запись:

  

Вкладка «Ведомости о военном учете»

В этой вкладке можно вводить информацию о военном учете относительно данного сотрудника, а именно группу и категорию, пригодность к военной службе, состав и военное звание, военно-учетную специальность, название военкомата и сведения о спецучете (все данные берутся из военного билета сотрудника):

Вкладка «Назначение и переводы»

В этой вкладке содержится информация о назначениях и переводах сотрудника. При добавлении личной карточки сотрудника записи в этой вкладке отсутствуют:

После добавления личной карточки вся информация о назначениях и переводах сотрудника будет автоматически переноситься системой в эту вкладку.

Вкладка «Отпускные»

В этой вкладке содержится информация о всех отпусках сотрудника. При добавлении личной карточки сотрудника записи в этой вкладке отсутствуют:

После добавления личной карточки вся информация об отпусках сотрудника будет автоматически переноситься системой в эту вкладку.

4. Приказы

"Кадры" "Приказы"

С помощью данного режима можно назначить сотрудника на должность, перевести на другую должность или уволить, а также ввести информацию об отпуске. Для этого нужно ввести соответствующие приказы, которые автоматически будут переноситься в штатное расписание.

4.1. Приказы на назначение

"Кадры" "Приказы" "Приказы назначения на должность"

Назначить сотрудника на должность можно с помощью ввода приказа на назначение, причем этот приказ автоматически будет перенесен в штатное расписание. Однако если сотрудник уже введен в штатное расписание, то ввести приказ на его назначение будет невозможно.

Для добавления приказа назначения на должность выберите пункт главного меню "Кадры" "Приказы" "Приказы назначения на должность":

Затем система запросит ввести данные для отбора информации. Введите дату начала и дату конца отбора информации и нажмите на кнопку «Ок».

После этого откроется окно со списком приказов назначения на должность за выбранный период:

Чтобы добавить новый приказ, выберите пункт контекстного меню «Добавить» или нажмите на клавишу «Insert». После этого откроется следующее диалоговое окно:

Чтобы добавить сотрудника в приказ, выберите пункт контекстного меню «Добавить» или нажмите на клавишу «Insert» в данном диалоговом окне. Затем заполните появившийся шаблон:

После ввода всех необходимых данных нажмите на кнопку «Сохранить». В приказе появится соответствующая запись:

Кроме того, Вы можете назначить на разные должности несколько сотрудников одним приказом. Для этого просто добавьте необходимых сотрудников:

Затем нажмите на кнопку «Сохранить».

Кроме того, Вы можете просматривать список приказов и список сотрудников по каждому приказу одновременно:

Если Вы отметите несколько приказов галочками, то можно будет просмотреть всех сотрудников по отмеченным приказам:

Также Вы можете напечатать приказ назначения на должность. Для этого выделите маркером необходимый приказ и выберите пункт контекстного меню «Печать» «Печать экземпляра документа»:

После этого откроется следующий файл в формате xls, который можно отредактировать или непосредственно напечатать:

4.2. Приказы перевода на другую должность

"Кадры" "Приказы" "Приказы перевода на другую должность"

Перевести сотрудника на другую должность можно с помощью ввода приказа на перевод, причем этот приказ автоматически будет перенесен в штатное расписание.

Для добавления приказа перевода на другую должность выберите пункт главного меню "Кадры" "Приказы" "Приказы перевода на другую должность":

Затем система запросит ввести данные для отбора информации. Введите дату начала и дату конца отбора информации и нажмите на кнопку «Ок». После этого откроется окно со списком приказов перевода на другую должность за выбранный период:

Вы можете одновременно просматривать список приказов и список сотрудников по каждому приказу или нескольким приказам (аналогично списку приказов назначения на должность).

Также Вы можете напечатать приказ перевода на другую должность. Принцип действий такой же, как и при печати приказа на назначение.

Добавление нового приказа на перевод аналогично добавлению приказа назначения на должность:

4.3. Приказы на увольнения с должности

"Кадры" "Приказы" "Приказы на увольнения с должности"

Уволить сотрудника с должности можно с помощью ввода приказа на увольнение, причем этот приказ автоматически будет перенесен в штатное расписание.

Для добавления приказа на увольнение с должности выберите пункт главного меню "Кадры" "Приказы" "Приказы на увольнения с должности":

Затем система запросит ввести данные для отбора информации. Введите дату начала и дату конца отбора информации и нажмите на кнопку «Ок».

После этого откроется окно со списком приказов увольнения с должности за выбранный период:

Вы можете просматривать не только список приказов, но и список сотрудников по каждому приказу или нескольким одновременно (аналогично списку приказов назначения на должность).

Также Вы можете напечатать приказ увольнения с должности. Принцип действий такой же, как и при печати приказа на назначение.

Добавление нового приказа на увольнение аналогично добавлению приказа назначения на должность:

4.4. Приказы на отпуск

"Кадры" "Приказы" "Приказы на отпуск"

Для того, чтобы ввести приказ на отпуск выберите пункт главного меню "Кадры" "Приказы" "Приказы на отпуск":

Затем система запросит ввести данные для отбора информации. Введите дату начала и дату конца отбора информации и нажмите на кнопку «Ок».

После этого откроется окно со списком приказов на отпуск за выбранный период:

Вы можете одновременно просматривать список приказов на отпуск и список сотрудников по каждому из них или нескольким (аналогично списку приказов назначения на должность).

Также Вы можете напечатать приказ на отпуск. Принцип действий такой же, как и при печати приказа на назначение.

Чтобы добавить новый приказ, выберите пункт контекстного меню «Добавить» или нажмите клавишу «Insert». После этого откроется следующее диалоговое окно:

Чтобы добавить в данный приказ сотрудника, выберите пункт контекстного меню «Добавить» или нажмите на клавишу «Insert». Затем заполните следующий шаблон:

При этом тип отпуска добавляется таким образом:

Для того, чтобы приказы на отпуск автоматически переносились в подсистему «Учет заработной платы», выберите пункт главного меню "Настройки" "Параметры системы", перейдите в «Учет кадров» и поставьте галочку в строке «Сохранять приказы на отпуск также в учете заработной платы»:

И нажмите на кнопку «Сохранить».

Важно: Если приказы на отпуск из подсистемы «Учет кадров» автоматически переносятся в подсистему «Учет заработной платы», то корректно должны быть настроены упрощенные отпускные.

5. Штатное расписание

"Кадры" "Штатное расписание"

Принцип работы со штатным расписанием в подсистеме «Учет кадров» такой же, как и в подсистеме «Учет заработной платы». Более подробно смотрите в статье «Учет заработной платы» (подпункт «Штатное расписание»).

6. Личные дела

"Кадры" "Личные дела"

В данном режиме Вы можете просмотреть список личных дел сотрудников организации, при этом Вы можете просмотреть список личных дел всех сотрудников, только работающих на данный момент, принятых на работу за определенный период времени, уволенных с должности за определенный период времени или отпускников за определенный период времени с помощью соответствующих режимов главного меню.

6.1. Все

"Кадры" "Личные дела" "Все"

В данном режиме Вы можете просмотреть список личных дел всех сотрудников организации, то есть список личных дел сотрудников, которые работают на данный момент и которые были уволены.

Выберите пункт главного меню "Кадры" "Личные дела" "Все":

После этого откроется окно со списком всех сотрудников организации:

Также Вы можете отсортировать список личных дел всех сотрудников по коду, имени, полу, дате или месяцу рождения. Более подробно смотрите в подпункте «Сортировка списка сотрудников».

6.2. Работающие

"Кадры" "Личные дела" "Работающие"

В данном режиме Вы можете просмотреть список личных дел сотрудников организации, которые работают на данный момент.

Выберите пункт главного меню "Кадры" "Личные дела" "Работающие":

После этого откроется окно со списком сотрудников, которые работают на данный момент времени:

Кроме того, Вы можете отсортировать список личных дел работающих сотрудников по коду, имени, полу, дате или месяцу рождения. Более подробно смотрите в подпункте «Сортировка списка сотрудников».

6.3. Принятые за...

"Кадры" "Личные дела" "Принятые за..."

В данном режиме Вы можете просмотреть список личных дел сотрудников организации, которые были приняты на работу за определенный период времени, при этом все данные система берет из приказов назначения на должность.

Выберите пункт главного меню "Кадры" "Личные дела" "Принятые за...":

После этого система запросит ввести данные для отбора информации (период времени, за который Вы хотите просмотреть список принятых на работу сотрудников). Введите необходимые данные и нажмите на кнопку «Ок». После этого откроется окно со списком всех принятых на работу сотрудников за выбранный период времени:

Кроме того, Вы можете отсортировать список личных дел принятых на работу сотрудников за выбранный период по коду, имени, полу, дате или месяцу рождения. Более подробно смотрите в подпункте «Сортировка списка сотрудников».

6.4. Уволенные за...

"Кадры" "Личные дела" "Уволенные за..."

В данном режиме Вы можете просмотреть список личных дел сотрудников организации, которые были уволены с работы за определенный период времени, при этом все данные система берет из приказов на увольнения с должности.

Выберите пункт главного меню "Кадры" "Личные дела" "Уволенные за...":

После этого система запросит ввести данные для отбора информации (период времени, за который Вы хотите просмотреть список уволенных с работы сотрудников). Введите необходимые данные и нажмите на кнопку «Ок». После этого откроется окно со списком всех уволенных с работы сотрудников за выбранный период времени:

Кроме того, Вы можете отсортировать список личных дел уволенных с работы сотрудников за выбранный период по коду, имени, полу, дате или месяцу рождения. Более подробно смотрите в подпункте «Сортировка списка сотрудников».

6.5. Отпускники за...

"Кадры" "Личные дела" "Отпускники за..."

В данном режиме Вы можете просмотреть список личных дел сотрудников организации, которые были в отпуске за определенный период времени, при этом все данные система берет из приказов на отпуск.

Выберите пункт главного меню "Кадры" "Личные дела" "Отпускники за...":

После этого система запросит ввести данные для отбора информации (период времени, за который Вы хотите просмотреть список сотрудников, которые были в отпуске ). Введите необходимые данные и нажмите на кнопку «Ок». После этого откроется окно со списком всех сотрудников, которые были в отпуске за выбранный период времени:

Кроме того, Вы можете отсортировать список личных дел сотрудников, которые были в отпуске за выбранный период по коду, имени, полу, дате или месяцу рождения. Более подробно смотрите в подпункте «Сортировка списка сотрудников».

6.6. Сортировка списка сотрудников

"Кадры" "Личные дела"

Вы можете отсортировать список личных дел сотрудников по коду, имени, полу, дате или месяцу рождения в любом из режимов "Кадры" "Личные дела" "Все", "Кадры" "Личные дела" "Работающие", "Кадры" "Личные дела" "Принятые за...", "Кадры" "Личные дела" "Уволенные за...", "Кадры" "Личные дела" "Отпускники за...". Для этого необходимо воспользоваться соответствующим пунктом контекстного меню:

По умолчанию список личных дел сотрудников сортируется по коду (табельному номеру). Если Вы хотите отсортировать список личных дел сотрудников по имени (в алфавитном порядке), то выберите пункт контекстного меню «Сортировка по имени»:

Если Вы хотите отсортировать список личных дел сотрудников по дате рождения, то выберите пункт контекстного меню «Сортировка по дате рождения»:

Если Вы хотите отсортировать список личных дел сотрудников по месяцу рождения, то выберите пункт контекстного меню «Сортировка по месяцу рождения»:

Если Вы хотите отсортировать список личных дел сотрудников по полу, то выберите пункт контекстного меню «Сортировка по полу»:

Также Вы имеете возможность создать самостоятельно свой вид сортировки с помощью пункта контекстного меню «Сортировка и итоги».