Ни для кого не секрет, что учиться лучше на чужих ошибках, а не на своих. Однако мало людей действительно хотят и умеют это делать. Ценность чужого опыта именно в том, что он позволяет каждому из нас получить уже проверенную информацию и сделать для себя определенные выводы, на основе которых мы будем в дальнейшем действовать самостоятельно. В современном мире, когда цена ошибки или лишней минуты, потраченной на размышления, возрастает в геометрической прогрессии, важно брать как можно больше из опыта и практики других специалистов, дабы не пришлось потом слишком дорого платить за собственные просчеты.

Сегодня на рынке бизнес-образования существует много форм знакомства с опытом специалистов разных сфер деятельности – от специализированных семинаров всемирно известных гуру до встреч в неформальных клубах. Здесь можно узнать мнение опытного практика, самому поучаствовать в обсуждении, установить полезные деловые контакты и многое другое – все зависит от того, каковы ваши цели и интересы. Остановимся подробней на конференциях как наиболее распространенной форме публичного общения специалистов разных направлений.

Особенности проведения конференций

У каждой конференции, помимо тематической направленности, есть своя цель, аудитория и формат проведения. Как правило, тема конференции имеет достаточно узкую специализированность, иногда разбита на несколько блоков, и создаются соответствующие секции для того, чтобы можно было детально рассмотреть все стороны проблемы.

В каждой секции производится подбор докладов специалистов по сходной тематике, в которых обсуждаются те либо иные актуальные вопросы отрасли, предлагаются варианты решения проблем. В конце выступления слушатели обычно задают вопросы и таким образом вступают в диалог со спикером.

Помимо выступлений докладчиков, программа конференции нередко включает в себя проведение круглых столов, мастер-классов, мини-тренингов.

Чтобы  не потратить время зря

Посещение конференции, естественно, требует и времени, и определенных финансовых затрат. Чтобы эффект от данного мероприятия был максимальным, а ваши усилия и деньги не были потрачены впустую, желательно предпринять следующее.

Определитесь с целью и приоритетами. Обычно основной целью посещения конференции является получение разнообразной информации. Для опытных участников того либо иного рынка важно знакомство с новейшими тенденциями, опытом ведущих специалистов отрасли, деятельностью компаний-конкурентов. Для новичков это – отличная возможность пополнения багажа знаний, получения ориентиров в море новой для них информации.

Довольно часто такие мероприятия являются местом встречи лидеров рынка и дают возможность без лишних усилий напрямую поговорить с тем, с кем очень трудно связаться через секретаря и пресс-службу. В таком случае конференция может помочь установить прямые деловые контакты, а неформальное общение сыграет важную роль в успешном развитии вашего бизнеса. Иногда посещают конференции и для того, чтобы найти новых сотрудников, так как в подобных мероприятиях участвуют активные и амбициозные люди. Многие хедхантеры именно таким образом ищут нужных кандидатов. А поскольку участниками и спикерами конференций бывают порой представители крупных и известных компаний, кое-кто идет туда, чтобы завести знакомство с потенциальным работодателем. У каждого – свои цели, определитесь с ними и вы.

Проанализируйте конференцию в плане ее полезности для вас. Во-первых, внимательно ознакомьтесь с темой конференции. Отвечает ли она вашим реальным потребностям? Чтобы правильно определиться с выбором тех секций, которые вы планируете посетить, ответьте на несколько вопросов:

• Что я хочу узнать?
• Как я буду использовать эти знания в своей работе?
• Кто из экспертов может помочь мне в работе?
• С кем следует познакомиться поближе?

Конечно, сегодня проводится множество интересных мероприятий, но нужно отдавать себе отчет в том, что лишь малую толику всего того яркого и эффектного, что вы увидите на конференции, можно сразу применить в вашей работе. Увы, за заманчиво звучащей темой доклада нередко кроется желание создать себе рекламу, а настоящий кладезь нужной и полезной информации порой рядится в весьма скромные одежды. Красивая «упаковка» действительно может произвести большое впечатление, однако вы ведь не ради этого пришли на конференцию.

Будьте готовы к тому, что, к примеру, некоторые доклады представителей интернет-ресурсов или печатных СМИ носят сугубо рекламный характер. Таковы бизнес-реалии: это, скорее всего, результат договоренности между организаторами и информационными партнерами конференции с целью как можно полнее осветить данное мероприятие и привлечь больше участников. Однако, если подобных выступлений (или выступлений с откровенно коммерческой направленностью) слишком много, стоит задуматься о целесообразности участия в такой конференции. Готовы ли вы тратить свое время ради чьей-то рекламы да еще и платить за это?

Бывает, что ваш интерес к мероприятию в целом вызван одним-единственным докладом (или одним-единственным докладчиком). Это тоже может быть оправдано, если у вас мало времени и дел невпроворот. Правда, следует иметь в виду, что в этом случае мимо вас пройдет немало ценной и любопытной информации, прозвучавшей тогда, когда вы уже покинули стены здания, в котором проводится конференция.

Посещение только узкоспециализированных конференции, близких по тематике сфере ведения вашего бизнеса, не всегда оправдано. Стоит подумать над тем, не расширить ли вам свой кругозор и не «напитаться» ли новыми бизнес-идеями, посещая и другие мероприятия.

Оцените заранее уровень мероприятия. Немало полезного может подсказать сам сайт конференции. Сделан ли он профессионально, освещены на нем основные вопросы? Насколько точно указаны сведения для возможных контактов с организаторами? Многие докладчики заранее размещают на сайте тезисы своего выступления – это еще один повод внимательно с ним ознакомиться.

Чтобы не ошибиться, внимательно изучите следующую информацию:

• программу конференции в целом, список секций и докладов;
• список тем докладов и презентаций;
• данные о докладчиках (название компании, должность, опыт работы, известность и авторитетность в своей сфере и т. п.);
• список участников конференции (место работы, должность)
• список партнеров и спонсоров конференции (полезная информация для определения статуса и масштаба мероприятия);
• информацию о компании – организаторе мероприятия (год основания, специализация, численный состав, реализованные проекты);
• данные о месте проведения мероприятия (город – столица, областной или крупный промышленный либо культурный центр, периферия, здание - солидный офисный центр или вузовские аудитории );
• архив предыдущих конференций по данной тематике, если они проводятся не в первый раз (по сайту конференции, каталогам или буклетам конференций прошлых лет).

Для оценки уровня проведения мероприятия может быть полезен и прямой контакт – звонок организаторам. Между прочим, нередки случаи, когда после подобного звонка потенциальный участник становится выступающим. Предложите себя в качестве спикера, если уверены в собственных силах и вам есть чем поделиться с другими. Пусть даже в этот раз вас и не пригласят выступить, но, возможно, в следующий вы все же заинтересует организаторов

Определитесь с финансами. Как показывает практика, плата за участие в конференции может быть разной в зависимости от того набора услуг, которые вы выберете.

Обратите внимание, что стоимость участия может варьироваться с учетом сроков оплаты по принципу «кто платит раньше, тот платит меньше». Однако встречается и прямо противоположный вариант, когда, не набирая нужного количества участников, организаторы делают значительную скидку.

Не спешите с оплатой, если темп набора участников конференции низок. С наступлением кризиса нередки случаи, когда заявленные публичные мероприятия так и не смогли состояться. Организаторы отказываются от проведения той же конференции из-за ее убыточности – низкая покупательная способность потенциальных участников мероприятий обусловливает их недобор.

Всегда читайте договор с организатором, прежде чем платить деньги. Если это не оговорено, просите вписать в его условия пункт о возврате перечисленных вами средств, если вы по уважительным причинам не сможете посетить конференцию, оповестив организаторов об этом заблаговременно. Солидные компании обычно включают такой пункт в договор автоматически.

И просите скидку – многие компании ее предоставляют, особенно в последний год.

Позаботьтесь о фиксации информации. Возьмите с собой не одну, а хотя бы пару ручек. Будет обидно, если ценная информация будет утрачена только из-за то, что в шариковой ручке закончилась паста или она упала и закатилась неведомо куда.

Некоторые участники конференций берут с собой диктофон. Не все организаторы это разрешают. Чтобы не попасть в неловкое положение, оговорите подобное заранее.

На конференциях обычно предлагают различные печатные материалы для того, чтобы с их помощью можно было восстановить в памяти основные пункты и обдумать их еще раз спустя определенное время. Все чаще на конференциях готовят анкеты или опросы заранее, высылают их участникам до встречи с докладчиками.

Некоторые докладчики по окончании мероприятия пересылают всем желающим презентацию своего выступления. Не упустите такой возможности. Кстати, часто сами докладчики пользуются этим приемом для того, чтобы иметь контакт с нужными людьми и обратную связь. По итогам мероприятия иногда выпускают диски со всей необходимой информацией.

Брать ли все раздаточные и рекламные материалы, решать вам. Однако не спешите от них отказываться, может случиться так, что уже в ближайшее время они вам пригодятся.

Участвуя в мероприятии, используйте каждую минуту для собственной пользы. Если вы решили, что точно будете участвовать в конференции, постарайтесь посетить как можно больше ее мероприятий.

Слушая доклады, желательно не просто рассматривать слайды или яркие картинки в рекламных буклетах и восхищаться прекрасным дизайном аудитории или возможностями видеотехники. Важно основательно вникнуть в тему, фиксировать ключевые моменты и т. п. Нелишне записать в блокнот и собственные мысли, которые появились у вас во время доклада.

Бывает и так, что интересный материал излагают скучно, из зала массово выходят люди и у вас тоже появляется подобное желание. Не спешите! Возможно, вскоре вы услышите то, что будет полезно и необходимо для ведения вашего дела. А если нет, то можете потом задать докладчику соответствующий вопрос.

Кстати, правильно заданный вопрос может в значительной мере обеспечить нужный вам ответ. Составьте список тех вопросов, ответ на которые вы хотели бы получить, еще на этапе определения цели участия в конференции. Чтобы ничего не упустить, напишите несколько блоков вопросов, раскрывающих тему со всех сторон. Этот список держите под рукой и ищите подходящий момент, чтобы задать свои вопросы или хотя бы самые важные из них.

Изучая чужой опыт, важно проводить анализ всего услышанного, сопоставляя сказанное разными специалистами. В большинстве случаев докладчики раскрывают тему через через собственные цели, прибегая иногда к завуалированным формам рекламы для продвижения своих услуг или товаров. В этом нет ничего зазорного, так как и вы сами, порой даже неосознанно, даете свою оценку различным ситуациям исходя из личных интересов. Поэтому неспешное и спокойное осмысление услышанного, основанное на сравнении разных мнений, поможет глубже вникнуть в тему и отсечь имиджевую или рекламную составляющую выступлений от его основных положений.

Вы можете быть несогласны с выводами выступающего. Однако не спешите с окончательным вердиктом, особенно если он негативен. Будьте позитивны и открыты к восприятию чужого опыта. Попробуйте по возможности применить предложенные принципы и подходы на практике и только потом уже что-то решайте. В качестве спикеров на конференцию приглашают, как правило, опытных и признанных экспертов, профессионалов своего дела, хорошо знающих многие аспекты проблемы.

Самое главное – не следует занимать позицию пассивного наблюдателя, надо быть готовым в любую минуту инициировать, если необходимо, общение с интересными и компетентными собеседниками. Не забудьте взять с собой визитки. Может пригодиться также и рекламный буклет вашей компании – пусть он на всякий случай будет у вас с собой.

После конференции подведите итоги. Разложить всю полученную информацию, что называется, по полочкам поможет ваш дневник или собственный блог, если вы их ведете. Здесь подойдет любая форма фиксирования фактов, идей, рассуждений. Записывая свои мысли, вы уже анализируете их. Если стоит задача донесения информации до коллег или партнеров, лучше использовать специализированные площадки для общения профессионалов в интернете.

Возможно, вы уже замечали положительный эффект от повторного посещения  конференций по одной и той же тематике, одного и того же организатора. Например, раз в полгода можно знакомиться с маркетинговыми стратегиями или осваивать современные инструменты управления персоналом. Даже если вы самостоятельно за эти полгода не предпринимали никаких действий в данном направлении, то, скорее всего, кто-то из ваших коллег точно сможет поделиться новыми разработками и практическими результатами. Обстоятельства меняются, а опыт дополняется. Те вопросы, на которые так и не был найден ответ на одной конференции, возможно, через некоторое время будут успешно решены на другой.

О пользе чужого опыта можно говорить много и долго. Идеально, если у вас под рукой всегда будет план посещения ближайших мероприятий, что обеспечит вам системность и последовательность вашего развития и обучения. Не забывайте и о других формах повышения своего профессионального уровня. Чем больше у вас будет информации о чужом опыте, тем больше вы сможете принять эффективных решений и сгенерировать плодотворных идей. Не упускайте возможность расти и развиваться, а соответственно, развивать и ваш бизнес.

Статья любезно предоставлена обучающим журналом Я-ПЕРШИЙ№11(22), ноябрь, 2009